Belgian Treatment Demand Indicator Register CoCoTDI 03/04/2014

1. Belgian Treatment Demand IndicatorRegisterCoCoTDI03/04/2014

2. Invités Status : (1) : Présent (2) : Excusé (0) : Absent Status : (1) : Aanwezig (2) : Verontschuldigd (0) : Afwezig Uitgenodigd Nom – Naam : LienBrackevelt (1) AurorePoumay (1) Vladimir Martens (1) Peter Verduyckt (1) Isabelle Maystadt (0) Katia Huard (1) Eveline De Coster (0) Michael Hogge (1) Geert Verstuyf (1) Pierre Mallebay-Vacqueur(1) Koenraad Allemeersch (0) Patrick Glas (1) Paul van Deun (0) Delphine Hellemans (1) Frédéric Gustin (0) Marc de Vos (0) Jerry Wérenne (1) Marc Demesmaecker (0) Yves Wuyts (2) Sara van Malderen (0) Johan van Bussel (0) Jérôme Antoine (1) Instelling : Vlaamse Gemeenschap – VAZG Waals Gewest – DGOPLASS Fédération Wallonie-Bruxelles - DGSanté Cocom – Observatbru Duitstalige Gemeenschap FOD Volksgezondheid – DG1 RIZIV-INAMI Regionale Focal Point – Eurotox Regionale Focal Point – VAD Regionale Focal Point – OPGG Commissie bescherming persoonlijke levenssfeer Instelling VL – CGG Largo Instelling VL – De Spiegel Instelling WA – Rambo/Fedito Instelling WA – Relia Instelling BXL – Centre Enaden Instelling BXL – Projet Lama Instelling Ziekenhuis – FIH vzw Instelling Ziekenhuis – Zorgnet Vlaanderen FOD Justitie – Gezondheidszorg Gevangenissen WIV-ISP WIV-ISP  Notulist • Institution : • Communauté flamande – VAZG • Région wallonne – DGOPLASS • Fédération Wallonie-Bruxelles- DGSanté • Cocom – Observatbru • Communauté germanophone • SPF Santé publique – DG1 • INAMI-RIZIV • Point focal régional – Eurotox • Point focal régional – VAD • Point focal régional – PFCSM • Commission protection vie privée • Institution VL – CGG Largo • Institution VL – De Spiegel • Institution WA – Rambo/Fedito • Institution WA – Relia • Institution BXL – Centre Enaden • Institution BXL – Projet Lama • Institution Hôpital – FIH asbl • Institution Hôpital – ZorgnetVlaanderen • SPF Justice – Soin de santé prison • WIV-ISP • Rapporteur  WIV-ISP

3. Agenda 03/04/2014 Agenda 03/04/2014 • Informations générales • 1.1. Approbation PV précédent • 1.2. Dates réunions 2014 • 1.3. Rapport INAMI • Enregistrements TDI • 2.1. en Wallonie • 2.2. à Bruxelles • 2.3. en Flandre • 2.4. dans les hôpitaux • Développements en cours • 3.1. Module de rapportage • 3.2. Préparation TDI 3.0 • 3.3. Enregistrement dans tous les hôpitaux • Partage des données TDI • Algemene informatie • 1.1. Goedkeuring vorig verslag • 1.2. Datums vergaderingen 2014 • 1.3. RIZIV-rapport • TDI-registraties • 2.1. in Wallonië • 2.2. in Brussel • 2.3. in Vlaanderen • 2.4. in de ziekenhuizen • Lopende ontwikkelingen • 3.1. Rapporteringsmodule • 3.2. Voorbereiding TDI 3.0 • 3.3. Registratie in alle ziekenhuizen • Verdeling van TDI-gegevens

4. 1. Informations générales 1. Algemene informatie • 1.1. Approbation PV précédent • Pas de remarques, le PV est accepté • 1.2. Dates réunions 2014 • Jeudi 25 septembre • Jeudi 11 décembre • 1.3. Rapports INAMI • Rapport de l’année d’enregistrement 2011 : discuté et commenté par le Collège INAMI • Rapport de l’année d’enregistrement 2012 : approuvé par le comité de gestion TDI INAMI • Disponible sur  tdi.wiv-isp.be • 1.1. Goedkeuring vorig verslag • Geen opmerkingen, het verslag wordt goedgekeurd • 1.2. Data vergaderingen 2014 • Donderdag 25 september • Donderdag 11 december • 1.3. RIZIV-rapporten • Rapport voor het registratiejaar 2011 : besproken en becommentarieerd door het Collège RIZIV • Rapport voor het registratiejaar 2012 : goedgekeurd door het RIZIV beheersorgaan TDI. Beschikbaar op  tdi.wiv-isp.be

5. 2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties • 2.1. en Wallonie • Les enregistrements sont stables par rapport à 2012 • De nouveaux centres vont enregistrer prochainement : La teignouse, Zéphyr, SAGEISS (ex Zone T) • 2.1. in Wallonië • De registraties zijn stabiel in vergelijking met 2012 • Nieuwe centra die binnenkort gaan registreren: La teignouse, Zéphyr, SAGEISS (ex Zone T)

