Группа Компаний «ИнтерТраст»

1. "Будущее СЭД: от управления документами к эффективному управлению бизнес-процессами и личной продуктивностью каждого сотрудника" Группа Компаний «ИнтерТраст»

2. ГК «ИнтерТраст» • На ИТ-рынке с 1994 года • Один из ведущих российских разработчиков автоматизированных систем управления ( СЭД, системы поддержки принятия решений) • C 1996 года – статус IBM PremierPartnerпо всем направлениям (в т.ч. авторизованное обучение и техническая поддержка) • Более 3.000 проектов и более 350.000 пользователей в России и странах СНГ • 20% современного рынка СЭД в России по количеству автоматизированных рабочих мест (по оценке DSS Consulting, Санкт-Петербург)

3. ГК «ИнтерТраст»Строгое соответствие стандартам • Сертификат соответствия системы менеджмента качества требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001. (Сертификат соответствия ГОСТ Р ИСО 9001-2001 ГОССТАНДАРТ России К № 00866 регистрационный № РОСС RU.ИС16.К00024 от 23.07.2002) • Сертификат соответствия Runs with Lotus Notes компании IBM/Lotus – 1996 г. • Свидетельство РОСПАТЕНТа № 990954 от 27.12.1999 об официальной регистрации программы для ЭВМ «CompanyMedia» • Сертификат соответствия программы для ЭВМ «CompanyMedia» требованиям по характеристикам качества СТУ 115.007-2001, выданный «РОСИНФОСЕРТ» Минсвязи РФ • Сертификат соответствия № 1674 от 5.09 2008 г. ФСТЭК России, подтверждающий наличие встроенных средств защиты информации отвечающих требованиям № РОСС RU.0001.01БИ00. • 16 Сертификатов качества Госстандарта России на ПО Компании.

4. ГК «ИнтерТраст»Наши клиенты Государственные органы власти и управления Федерального и регионального уровня 5 Банков, входящих в ТОР 10 крупнейших банков России 2 предприятия, входящих в ТОР 5 крупнейших Российских компаний ТЭК Ведущие российские промышленные предприятия, связи и телекоммуникаций

5. Современные проблемы управления • Острый дефицит ресурсов (временных, кадровых, материальных) • Растущее количество документов: на всех уровнях, во всех подразделениях • Информационный «голод» • «Зоопарк» информационных систем усложняет поиск информации и процесс принятия решений, приводит к дублированию информации • Ускорение и усложнение цикла принятия решений • Отсутствие обратной связи для проверки результатов деятельности

6. Общий принцип эффективного управления • Планирование • Планирование целей • Планирование процессов • Планирование ресурсов • Планирование времени • Контроль • Контроль процессов исполнения заданий (в т.ч. установленных технологий, регламентов и т.д.) • Контроль использования ресурсов • Контроль соблюдения календарных графиков • Анализ • Соответствие конечных результатов запланированным • Фактический расход ресурсов • Соответствие фактического времени выполнения плановому

7. Основные принципы эффективного управленияПять основных элементов повышения эффективности менеджера • Умение контролировать свое время • Нацеленность на результат, а не на процесс • Умение строить свою работу на преимущественно сильных качествах, как собственных, так и коллег • Концентрация внимания на важнейших участках работы, установка правильных приоритетов • Принятие правильных решений за счет системности Питер Друкер, «Эффективный управляющий»

8. Основные принципы эффективного управленияУправление временем Правильное управление временем – это не только календарное планирование: управляющий должен видеть полную картину своих дел (завершенных, текущих, планируемых), правильно оценивать их значимость, возможности размещения во времени и (или) делегирования. Дэвид Аллен: «Вы существенно повышаете личную продуктивность, когда обдумываете нужные дела в нужное время и постоянно имеете под рукой инструменты, чтобы свои идеи зафиксировать»

9. Основные принципы эффективного управления Эффективная управляющая система Основные условия эффективной управляющей системы: • Развитые коммуникации обмена информацией • Организация коллективной деятельности • Нацеленность каждого на результат, а не на процесс (личный вклад, важнее простого участия) • Постоянное саморазвитие участников организации • Коллективное развитие участников организации

10. Основные принципы эффективного управления Использование сильных качеств Цель работы эффективного управляющего – выявление и максимальное использование наиболее сильных сторон своих сотрудников. Эффективная система управления должна обладать действующей системой оценки качества работысотрудников (Key Performance Indicators, KPI – ключевые показатели эффективности).

