Workshop Auslandsprojektförderung mit Fördermitteln des BMZ am 3.12.07 von 11–16 Uhr

1. Workshop Auslandsprojektförderung mit Fördermitteln des BMZ am 3.12.07 von 11–16 Uhr

2. Programm 11.00 Begrüßung der TeilnehmerInnen, Vorstellungsrunde 11.15 Darstellung des Instrumentes: welche Zielsetzungen verbinden Stiftung und BMZ mit dem Förderinstrument 11.30 Antragstellung 12.00 Budgeterstellung 13:00 Mittagspause 13:45 Projektdurchführung 14:30 Projektabschluss und Projektabrechnung 14.45 Pause 15:00 Typische Probleme in der Projektdurchführung, Rückfragen und Diskussion

3. Begrüßung Begrüßung der TeilnehmerInnen, Vorstellungsrunde • Darstellung des Instrumentes: welche Zielsetzungen verbinden Stiftung und BMZ mit dem Förderinstrument

4. Zielsetzungen • Entwicklungspolitische Ziele • Spezielles Instrument für kleinere ostdeutsche Träger • Erfahrungen in der Planung, Durchführung und Abrechnung von Auslandsprojekten sammeln • Die Qualifizierung sollte auch die jeweiligen Partnerorganisationen einbeziehen, • Diversifizierung der Finanzierungsbasis • Vorbereitung auf die Zusammenarbeit mit dem BMZ und anderen Gebern • Beitrag für die Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit und damit zur zivilgesellschaftlichen Verankerung von Entwicklungspolitik in Ostdeutschland leisten.

5. Welche Projekte können gefördert werden? • Projekte der unmittelbaren Armutsbekämpfung bzw. Befriedigung von Grundbedürfnissen • Schuliche Bildung & Ausbildung • Gender/Gleichberechtigung • Umwelt & Ressourcenschutz • Menschenrechte, Konfliktbearbeitung

6. Welche entwicklungspolitischen Kriterien sind wichtig? I • Vor Ort muss es eine NRO/Gruppe geben, die wesentlicher Akteur und treibende Kraft des Projektes ist. Umsetzung, Verantwortlichkeit und Kompetenzen obliegen dem Süd-Partner. • Zielgruppen sollen an der Formulierung und Umsetzung des Projektes wesentlich beteiligt sein. • Das Projekt soll im Prozess sowohl Zielgruppen als auch Süd-Partner als eigenständige und handlungsfähige Akteure stärken.

7. Welche entwicklungspolitischen Kriterien sind wichtig? II • Maßnahme soll dergestalt angelegt sein, dass mit fortschreitender Zeit die externe Unterstützung abnimmt und die Eigenständigkeit zunimmt. • Angemessene Eigenbeteiligung der Zielgruppen am Projekt (vor allem bei Investitionsprojekten) • Berücksichtigung von Projektumfeldbedingungen: Auswirkung des Projektes auf Gemeinde, Ausgrenzung von Personengruppen, Konfliktförderung, etc. • Interaktion und Verantwortlichkeit des Staates beachten

8. Partnerbeziehungen zwischen Nord & Süd • Wünschenswert & förderlich sind stabiler werdende Partnerbeziehungen, die offen sind (und bleiben) für gemeinsame Lernprozesse • Keine Einbahnstraßen und einseitige Wissensvermittlung, sondern wechselseitige Kommunikation, Besuche (wenn möglich), Respekt für jeweilige Realitäten und Kompetenzen • Transparenz, Selbstreflexion & Rollenhinterfragung (Nord-Partner) • Einbindung Süd-Partner in die Bildungsarbeit

9. Zentrale Kategorien von Projekten & Anträgen I • Ein Problem ist ein Zustand, der als negativ und veränderungswürdig betrachtet wird. • Unterernährung von Kindern ist ein Problem, nicht aber der Mangel an Milchpulver. Dies ist eher ein abgeleitetes Problem bzw. eines, das ohne Prüfung von Alternativen eine Lösung vorgibt! • Die Beschreibung eines Problems sollte mit Indikatoren (Anzeigern) verbunden werden, an denen (später) die positiven Veränderungen des Problems ablesbar sind.

