Aktywność lokalnych liderów ukierunkowanych na PROW 2007-2013 Przygotowanie i realizacja projektu współfinansowanego pr

1. Aktywność lokalnych liderów ukierunkowanych na PROW 2007-2013Przygotowanie i realizacja projektu współfinansowanego przez UEOd pomysłu do projektu 22 – 23.10.2009 Inkubator Aktywności. Warsztaty dla lokalnych liderów z terenu LGD

2. Programprezentacji • Co to właściwie jest projekt? • Koncepcja cyklu projektu wg metodologii Komisji Europejskiej; • Matryca logiczna projektu; • Nieprawidłowości i ryzyka w projektach.

3. Zarządzanie projektami - wprowadzenie

4. Czy brałem już udział w projekcie? • Jeżeli zebrałeś siedem lub więcej ‘TAK’ oznacza to, że Twoją pracę lub zadanie określić można jako projekt. • Jeżeli odpowiedzi ‘TAK’ miałeś pięć lub mniej oznacza to, że Twoją pracę lub zadanie określić można jako rutynowe. • Jeżeli mieścisz się w przedziale od pięciu do siedmiu ‘TAK’ oznacza to, że albo nie określiłeś wystarczająco jasno swojej pracy / zadania albo określić je można jako bardzo nietypowe lecz jednak wciąż rutynowe zadanie.

5. Co to jest projekt? Zespół działań, który doprowadzić ma do realizacji danego celu. • Cechy projektu: • jest niepowtarzalny, nierutynowy (jednorazowy); • obejmuje określony przedział czasu (ma swój początek i koniec); • realizowany jest zespołowo; • ma doprowadzić do osiągnięcia uprzednio określonego celu; • jest ściśle związany ze zmianą; • jest względnie niezależny od rutynowej działalności firmy; • realizowany jest za pomocą specjalnych technik i metod.

6. Projekt a działanie rutynowe

7. Definicja projektu Projekt – niepowtarzalne, złożone przedsięwzięcie zawarte w określonym przedziale czasu – z wyróżnionym początkiem i końcem - realizowane zespołowo, za pomocą specjalnych metod oraz technik, które doprowadzić ma do osiągnięcia określonego celu. na podst. M. Trocki, ‘Zarządzanie projektami’

8. Definicja projektu Projekt – przedsięwzięcie inwestycyjne, które prowadzi do wydatkowania zasobów (koszty) w celu stworzenia majątku trwałego mającego przynosić korzyści w dłuższym czasie. Projekt jest zatem konkretnym działaniem, o określonym punkcie początkowym i określonym punkcie końcowym, którego zadaniem jest osiągnięcie określonego celu. na podst. Przewodnik do analizy kosztów i korzyści projektów inwestycyjnych – KE.

9. Fundamentalne pytania projektowe CO ma być rezultatem projektu? DLACZEGO należy zrealizować projekt - jakie są powody, korzyści i przesłanki ekonomiczne? JAK projekt jest / będzie realizowany? KTO powinien być zaangażowany? KIEDY projekt będzie realizowany / zakończony? JAK DŁUGO potrwa realizacja projektu? ILE będzie kosztował? JAKIE dodatkowe środki będą potrzebne? CO może mieć wpływ na rezultat projektu? JAKIE są pozostałe ryzyka ?

10. Organizacja liniowa realizacji projektu wg. M. Trocki

11. Organizacja liniowo-sztabowa wg. M. Trocki

12. Organizacja macierzowa Koordynacja projektowa Koordynacja funkcjonalna wg. M. Trocki

13. „Czysta” organizacja projektowa Istniejąca struktura organizacyjna Struktura stworzona do realizacji projektu wg. M. Trocki

14. Spółka-córka projektowa { Spółka-matka { Spółka-córka wg. M. Trocki

15. Projekt unijny – od początku do końca

16. Zarządzanie cyklem projektowym Sekwencja określonych, uporządkowanych działań niezbędnych do zaplanowania i zrealizowania projektu. Zespół technik stosowanych do projektowania, planowania, organizowania, monitorowania, kontrolowania i kierowania projektem w oparciu o cele, w określonym czasie, w ramach przyznanego budżetu, zgodnie ze specyfikacjami dla spełnienia wymagań odbiorcy projektu (klienta).

