Tietojohtamisen ja kokonaisarkkitehtuurin tarve valtioneuvostossa

1. Tietojohtamisen ja kokonaisarkkitehtuurin tarve valtioneuvostossa Pääjohtaja, dosentti, OTT Tuomas Pöysti/VTV 10.3.2009

2. Sisältö ja teesit • Hallinnon tulevaisuudenkuva on informaatiohallinto • (prof. Victor Mayer-Schönberger) • Tietojohtaminen on olennainen osa kestävää tuottavuustyötä ja tehokkuuden ja vaikuttavuuden parantamista • Tietojohtamista tarvitaan paremman sääntelyn toteuttamiseksi käytännössä • Valtion konsernitasoinen tietojohtaminen ja valtioneuvoston tietojohtamisverkosto ovat olennainen osa konsernimaista IT –toimintaa. Tietojohtaminen edellyttää IT:n ja informaatiohallinnon kehittämisen yhdistämistä perusprosessien ja toimintojen kehittämiseen eli näkemistä hallintopolitiikan strategisena menestystekijänä • Valtioneuvosto tarvitsee verkostomaisen ja ketterän mutta yhtenäisen ja avoimen arkkitehtuurin

3. Mitä on tietojohtaminen • Ei ole yhtä tietojohtamisen määritelmää • Käytännössä ja teoriassa on useita eri lähestymistapoja tietojohtamiseen: • tekninen ja järjestelmäkeskeinen: päätöksenteon tukijärjestelmät ja asiantuntijajärjestelmät • informaatioprosessi- ja dokumentaatiokeskeinen: eksplisiittisen dokumentoidun tiedon hallinta ja tehokas hyödyntäminen organisaatiossa • kognitiivinen • johtaminen: kilpailu- ja suorituskyvyn johtaminen sekä tietämyksen ja tiedonhallinnan merkitys siinä • monitieteellinen ja integroitu lähestymistapa • yhteiskuntatieteellinen, erityisesti talous- ja hallintotieteellinen sekä humanistinen näkökulma • oikeudellinen ja oikeustieteellinen: oikeusinformatiikan näkökulma

4. Tietojohtaminen • Tietojohtaminen tarkoittaa periaatteita sekä tekniikoita, prosesseja ja käytäntöjä, joiden mukaan tiedon ja tietämyksen luominen, haku, levittäminen ja hyödyntäminen organisaatiossa, organisaatioiden välillä ja organisaation toiminta- ja yhteistyöverkostoissa on järjestetty • Ei siis ole pelkästään tietohallintoa ja IT –järjestelmiä koskeva kysymys • Tietojohtamisen kehittäminen on välttämättä osa organisaation yleistä kehittämistä • Ulkoinen ja sisäinen näkökulma tietojohtamiseen • Valtioneuvoston, eduskunnan ja kansalaisten sekä sidosryhmien välinen suhde: informaatiohallinnon aktiivinen kansalaisuus (e-demokratia, i-demokratia) • Valtioneuvoston sisällä valtioneuvoston toiminnan vaikuttavuuden ja tehokkuuden parantaminen tietojohtamisen menettelyillä

5. Tietojohtamisen tarve: kansanvaltainen näkemysvalta • Näkemysvalta eduskunnan vallan muotona: agendan asettaminen • Näkemysvalta hallituksen vallan ja vaikuttamisen muotona: yhteiskunnan, talouden ja lainsäädännön kehittämisen tulevaisuuden linjat, hallituksen poliittinen agenda ja sen perustelut • Näkemysvallan yhdistäminen lainsäädäntö- ja budjettivallan sekä hallitusvallan käyttöön • ennakoinnin, arvioinnin ja tutkimuksen yhdistäminen • Pohjoismainen ideaali sekä julkisuusperiaatteen taustalla oleva ajatus valistuneesta hallinnasta. joka perustuu avoimeen ja valistuneeseen keskusteluun • Eduskunnalle tietoa ja informaatiota • Näkemyksen tehokas kokoaminen ja tehokas toteuttaminen valtioneuvostossa

6. Miksi: tehokkuus ja vaikuttavuus sekä laatu • Hallituksen ja hallinnon työ on olennaisilta osiltaan informaation prosessointia • Tietämyksen hyödyntäminen ja informaation tehokas kulku strategian onnistuneen toteuttamisen ehtona • Strategiset pääomat ja tehokkaampi ongelmanratkaisu • taloudelliset ja henkilöstöresurssit • informaatioresurssit, dokumentoitu tieto • osaaminen: hiljainen tieto ja intuitiivinen tieto ongelmanratkaisussa ja sen arvioinnissa • Ns. evidence based policies, arviointi- ja ennakointitiedon tehokas hyödyntäminen erilaisissa prosesseissa ja eri tarpeisiin • Tietojohtamisen menettelyillä voidaan hoitaa myös laadullisia kontrolleja. Tietojärjestelmät itsekin voivat tosiasiassa ohjata laadun ja tiedon hyödyntämisen kannalta optimaalisiin työtapoihin