10. Zentrale Kategorien von Projekten & Anträgen II • Ein Indikator ist die beispielhafte, konkrete Beschreibung eines Merkmals. Er sollte möglichst objektiv nachprüfbar sein. • Indikatoren enthalten wesentliche und benennbare Informationen: • Bsp: Bei dem vorliegenden Projekt soll die Unterernährung von Kindern angegangen werden. Hierbei geht es um Kinder der Township Ocean View, die zwischen 2-6 Jahre alt sind und zum Zeitpunkt Jan. 2008 30% unter Normalgewicht wiegen.

11. Zentrale Kategorien von Projekten & Anträgen III • Ein Ziel ist ein erwünschter Zustand, der in der Zukunft erreicht werden soll. • Es ist sinnvoll, drei Zielebenen zu unterscheiden: • Das Oberziel beschreibt einen wünschenswerten Zustand, zu dem das Projekt einen kleinen Beitrag leistet. • Das Projektziel beschreibt einen realistischen Zustand, den das Projekt zum Abschluss erreichen kann/will. • Unterziele beschreiben verschiedene erreichbare, sich einstellende Ergebnisse, die allesamt zur Projektzielerreichung beitragen.

12. Zentrale Kategorien von Projekten & Anträgen IV • Beispiel: • In der Township Oceanview haben sich die Lebensbedingungen der BewohnerInnen verbessert (Oberziel) • In der Projektlaufzeit (Jan. 08 – Jan. 10) ist der Anteil von unterernährten Kindern in Oceanview zwischen 2-6 Jahren um 25% gesunken. (Projektziel) • Dies wird u.a. erreicht, durch: • Grundkenntnisse im Bereich von Hygiene, Gesundheit und Ernährung von Kleinkindern sind den 150 Müttern vermittelt • Einmal wöchentlich ist eine kinderärztliche Betreuung in Oceanview anwesend • Über das Einkommen schaffende Projekt Perlenstickerei erwirtschaften 150 Mütter monatlich je 100 ZAR. (Ergebnisse)

13. Zentrale Kategorien von Projekten & Anträgen V • Analog zur genaueren Problembeschreibung gibt es auch bei der Zielbeschreibung Zielindikatoren. • Diese sollten • Auf das Ziel bezogen • Messbar • Erreichbar • Und auf Zeitpunkte bezogen sein. • Bsp Unterziel: Einmal wöchentlich ist eine kinderärztliche Betreuung in Oceanview anwesend! • Zielindikator: Zwischen Jan. und Dez. 2008 ist mindestens in 50 Wochen acht Stunden lang ein ausgebildeter Kinderarzt im Gesundheitsposten in Oceanview tätig.

14. Was und wie wird gefördert nichtrückzahlbare Zuschüsse im Wege der Projektförderung (Anteilsfinanzierung) Projektsumme max. 20 T€, davon 75% von der Stiftung bzw. BMZ (15 T€), 10 % „echte“ Eigenmittel, 15 % andere nicht öffentliche Mittel oder Partnerlandleistungen (keine Stiftungsmittel) Projektlaufzeit maximal 18 Monate. auf Antrag können Eigenmittel auf eigenes Risiko vor der Bewilligung des Projekts eingesetzt werden

15. Was kann finanziert werden Baumaßnahmen, entsprechend den örtlichen Bedingungen keine Ausgaben für Grundstückskauf (FR der Stiftung) Materialien und Transportleistungen (lokal üblich und nach Möglichkeit vor Ort beschafft), Ausnahmen begründen Keine Förderung von Transporten für entwicklungswichtige Sachspenden  dafür extra BMZ-Programm (gtz) Investitionsgüter (z.B. Produktionsmittel, Gebäude) mit angemessener Eigenbeteiligung der Begünstigten (Gegenleistung, Kredite z.B. mit revolvierenden Fonds)

16. Besonderheiten für Investitionen Bau- und Ausrüstungsvorhaben zur Infrastrukturentwicklung Projekte im Bereich der sozialen Infrastruktur (Gesundheits-, Bildungswesen) Nachhaltigkeit muss gesichert sein (personell und materiell) 50%/70%-Regelung für Stiftungsmittel gilt nicht mit Investition muss emanzipatorisches Ziel für besonders förderungswürdige Zielgruppen verbunden sein sollte erkennbar Teil einer längerfristigen Projektbegleitung sein (Programmcharakter)

