ETYKIETA I PROTOKÓŁ DYPLOMATYCZNY W PRACY

1. ETYKIETAI PROTOKÓŁ DYPLOMATYCZNY W PRACY Marlena Chomska

2. Źródło protokołu dyplomatycznego • Starożytność i średniowiecze – brak stałych instytucji zajmujących się polityką zagraniczną; instytucja poselstw wysyłanych za granicę w miarę powstawania konkretnych potrzeb. • Czasy nowożytne – powstanie stałych poselstw i nowych kluczowych zagadnień: klasy szefów, zasada pierwszeństwa, przywileje i immunitety, agreement. • Wenecja, Bizancjum, dwór papieża i Francja – na przestrzeni Dziejów przyczyniają się do powstania zbioru zasad nazwanych od czasu kongresu wiedeńskiego w 1815 roku protokołem dyplomatycznym

3. Kongres wiedeński • Ustalenie pierwszeństwa gości. • Powstanie nazwy protokół dyplomatyczny • Regulamin w sprawie rang szefów misji dyplomatycznych – ustalenie tytułów i stopni dyplomatycznych oraz zasady precedencji. • Trzy klasy szefów misji dyplomatycznych: ambasadorowie i nuncjusze, posłowie oraz charges d’affaires. • Pierwszeństwo wyznaczane datą objęcia funkcji. Uznanie zasady suwerennej równości państw. • Pierwszy pisany akt wielostronny.

4. PRECEDENCJA • Podstawowa zasada protokołu dyplomatycznego • Występuje we wszystkich kontaktach oficjalnych • Kryteria: • Klasy i rangi (Konwencja wiedeńska) • Okres pełnienia funkcji • normy postępowania gość przed gospodarzem cudzoziemiec przed krajowcem kobieta przed mężczyzną przełożony przed podwładnym starszy przed młodszym.

5. Zasada pierwszeństwa Pierwszeństwo – precedencja państwowa może być ustanowiona konstytucyjnie lub innym wewnętrznym aktem państwowym Precedencja dyplomatyczna usankcjonowana jest konwencją wiedeńską o stosunkach dyplomatycznych z 1961 roku W organizacjach politycznych i gospodarczych oraz przedsiębiorstwach pierwszeństwo wynika z ustalonej w nich zazwyczaj powszechnie znanej hierarchii: prezes przed wiceprezesami i członkami zarządu; ci ostatni przed dyrektorami oddziałów, potem dyrektorzy biur, wicedyrektorzy itd.. W przypadkach „pozaustawowych” pierwszeństwo określają gospodarze przyjęcia, organizatorzy imprezy, kierując się przyjętymi normami postępowania, ale także doświadczeniem i znajomością konkretnych osób.

6. Precedencja państwowa • W Rzeczpospolitej Polskiej pierwszeństwo najwyższych stanowisk państwowych określa Konstytucja oraz od 1992 roku Rozporządzenie Rady Ministrów. • „Czubek piramidy” przedstawia się następująco: Prezydent RP Marszałek Sejmu RP Marszałek Senatu Prezes Rady Ministrów Wicemarszałkowie Sejmu RP Wicemarszałkowie Senatu RP Wiceprezesi Rady Ministrów Ministrowie, członkowie Rady Ministrów Ministrowie Stanu

7. Precedencja państwowa Następnie przedstawiciele władzy sądowej: Prezes Trybunału Konstytucyjnego Pierwszy Prezes Sądu Najwyższego Prezes naczelnego Sądu Administracyjnego Szef Kancelarii Prezydenta Dalej na liście: Przewodniczący Komisji Sejmowych – przed zwykłymi posłami posłowie – przed senatorami podsekretarze stanu – przed ambasadorami RP wojewodowie – przed prezydentami miast (wojewoda, marszałek województwa, przewodniczący sejmiku, prezydent miasta Stołecznego Warszawy, prezydenci miast wydzielonych, starostowie, prezydenci miast, burmistrzowie, wójtowie) dyrektorzy generalni – przed dyrektorami departamentów i biur