6. 2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties • 2.2. à Bruxelles • Un centre important enregistre depuis cette année : Transit • Suivi de l’évolution du nouveau système régional d’enregistrement du TDI : Addibru 3.0 qui sera utilisé prochainement pour transférer les données via le système batch • 2.2. in Brussel • Groot centrum die registreert vanaf dit jaar : Transit • Opvolging van de evolutie van het nieuwe regionale registratiesysteem voor de TDI : Addibru 3.0 die binnenkort wordt gebruikt om de gegevens via het batch systeem door te sturen

7. 2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties • 2.3. en Flandre (centres INAMI) • Il reste encore à recevoir les données de 5 centres. L’ISP est en contact avec tous les responsables des centres restant • Les principaux soucis viennent de la mauvaise structure des fichiers de données, problèmes informatiques (java, navigateurs, ...) • 2.3. in Vlaanderen (RIZIV centra) • Er zijn nog 5 centra die hun gegevens moeten doorsturen. Het WIV is in contact met alle verantwoordelijken van deze centra • De meeste problemen zijn gerelateerd met een foutieve structuur van de gegevensbestanden, IT problemen (Java, browsers,...)

8. 2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties • 2.3. en Flandre (centres santé mentale) • Les données des CGG commencent à arriver. Actuellement nous disposons des données de 8 centres sur 20 • Une vérification de la qualité des données sera nécessaire car nous n’avons pas d’informations sur la manière dont le NISS est traité ou si les données reçues sont bien correctes. • Les problèmes rencontrés sont plus d’ordre informatique (Java, browser, certificats). • La communication devra être améliorée du point de vue de l’ISP avec les différents partenaires. Johan van Bussel n’est plus responsable du programme Drogues. • 2.3. in Vlaanderen (CGG) • De gegevens van de CGG beginnen nu binnen te komen. Momenteel verkrijgen we gegevens van 8 centra op de 20 • De kwaliteit van de gegevens moet nagegaan worden, want we hebben geen informatie over de manier waarop de NISS precies wordt behandeld en of de gegevens correct zijn. • de meest voorkomende problemen zijn IT gerelateerd (Java, browser, certificaten) • Er is nood aan een betere communicatie door het WIV met de verschillende partners. Johan van Bussel is niet langer de verantwoordelijke van het programma Drugs.

9. 2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties • 2.4. dans les hôpitaux • Les derniers hôpitaux qui ne l’avaient pas encore fait ont enregistré 2013 • Quelques nouveaux ont débuté l’enregistrement • Katia Huard a fait quelques analyses mais donnera plus de détails lors du prochain comité • Il n’y a pas de corrélation trouvée avec les données du RPM • 2.4. in de ziekenhuizen • Laatste ziekenhuizen hebben hun gegevens geregistreerd voor 2013 • Enkele nieuwe ziekenhuizen zijn gestart • Katia Huard heeft enkele analyses gedaan maar zal meer details geven tijdens het volgende comité • Er is geen correlatie gevonden met MPG

10. 2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties • 2.5. Plateforme technique • En 3 ans de fonctionnement, le nombre de centres utilisant la plateforme technique est passé de 19 à 71 et on collecte environ 10000 données par an • 2.5. Technische platform • In 3 jaren werking, is het aantal centra die het technisch platform gebruiken gestegen van 19 tot 71 met ongeveer 10000 registraties die per jaar worden ingevuld

11. 2. Enregistrements TDI 2. TDI-registraties • 2.5. Plateforme technique • On voit un pic d’enregistrement aux environs des dates limites d’enregistrement (janvier, février) • 2.5. Technische platform • we merken een piek op in het aantal registraties rond de vooropgestelde deadlines hiervoor (januari, februari)

12. 3. Développements en cours 3. Lopende ontwikkelingen • 3.1. Module de rapportage • Nous recevons des retours des centres ce qui montre que le système fonctionne chez certains • Pas encore eu le temps de me pencher dessus mais testé un autre type de rapportage existant à la DGSIE • Maintenant tous les centres (y compris ceux utilisant le repository) y ont accès • Michael Hogge veut bien aider à trouver les problèmes existants • 3.1. Rapporteringsmodule • Wij krijgen feedback van centra dus het systeem functioneert bij sommige • Nog geen tijd gehad om in details te gaan maar ik heb een andere type online rapportage kunnen testen (ADSEI) • Nu hebben alle centra (ook de repository) toegang tot die module • Michael Hogge wil graag helpen om de “bugs” te vinden in het programma