17. Projekte im Bereich der sozialen Infrastruktur fallen prinzipiell in den Zuständigkeitsbereich staatlicher Stellen diese müssen daher möglichst Beitrag zur Realisierung bzw. Nachhaltigkeit des Projektes leisten der tatsächliche Nutzen der geplanten Einrichtung für die Zielgruppe muss gewährleistet sein (z.B. Überprüfung der Sozialverträglichkeit bei erforderlichen Gebühren) • Förderwürdig insbesondere Ansätze, die über reine Versorgung hinausgehen z.B. Aufklärung und Prävention, Nutzung traditioneller Behandlungsmethoden und Heilmittel, Naturmedizin im Gesundheitsbereich; besondere Förderung von Mädchen, moderne pädagogische Konzepte Förderung und Gleichstellung von Minderheiten

18. Was kann finanziert werden Laufende Kosten/Betriebskosten für Anschubfinanzierung, Folgefinanzierung muss gesichert sein Lokale Personalkosten (ortsüblich, angemessen im Verhältnis zu Gesamtprojektkosten)  Nachhaltigkeit sichern aber keine institutionellen Sach- und Personalkosten kein deutsches Personal Workshops und Seminare Projektbetreuungsreisen – Transportkosten für eine Person,Visa- und nachgewiesene Übernachtungskosten,max. 1 Reise pro Projekt  Voraussetzung: Arbeits- und Aufenthaltsprogramm

19. Was kann finanziert werden bis zu 3,5 % der Projektkosten für Kostensteigerungen und Mehraufwendungen (Reserveposition) pauschal bis zu 4 % für Verwaltungskosten (Berechnungsgrundlage: Projektausgaben inkl. Reserve)

20. Kostenpositionen im Kostenplan • Investitionen • Betriebsausgaben (auch Kosten für chartered accountant) • Personal (aufschlüsseln nach Person und Zeitraum) • Projektbetreuungsreisekosten • Σ Projektkosten • Reserveposition (3,5%) • Σ Zwischensumme • Verwaltungskosten (4%) • Gesamtausgaben Kostenplan abhängig von Maßnahmen:  bei Bildungsprojekten evtl. nach Maßnahmen aufschlüsseln Aufschlüsselung nach Haushaltsjahren

21. Finanzierungsplan • Eigenleistung des Antragstellers (mind. 10%) • Eigenleistung des Projektträgers, der Zielgruppe, anderer Stellen im Partnerland • Sonstige Einnahmen (z.B. Verkaufserlöse) • Drittmittel • Zuwendung der Stiftung (BMZ) (max. 75%) • Gesamteinnahmen 15 %  valorisierte Eigen- und Partnerleistungen müssen nachweisbar und bewertbar sein  Aufschlüsselung nach Haushaltsjahren

22. Projektdurchführung • Projektbeginn • Partnervertrag/Partnerleistung • Mittelanforderung • Mitteltransfer • Mittelverwendung • Mitteilungspflichten • Änderungen im Projektablauf • Projektbuchhaltung

23. Projektbeginn Projektbeginn wird im Fördervertrag festgelegt Informationen einholen: http://www.nord-sued-bruecken.de • Mustervereinbarung mit dem Projektpartner (rtf-Datei) • Mittelanforderung • Verwendungsnachweis • BMZ-Richtlinien für die Förderung entwicklungswichtiger Vorhaben • Besondere Nebenbestimmungen für BMZ-Zuwendungen (BNBest-P/Private Träger) • Allg. Nebenbestimmungen f. Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) Alternativ: http://www.bengo.de Aktenordner anlegen Bewilligung, Partnervertrag, Berichte, Fahrtenbücher, Inventarliste

24. Partnervertrag 1. Projektzweck 2. Finanzierung 3. Anforderung der Mittel 4. Informationspflichten 5. Mittelbewirtschaftung und Vergabe von Aufträgen 6. Inventarisierung 7. Kreditfonds 8. Abrechnung und Berichterstattung 9. Prüfungsrecht 10. Mittelsperre oder –rückforderung 11. Rücktrittsvorbehalt • Inkrafttreten, Änderungen • Zusätzliche Auflagen/Bestimmungen aus dem Bewilligungsbescheid

