Referencegruppe

1. Referencegruppe 10. juni 2014

2. Velkomst og præsentation

3. Dagsorden

4. Referencegruppens nye medlemmer • Claus H. S. Jørgensen, Frederiksberg, Sektionsleder • Henriette Becker-Christensen, Brøndby, Fagchef • Peder Bonde, Slagelse, Chefkonsulent • Jan Dehn, Halsnæs, Familiechef • Bettina Mosegaard Brøndsted, Kolding, Familiechef • Hanne Korsgaard, Thisted, Børne- og familierådgivningschef • Anne-Marie Storgaard, Faaborg-Midtfyn, Souschef • Anders S. Kollin, Skanderborg Kommune, Specialkonsulent

5. Tak til….. • - Gunhild Kirkmand, Egedal Kommune, afdelingsleder - Ann Witt, Esbjerg Kommune, digitaliseringskonsulent - Peter Brügge, Randers Kommune, distriktsleder - Bo Skou Nielsen, Rebild Kommune, Socialfaglig leder            - Jeanette Bruun Madsen, Roskilde Kommune, teamkoordinator - Sigrid Andersen, Skanderborg Kommune, afdelingsleder • Som alle har været med i to år, og derfor ikke kan fortsætte.

6. Referencegruppen • Formål • Sikre kommunal forankring og videreudvikling af DUBU, så det mest mulig værdi for kommunerne, herunder: • Prioritering af videreudviklingsønsker • Sparring på videreudviklingsønsker • Sparring omkring andre dele af DUBU f.eks. ved tilslutning af nye kommuner og ved fejl i DUBU. • Ansvar og forventninger • Aktiv deltagelse • Tage ejerskab og være ansvarlig for referencegruppens beslutninger

7. Referencegruppen • Forventninger • 2 referencegruppemøder om året • Evt. andre møder • Forberedelsestid 1-2 timer (faglig person op til 4-4 timers forberedelse) • Materiale tilsendt senest 10 hverdage forinden mødet

8. Status fra projektet, herunder videreudvikling

9. Status fra projektet • Drift • Open UI • Bemanding • Kommunal styregruppe

10. Status på videreudviklingsønsker • Sidste års slide • 97 + 113 • Arbejdsgruppe: aktiviteter og undertyper (herunder også specialfelter) samt advis’er • Læseadgang • UDK

11. Dagens opgave

12. Dagens opgave - Videreudviklingsønsker • Baggrundsinformation • Prioritering af superbrugere via spørgeskema • Der var i alt 68 videreudviklingsønsker udvalgt som relevante • 44 ud af 65 kommuner prioriterede på følgende måde: • 3 komplekse • 6 middel • 9 simpel • 24 videreudviklingsønsker er udvalgt til at blive diskuteret i referencegruppen • 5komplekse • 9 middel • 10 simpel

13. Dagens opgave - Videreudviklingsønsker • Ikke som det plejer at være • Referencegruppen skal lave en overordnet prioritering af ændringsønskerne • Vi udvikler i udgangspunktet i den rækkefølge som i prioriterer

14. Dagens opgave - Videreudviklingsønsker • Processen • Præsentation af de 24 videreudviklingsønsker • Vurdering • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10?

16. Kompleks

17. K-6 Børnefaglig undersøgelseNye udækkede behov skal med når der laves ny version af BFU. • Beskrivelse af ændringsønsket: • Når vi laver en ny version af BFU, får vi en fuldstændig kopi, også af den indledende vurdering og de udækkede behov fra tidligere undersøgelse. Den nye BFU kan så revideres. Det uhensigtsmæssige er, at de nye udækkede behov ikke automatisk kopieres ned, når vi åbner feltet sammenfatningen og analyse. Det betyder at vi manuelt skal slette teksten og copy-paste de nye udækkede behov. Vi vil gerne have dette ændret. • Endvidere skal teksten fra nye indledende vurdering med i den nye rapport sammen med de nye udækkede behov. Rettelserne skal tages med videre over i handleplanen. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 27 (22 %) Prioritering på referencegruppe:

18. K-6 Børnefaglig undersøgelseNye udækkede behov skal med når der laves ny version af BFU. Her noteres de nye udækkede behov: Når man kommer hertil i BFU, står de udækkede behov fra en tidligere version. Har vil vi have at teksten kopieres ned fra ovenstående boks.