8. STRONY • PRAWA – ważniejsza – honorowa • Przy stole: po prawicy • Gospodarza • Przełożonego • Starszego • Przy stole: naprzeciwko – gość honorowy • Na konferencji vis a vis okna • W salonie lub w gabinecie: na kanapie z prawej strony • Tłumacz (po lewej stronie osoby)

9. Strony • Na ulicy: po prawicy z przodu grupy w środku • Na maszcie: po prawicy • Przekładaniec – strona prawa/strona lewa • Przy sporządzaniu i podpisywaniu umów – zasada alternatu

10. Eksponowanie flagi Rzeczypospolitej Polskiej z innymi flagami • Flagi umieszczane są w zgodzie z następującą hierarchią:1) Flaga Rzeczypospolitej Polskiej.2) Flaga innego państwa.3) Flaga województwa.4) Flaga powiatu.5) Flaga gminy.6) Flaga Unii Europejskiej.7) Flaga organizacji ogólnopolskiej.8) Flaga organizacji międzynarodowej.9) Flaga służbowa (policji, straży miejskiej, straży pożarnej, poczty itp.)10) Flaga firmowa (instytucji, organizacji, uczelni, szkoły, klubu sportowego itp.)11) Flaga okolicznościowa (związana z rocznicą lub imprezą). • przypadku użycia flag więcej niż jednego obcego państwa, kolejność (po fladze Rzeczypospolitej Polskiej) wyznaczają nazwy tych państw w języku polskim

14. Niezależnie od tego, czy flagi zostaną umieszczone na masztach, czy też będą niesione na czele pochodu, ich kolejność będzie taka jak na rysunku poniższym

15. Zasada alternatu • Obowiązuje przy sporządzaniu umów i porozumień dwustronnych • Polega na wymienianiu w tekście dokumentu – na przemian obu partnerów, nazw umawiających się stron, instytucji, nazwisk. • W egzemplarzu przeznaczonym dla jednej ze stron wszelkie o niej wzmianki umieszcza się na pierwszym miejscu, a wzmianki dotyczące drugiej strony na drugim. W egzemplarzu przeznaczonym dla drugiej strony – porządek odwrócony, • Każda ze stron otrzymuje egzemplarz dokumentu, w którym nazwa jej państwa (instytucji znajduje się na pierwszym honorowym miejscu. • Zachowanie równości między zawierającymi porozumienie stronami.

16. Zasada alternatu - język • Umowy i porozumienia międzypaństwowe – bilateralne – są sporządzane zazwyczaj w językach urzędowych umawiających się stron: np. Umowa polsko-austriacka zostanie sporządzona w językach polskim i niemieckim; umowa polsko-belgijska może być sporządzona w trzech językach ze względu na równoprawne obowiązywanie w Belgii dwóch języków; umowa polsko-szwajcarska- aż w czterech językach urzędowych. • Umowy wielostronne są sporządzane zazwyczaj w języku trzeciego państwa. Jest to z reguły język angielski. • Jeżeli umowa jest sporządzana w językach obu umawiających się stron, to tekst w egzemplarzu przeznaczonym dla I strony zredagowany w jej języku występuje na pierwszym miejscu, a tekst w języku II strony – na drugim. W egzemplarzu przeznaczonym dla drugiej strony – porządek odwrócony.

17. Zasada alternatu c.d. Po podpisaniu umowy, co na ogół następuje w obecności obu delegacji i zaproszonych osobistości, przykładowo tekst polski wręcza Polakom druga strona - i vice versa. Teczkę z umową podaje się prawą ręką do lewej ręki partnera odbierając w tym samym czasie teczkę od partnera lewą ręką. W ten sposób każdy po wymianie ma dokument w lewej ręce, a prawą wolną do uścisku. Po zakończeniu uroczystości pierwsi opuszczają salę goście a gospodarz odprowadza ich pod drzwi.