11. CompanyMedia Company Media – корпоративная платформа поддержки принятия решений, управления документами, временем и личной результативностью

12. CompanyMediaЦели и задачи внедрения • Обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами • Упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения • Обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело • Своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов • Сокращение сроков прохождения и исполнения документов • Исключение дублирования информации • Создание единого информационного пространства по работе с документами

13. CompanyMediaСовременная архитектура системы Универсальное рабочее место -Портал • Унифицированный доступ и работа c документами поступающими на рабочие месте сотрудников и руководителей из различных модулей CМ • Коллективная подготовка и оперативное согласование документов в электронной форме. • Оперативный доступ к событиям внутри компании • Единый интерфейс для работы с разрозненными данными • . Библиотеки электронных документов Обеспечение сотрудников удобным корпоративным хранилищем документов с возможностью поиска и логической рубрикацией. Общие сервисы Корпоративные справочники и классификаторы, сервисы, администрирование и управление прикладными БД, интеграция РСУБД Lotus Domino Почта, календарное планирование, защита информации, транспортный слой, интеграция РСУБД

14. CompanyMediaВозможности базовой платформы В качестве базовой платформы CompanyMedia использует LOTUS DOMINO/NOTES (IBM Corp) • Электронная почта • Система обмена мгновенными сообщениями. • Документоориентированная база данных. • Средства разработки приложений (возможность разработки собственных приложений). • Система репликации, учитывающие особенности работы в территориально- распределенной среде. • Встроенные средства шифрования и защиты информации. • Встроенные средства защиты от вирусов, антиспам. • Средства календарного планирования. • Internet/intranet, web – технологии. • Встроенные средства интеграции с внешними приложениями (кадровые системы, ERP, финансовыми, бухгалтерскими и пр. ).

15. CompanyMediaВозможности базовой платформы Взаимодействие и клиентские сервисы (online и offline) LOTUS DOMINO/NOTES (IBM Corp) наиболее оптимальна для построения распределенных СЭД Потокиконтента Приложения под задачи Мобильный клиент Толстые клиенты Браузер Портал • Восприимчивость к контексту деловых процессов • Гибкость • Адаптивность • Открытые стандарты • Реальная распределенность • Ориентированность на конечного пользователя • Простота и естественность • Органичность и оптимизируемость Совместная работа и управление контентом Общение и социальное ПО Приложения и средства интеграции Деловые процессы Информация

16. ТОП-менеджеры Делопроизводители \ Секретари \ Служба ДОУ Руководители среднего звена Сотрудники функциональных подразделений CompanyMediaПользователи • Повышение прозрачности процессов. • Повышение скорости доставки управленческих решений. • Своевременное получение информации, необходимой для принятия решений. • Автоматизация профессиональной деятельности • Согласование и контроль • Работа с проектами документов, согласование • Контроль работы исполнителей • Автоматизация своих процессов • Прозрачность хода исполнения документов, направленных в другие подразделения. • Взаимодействие подразделений друг с другом в рамках «сквозных» процессов

17. CompanyMediaОсновные возможности Документационное обеспечение управления Управление типовыми деловыми процессами Управление документацией Документационная поддержка произвольных регламентированных бизнес-процессов (приложения на базе сервиса Workflow) Коллективная работа с документами (Collaboration) Обеспечение безопасного хранения и работы с документами

18. CompanyMediaДокументационное обеспечение управления • Делопроизводство • Входящие документы, • Исходящие документы, • Внутренние документы, • Организационно-распорядительные документы • Обращения граждан • Факс-отправка • Поручения • Корпоративный электронный архив

19. CompanyMediaУправление типовыми деловыми процессами • Договоры • Планирование • Управление Персоналом • Техническая поддержка(HelpDesk) • Клиенты и Контакты • Заседания • Другие типовые процессы: • - Управление проектами • - Управление продажами • - Претензионно - исковая работа • - Доверенности • - Мероприятия • - Пропуска • - Командировки и т.д.