7. Tietojohtamisen kehittäminen on olennainen osa kestävää tuottavuustyötä • Päällekkäisen ja kaksinkertaisen työn sekä hitaan manuaalisen työn poistaminen • Informaation ja tietojohtamisen avulla voidaan laajempia kokonaisuuksia hallita nykyisellä tai jopa vähemmällä henkilöstömäärällä • Tuottavuuskehitys on riippuvainen sijoituksista taloudelliseen kompetenssiin, johon kuuluvat muun muassa tietovarannot • Hierarkia ja sektoroituminen ovat olennainen osa perinteisen byrokratian toimintamallia • Siirtyminen verkkomaiseen toimintatapaan ja logiikkaan edellyttää uudenlaista, yhteisiä näkökohtia ja tietovarantoja korostavaa näkökulmaa • Valtioneuvoston resurssien käytön ja vaikuttavuuden haasteet ovat horisontaalisia: sektorirajat ylittäviä

8. Parempi sääntely edellyttää tietojohtamista ja IT:n kehittämistä • Informaatio ja tieto sekä tietojärjestelmät ovat tärkeitä lainsäädännön toimeenpanossa • tiedottaminen säädösmassasta, lainsäädännön viestinnällinen tehokkuus • lainsäädännöstä aiheutuvan hallinnollisen taakan keventäminen • Valmistelun tehokkuus • Valmistelun laatu • säädöshuolto ja ristiriitojen välttäminen • säädösten toimeenpano prosessikaaviona • kuulemismenettelyt • vaikutusarviointi • hyvien valmistelukäytäntöjen levittäminen ja mallintaminen • Informaatiohallinta ja e-demokratia valtioneuvoston prosesseissa ovat huomattavan kehittymättömiä

9. Kokonaisarkkitehtuurityö tietojohtamisen välineenä • Kokonaisarkkitehtuurityö on johtamisen ja strategisen kehittämisen väline • Kokonaisarkkitehtuurissa määritellään, miten IT – ja informaatiojärjestelmät, organisaation prosessit ja toimintayksiköt ja henkilöstö toimivat kokonaisuutena • Pitkälti muuta kuin tietojärjestelmä- ja IT –kysymys eli olennaisesti osa hallintopolitiikkaa • Puuttuva ja osaksi heikko konserniajattelu voivat heikentää mahdollisuuksia • Käyttäjälähtöisyys hyväksi mutta useat VN –käyttäjät heikosti tietoisia niistä mahdollisuuksista, joita IT tarjoaa • Määritellään tietorakenteet ja informaatioprosessit • Määritellään yhteydet hallintopolitiikkaan ja eri toimijoiden vastuisiin

10. Valtioneuvostossa tietojohtaminen tarkoittaa käytännön toimina • Valtioneuvoston yhteisten poikkihallinnollisten prosessien ja niihin liittyvien informaatioprosessien sekä niiden johtamis- ja kehittämisvastuiden määrittelyä • Olennaisten yhteisten tietotarpeiden määrittelyä kansalaisten, eduskunnan ja hallinnon sidosryhmien sekä ministeriöiden ja hallinnon sisäisten suhteiden kannalta • Tärkeiden metatietojen ja tietorakennemäärittelyiden tekemistä konsernitasolla ja tämän työn vastuuttamista • Metatietojen ja tietorakenteiden määrittelyn, IT:n kehittämisen ja toiminnan kehittämisen tarkastelua yhdessä • Tietojohtamisen menetelmiä toteuttavia yhteisiä konsernipalveluita valtioneuvoston sisällä, valtioneuvoston ja eduskunnan välisessä suhteessa sekä hallinnon suhteessa kansalaisiin • valtioneuvoston perustuslaillisen tehtävän vuoksi yhteiset rajapinnat, prosessit ja tietovarannot eduskunnan kanssa erittäin tärkeitä

11. Valtioneuvoston perusprosessit • Yhteiskuntapolitiikan strategioiden valmistelu ja seuranta • Toiminta- ja taloussuunnittelu, kehys – ja talousarvioprosessi sekä tilinpäätöskertomus. • Säädösvalmistelu ja sääntelyn arviointi • Euroopan unionin ja kansainvälisten asiain valmistelu ja hoito • Toimialan ja hallinnonalan ohjaus ja valvonta • Ministeriökohtaiset erityistehtävät