18. Zajmowanie miejsc w służbowym samochodzie

19. Sytuacje, w których warto wiedzieć , jakie miejsce zająć: • Kiedy do samochodu służbowego wyznaczony jest kierowca:1. osoba o najwyższej randze zajmuje miejsce po prawej stronie z tyłu, osoba mniej znacząca z lewej strony z tyłu, osoba trzecia w kolejności ważności zajmuje miejsce środkowe z tyłu – ona też wsiada pierwsza,2. osoby zajmujące miejsca z prawej i lewej strony z tyłu wsiadają równocześnie, po zajęciu miejsca przez osobę zajmującą miejsce środkowe,3. miejsce obok kierowcy przypada osobie najmniej znaczącej,4. jeśli samochodem z wyznaczonym kierowcą jadą trzy osoby, zajmują one miejsca zgodnie z powyższymi zaleceniami, pozostawiając miejsce środkowe z tyłu wolnym.

20. Kiedy do samochodu wsiada gość – należy otworzyć mu drzwi i je za nim zamknąć, po czym samemu zająć miejsce. • Kiedy samochód służbowy prowadzi jeden z uczestników spotkania, wówczas najbardziej znaczące miejsce znajduje się obok kierowcy, dalsza hierarchia ważności miejsc jest następująca: miejsce z tyłu z prawej strony, z tyłu z lewej strony, środkowe z tyłu.

21. ZASADY RZĄDZĄCE DOBRYM WYCHOWANIEM

22. Zasada starszeństwa Jest jedną z najstarszych uniwersalnych zasad, którymi rządzi się ludzkość od prahistorii i obowiązuje wobec następujących kategorii: • Kobiety • Osoby zasłużone – kombatanci • Osoby publiczne – Prezydent RP, politycy, przedsiębiorcy • Przełożeni • Przedstawiciele wartości i zawodów tradycyjnie poważanych – duchowni wszystkich wyznań, uczeni, lekarze, artyści, cześć dla munduru wojskowego • Przedstawiciele historycznych rodów wywodzących swe korzenie z arystokracji • Dyplomaci państw obcych

23. Zasada wzajemności Oznacza takie zachowanie wobec drugiej osoby, jakiego oczekiwalibyśmy dla siebie od innych – „nie rób drugiemu, co tobie nie miłe”. Zasada wzajemności jest ważna i wygodna Ważna – np. naczelna zasada w stosunkach między państwami, opartych na wzajemnym poszanowaniu suwerenności. Wygodna – człowiekowi dobrze wychowanemu pozwala znaleźć formułę postępowania w sytuacji nawet nieoczekiwanej.

24. Zasada dyskrecji • Zachowanie dla siebie informacji, które uzyskuje się z tytułu wykonywanego zawodu i zajmowanego stanowiska • Wstrzemięźliwość w dzieleniu się z rozmówcami, którzy nie są bliskimi przyjaciółmi, własnymi kłopotami i zmartwieniami • To absolutne wyrzeczenie się rozpowszechniania wiadomości nie sprawdzonych lub zniekształconych – „pokarm” dla plotki

25. Zasada tolerancji • Akceptacja różnic poglądów, upodobań i zwyczajów, zgoda na inny sposób życia, ale i wyrozumiałość dla ludzkich słabości i niedoskonałości • Sfera zainteresowania tolerancji obejmuje dziś coraz bardziej obyczajowość indywidualną i zbiorową • „Political correctness” – polityczna poprawność – sztuka niedostrzegania inności, by jej nie urazić, ale tolerancja nie jest jednak odwracaniem wzroku, lecz zgodą dla innych, by żyli zgodnie z własną wolą

26. Zasada punktualności Przybycie na czas rozumiane jest jako wyraz szacunku dla osoby, z którą jest się umówionym, a także poszanowania jej czasu ******* Punktualność dowodzi również słowność i rzetelność

27. Zasada zdrowego rozsądku • Savoir vivre nie jest permanentnym sprawdzianem wiedzy. • W przypadkach nieprzewidzianych wymaga inwencji, która musi pozostać zgodna z podstawowymi zasadami dobrego wychowania. To właśnie miejsce dla zdrowego rozsądku, czyli common sense!

