Programa Agentes de Comunicação

1. PROGRAMA AGENTES DE COMUNICAÇÃO Supervisão de Planejamento e Canais de Comunicação Interna Banco Mercantil do Brasil

2. O PROGRAMA • O Agente de Comunicação foi criado em 2001 para atuar nas agências do Mercantil do Brasil, contribuindo para a propagação de informações veículadas pela Comunicação Interna; • Em 2002, o projeto dos Agentes de Comunicação foi estendido para a Administração Central e Tecnologia; • Atualmente, a base já ultrapassa o número de 180 voluntários.

3. O PROGRAMA • O Agente de Comunicação é o facilitador do fluxo de informações nas suas áreas de atuação. Em 2010, foi estabelecida uma parceria com a Agência NUBE, para identificação das principais funções dos agentes e estabelecimento dos pilares do programa. • Como resultado desse trabalho, ficou estabelecido que as principais frentes de atuação dos agentes são: Informação, Integração e Relacionamento.

4. MINHA COLABORAÇÃO • De março de 2011 a junho de 2012, na função de estagiário, passei a ser o gestor do projeto, quando várias tarefas ficaram sob minha responsabilidade.

5. TAREFAS • Controle, substituição e inclusão dos agentes na base; • Atendimento às demandas solicitadas por eles; • Orientação no caso de dúvidas; • Elaboração e gestão do novo Programa de Relacionamento; • Gestão da criação de uma nova identidade visual; • Organização das Reuniões Trimestrais; • Gestão do Fórum da Comunicação e do Boas Práticas.

6. MINHA COLABORAÇÃO • Sob minha responsabilidade e do meu supervisor direto, durante esse período, várias mudanças foram realizadas para o programa, quando atuei em boa parte delas.

7. PROGRAMA DE RELACIONAMENTO • O programa de relacionamento com os Agentes de Comunicação consiste no agrupamento de ações realizadas isoladamente, em um programa que visa desenvolver a interação entre a Comunicação Interna com os agentes.

8. O PROGRAMA: AÇÕES • As seguintes ações foram incluídas e/ou agrupadas para compor o programa: • Manutenção do Script Substituição/Inclusão dos Agentes; • Reformulação do Treinamento à Distância; • Lançamento da nova identidade visual e o envio os brindes juntamente com a corda de crachá para identificação; • Definição do perfil de quem exerce a função; • Programa de pontuação dos Agentes de Comunicação

9. O PROGRAMA: AÇÕES • Adaptar as páginas dos agentes no Estação MB (veículo de Comunicação Interna) com base no programa de relacionamento; • Envio de e-mail de 6 em 6 meses para toda a base; • Interação por meio do Estação MB com “Boas Práticas” e o Fórum de Comunicação; • Cartaz de identificação do agente no Mural do Vitrine MB (veículo de Comunicação Interna); • Reuniões Trimestrais;

10. IDENTIDADE VISUAL • A identidade visual do programa já estava obsoleta, portanto, sentimos a necessidade de criarmos uma nova, que trouxesse maior reconhecimento para quem exerce a função; • A agência Elevado A3 desenvolveu o novo projeto gráfico com base nos pilares do programa: informação, integração e relacionamento.

11. IDENTIDADE VISUAL ÍCONE Para os Agentes de Comunicação,optamos pela utilização de balões de conversa, que representam o diálogo, através do qual os agentes exercem suas funções. Como cores, utilizamos o azul do banco acompanhado pelo verde, que se apresenta como cor complementar.

12. IDENTIDADE VISUAL CORDA DE CRACHÁ Exclusiva do programa, a cordinha ajuda o agente a se diferenciar dos outros funcionários, sendo mais facilmente identificado pelos colegas.

13. IDENTIDADE VISUAL TAG Esse tag foi enviado para os Agentes de Comunicação juntamente com o bloco de anotação, com o mote: “Anote suas idéias!”