12. Mihin toimenpiteet pitäisi suunnata • Visio osaksi sähköisen demokratian ja informaatiohallinnon tavoitetilaa: talouspoliittisessa ministerivaliokunnassa käsitelty hallituksen kannanotto sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelmasta ja valtion ja kuntien tietojärjestelmäarkkitehtuurin yhtenäistäminen • Prosessien ja informaatioprosessien sekä tietorakenteiden ja metatietojen määrittely • Konkreettiset mutta riittävän kunnianhimoisesti tulosta tuovat hankkeet ja niiden yhteydessä tietojärjestelmien toteutus • yhteys eduskunnan halke:n tuloksena tuleviin kehittämishankkeisiin • Haasteena, että informaation hallinnan säännöt muuttuvat nopeasti. Tarvitaan ketteräliikkeisyyttä • Tietojohtamisen ja kokonaisarkkitehtuurityön vaikeutena valtioneuvostossa on verkostomaisen toimintatavan omaksuminen ja yhdistäminen osaksi hierarkkista ja voimakkaasti sektoroitunutta organisaatiota

13. Toimenpiteiden suuntaaminen • Paremman sääntelyn tueksi tulevat hankkeet ja kehys- ja talousarvioprosessin tueksi tulevat tieto- ja skeemamäärittelyt ja –järjestelmät pilotteina • Koko valtion IT –toiminnan ja sen resurssien yhdistäminen palvelemaan hankkeita. VIP:n voimavarojen tehokas hyödyntäminen ja riittävän koordinoitu kehittäminen • Pelkästään prosessikeskeinen lähestymistapa ei riitä, koska samaa informaatiota ja tietoa käytetään useissa prosesseissa • asiakirjat ja johtaminen prosesseittain • tietovarannot, jotka mahdollistavat ristiinkäytön ja yhteiskäytön

14. Toimenpiteiden suuntaaminen • Kokonaisarkkitehtuurin ja tietojohtamisen kehittäminen yhdistetään osaksi toiminnan ja hallinnon sekä niiden ohjausjärjestelmien kehittämistä • Tietojohtamisen näkökulma yhdistetään myös osaamisen johtamiseen ja kehittämiseen

15. Mihin toimenpiteet pitäisi suunnata: ulkoinen ulottuvuus • Ulkoinen ulottuvuus • interaktiiviset palveluportaalit yhden luukun periaatteella • sosiaali- ja terveydenhuollon ja hyvinvointipalveluiden ratkaisut ja näitä tukevat ratkaisut • valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhtenäinen ilme ulospäin • valtioneuvoston yhtenäinen e-demokratia ja verkko-osallistuminen

16. Eräitä konkreettisia toimenpiteitä • Tietojohtaminen osaksi paremman sääntelyn toimenpiteitä: ministeriöille yhteinen säädösvalmistelun työväline, joka perustuu rakenteisten asiakirjojen tuottamiseen • VNK julkaisussa 6/2008 olevien ehdotusten toteuttaminen • kohti hypertekstilainsäädäntöä • metatietojen hyödyntäminen säädösvalmistelussa • vaikutusarvioinnin yhteiset tietovarannot ja perusskenaariot, kustannushyötymalli • hallinnollisen taakan tarkistamiseen väline • valtioneuvostotason sähköiset työryhmätilat • sähköinen kuulemismenettely ja vaikutusarviointiasiakirjojen sekä kuulemisasiakirjojen tuottaminen • - integrointi osaksi uutta suomi.fi -järjestelmää • Lainvalmistelijan yhteinen työpöytä ja tietoympäristö VN:n sisällä – yhteys eduskuntaan

17. EU –valmistelu • Pisimmälle koordinoitu ja yhtenäisen tietojärjestelmän varaan rakennettu prosessi • Ennakoinnin ja ennakoivan vaikuttamisen tarpeet vahvemmin huomioon: integrointi säädösvalmistelun kanssa

18. Kehys- ja talousarvio- sekä valtion tilinpäätöskertomusprosessi • Kehys- ja talousarvioprosessin tietojärjestelmähanke vireillä • Tärkeää saada yhteinen tietovaranto, joka ministeriöiden, VM:n ja esitysten valmistuessa myös eduskunnan (ja VTV:n) käytössä • Rajapinta säädösvalmisteluun ja säädösten vaikutusarviointiin tärkeä

19. Tietojohtaminen valtioneuvostossa • Edellyttää kärsivällistä ja pitkäjänteistä kehittämistyötä • Toteuttaa pohjoismaista hallinto- ja yhteiskuntaihannetta • Parantaa toiminnan taloudellisuutta, tuottavuutta sekä vaikuttavuutta ja laatua • Työhön olisi aihetta reippaasti tarttua vaikka perusvastuiden löytäminen ja määrittely saattaa olla aluksi vaikeaa • Kehittämistyö tarvitsee riittävän tuen ja myös konkreettisia voimavaroja; investoinnit järkevästi tehtyinä kuitenkin maksavat itsensä takaisin