28. Błędy, których należy unikać Unikaj wykroczenia pięciorga: • tonu, • miny, • sarkazmu, • ironii, • przytyku.

29. NAWIĄZYWANIE KONTAKTÓW • Dobre wychowanie, to waluta, która wzbogaca nie tego kto ją otrzymuje, a tego kto ją rozdaje.

30. ZASADY POWITANIA

31. Pozdrawianie Zasady ogólne. Kto kogo pierwszy pozdrawia? • Młodszy – starszego • Mężczyzna – kobietę • Pracownik – przełożonego • Osoba w samochodzie – osobę idącą • Idący – stojącego • Wchodzący – osoby już obecne w pomieszczeniu • Szef, przełożony wchodząc do biura firmy pierwszy pozdrawia woźnego, sekretarkę i innych pracowników

32. Podawanie rąk Co robimy: • Podajemy dłoń energicznie, ściskamy wyraźnie, acz krótko • Patrzymy w oczy przy takim powitaniu, wskazany uśmiech • Witamy się (żegnamy) przez podanie ręki z osobami dawno niewidzianymi, wyjeżdżającymi, itp. • Podajemy dłoń przy składaniu gratulacji, kondolencji, życzeń Osoby: Niższe rangą - wstają do powitania Równorzędne – unoszą się Wyższe rangą - siedzą

33. Podawanie rąk c.d. • Zasady ogólne Kto komu pierwszy podaje dłoń przy powitaniu? • Kobieta-mężczyźnie • Starszy-młodszemu • Szef – podwładnemu • Gospodarz – gościowi • Wyższy rangą – niższemu rangą

34. Całowanie w rękę Specjalność polska – można tak, można nie, lecz: • Kobieta nie powinna podawać ręki „do ucałowania” (grzbietem ku górze) • Mężczyzna nie powinien windować dłoni kobiety do poziomu swojej twarzy (powinien skłonić się do kobiecej dłoni lekko tylko ją unosząc) • Nie całuje się kobiety w rękę: • Pod gołym niebem • Na terenie oficjalnym (wyjątek czcigodna jubilatka) • Jeśli się całuje, to wszystkie panie bez wyjątku.

35. PRZEDSTAWIANIE SIĘ Podstawowe zasady Kogo komu przedstawiamy • Mężczyznę – kobiecie • Młodszego – starszemu • Niższego rangą - wyższemu rangą • Nowo przybyłego – już obecnym • Członka firmy – gościom • Krajowca - cudzoziemcom

36. Przedstawianie się Kilka ważnych zasad dotyczących przedstawiania przez osobę trzecią: • w życiu towarzyskim mężczyznę kobiecie, osobę młodszą starszej — występuje co prawda wyjątek, tak jak przy powitaniu, kiedy to możemy przedstawić kobietę mężczyźnie, który cieszy się w społeczeństwie wyjątkowo wysokim poważaniem lub jest zdecydowanie starszy od kobiety. • podczas przyjęcia osoba bez partnerki/partnera przedstawiana jest parze, chyba że zachodzi znacząca różnica w kwestiach rangi zarówno społecznej, jak i zawodowej. • kobieta będzie przedstawiona zwierzchnikowi swojego męża — stary zwyczaj, niemniej w konserwatywnym środowisku praktykowany. • osoba przybywająca na przyjęcie jest przedstawiana już obecnym. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której to osobą będzie gość honorowy, który z reguły przybywa na końcu. Wtedy to gościowi honorowemu przedstawiani są pozostali uczestnicy przyjęcia.

37. Uścisk dłoni • …ważny jest właściwie głównie dlatego, że jest ważny. Jednak znaczenie o wiele donioślejsze od samego uścisku ma odmowa tego rodzaju powitania. Uścisk dłoni jest normalnym gestem powitalnym i jego ogromna waga dociera do nas dopiero wówczas, gdy nagle ktoś nam go odmawia.

