Central Utbildning, pass 2 Beställning till betalning i Winst Utrullningsgrupp 2 December 2013

1. Central Utbildning, pass 2 Beställning till betalning i Winst Utrullningsgrupp 2 December 2013

2. Inledning NEKK BtB |Central utbildning, pass 2

3. Syfte och upplägg – central utbildning • Syfte med den centrala utbildningen är att: • Ge lokala utbildare en sammanfattande teoretisk bakgrund/förståelse och en praktisk utbildning i systemet • Ge lokala utbildare tips kring upplägg och innehåll för de lokala utbildningarna samt gå igenom det material som projektet har tagit fram till de lokala utbildningarna • Att utbilda lokala systemadministratörer inom den systemadministration som de förväntas hantera Pass 1 • Målgrupp • Lokala utbildare • Lokala systemadministratörer • Innehåll • Nytta och mål • Inköpspolicy • Användare och behörigheter • Bokföring och kontering • Attest • Flöden • Systemvisning • Introduktion till systemövningar • Support Pass 2 - idag • Målgrupp • Lokala systemadministratörer • Innehåll • Administration • Roller Pass 3 • Målgrupp • Lokala utbildare • Innehåll • Genomgång och tips kring upplägg lokala utbildningar samt utbildningsmaterial Se den centrala utbildningen som ett komplement till tidigare möten samt eget arbete och inläsning

4. Dagens agenda INLEDNING Något om de LOKAL administratörsrollerna systemadministration Fakturaflöde och statushantering avrundning NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

5. Något om de lokala administratörsrollerna NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

6. Lokala administratörer på förvaltningen Lokal systemadministratör A-44 • Ett fåtal personer på förvaltningen har denna roll. Förvaltningen styr vem/vilka • Fakturahantering i Winst • Hanterar/rättar fakturor som stannat i formaliakontroll vid inläsning (Fakturainformation måste kontrolleras) • Distribuerar fakturor utan giltig referens/mottagarkod (Granskare ej angiven) • Makulerar och ändrar förfallodag på fakturor på uppdrag av granskare eller attestant. • Kontrollerar fakturor där moms har justerats vid konteringen – (Kontering ej kontrollerad) • Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar • Kan se förvaltningens alla fakturor, alla ordrar och alla beställningar. • Kunna se sekretessfakturor – (kan anges per person inom gruppen.) • Kunna hantera andras fakturor –(ej attest) och ordrar (leveranskvittens). • Administration i Winst • Användaradministration, nyupplägg och underhåll* • Administration av mottagarkoder • Lägger upp lokala avtal, kataloger och formulär • Lägger upp och underhåller abonnemang • Registrerar delegeringar • Skapar rapporter i rapportgenerator • Övriga uppgifter – utanför Winst • Utbildning och användarsupport • Anmäler ärenden till central systemförvaltning • Underhåller attestträdet i Nekksus – separat behörighet i Nekksus • *En högre behörighet kan aldrig ges till en användare än den som man själv har. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

7. Lokala administratörer på förvaltningen Lokal fakturaadministratör A-45 • Alla/merparten på ekonomiavdelningen. • Fakturahantering i Winst • Hanterar/rättar fakturor som stannat i formaliakontroll vid inläsning (Fakturainformation måste kontrolleras). • Distribuerar fakturor utan giltig referens/mottagarkod (Granskare ej angiven). • Makulerar, ändrar förfallodag, ändrar flöde på fakturor på uppdrag av granskare eller attestant. • Kontrollerar alla fakturor där moms har justerats vid konteringen, (Kontering ej kontrollerad). • Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar. • Kan se förvaltningens alla fakturor, alla ordrar och beställningar. • Kunna se sekretessfakturor – (kan anges per person inom gruppen). • Kunna hantera andras fakturor –(ej attest) och ordrar (leveranskvittens). • Förvaltningen styr vem som ansvarar för respektive uppgift • Övriga uppgifter – utanför Winst • Utbildning och användarsupport • Upplägg av utbetalningsmottagare i PC-lev NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