17. Problemy zarządzania projektem przed wprowadzeniem ZCP / PCM • Nieprzejrzyste ramy strategiczne • Słaba analiza sytuacji • Działania zorientowane tylko na planowanie i wdrożenie • Brak weryfikowalnych wyników • Wizje krótkoterminowe • Niespójne dokumenty projektowe • Częste nieporozumienia

18. Odpowiedź ZCP / PCM na problemy • Przejrzyście zdefiniowanie podejścia; • Poprawiona analiza sytuacji; • Cele zorientowane na planowanie i wdrożenie; • Weryfikowalne wyniki; • Większy nacisk na jakość projektów; • Szczególna uwaga skierowana na trwałość projektów; • Standaryzacja formatów.

19. Trzy zasady ZCP / PCM • Na każdym etapie określa się podstawowe decyzje, zakres odpowiedzialności, potrzeby informacyjne; • Rozpoczęcie nowej fazy musi poprzedzić zakończenie fazy poprzedniej; • Nowe programowanie bazuje na doświadczeniach wynikających z poprzednich ewaluacji.

20. ZCP / PCM – ale po co? ZCP / PCM stara się zapewnić, że: • Projekt ma służyć realizacji szerszych celów UE (np.: ochrona środowiska, równość płci); • Projekty mają odpowiadać uzgodnionej strategii i grupom docelowym; • Projekty mogą być faktycznie zrealizowane; • Korzyści wynikające z projektów są trwałe.

21. ZCP / PCM – ale jak? • Analiza sytuacji i opracowanie rozwiązań poprzez wykorzystywanie matrycy logicznej; • Podejście zintegrowane – spójność projektu m.in. poprzez standaryzację dokumentacji; • Zaangażowanie beneficjentów projektu (tzw. udziałowców); • Czytelne sformułowanie i skupienie się na głównym celu projektu (cel trwały dla określonej grupy docelowej); • Trwałość – mechanizmy zapewniające kontynuację przepływu korzyści.

22. Zarządzanie Cyklem Projektu Obszary priorytetowe, harmonogramy Programowanie Decyzja – jak użyć wyniki w przyszłym programowaniu Ewaluacja Identyfikacja Decyzja - jaką opcję analizować Decyzja o kontynuacji / reorientacji projektu Wdrożenie Opracowanie Decyzja o finansowaniu Decyzja – czy przygotować wniosek finansowy Finansowanie

23. Faza 1 – Programowanie Jaki jest problem? Co chcemy osiągnąć? Jakie są założenia? Jak chcemy to zrobić? Ile to będzie kosztowało? Działania: - analiza problemów na poziomie krajowym lub problemów sektorowych; - analiza ograniczeń; - analiza możliwości współpracy; - ustalenie priorytetów beneficjentów i instytucji finansujących; - porozumienie dotyczące celów i metod realizacji programu. Cele są uzgodnione w oparciu o doświadczenia z przeszłości (ewaluacja).

24. Od pomysłu do projektu –techniki generowania i operacjonalizacji pomysłów.

25. Myślenie a działanie wg. A. Einstein’a: Gdybym miał do dyspozycji jedną godzinę, aby ocalić świat poświęciłbym pięćdziesiąt pięć minut na próbę zdefiniowania problemu i pięć minut na jego rozwiązanie. Albert Einstein

26. Cykl życia projektu Identyfikacja celów Faza koncepcyjna Lista metod realizacji Wybranie metody Klient odbiorca projektu Narodziny i rozwój Zaplanowanie czynności Przeprowadzenie działań Dojrzałość Starość i zakończenie Projekt zrealizowany P. Baguley, Managing...