20. CompanyMediaКоллективная работа с документами • Совместная подготовка документов и проектов документов • Создание документов по шаблонам и образцам • Обсуждение документов • Согласование, ознакомление, архивирование документов • Организация хранения всех документов в иерархических папках с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам • Поддержка версионности • Быстрый поиск документов

21. CompanyMediaПолная поддержка территориально-распределенных структур • Реализация централизованной и децентрализованной архитектуры • Настройка общих и частных уведомлений • Полный контроль движения документов • Учет разных часовых поясов • Единство корпоративных Баз Данных • Настройка репликации данных

22. CompanyMediaОрганизация и поддержка сквозного документооборота Организация-отправитель Организация-получатель А Исходящий документ № …./А Входящий зарегистрированный документ Сведения (сводка) о регистрации Сведения (сводка) о ходе исполнения - резолюция Исходящий документ № …./Б Сведения (сводка) о ходе исполнения - исполнение Сводка о доставке Организация-получатель Б Входящий документ (на рассмотрении)

23. CompanyMediaОбеспечение безопасного хранения и использования документов • Управление безопасностью осуществляется не на уровне баз данных, а на уровне информации и бизнес-процесса, объединяющего несколько баз данных. • Соответствие требованиям работы с персонифицированными данными - сертификат соответствия № 1674 от 5.09 2008 г. ФСТЭК России, подтверждающий наличие встроенных средств защиты информации отвечающих требованиям № РОСС RU.0001.01БИ00. • Обеспечивается полная защита персональных данных • Разграничение доступа к информации на разных уровнях: • - Ролевое разделение • - Должностной доступ • - «Живой» доступ • - По схемам доступа • - Системные принципы • - Базовые технологии безопасности LotusDomino/Notes

24. CompanyMediaИспользование электронной подписи (ЭЦП)

25. CompanyMediaКонтроль выполнения поручений (монитор исполнения)

26. CompanyMediaРоли пользователей и типы рабочих мест Руководители высшего звена АРМ «Руководителя высшего звена» и мобильное рабочее место руководителя на iPad Линейные руководители подразделений Компании и исполнители Универсальные рабочие места участников электронного документооборота Специалисты по предметным областям (делопроизводители, сотрудники договорных служб, юристы, сотрудники служб контроля и т.п.) Специализированные рабочие места предметных специалистов, по направлениям деятельности

27. CompanyMediaМобильные рабочие места руководителей iDocs • Задачи iDocs: • Обеспечение реальной мобильности в работе с документами • Обеспечение максимальной оперативности в принятии решений • Обеспечение контроля за работой сотрудников в режиме «реального времени» независимо от местоположения • Информационная поддержка во время заседаний (собраний, совещаний), в т.ч. выездных • Основные функции iDocs: • Рассмотрение документов • Подготовка резолюций, визирование и утверждение документов (вручную и с помощью ЭЦП) • Распределение заданий исполнителям и контроль их выполнения • Полная синхронизация с основной информационной системой • Безопасное хранение и передача информации

28. CompanyMediaОтличительные возможности • Универсальность и функциональная полнота возможностей, их соответствие требованиям государства, общепринятым стандартам и мировым методикам • Реальная корпоративность: работа Системы в организациях со сложной территориально-распределенной организационной структурой за счет специальной архитектуры и проектных решений Системы • Высокая продуктивность работы пользователей, за счет наличия нескольких видов функциональных рабочих мест, обеспечивающих непосредственное вовлечение всего персонала организации в формирование необходимой для управления информации, которое осуществляется в рамках деловых процессов организации и должностных обязанностей их участников • Кроссиндустриальность системы, не зависящая от отраслевой принадлежности и модели бизнеса