25. Partnervertrag Mit dem Partner klären, falls im Budget vorgesehen: • Dienstreisen • Per diems Anlagen zum Partnervertrag Finanzplan • Im Finanzplan für die Partnerorganisation sollten folgende Positionen nicht berücksichtigt werden: • Verwaltungskostenpauschale • Bankgebühren • Projektbetreuungsreisen • Sowie alle sonstigen Positionen, die hier ausgegeben werden Muster für Projektabrechnung • Enthält auch einen Mustervertrag mit einem Chartered Accountant, der jedoch für dieses Finanzierungsinstrument nicht gebraucht wird Projektfortschrittsbericht • Das Muster für den Projektfortschrittsbericht ist noch dem Partnervertrag beigefügt, ein PFB muss jedoch nicht mehr erstellt werden

26. Partnerleistung • Für den Nachweis der Eigenleistung des Projektpartner gelten die gleichen Vorgaben (Einzelausgabennachweis) wie für die übrigen Projektausgaben. • Als Eigenleistung eingebrachte Infrastruktur (Immobilien oder KFZ etc.) müssen an Hand nachvollziehbarer Kriterien und ohne größeren Verwaltungsaufwand bewertbar sein (zulässig ist nur eine marktübliche Bewertung). • Eine einseitige, unkommentierte Wertfestsetzung durch die Partnerorganisation ist nicht zulässig. • Peronalkosten: für den Nachweis von Personalkosten reicht ein summarischer Beleg nicht aus. Gefordert ist ein exaktes “Mengengerüst” auf Monatsbasis:

27. Mittelabruf 1 • wenn der Fördervertrag rechtswirksam ist • nach Abschluss des Partnervertrages • Formular kann von der Website der Stiftung heruntergeladen werden • Fristen: nach dem Abruf müssen die Mittel ausgegeben werden: • innerhalb von 4 Monaten, wenn sie im Ausland eingesetzt werden • Innerhalb von 1 Monat, wenn sie im Inland ausgegeben werden

28. Mittelabruf 2 Steuerung des Mittelabrufes/Mitteltransfers • Zu beachten sind die Verausgabungsfristen • Partnerorganisation muss eine genaue Planung der Ausgaben durchführen • Optimal: Monatsbasis • Ausreichend: Quartalsbasis • Mit dem Partner klären, wann der Partnerbeitrag erbracht wird • Erstellung eines Mittelabrufplanes • Ausgabeplanung muss ständig aktualisiert werden • Falls Verzögerungen eintreten, die vom Partner nicht zu vertreten sind, kann eine Verlängerung der Verausgabungsfrist (max. 6 Monate) beantragt werden.

29. Mitteltransfer • Überweisung • Bankscheck • Bargeld Zu beachten ist: • Meldepflichten nach Außenwirtschaftsgesetz (ab 12.500.- €) • Bankgebühren in Deutschland: Betriebsausgaben • Bankgebühren des Partners: verrechnet über den Wechselkurs

30. Mittelverwendung • Es können nur Projektausgaben abgerechnet werden, die nach der Projektbewilligung angefallen sind (Ausnahme: vorzeitiger Einsatz von Eigenmittel wurde bewilligt) • Die Zuwendung darf nur zur Erfüllung des Zweckes verwendet werden, der im Zuwendungsbescheid genannt wird (der Finanzierungsplan ist verbindlich). • Einzelpositionen des Finanzierungsplans dürfen um bis zu 30 % überschritten werden, falls die Überschreitung durch Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann. • Wenn Einzelansätze um mehr als 30 % überschritten werden, muss vorher die Zustimmung der Stiftung eingeholt werden.