27. Co to jest twórcze myślenie? Odkrywanie tego, czego do tej pory nie brano pod uwagę. Gilliam Zdolność wyjścia poza to, co powszechne i oczywiste, oraz unikanie błędów wynikających z machinalnych powtórzeń i ukrytych założeń. Weinman

28. Połącz kropki 4 kreskami, bez odrywania ołówka

29. Warunki twórczego myślenia Otwartość Wnikliwość Warunki twórczego myślenia Dostrzeganie pytań Wykorzystanie błędów Zdystansowane zaangażowanie

30. wg. T. Proctora Proces twórczego rozwiązywania problemów Odkrywanie celów Określenie zasięgu problemu Zgromadzenie informacji Właściwe zdefiniowanie problemu Tworzenie rozwiązań problemu Ocena i wybór możliwych rozwiązań Prawidłowe wprowadzenie wybranych idei w życie Odkrywaniefaktów Odkrywanieproblemów Odkrywaniepomysłów Odkrywanierozwiązania Odkrywanieocenyrozwiązania

31. Burza mózgów (ang. Brain storm) • Oceniaj później • atmosfera bezpiecznej twórczości • autorytet formalny członków sesji • Staraj się o jak największą liczbę pomysłów • wzrasta prawdopodobieństwo idei genialnej • Zachęcaj do tworzenia szalonych idei • odwrócenie, wycieczki fantastyczne • Rozwijaj pomysły innych • inspiracja, kontynuacja, parafraza

32. Rodzaje burzy mózgów I. Bezstruktury; II. Ustrukturalizowana; 1. Klasyczna; 2. Wariant najbardziej szalonego pomysłu; 3. Burza mózgów z przerwami; 4. Metoda bodźca wyzwalającego; 5. Burza mózgów on line.

33. Problemy związane z burzą mózgów • Czy każde spotkanie to burza mózgów? • Pułapka powierzchowności; • Niewłaściwa dla problemów technicznych i eksperckich (dużo tekstu); • Niewłaściwa tam gdzie tylko jedno dobre rozwiązanie.

34. Mapa mentalna - procedura • Przygotuj plansze, umieszczając w jej centrum główne zagadnienie; • Wykorzystaj słowa kluczowe; • Przeprowadź linie łączące słowa kluczowe z głównym zagadnieniem; • Zastosuj różne kolory, symbole i kody w celu podkreślenia istotnych punktów; • Posłuż się wolnymi skojarzeniami, a następnie przystąp do działania. Gelb

35. ukryte REALNE Mapa myślowa - bezrobocie bezrobocie w gminie niewłaściwy profil kształcenia złe przepisy przedsiębiorczość wyłudzenia rent promocja gminy inwestor strategia - brak zewnętrzny wewnętrzny Msp

36. Cechy - zalety • Graficzna forma prowadzenia notatek (do wykorzystania podczas prezentacji); • Pozwala zlokalizować główne gałęzie problemowe; • Uruchamia lewą półkulę - myślenie linearne/sekwencyjne - i prawą – idee, wzorce oraz wzajemne relacje JEDNOCZEŚNIE; • Pobudza procesy myślowe; • Umożliwia identyfikacje słów kluczowych - głównych gałęzi problemu.

37. Faza 2 – Identyfikacja Odszukanie takich inicjatyw, które są zgodne z założonymi celami. Sprawdzenie odpowiedniości i wykonalności. Działania: • formułowanie pomysłów: określenie programu i metod działania; • wstępna weryfikacja zgodności z celami i wymaganiami formalnymi; • określenie i rozdzielenie zadań; • ustalenie sieci współpracy; • przygotowanie dokumentów potrzebnych do opracowania wstępnego studium wykonalności; • analiza alternatywnych koncepcji realizacji projektu.

38. Identyfikacja W fazie identyfikacji inicjatywy projektów są selekcjonowane i przekazywane do dalszych opracowań. W tym celu konieczne jest: • Określenie potrzeb, które ma zaspokajać projekt; • Konsultacje z beneficjentami projektu; • Analiza problemów, które dotyczą beneficjentów; • Określenie możliwości rozwiązania tych problemów. • Analizy do wykonania: • Analiza podmiotów (udziałowców) • Analiza problemów • Analiza celów • Analiza opcji i wybór strategii

39. Matryca logiczna projektu.Faza analizy.

40. Faza Analizy: Analiza udziałowców; Analiza problemów; Analiza celów; Analiza strategii. Faza Planowania: Logframe; Planowanie działań; Planowanie środków. Dwie fazy w podejściu logframe

