Anwenderinformationen Artikelsuche Warenkorbfunktionen Freitextbestellungen

1. P r o d u k t v o r s t e l l u n g L o t u s N o t e s- C o b a l t e P r o c u r e m e n t - Die vorliegende Produktpräsentation gibt Ihnen einen kurzen Überblick über Funktionen und Arbeitsweise des Bestell- und Shopsystems „Cobalt eProcurement“. Folgende Bereiche werden erläutert: • Anwenderinformationen • Artikelsuche • Warenkorbfunktionen • Freitextbestellungen • Excel Export & Statistiken • Berechtigungen & Mitarbeiterprofile • Lieferantenanbindungen • Datenaustausch: XML Portal Server • Backendprozesse & Drittsysteme • Systemanforderungen

2. A n w e n d e r i n f o r m a t i o n e n Auf der Startseite des eProcurement-Systems werden dem Anwender nach der Anmeldung alle in Arbeit befindlichen Warenkörbe gezeigt und Funktionen für das Ändern von Zugangs- und Adressdaten angeboten. Handelt es sich beim angemeldeten User um einen Kostenstellenverantwortlichen, so besteht für diesen die Möglichkeit, alle ihm zur Genehmigung vorgelegten Warenkörbe zu prüfen und freizugeben.

3. A R T I K E L S U C H E Die Katalogauswahl führt alle Kataloge auf, für die Berechtigungen existieren. Alle Warengruppen eines Kataloges sind über den Menüpunkt „Katalog“ erreichbar. Wird eine Warengruppe selektiert, so werden alle zugehörigen Untergruppen im Hauptfenster angezeigt, eine Auswahl dieser führt zur Auflistung aller Artikel. Die Artikeldetails, erreichbar über die Artikelabbildung je Artikelposition, enthalten ausführliche Artikelbeschreibungen sowie Informationen zur Verfügbarkeit.

4. W a r e n k o r b f u n k t i o n e n / V o r s c h a u Ein neuer Warenkorb wird erzeugt, sobald Artikel aus der Artikelübersicht per Warenkorbsymbol übernommen werden. Die Warenkorbvorschau ganz rechts zeigt die aktuelle Warenkorbnummer sowie die Artikelnummern der zuletzt hinzugefügten Artikel. Werden weitere Artikel, auch die anderer Kataloge oder Warengruppen gewählt, so werden diese immer dem in der Vorschau gezeigten Warenkorb hinzugefügt. Soll ein neuer Warenkorb erzeugt werden, so ist per Auswahlbox der Eintrag „Neu“ zu wählen. Der Warenkorb selbst lässt sich über das Symbol „WK öffnen“ oder die Ansicht „Bestellungen\Bestellübersicht“ aufrufen.

5. W a r e n k o r b f u n k t i o n e n Im Warenkorb werden je Artikelposition Bestell- und Lieferinformationen angezeigt. Die Artikeldetails sind auch hier über die Artikelabbildung erreichbar, der Link „Lieferstatus“ enthält alle Infos zu den Lieferscheinen, sobald der Warenkorb ausgelöst und die Orderresponses des Lieferanten verarbeitet worden sind. Durch „Bearbeiten“ ist es möglich, Artikelpositionen zu verändern. Kostenstelle, Auftrags- oder Projektnummern und Lieferanschriften sind generell änderbar, wenn die entsprechende Berechtigung hierzu vorliegt. Anwender, die nicht zum Auslösen von Bestellungen berechtigt sind, können eine Bestellung lediglich „Abschließen“, worauf diese dem Kostenstellenverantwortlichen zur Genehmigung vorgelegt wird.

6. Freitextbestellungen Das Freitextformular gibt Ihnen die Möglichkeit, Artikel bei einem Hersteller zu bestellen, die Sie nicht in dessen Sortiment finden konnten. Der Lieferant wird per eMail über eine solche Freitextbestellung informiert und wird mit Vorschlägen oder Alternativartikeln reagieren. Die Freitextbestellung kann auch für Anfragen oder allgemeine Fragen zum Sortiment verwendet werden.