19. K-6 Børnefaglig undersøgelseNye udækkede behov skal med når der laves ny version af BFU. • Teksten fra den nye indledende vurdering (aktiviteten) kommer ikke med når man laver rapporten/dokumentet der kan udskrives til forældrene. • Aktivitetens tekst: Rapportens felt, hvor teksten skal komme fra den indledende vurdering:

20. K-1 AktiviteterAt sagsbehandler på aktiviteter ikke ændres ved flytning ml. kommuner • Beskrivelse af ændringsønsket: • Når man overtager en sag fra en anden kommune, bliver sagsbehandler på hver aktivitet fra tidligere kommune ændret til en sagsmodtageren i tilflytningskommunen. Dvs. at det ser ud som om, det er tilflytningskommunen, der har været sagsbehandler på de aktiviteter, som fraflytter kommunen har oprettet. • Ønske: Sagsbehandleren i fraflytterkommunen skal fortsat stå på sagsbehandler i tilflytterkommen og skal være låst. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 25 (20%) Prioritering på referencegruppe:

21. K-1 Aktiviteter - fortsatAt sagsbehandler på aktiviteter ikke ændres ved flytning ml. kommuner Sagsbehandleren i fraflytterkommune skal stå som sagsbehandler i tilflytterkommunen. Man kan altid se hvem der har oprettet aktiviteten på kolonnen ”Registreret af”, men det betyder noget ifm. fx aktindsigt

22. K-5 Blanketter/breveFlettefelt med mulighed for bl.a. at sende samme brev til flere modtagere. • Beskrivelse af ændringsønsket • Mulighed for at vælge flere modtagere til samme brev, ud fra barnets netværk. (Generere flere breve i én handling og én aktivitet) f.eks. ved indkaldelse til netværksmøde. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 24 (20 %) Prioritering på referencegruppe:

23. K-5 Blanketter/breveFlettefelt med mulighed for bl.a. at sende samme brev til flere modtagere. • I DUBU angiver man i Fornavn/Efternavn på aktiviteten hvem den retter sig mod, og dermed hvem der er modtager af et dokument/brev. Når man så opretter brevet bliver personen sat ind i modtageradressen. Her vil det være ønskeværdigt, at man kunne sætte flere på og dermed få brevet kopieret til flere modtagere:

24. K-4 Andet Funktionsnedsættelse og resultatdokumentation • Beskrivelse af ændringsønsket: • For at understøtte behovet for bedre hjælp til sagsbehandlerne for børn og unge med funktionsnedsættelse og behovet for øget resultatdokumentation er der behov for nogle justeringer i DUBU, som i overordnede træk drejer sig om følgende: • 1. Tilføjelse og ændring af børnefaglig undersøgelse. • 1.1. Dimensionen ”Sundhedsforhold” udvides i BFU 1.2. Funktionsniveau tilføjes dimensioner i BFU webløsning 1.3. Overordnet funktionsniveau tilføjes under ”Afslutning” i BFU webløsningen 1.4.Registrering af funktionsnedsættelse eller socialt problem i BFU webløsningen 1.5 Tilføjelse og ændring af BFU blanketter • 2. Udrednings webløsning og blanketter tilføjes • 3. Handleplan udvides med resultatdokumentation

25. K-4 Andet Funktionsnedsættelse og resultatdokumentation • Beskrivelse af ændringsønsket: • 4. Sagsoverblik og fleksibelt udtræk • 5. Ledelsesinformationsrapporter • For alle dele gælder det, at der skal ske en udvidelse af brugervejledning og uddannelse af brugerne med henblik på brug af den nye løsning. • Ønsket kan vælges samlet eller punktvis. Nogle punkter forudsætter dog andre er implementeret. Ønskes en anden kombination end den viste skal der re-estimeres.