8. Systemadministration NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 8

9. Gruppstruktur och Roller i Winst 2.0 A43: Central systemadministratör • Skillnader mot den struktur som finns idag i Winst 1.0 • Förvaltningarna har en gemensam konfiguration (gruppstruktur och rolluppsättning). • Användare tillhör en grupp i Winst. Gruppen styr användarens behörighet. • Rollerna är kombinationer av arbetsmoment som ska vara möjliga för användaren. • Winst 1.0 användare som avaktiveras  grupp Inaktiva användare. A45: Central fakturaadministratör A44: Lokala systemadministratörer A45: Lokala fakturaadministratörer • Standardanvändare • (A14, B27,B29,BX1) • Beställare • Attestanter • Fakturagranskare • Fakturasynare (A51,B26) • Kontrollanter • Controllers • Revisorer NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

10. Administration av Användare • Användarna registreras på Användarkortet i Winst av den lokala systemadministratören • Nyupplägg • Ändring av grupptillhörighet • Ändring av tilläggsroller • Blankettstöd och rutiner • Manual för användarregistrering NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

11. Läsbild Anna Ericsson, Angered, AD-konto = anneri0630 ID = AD-konto ID är inloggningen för SSO SSO inloggningen innebär att man vid flytt av användare endast behöver ändra grupptillhörighet, telefonnummer , ev. tilläggsroller och ej obligatoriska uppgifter måste bytas på användare. Anna.Ericsson@angered.goteborg.se För dubbla användare skall detta vara användarnamn. För att kunna ange användarnamn måste ”Tillåt lösenordinloggning” markeras. När användarnamn är ifyllt skall markeringen ”tillåt lösenordsinloggning” återigen avmarkeras. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 11

12. Roller för användare per förvaltning Standardanvändare Fakturasynare • Följande roller gäller för alla • A14 Inköp/faktura med attest • B27 Leveranskvittera på belopp • B29 Skapa beställning åt annan • BX1 Granska faktura vid ordermatchning • Följande tilläggsroller är möjliga: • B45 Se sekretess • B26 Se alla förvaltningens fakturor • B10 Extra leveranskvitterare • B28 Attest i mobil • B25 FKU-användare • B41Leverantörsadministratör • B42 Skapa tillfällig leveransadress • Följande roller gäller för alla • A51 Visa avtal • B26 Se alla förvaltningens fakturor • Följande tilläggsroller är möjliga: • B10 Extra leveranskvitterare • B45 Se sekretess NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

13. Läsbild Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

14. Läsbild Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0, forts NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

15. Läsbild Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0, forts NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

16. Systemvisning NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 16

17. Delegeringar • Delegering läggs upp av lokal systemadministratör • Blankett finns • Delegeringen i Winst kan avse 4 olika funktioner och göras oberoende av varandra - Attestera faktura (beslutsattest)- Attestera beställning (beslutsattest)- Leveranskvittera (kontrollattest)- Granska faktura (kontrollattest) • Överlåta rättigheten att utföra en aktivitet från en person till en annan person, dvs en spegling av en persons samtliga rättigheter till en annan person • Delegering av skall vara beslutad i enlighet med stadens/förvaltningens riktlinjer/rutiner. • Delegationen är tidsbegränsad • Sökning på Aktiva, Tidigare och Kommande delegeringar. • Rapport finns NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

18. Läsbild Delegeringar – Listvy för administratör NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

19. Läsbild Delegeringar – För användare på startsidan Delegering visar från vem till vem och under vilken tidsperiod NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

20. Läsbild Delegering – visning i fakturavy * före namnet visar att det finns en delegation för användaren. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