31. Mittelverwendung 2 • Zahlungen vor Empfang der Gegenleistung:nur wenn dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist • Vergabe von AufträgenDas Vergabeverfahren ist neu geregelt worden Auf der Website der Stiftung ist eine Worddokument zu finden, in dem das aktuell gültige Verfahren genau beschrieben ist: (Menüpunkt: Förderprogramme – EZ-Kleinprojektefonds) • Beschaffung vorzugsweise im Partnerland • Originalbelege aller Ausgaben müssen aufbewahrt werden • Fremdsprachliche Belege müssen übersetzt werden (Stichworte genügen), ausgenommen sind englischsprachige Belege

32. Mittelverwendung 3 • Personalkosten: • grundsätzlich nur, wenn diese beantragt worden sind; • es gilt das im Antrag beschriebene „Mengengerüst“ • Ortsüblichkeit der Löhne/Gehälter muss gesichert sein • bei mehrjährigen Projekten: abnehmende Raten • Beschäftigung von Tagelöhnern • Lohnlisten mit Namen • Erfassung der genauen Arbeitszeiten • Bestätigung der Auszahlung (Unterschrift, Fingerabdruck) • Valorisierung/Bewertung von Arbeitsleistungen • Gleiches Verfahren wie oben

33. Mittelverwendung 4 Fahrzeuge im Projekt • Für jedes projektfinanzierte KfZ ist ein Fahrtenbuch zu führen, darin sind • alle Dienstfahrten einzutragen. Folgende Angaben sind erforderlich: • Kilometerstände, • Tanken, • Reparaturen und • Zweck der Fahrt. • Jedes Fahrtenbuch ist am Jahresende bzw. Projektende abzuschließen und der Projektabrechnung beizufügen.

34. Mittelverwendung 5 Inventarisierung • Alle mit Projektmitteln beschaffte Gegenstände mit einem Wert von mehr als Euro 400,- müssen den landesüblichen Bedingungen entsprechend inventarisiert werden • Werden Gegenstände verkauft oder dem Projektpartner übergeben, sind sie auf der Inventarliste unter “Aussonderung” wieder auszutragen. • Die Inventarliste ist fortlaufend zu führen und der Projektabrechnung beizufügen

35. Mittelverwendung 6 Inventarliste

36. Mittelverwendung 7 Eigentumsvorbehalt des BMZ sollen Gegenstände oder Gebäude, die aus Projektmitteln finanziert wurden, für einen anderen Zweck eingesetzt werden, ist vorab die Einwilligung der Stiftung/des BMZ einzuholen. Dies gilt : • bei Grundstücken und Gebäuden mit einem Anschaffungswert von mehr als 50.000,- Euro:15 Jahre • bei Gegenständen mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr sowie bei Grundstücken und Gebäuden, deren Anschaffungswert 5.000,-Euro übersteigt: 5 Jahre • bei Gegenständen mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr und mit einem Anschaffungswert von 400 bis 5.000,-Euro: 2 Jahre • Bei Gegenständen/Gebäuden, die über einen revolvierenden Kreditfonds finanziert wurden, gelten die vorgenannten Fristen analog, Ein Wertausgleich ist anteilig an das BMZ zu erstatten.

37. Mitteilungspflichten Die Stiftung muss informiert werden, wenn: • für das Projekt bei anderen öffentlichen Stellen beantragt oder bewilligt werden, • weitere Mittel von Dritten in das Projekt fließen, • der Verwendungszweck sich ändert oder wegfällt, • sich herausstellt, daß der Zuwendungszweck nicht oder nicht mit der bewilligten Zuwendung zu erreichen ist, • die abgerufenen oder ausgezahlten Beträge nicht innerhalb von 4 Monaten nach Auszahlung verbraucht werden können, • zu inventarisierende Gegenstände/Gebäude innerhalb der zeitlichen Bindung nicht mehr entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt werden, • ein Konkurs‑, Vergleichs‑ oder Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet wird.