13. 3. Développements en cours 3. Lopende ontwikkelingen • 3.2. Préparation TDI 3.0 • Formulaires d’enregistrement spécifiques : • Il faut terminer la création des différents formulaires pour la nouvelle version TDI 3.0 • Basique : Déjà approuvé. Il n’est plus l’objet de modifications : 24 questions « patient » • Hôpitaux : 2 questions supplémentaires (objectif + objectif thérapeutique) + Index lits • INAMI : ? 1 question supplémentaire (distance) + identification d’un patient INAMI. •  En discussion à l’INAMI • EUROTOX : ? 2 questions supplémentaires sur le partage de matériel connexe. •  En discussion • 3.2. Voorbereiding TDI 3.0 • Specifiek RIZIV-registratieformulier • Wij moeten nog de verschillende aparte formulieren creëren voor de nieuwe versie van TDI 3.0 • Basis : Reeds goedgekeurd. Geen verdere veranderingen : 24 vragen “patiënt” • Ziekenhuizen : 2 extra vragen (diagnose + therapeutische doelen) + bedindex • RIZIV : 1 extra vraag (afstand) + identificatie van een RIZIV-patiënt •  In discussie bij het RIZIV • EUROTOX : 2 extra vragen over het verdeling van parafernalia •  In discussie

14. 3. Développements en cours 3. Lopende ontwikkelingen • 3.2. Préparation TDI 3.0 • Mise en œuvre et communication • Il faudra communiquer et adapter certains outils pour le lancement de cette version. Par exemple : • Aide à l’adaptation des systèmes des centres qui gardent leur propre système • Communication structurée + amélioration de la qualité des données en reprécisant les définitions de cas et les variables demandées • Sessions d’information • Documentation : manuel • 3.2. Voorbereiding TDI 3.0 • Implementatie en communicatie • We zullen ook sommige registratiesystemen aanpassen en hierover blijven communiceren. Bijvoorbeeld: • Hulp voor de aanpassing van de systemen van centra die hun eigen systeem gebruiken • Gestructureerde communicatie + verbetering van de gegevenskwaliteit door een betere definitie van de cases en de gevraagde variabelen • Informatiesessies • Documentatiemateriaal : handboek

15. 3. Développements en cours 3. Lopende ontwikkelingen • 3.2. Préparation TDI 3.0 • Questionnaire institutions • Objectif : mieux connaître l’offre de soins en Belgique + compléter les lacunes du TDI • Fonctionnement : enregistré dans tous les centres belges 1 fois par an sur base d’un formulaire en ligne à corriger. • Questions : • Données administratives (Contacts, Heures Ouverture) • Population cible (% patients, Capacité, Liste d’attente) • Personnel (Nombre et type personnel) • Gestion qualité (Evaluation clients) • Services offerts + partenaires •  Sous-groupe de travail. Ceux qui souhaitent aider au développement de l’outil peuvent me contacter • 3.2. Voorbereiding TDI 3.0 • Vragenlijst over instellingen • Objectief : beter kennis van het behandelingsaanbod in België + TDI volledig maken • Werking : jaarlijkse registratie in alle Belgische centra op basis van een online aan te passen formulier • Vragen : • Administratieve gegevens (Contacten, openingsuren) • Doelpopulatie : (% patiënten, capaciteit, wachtlijst) • Personeel (aantal en type personeel) • Kwaliteitsbeheer (schatting van patiënten) • Initiatieven + Partners •  Aparte werkgroep. Die mensen die willen helpen voor de ontwikkeling van dit formulier kunnen hiervoor contact opnemen met mij.

16. 3. Développements en cours 3. Lopende ontwikkelingen • 3.3. Enregistrement dans tous les hôpitaux • A partir de janvier 2015 sur base d’un arrêté royal • En collaboration avec SPF • Enregistrements sur base du formulaire en ligne sauf demande spécifique • 3.3. Registratie in alle ziekenhuizen • Vanaf Januari 2015 op basis van een Koninklijk Besluit • In samenwerking met FOD • Registratie op basis van het online formulier, met uitzondering van specifieke aanvragen.

17. 4. Partage des données TDI 4. Verdeling van TDI-gegevens • Dans le nouveau protocole : les données restent à l’intérieur d’un « réseau » d’enregistrement • Mais comment faire pour avoir une vue globale sur la situation en Belgique ou dans une région/communauté? • Qui peut décider le partage des données ? • CocoTDI? • Privacy commission? • Deux partis ensemble? • Sous quelles condition le partage des données serait-il autorisé? • De manière récurrente ou pour une étude spécifique? • Droit de relecture? • Limites de l’interprétation? • Voir avec la Privacy Commission, en interne, au CocoTDI • Ecrire une nouvelle convention • In het nieuw protocol : gegevens blijven binnen een registratienetwerk • Maar hoe kunnen wij een globale overzicht hebben van de situatie in België of in een regio/gemeenschap? • Wie beslist over de verdeling van de TDI-gegevens beslissen? • CocoTDI? • Privacy Commission? • Twee partijen samen? • Wat zijn de voorwaarden om de gegevens te kunnen verdelen? • Op een herhalende manier of voor een specifieke studie? • Recht op herlezen? • Limitatie van interpretatie? • te bespreken met de Privacy commissie, intern, in de CocoTDI • Een nieuwe conventie schrijven