38. Powitania dyplomatyczne Zwykły uścisk Jest to podstawowa waluta polityki. Uścisk taki można uzupełnić znaczącym patrzeniem partnerowi w oczy, przedłużeniem go o dodatkowa sekundę lub poprzez iście teatralne wykonanie: razem z partnerem obracamy się bokiem do naszych splecionych dłoni, patrząc przy tym prosto przed siebie – w ten sposób sam uścisk ma miejsce dokładnie pośrodku dzielącej nas przestrzeni. Jest to konwencjonalna poza, która dodawszy uśmiechy, przeznaczona jest specjalnie dla fotoreporterów. Najczęściej stosuje się ją na początku i na końcu spotkania.

39. Podwójny uścisk Powinien być zarezerwowany na specjalne okazje; zbyt częste używanie bowiem osłabia jego wymowę. Obiema dłońmi chwytamy dłoń partnera w zwykłym, pojedynczym uścisku. Przy tego typu powitaniach konieczne staje się znaczące spojrzenie drugiej osobie w oczy oraz kiwnięcie głową w celu przydania naszemu gestowi odpowiedniej doniosłości. Witając się ten sposób dajemy do zrozumienia, że mamy do czynienia nie tyle z politykiem, co z naszym osobistym przyjacielem. Podwójny uścisk był specjalnością pary Clinton – Blair.

40. Potrójny uścisk Wymaga trzech uczestników i dlatego zdarza się bardzo rzadko. Prekursorami byli Jimmy Carter, Anwar Sadat i Menachem Begin, którzy w ten sposób przypieczętowali podpisanie umów pokojowych w Camp David. Uczestnicy wyciągają ku sobie dłonie i kładą je jedna na drugiej, tworząc z nich duży węzeł. Można nim poruszać w górę i w dół, co wyraża radość i szczerość. Jest to wyczyn dość niebezpieczny. Gdyż niezręcznie wykonany może narażać na śmieszność.

41. Na niedźwiedzia Należał do ścisłego kanonu komunistycznej etykiety dyplomatycznej i pozostaje nadal ulubionym powitaniem np. Braci Castro. W geście powitania, lub też udając zaskoczenie, polityk otwiera szeroko ramiona i obejmuje gościa w głębokim uścisku. Niektórzy zwolennicy tej metody – na myśl przychodzi tu przede wszystkim Leonid Breżniew – wkładali w powitanie tyle entuzjazmu, że kremlowski pocałunek mógł niekiedy niebezpiecznie zbliżyć się do pocałunku usta-usta.

42. Zwykły dotyk Wynaleziony na nowo przez niewątpliwą gwiazdę światowej dyplomacji, Księżnę Dianę. Rozumiała ona bardzo dobrze subtelną moc czubków palców, gdy muskała nimi łokieć swojego rozmówcy; lub dłoni, która na chwile spoczywała na przedramieniu przeważnie w połączeniu ze zwykłym, uściskiem dłoni. Podczas gdy jedna dłoń zachowywała się przepisowo i oficjalnie, druga wyrażała ciepło, współczucie i zrozumienie. Premierowi Tonn’emu Blairowi takie gesty wychodziły szczególnie zręcznie. Prezydent Clinton również należał w tej dziedzinie do czołówki.

43. Japoński ukłon Ukłon ten sprawia zachodnim politykom sporo kłopotu, gdyż wschodnia etykieta określa bardzo surowo i jednoznacznie sposób ugięcia pleców oraz dokładny kąt pochylenia tułowia – innymi słowy, trzeba dobrze wiedzieć, jak nisko wypada się pochylić. Do największych dylematów należy pytanie: co zrobić z rękami: trzymać je prosto wzdłuż boków czy tez naśladować ruchy drugiej osoby, składając dłonie razem, jak do modlitwy. Najprostsze wyjście: niewolniczo naśladować każdy ruch partnera.