21. DELEGERINGAR Betalningshantering (Intraservice, Horisonten) Attester i BtB i flödet – beställning/faktura Formaliakontroll Läsbild Alt 1 – Attest av beställning med matchning mot faktura Förvaltning (WINST) Faktura ankomst Beställare Skapa Beställning Elektronisk rekvisition Kontering (Skicka) Kontrollattest Vara/tjänst levereras Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Betalnings Godkännande Betalningsattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Automatisk Matchning OK Auto slutkontroll Momskontroll Giltiga koder Sambandskontroller Styrs av ”Ansvar” i kontering Beställare och beslutsattestant alltid olika personer Formaliakontroll Alt 2 – Automatisk ordermatch ej OK Styrs av ansvar i kontering Beställare Avvikelsehantering Granskning av faktura (Acceptera) Kontrollattest Beställare Avvikelsehantering Granskning av faktura (Acceptera) Kontrollattest Faktura ankommer Beställare Skapa Beställning Elektronisk rekvisition Kontering (Skicka) Kontrollattest Beställare Avvikelsehantering Granskning av faktura (Acceptera) Kontrollattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Betalnings- Godkännande Betalningsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Automatisk Matchning/ Slutkontroll Ej OK Vara/tjänst levereras Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Beställare Leverans- Kvittens Kontrollattest Attest av Beställning (Godkänn) Beslutsattest Auto slut kontroll Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Fakturan går till beställare. Styrs av ”Ansvar ” kontering Formaliakontroll Fakturagranskare Granskning/ Kontering av faktura (Acceptera) Kontrollattest Fakturagranskare Granskning/ Kontering av faktura (Acceptera) Kontrollattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Fakturagranskare Granskning/ Kontering av faktura (Acceptera) Kontrollattest Faktura ankommer Betalnings- Godkännande Betalningsattest Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Alt 3 – Faktura utan order - ”Vild” faktura Attest av Faktura (Acceptera) Beslutsattest Auto slut kontroll Styrs av ”Ansvar ”i kontering Styrs av beställarreferens Granskare och beslutsattestant alltid olika personer

22. Delegering vs Roll - Leveranskvittens och granskning av faktura • Leveranskvittens • En person som är ”extra leveranskvitterare” kan se alla förvaltningens ordrar (för de leveransadresser som är kopplade till gruppen – vilket alltid är samtliga förvaltningens adresser). Personen måste dock söka upp ordrarna och får ingen påminnelse att det skall göras när faktura kommer. Han/hon kommer också att se alla förvaltningens ordrar i det ”blåa” fältet på sin hemsida och i sin listvy. Att delegera rätten att göra leveranskvittens är därför ofta ett bättre alternativ än att tilldela rollen som extra leveranskvitterare. • En person som får leveranskvittens delegerad till sig måste kunna se inköpsfliken för att kunna se ordrar och leveranskvittera. (dvs om personen tillhör gruppen ”Begränsad” så måste man först säkerställa att personen har rollen ”extra leveranskvitterare” (B10)). Personen kommer sedan att få påminnelsemail 5 dagar efter att fakturan har anlänt (på samma sätt som beställaren). • Granskning av faktura • Genom att delegera ”granska faktura” kan man möjliggöra att fler personer kan hantera varandras fakturor fram till attest. En person som är granskare av faktura kan delegera sin rätt att granska fakturor (från start endast för vilda fakturor eftersom avvikelsefakturor går till administratör inledningsvis). Det innebär att fakturan alltid skickas både till ursprunglig granskare och till den som är delegerad. Både granskare och delegerade får påminnelsemail.En granskare kan också välja att skicka till annan granskare ”välj annan granskare”. Då kan den personen göra granskningen (kontrollattesten) i dennes ställe utan att det behövs en delegering. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

23. Delgering vs Roll - Leveranskvittens och granskning av faktura, forts • Fakturasynare • Om man gör en delegering av granskning av faktura till en fakturasynare kommer den personen att kunna granska dessa fakturor. Detta gör dock inte att fakturasynaren blir möjlig att välja som annan granskare, (finns precis som innan inte att välja i listan för användare). • En faktura som har namnet på fakturasynaren angivet i referensfältet kommer att skickas till denna person för granskning. Det är då möjligt för fakturasynaren att ”acceptera fakturan=göra kontrollattest”. Instruktionen till fakturasynaren skall då vara att välja ”inte min faktura” så att fakturan skickas tillbaka till administratör för vidareskick till den som skall granska fakturan. • För att undvika ovanstående situation kan man göra enligt nedan • Förvaltningen kan lägga upp alla fakturasynares namn som mottagarkoder för att styra fakturor till annan person. • Säkerställ att fakturasynaren inte har någon mottagarkod kopplad till sig NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