14. IDENTIDADE VISUAL E-MAIL HEADER E-MAIL HEADER (APLICADO)

15. IDENTIDADE VISUAL MÁSCARAS PARA APRESENTAÇÕES EM POWER POINT

16. REFORMULAÇÃO DO TREINAMENTO • A verificação de todo o treinamento on-line foi feito por mim e, na oportunidade, encontrei várias informações que já não estavam dentro da missão dos agentes.

17. REFORMULAÇÃO DO TREINAMENTO • O treinamento à distância foi atualizado tanto na questão do conteúdo, quanto na parte gráfica, obedecendo a nova identidade visual criada para o programa; • Além de orientar o novo agente sobre suas funções, o treinamento também divulga as funcionalidades da página de Boas Práticas e do Fórum de Comunicação, ambas linkadas no Estação MB.

18. O PROGRAMA: LANÇAMENTO • O lançamento foi realizado com o envio de brindes (bloco de anotação), juntamente com a corda de crachá, inaugurando também, a nova identidade visual dos Agentes de Comunicação.

19. DEFINIÇÃO DO PERFIL DO AGENTE • Em parceria com a Gerência de Capital Humano, a Comunicação Interna definiu qual é o perfil das pessoas que desejam atuar como Agente de Comunicação.

20. ENVIO DE E-MAIL: 6 EM 6 MESES • Envio de e-mail de 6 em 6 meses para toda a base, com as seguintes questões: • Qual é a sua opinião em relação às ferramentas lançadas recentemente no Estação MB, a página “Boas Práticas” e o Fórum de Comunicação? • Você acessa a página dos agentes com qual freqüência? • O que pode torná-la mais atrativa? • Você sente falta de alguma coisa nessa página? • O que pode melhorar?

21. ENVIO DE E-MAIL: 6 EM 6 MESES • Essa ação é uma forma de manter os dados de todos os Agentes atualizados, além de apurarmos as opiniões deles perante as ações da Comunicação Interna.

22. BOAS PRÁTICAS • Esta foi uma das formas de divulgação encontradas pela Comunicação Interna, para podemos mostrar para todos os Agentes de Comunicação, o que os demais estão fazendo em suas respectivas áreas; • Apuradas de 15 em 15 dias, eu colhia as sugestões com o próprio agente que, ou as enviava voluntariamente, ou passava as informações por meio de contato telefônico ou por e-mail.

23. BOAS PRÁTICAS • O texto é divulgado em uma área exclusiva dos agentes no Estação MB, juntamente com uma foto previamente cadastrada no banco de dados do sistema que gerencia a intranet da empresa;

24. FÓRUM DE COMUNICAÇÃO • O Fórum de Comunicação é o ponto de encontro de todos os agentes no Estação MB. • Moderado pela Comunicação Interna, alguns assuntos da página eram pautados pela própria área durante a reunião de pauta semanal, embora alguns temas sejam sugeridos voluntariamente pelos Agentes de Comunicação.

25. CARTAZ DE IDENTIFICAÇÃO: VITRINE MB • A fim de facilitarmos a identificação da pessoa que exerce a função em áreas do Banco, além do “Procure seu Agente” no Estação MB, sugeri a criação e inclusão de um cartaz com nome e foto da pessoa no mural do “Vitrine MB”, que será atualizado quando houver demanda para substituição.

26. REUNIÕES TRIMESTRAIS • Eu era o responsável pela elaboração da pauta ( sempre validada pela supervisão da área), e pela criação do convite para os agentes, que era sempre feito por e-mail, para posteriormente ser confirmado pelo telefone.

27. REUNIÕES TRIMESTRAIS • As reuniões trimestrais são o encontro presencial de todos os agentes que atuam em Belo Horizonte e Região Metropolitana; • Durante o encontro, a Comunicação Interna aborda com os presentes, tudo que a área divulgou nos veículos internos de comunicação, nos últimos três meses; • É uma excelente oportunidade de ouvir mais de perto as demandas dos agentes, que comparecem em bom número.

28. PROGRAMA AGENTES DE COMUNICAÇÃO Supervisão de Planejamento e Canais de Comunicação Interna Banco Mercantil do Brasil