38. Änderungen im Projektablauf 1 Die Stiftung muss auch informiert werden, wenn es • im Projekt inhaltliche Änderungen gibt (Konzeption, Maßnahmen/Mengengerüst) • sich abzeichnet, dass Einzelpositionen im Projektbudget um mehr als 30% überschritten werden • Änderungen im zeitlichen Ablauf gibt (z.B. Verlängerung der Projektlaufzeit) • finanzielle Änderungen (Reduzierung, Umwidmung der Bundesmittel) gibt. (Aufstockungsanträge sind beim BMZ normalerweise möglich, bei dieser Projektfinanzierung sind sie jedoch ausgeschlossen)

39. Änderungen im Projektablauf 2 • Reduzierung • Wenn absehbar ist, dass die bewilligten Mittel nicht gebraucht werden, sollten diese möglichst schnell zurückgegeben werden • Antrag formlos in Verbindung mit einem neuen Kostenplan • Umwidmung • Wird erforderlich, wenn Fördermittel für zwei Haushaltsjahre bewilligt wurden und die Mittel neu auf die Jahre verteilt werden müssen

40. Projektbuchhaltung • Mit dem Partner klären, wie die Projektbuchhaltung organisiert wird, • Mit dem Partner vereinbaren, dass die Projektbuchhaltung zeitnah erledigt wird, • Monatliche Abschlüsse anstreben, • Monatliche Überprüfung der Bestände, • regelmäßig Berichte schicken lassen.

41. Projektabschluss und Projektabrechnung Abrechnungstermin: siehe Bewilligungsschreiben (i.d.R. 3 Monate nach Projektende)  bei Verzögerungen rechtzeitig Verlängerung beantragen (Laufzeit max. 18 Monate) Abrechnung Sachbericht Finanzbericht Kostenplan (Soll-Ist) Finanzierungsplan (Soll-Ist) Belegaufstellung (zahlenmäßiger Nachweis nach Kostenpositionen)

42. Unterlagen zur Erstellung des Verwendungsnachweises Antrag Aktueller Kosten- und Finanzierungsplan (Fördervertrag und Umwidmungen berücksichtigen!) Unterlagen des Projektpartners (Bericht und Belege) Eigene Kontoauszüge für Nachweis Projektmitteltransfer und Kursberechnungen Chartered accountant/Testat eines unabhängigen Buchprüfers

43. Belegaufstellung • Belege vollzählig? • Belege sachlich und rechnerisch richtig? • Alle Angaben auf den Belegen enthalten? • Übersetzung der Belege? • Zahlungstermine der Kosten beachtet (innerhalb des Bewilligungszeitraums)? • Zuordnung zum Kostenplan möglich?

44. Originalbelege (mit geschäftsüblichen Angaben) Rechnungsausstellerin/Zahlungsempfängerin Grund und Tag der Zahlung Zahlungsnachweis (Quittung, Kopie Kontoauszug) Zahlungsbegründende Unterlagen (Teilnehmerlisten, Angebote, Arbeitsverträge etc.) Bei Valorisierungen Wertnachweis über erbrachte Leistung(Name, Datum und Dauer des Einsatzes, Unterschrift, Begründung für Höhe des Wertansatzes) Kleinstbelege und –summen zusammenfassen (< 50 €) Eigen-/Ersatzbelege

45. Ersatzbelege

46. Wechselkursermittlung Mittelkurs bilden aus Summe der Überweisungen und Summe der getauschten Mittel Bankgebühren in Deutschland = Betriebsausgaben Bankgebühren beim Projektpartner fliessen in Mittelkurs ein

47. Wechselkursermittlung II nur Gesamtkostenpositionen umrechnen, keine Einzelbelege

48. Max. + 30% Rechtzeitig Umwidmung beantragen Kosten- und Finanzierungsplan

49. Sachbericht I – Projektdurchführung • Projektdurchführung- Vergleich der geplanten mit realisierten Maßnahmen- Mitteleinsatz und evtl. Abweichungen erläutern- Anmerkungen zu besonderen Vertragsanforderungen • Erreichen der Projektziele – IndikatorenInwieweit wurden die Projektziele erreicht?Indikatoren gegenüberstellen und erläuternquantitative und qualitative Auswirkungen auf die ZGBegründungen für nicht oder nur teilweise erreichte Ziele • Nachhaltigkeit des Projekts beschreibenwer gewährleistet und finanziert Fortsetzung des Projekts?

50. Sachbericht II Bericht und Testat des unabhängigen Buchprüfers sind auszuwerten und das Ergebnis zu dokumentieren, z. B. - Prüfungsbeanstandungen, - zahlenmäßige Abweichungen,- Vorbehalte,- Empfehlungen