24. Systemvisning NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 25

25. Referenstabell/mottagarkoder • Referenser/Mottagarkoder registreras på Blankett/användare • Lathund för registrering finns Handbok för administratörer (4.13) NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

26. Referenser på faktura • Tre fält för våra och leverantörens referenser i Winst: • Ordernummer • Abonnemangsnummer • Referens Vissa skillnader för olika typer av fakturor: • Abonnemang • E-fakturor • Skannade fakturor • Prioriteringsordning vid val av fakturaflöde Ja Flöde 1: Ordermatchningsflöde Ordernr korrekt? Nej Ja Flöde 2: Abonnemangs- matchningsflöde Abonnemangsnr korrekt? Nej Flöde 3: Manuellt flöde NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

27. Läsbild Nyupplägg av referens - mottagarkod Om markering för sekretess görs på mottagarkoden kommer alla fakturor kopplade till denna kod att bli sekretessmarkerade. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

28. Systemvisning NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 29

29. Abonnemang och abonnemangsfakturor • Syfte att möjliggöra att periodiska fakturor – som inte lämpar sig för ordermatchning – kan hanteras på ett enkelt och effektivt sätt. • Ett avtal finns i grunden (tex hyra av mattor, kaffemaskiner, telefonabonnemang, hyror) som innebär återkommande fakturor med likartande belopp • Grunden för abonnemangsfunktionen är att respektive abonnemang läggs upp och definieras vad gäller kontering, belopp, frekvens etc. När fakturan kommer in med det aktuella abonnemangsnumret i abonnemangsfältet eller i referensfältet så sker en automatchning. Abonnemanget är därför en form av medgivande till betalning och skall också beslutsattesteras (precis som en order). • Manuellt godkännande av abonnemangsupplägg med dokumentering i blankett. • Om en abonnemangsfaktura inte automatchar kommer den att skickas till granskare för kontroll på samma sätt som om det varit en vild faktura. • Fas 1 (tom juni 2014) – endast abonnemang från leverantörer i mallen eller de leverantörer som omfattas av central hantering inom projektet. • Fas 2 – övriga leverantörer • Tips! Kommunicera ev behov/tankar/idéer ang abonnemang till projektet NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

30. Abonnemang – förvaltningens ansvar • Huvudregel: Autoattest bör inte anges innan det går att få elektronisk attest av grundabonnemanget • Det är ok att sätta autoattest på alla kommuninterna leverantörer t ex KLAB , Lokalförvaltningen mfl. • Projektet har tagit ett exempel på en internkontrollrutin avseende upplägg av abonnemang (finns på NEKK-hemsidan) • Förvaltningens ansvar : • Väljer själv omfattning av abonnemangsfunktionaliteten • • Beslutar om de vill ha autogranskning respektive autoattest på abonnemangsfakturor ( från kommuninterna leverantörer och externa leverantörer ) • • Anger intervallvärde, min och max, vilket innebär att om det är en avvikelse utanför intervallet så stannar alltid fakturan för granskning respektive attest • • Har ansvar för internkontroll , vilket innebär att de måste säkerställa behörighetsupplägg och kontroll av upplägg av grunddata som t ex abonnemangsdata • Informerar lokalt hur abonnemangsflödet fungerar. Viktigt att enhetschefen själv kan bestämma kring attest av sina kostnader NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

31. Läsbild Abonnemang - registrering NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

32. Systemvisning NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 33

33. Administration av UNSPSC-kopplingar • Koppling mellan artikel och konto. Medför att när en beställning görs avseende en artikel som är UNSPSC–kodad så kommer det konto som finns i tabellen att föreslås som konto på beställningen. • Endast de artiklar som leverantören har försett med UNSPSC–kodning som kan mappas. Projektet har gjort en generell mappning som ska gälla för de artiklar som nu har kodats. Den gemensamma mappningen mellan UNSPSC–kod och konto ägs av koncernredovisningen. • Utvärdering av UNSPSC-kopplingar under pilotdrift. Hanteras av central systemadministratör. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