41. Analiza udziałowców (ang. stakeholders) • Określ potencjalnych udziałowców; • Podziel ich według pełnionych ról; • Podziel ich pod względem organizacyjnym i społeczno-ekonomicznym; • Analizuj ich oczekiwania, obawy, wzajemne relacje; • Oceń ich potencjał; • Wyciągnij wnioski! Udziałowiec – jednostka lub grupa, która może mieć jakiś związek z projektem: • Pozytywny / negatywny • Pośredni / bezpośredni • Czynny / bierny

42. Analiza problemów – drzewo problemów • Określ główne problemy dotyczące danej sytuacji; • Wybierz jeden tzw. problem startowy; • Poszukaj innych problemów związanych z problemem startowym; • Ustal hierarchię powodów i skutków - problemy powodujące problem startowy poniżej - problemy wynikające z problemu startowego powyżej 5. Połącz problemy strzałkami powód – skutek; 6. Dokonaj końcowej weryfikacji diagramu.

43. Warunki życia mieszkańców pogarszają się Mniejsze dochody mieszkańców Częste zatrucia konsumentów ryb Zła jakość ryb łowionych w rzece Mniejsze połowy lokalnych rybaków Ograniczenie atrakcyjności turystycznej Zła jakość wody w rzece Skutki Przyczyny Większość gospodarstw i zakładów wyrzuca śmieci do rzeki Woda z oczyszczalni nie spełnia standardów Wyrzucenie śmieci do rzeki Brak świadomości zagrożenia związanego ze śmieceniem Zachęty do nietrucia nie działają Instrumenty prawne nie działają Brak kontroli trucicieli

44. Formułuj problemy tak jak negatywne sytuacje; Problemy mają być realne – nie przyszłe lub hipotetyczne; Miejsce problemu w hierarchii nie wskazuje na jego znaczenie; 4. Problem to nie brak rozwiązania ale realnie istniejąca negatywna sytuacja; 5. Problemy nie mogą być ogólne. Drzewo problemów - zasady

45. Drzewo problemów - ćwiczenie Stwórz drzewo problemów. Problem startowy: Na wsi brakuje przedszkoli!

46. Analiza celów - drzewo celów • Przeformułuj problemy w sytuacje pozytywne: - oczekiwane / żądane; - możliwe do osiągnięcia; 2. Zamień relację skutek – przyczyna na środki – cele; 3. Przejrzyj dokładnie drzewo – dodaj nowecele lub usuń te które są nieodpowiednie.

47. Warunki życia mieszkańców pogarszają się Mniejsze dochody mieszkańców Częste zatrucia konsumentów ryb Zła jakość ryb łowionych w rzece Mniejsze połowy lokalnych rybaków Ograniczenie atrakcyjności turystycznej Zła jakość wody w rzece Skutki Przyczyny Większość gospodarstw i zakładów wyrzuca śmieci do rzeki Woda z oczyszczalni nie spełnia standardów Wyrzucenie śmieci do rzeki Brak świadomości zagrożenia związanego ze śmieceniem Zachęty do nietrucia nie działają Instrumenty prawne nie działają Brak kontroli trucicieli

48. Poprawa warunków życia mieszkańców Zwiększenia dochodów mieszkańców Ograniczenie przypadków zatruć konsumentów ryb Jakość ryb z rzeki spełnia standardy Stabilizacja połowów rybaków Przywrócenie atrakcyjności turystycznej Poprawienie jakości wody w rzece Cele Środki Zmniejszenie śmieci wyrzucanych przez gospodarstwa i zakłady Woda z oczyszczalni spełnia standardy Ograniczenie wyrzucania śmieci do rzeki Uświadomienie zagrożenia związanego ze śmieceniem Zachęty do nietrucia - efektywne Instrumenty prawne - efektywne Kontrola trucicieli - efektywna

49. Drzewo celów - ćwiczenie Stwórz drzewo celów w oparciu o wcześniej stworzone drzewo problemów.

50. Problemy z drzewem problemów • Zaczynanie od problemów może negatywnie zdominować całą analizę i ograniczyć kreatywność; • Niektórzy ludzie, kręgi kulturowe uważają publiczne dyskusje o problemach za niewłaściwe; • Podejście problemowe jest niewłaściwe tam gdzie zdefiniowanie problemu wymaga dogłębnych analiz/dyskusji.