7. E x c e l E x p o r t & S t a t i s t i k e n Anwender mit der Berechtigung zum Reporting haben die Möglichkeit, verschiedene Statistiken abzurufen, beispielsweise nach Jahr, Kostenstelle oder Mitarbeiter. Ferner steht ein Abfragetool zur Verfügung, dass Bestelldaten des gewählten Zeitraumes nach Excel exportiert, um hier weitere Auswertungen zu ermöglichen. Es werden alle Artikelpositionen der betreffenden Warenkörbe exportiert.

8. B e r e c h t i g u n g e n & M i t a r b e i t e r p r o f i l e Das Berechtigungskonzept sieht vor, auf Mitarbeiterebene Kataloge und Kostenstellen einzelnen Usern zuzuweisen. Ferner wird festgelegt, ob Anwender zum Auslösen von Bestellungen, Abrufen von Statistiken und zur Systemadministration berechtigt sind. Zudem sind alle Anwenderdaten zu erfassen. Hierzu gehören nicht nur Login- und Adressinformationen nebst Lieferanschrift, sondern auch optionale Angaben wie Buchungskreis, Personalbereich, Mitarbeiterkreis und Organisationseinheit. Budgetinformationen und Mindestbestellwerte sind ebenfalls auf Mitarbeiterebene definierbar.

9. L i e f e r a n t e n a n b i n d u n g e n Die Cobalt eProcurement Pattform unterstützt die Anbindung beliebig vieler Lieferanten. Der Austausch von Katalog- und Bestelldaten zwischen Kunde und Lieferant erfolgt hierbei in einem der gebräuchlichsten Formate wie OpenTrans, eClass oder anderes. Selbst per Flatfile (Text, ASCII, Excel) ist ein Datenaustausch möglich. Das Aktualisieren von Mitarbeiterinformationen (Logindaten, Berechtigungen etc.) oder Kataloginhalten kann sowohl manuell als auch periodisch automatisiert erfolgen.

10. D a t e n a u s t a u s c h: C o b a l t X M L P o r t a l S e r v e r Für die Integration von Backendprozessen sowie die Anbindung beliebiger Drittsysteme steht der Cobalt XML Portal Server zur Verfügung, ein Softwaremodul, dass auf der gleichen Hardware parallel zum Shopsystem betrieben werden kann. Der Cobalt XML Portal Server übernimmt die Kommunikation zwischen dem Shopsystem und ERP-Systemen wie bspw.BAAN oder SAP oder Lieferantensystemen. Ausgetauscht werden hierbei Informationen wie Warenkorbinformationen, Bestelledaten, Orderresponses, Lieferscheininformationen, Kostenstellen- und Mitarbeiterinformationen, Auftragsnummern und Projektdaten, Katalog- und Verfügbarkeitsinformationen.

11. S y s t e m v o r a u s s e t z u n g e n Basis des gesamten Systems ist ein Lotus Domino ab der Version 5.07 oder höher. Als Plattformen werden Windows NT/2000/XP, Linux und verschiedene Unix-Versionen unterstützt. Die Hardwareanforderungen sind insgesamt moderat,so genügen 500 MB Plattenplatz und 1 GB Hauptspeicher für den Betrieb der Applikation mit allen Modulen. Die Verwendung eines Dual-Prozessor- oder Dual-Core-Systems wird empfohlen.

12. W e i t e r e L o t u s N o t e s P r o d u k t e

13. K o n t a k t / A n s p r e c h p a r t n e r Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Wenn Sie Fragen zur gezeigten eProcurement-Plattform, dem Cobalt XML Portal Server oder zu anderen Produkten haben, so wenden Sie sich bitte an: cobalt Softwareentwicklung & Beratung GmbH Charlottenstraße 68, 10117 Berlin, Germany Herr Andrè Löwenkamp Tel: +49 30 201 88 566 eMail: sales@cobalt.de Internet: http://www.cobalt.de