34. Krav på kommentar för vissa konton • För vissa konton och vissa typer av kostnader är det obligatoriskt att bifoga uppgift om syfte, deltagare etc. • För de konton som kräver kommentar kommer en påminnelse att visas för användaren* om att kommentar måste lämnas, eller fil bifogas. • Konton med krav på kommentar: • 7101 Representation • 7051 Hotell och Logi • 7059 Övriga resekostnader • 7111 Personalrepr./ Uppvaktning • 7651 Kurs och konferensavgifter • 7652 Handledning anställda • Förvaltningen kan dessutom addera andra konton till denna lista. Lokal systemadministratör meddelar central systemadministratör som registrerar detta NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

35. Attestant per ansvar • Förberedelse • Förvaltningarna skall förbereda i Excel – projektet tillhandahåller underlag (ansvarsexport). • Registrering • Förvaltningarna skall registrera en beslutsattestant per ansvar i Nekksus. Tillgängligt för registrering nu. Registrering i Nekksus ska vara klar 29 januari. • Anmäler vilka användare som ska registrera av attestanter Nekksus • till support.intraservice@intraservice.gotebor.se, så tar systemförvaltarna i Nekksus hand om era ärenden. • Manual: Finns se hemsidan NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

36. Läsbild Attestinmatning i Nekksus NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

37. Sambandskontroller Allmänt • Unika per förvaltning • Alltid mellan två dimensioner men kan kombineras att ge flera • Kan ej utgå från ”underkoder” i Horisonten • Tre olika regellogiker • Förbjuder. • Kräver. • Begränsar. Rutin • Lokal systemadministratör koordinerar/ fångar förvaltningens ev förändrade behov av sambandskontroller. • Lokal systemadministratör kommunicerar detta med central systemadministratör (Lars Runesson) som administrerar i systemet. Tänk på • Motpart ej med i kodsträng i Winst • Konto och ansvar alltid obligatoriska – utan sambandskontroll • Centrala sambandskontroller gör verk obligatorisk för konto 3-8 NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

38. Läsbild Hur fungerar sambandskontrollerna? NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

39. Fakturahantering Vilka status har fakturan i de olika delarna av flödet? • Leverantör ej vald • Betalningsinformation måste kontrolleras E-faktura • Kontering ej kontrollerad • Klar Ankomst-hantering Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Konterings- kontroll Klar-markerad faktura Skannad faktura • Inväntar leveranskvittens • Fakturainformation måste kontrolleras • Granskare ej angiven Slut- bokning Matchning mot abonnemang • Ordermatchning krävs • Avvaktar extrakontroll Granskning och kontering Attest • Granskning ej utförd • Attest ej utförd Ankomst- registrering NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 40

40. Status för fakturor i Winst Överstrykta statusar är ej tillgängliga i Göteborgs Stads Winst-installation NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 41

41. Vem ska hantera resp status? • Fakturainformation måste kontrolleras – Lokal administratör • Granskare ej angiven – Lokal administratör • Kontering ej kontrollerad – Lokal administratör • Ordermatchning krävs(namn) – Lokal administratör senare beställaren/granskaren • Attest ej utförd - Attestant • Avvaktar extrakontroll – Extra kontrollant • Granskning ej utförd – Granskare/kontrollattestant • Inväntar leveranskvittens • Klar • Makulerad • Får INTE hanteras lokalt • Leverantör ej vald – Lev.gruppen • Betalningsinformation måste kontrolleras – Lev.gruppen • Ordermatchning krävs (ej namn) – Central administratör NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