29. CompanyMediaОтличительные возможности (2) • Высокий уровень масштабируемости системы, позволяющий отнести ее к классу промышленных систем, обеспечивающих работоспособность с большим количеством данных, пользователей и территориально-распределенных объектов • Широкие возможности по интеграции со смежными информационными системами предприятия на уровне бизнес-процессов за счет применения сервис-ориентированной архитектуры, обеспечивающей предоставление функций документооборота другим информационным системам в качестве сервисов • Учет индивидуальности организаций как за счет использования широкого функционала стандартной Системы, так и за счет ее кастомизации, преимущественно методом настроек • Высокий уровень информационной безопасности, за счет использования уникальных сертифицированных технологий. Управление безопасностью осуществляется не на уровне баз данных, а на уровне информации и бизнес-процесса, объединяющего несколько баз данных

30. CompanyMediaРасширяем горизонты! От документационного обеспечения… …К управлению деятельностью Документ Полное управление взаимодействием сотрудников Точность и полнота (исключение потерь и искажений) Высокая доступность любого документа Упорядочение и регламентированное хранение Произвольность формы хранения информации Индивидуальное авторство Коллективное творчество Обеспечение долговременной целостности Работа в установленных границах процессов

31. CompanyMedia 4Расширяем горизонты! «Классический» документооборот Формализованная обработка ответственных документов • Кейс менеджмент: • Управляемая нацеленность на результат • Социальная среда: • Контекстное взаимодействие людей, документов, задач • Управление жизненным циклом информации: • Подчиненность информации ключевым принципам управления • Аналитика контента: • Принятие решений, основанное на фактах

32. CompanyMedia 4Новая версия – новые возможности! • Максимально удобный пользовательский интерфейс! • Рабочее пространство делиться по вертикали или по горизонтали • Доступ к последним поступившим уведомлениям из любого раздела системы • Пользователь знакомится с поручениями и заданиями, узнает их подробности и отправляет результаты работ, открыв только одну страницу • Список разделов настраивается под нужды сотрудника • Ссылки на объекты, которые полезно всегда иметь под рукой, доступны из отдельной панели

33. CompanyMedia 4Новая версия – новые возможности! Реальная персонализация! Каждый пользователь, может настроить интерфейс (внешний вид, расположение рабочих панелей) в зависимости от своих предпочтений и (или) выполняемых задач

34. CompanyMedia 4Новая версия – новые возможности! Интегрированный модуль Управления Временем (Time Management) Практический инструмент эффективного управления рабочим временем

35. CompanyMedia 4Новая версия – новые возможности! Полный контроль жизненного цикла документов позволяет детально отследить фазы и стадии, через которые проходит документ или поручение. Здесь же выводятся все атрибуты документа, связанные сущности и перечень доступных действий с ним.

36. CompanyMedia 4Новая версия – новые возможности! Инструменты социального общения («Обсуждение») позволяют наладить полноценное формальное и неформальное общение между сотрудниками разных уровней и подразделений

37. CompanyMedia 4Новая версия – новые возможности! • Adaptive Case Management– практический инструмент эффективного управления динамическими бизнес-процессами. • Возможность быстрой разработки (адаптации) шаблонов кейсов • Возможность полноценного использования имеющегося практического опыта • Полный контроль состояния дел, высокая скорость реакции системы на запросы Процессы Люди Информация

38. Стратегическое сотрудничество ИнтерТраст и KazComNet Облако Сервер приложений и баз данных СЭД Рабочая станция Планшеты Веб доступ Мобильные устройства

39. Группа Компаний «ИнтерТраст»Россия, 125319, г. Москва, ул. Усиевича, д. 3Тел./факс +7 (495) 956-7928