44. Powitania biznesowe w innych kulturach Istnieją narody, które zwracają szczególną uwagę na dystans fizyczny, który przy powitaniach dzieli ich od innych. Brytyjczycy zachowują zazwyczaj odległość ok. dwóch kroków - tego samego wymagają od przedstawicieli  innych nacji. Podobnie zachowują się Niemcy i Amerykanie. Bliższy kontakt możliwy jest w przypadku Francuzów i Włochów. Narodem zachowującym najkrótszy dystans są Rosjanie, którzy bywają niezwykle wylewni nie tylko w relacjach ze swoimi krajanami, ale także w kontaktach międzynarodowych.

45. Arabia Saudyjska • z reguły powitanie ciepłe i uprzejme, • duża otwartość i potrzeba dotyku przy powitaniu; • powitanie przez ujęcie ręki rozmówcy w swoje dłonie, wraz z okazaniem wyrazów sympatii • przyjęty obyczaj całowania w policzki rozmówcy, którego już Arab zna; • konieczność zwrócenia uwagi na relacje pomiędzy płciami, również na gruncie zawodowym. (Najlepszym źródłem informacji będzie placówka dyplomatyczna w kraju gospodarza lub przedstawicielstwo Arabii Saudyjskiej w Warszawie)

46. Arabia Saudyjska muzułmanki, powstrzymują się od podawania dłoni podczas powitania. Istnieją ku temu dwa zasadnicze powody. W kręgach konserwatywnych panuje powszechne przekonanie, że powinno się unikać jakiegokolwiek, nawet najmniejszego kontaktu cielesnego mężczyzny i kobiety, ponieważ każdy rodzaj dotyku może mieć znamiona seksualne.

47. Chiny • unikanie zbyt bliskiego kontaktu przy powitaniach; • lekki ukłon będzie dobrze przyjętym gestem; • oczekiwanie na uścisk dłoni ze strony Chińczyków; • uścisk dłoni zdecydowanie delikatniejszy, niż stosowany w standardach europejskich; • niewskazane poklepywanie ani ściskanie oburącz naszych gości; • ciekawy zwyczaj oklasków podczas odwiedzania miejsca pracy, w którym przebywa dużo osób. (Kulturalnie wtedy będzie również zacząć klaskać).

48. Japonia • przede wszystkim ukłon; • w Kraju Kwitnącej Wiśni jest co najmniej dwadzieścia rodzajów ukłonu; • Im ważniejsza osoba, tym głębszy ukłon — osoba niższa rangą będzie się niżej kłaniała; • Jeśli nie wiemy, jaką kto zajmuje pozycję, lepiej ukłonić się trochę niżej nie osoby, z którymi się witamy; • osoba niższa rangą pierwsza kłania się osobie wyższej rangą; • Japońscy biznesmeni mogą podać nam dłoń i jednoczenie się ukłonić. Lub najpierw się ukłonić, a potem podać dłoń; • przy powitaniu należy patrzeć w oczy - jest to oznaka braku szacunku. • chcąc oddać honor drugiej osobie przy powitaniu należy spuścić wzrok.

49. Stany Zjednoczone • uścisk dłoni zdecydowany, mocny i energiczny; • pozdrowienie połączone z utrzymaniem kontaktu wzrokowego. (W innym wypadku zostaniemy uznani za nieszczerych); • obejmowanie się i dotykanie, ew. poklepywanie, należy zostawić na mniej formalne powitania; • jednym z częstszych powitań jest „How are you”, na co odpowiadamy — wbrew temu, co możemy odczuwać „Fine, thanks”.

50. Kraje skandynawskie • powitanie bez zbędnej „wylewności” orazwszelkich kontaktów fizycznych poza kręgiem własnej rodziny; • obejmowanie i całowanie w policzek może wywołać zażenowanie rozmówcy; • krótki i energiczny uścisk dłoni; • bezceremonialne przejście na „ty:”