42. Hanteras av lokal administratör NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

43. Hanteras av lokal administratör NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

44. Hanteras av lokal administratör NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

45. Hantering av övriga statusar NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

46. Statusar som skall hanteras i verksamheten NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

47. Vem hanterar de olika statusarna? Läsbild Levgruppen måste också följa upp de fakturor som inte hittat rätt organisation – status ”fakturainformation måste kontrolleras Central systemadministratör/Central fakturaadministratör (levgruppen) – ser för alla org. • Leverantör ej vald • Betalningsinformation måste kontrolleras E-faktura • Kontering ej kontrollerad • Klar Ankomst-hantering Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Konterings- kontroll Klar-markerad faktura Skannad faktura • Fakturainformation måste kontrolleras • Granskare ej angiven • Inväntar leveranskvittens Matchning mot abonnemang Denna status innehar en faktura som inte leveranskvitterats i det antal dagar som definierats för installationen (7 dagar). Under denna tid är fakturan inte avvaktande hos någon utan kan endast ses av administratör (ej hanteras). • Ordermatchning krävs Granskning och kontering Attest Synare Attestant • Granskning ej utförd • Attest ej utförd • Avvaktar extrakontroll Lokal systemadministratör/Lokal fakturaadministratör – ser för sin förvaltning Kan i vissa fall vad gäller ”Fakturainformation måste kontrolleras” innebära att Central systemadministratör måste kontaktas (Fakturanummer inte unikt för leverantör) Granskare/beställare Under inledande fas kommer Ordermatchning krävs att hanteras i projektet genom samarbete mellan projekt och lokal administratör. När en faktura skickas tillbaka för byte av organisation kan detta endast göras av central systemförvaltare som har tillgång till alla organisationer. Lokal administratör måste notifiera central administratör om att detta skall göras. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

48. Sammanfattning • Fakturor med följande status skall hanteras av användare med administrationsbehörighet: • Leverantör ej vald – Hanteras av Levgruppen • Betalningsinformation måste kontrolleras – Hanteras av levgruppen • Fakturainformation måste kontrolleras – Hanteras av lokal administratör • Granskare ej angiven – Hanteras av lokal administratör. • Kontering måste kontrolleras (momsändringar) – Hanteras av lokal administratör • Ordermatchning krävs – Inledningsvis styras till administratörerna och kommer att visas under ”Avvaktar hantering”. Denna status skall dock hanteras av centralt av projektet och de lokala administratörerna skall ej hantera dessa fakturor innan de fått uppmaning att göra det. Inriktningen är sedan att fakturor med denna status styrs till den som är beställare (visas under avvaktar hantering hos beställaren). NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

49. Läsbild Ankomsthantering • Inläsning av fakturor görs i flera steg. • Identifiering av organisation (förvaltning) - Levgruppen • Identifiering av leverantör - Levgruppen • Kontroll av betalningsinformation - Levgruppen • Kontroll av faktura – Fakturainformation måste kontrolleras – Lokal administratör • Därefter sker ankomstbokföring • Identifiering av fakturaflöde; 1. Order, 2. Abonnemang, 3. Vild faktura – om vild faktura • Identifiering av granskare – Granskare ej angiven – Lokal administratör NEKK BtB | Central utbildning, pass 2

50. Läsbild Kontroll av faktura • Valuta - Kontroll görs att valutan är SEK • Fakturabelopp och nettobelopp får ej vara noll • Brutto belopp på fakturan skall vara lika med nettobelopp + moms • Fakturanummer är unikt i kombination med leverantör (för hela staden) – Måste kontrolleras med levgruppen om lokal administratör inte hittar fakturan eftersom de inte kan se alla fakturor. • Fakturadatum inom angivna intervall, Fakturadatum måste ligga inom 3 månader innan + 10 dagar efter ankomstdatum. (Detta är fasta parametrar i systemet, ej möjligt att ändra). • Förfallodatum på fakturan måste vara inom 100 dagar efter fakturadatum. • Moms på fakturan är inom angivna %-satser – Nuvarande inställning på leverantör är 0-26%. Det är möjligt att göra individuella inställningar per leverantör. Dock måste dessa vara gemensamma för staden. • I samband med inläsningen åsätts också fakturan med en sekretessmarkering om leverantören är markerad som en sekretessleverantör. NEKK BtB | Central utbildning, pass 2