26. K-4 Andet Funktionsnedsættelse og resultatdokumentation Vurdering: • Hvilken gruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for brugeren på en skala fra 1-10? • Superbrugerstemmer: 13 (11%) • Prioritering på referencegruppe:

27. K-3 AndetAfregningssnitflade • Beskrivelse af ændringsønsket: • Referencegruppen har besluttet at er skal laves en foranalyse på at data fra DUBU kan stilles til rådighed til økonomi- og afregningssystemer. • Derudover skal der i DUBU tilføjes oplysninger om den udførendes (den professionelles) CVR nr. samt oplysning om hvilken Kommune der er Betalingskommune, samt en validering af feltet udlændingenummer. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 2 (2%) Prioritering på referencegruppe:

28. K-ekstraDigital post til virksomheder • Beskrivelse af ændringsønsket: • Der ønskes mulighed for at sende til virksomheder via Digital post, på samme måde som man i dag kan sende til borgere. For at det skal kunne lade sig gøre skal der også ændres i felterne på ”Personer” i DUBU. Der skal tilføjes et CVR felt (obs afregningssnitflade kræver det samme). Der skal tilføjes et felt til angivelse af, hvorvidt der er tale om en person eller virksomhed (drop-down). Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: Prioritering på referencegruppe:

29. Middel

30. M-23 Familie/NetværkSøskende oprettes automatisk i hinandens netværk • Beskrivelse af ændringsønsket: • Når der er sager på flere børn i en familie og man på det første barn opretter de andre børn, som søskende i barnets netværk, bør søskende automatisk blive oprettet i de andres netværk som søskende, så netværket kun skal oprettes en gang. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 32 (12 %) Prioritering på referencegruppe:

31. M-23 Familie/NetværkSøskende oprettes automatisk i hinandens netværk • Hvis der så fx er 5 søskende, så skal man ind på hver enkelt sag for at oprette søskende gensidigt i hinandens netværk dvs. 5 gange. Hvis søskende ikke er oprettet i hinandens netværk, kan man ikke kopiere en aktivitet der omhandler alle børn til de andres sager. Man kan heller ikke udarbejde en fælles BFU. Søskende skal derfor altid oprettes i hinandens netværk med angivelse af om der er tale om barnet/den unge eller borger.

32. M-8, M-14, M-17 Blanketter/breveBlanket SG255 Medicinbevilling, BU 907 og BU 926 samt Afgørelse med klagevejledning tilføjes • Beskrivelse af ændringsønsket: • Det ønskes at blanket SG 255 – Medicinbevilling, BU 907 og 926 Erklæring om oplysningspligt for § 41 og § 42, samt en tom brevskabelon til afgørelser med automatisk påtrykt klagevejledning ,tilføjes i DUBU. • Nu skal man gå i andet system fx Diaform eller lokale brevskabeloner og hente blanketterne og dernæst ”drag’n’drop” dem ind i DUBU. Det vil spare et opslag i andet system. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 20 (8%), 7 (3%) og 7 (3%). Prioritering på referencegruppe:

33. M-22 Børnefaglig undersøgelseStørre skrivefelt i "sammenfatning og analyse" • Beskrivelse af ændringsønsket: • Der er brug for at kunne skrive mere i tekstfeltet i "Sammenfatning og Analyse". Derfor ønskes mulighed for at: • Brugeren kan klikke et ekstra felt ind - det gælder alle felter i hele undersøgelsen, hvor det kan være nødvendigt (Kunne være "Tilføj ekstra skrivefelt”). • Der skal komme en pop-up advarsel inden man når tegn max på 16350. I dag kommer der pop-up når tegn max er nået og man kan ikke længere skrive/redigere i feltet. • Det er ikke teknisk muligt, at udvide feltet til at indeholde flere karakterer. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 18 (7%) Prioritering på referencegruppe:

34. M-22 Børnefaglig undersøgelseStørre skrivefelt i "sammenfatning og analyse" • Nuværende udseende: • Ønsket udseende:

35. M-4 aktiviteterMarkering af ”Kopieret til søskende” • Beskrivelse af ændringsønsket • Mulighed for at se hvilke aktiviteter der er kopieret til søskende. Eksempelvis via et flueben eller lignende. Som fx nedenstående: Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 17 (6%) Prioritering på referencegruppe:

36. M-35 sagOverflytning af sag til anden kommune • Beskrivelse af ændringsønsket: • Når der overføres sag til anden DUBU-kommune, så overføres sagen automatisk med mellemkommunal underretning. Jf. SEL § 155 skal kommunen inden 6 dage sende kvittering til afsenderkommunen. Nu modtager vi kvitteringen pr. post/mail, som vi ikke kan lægge på sagen, da den automatisk lukkes (sagen kan genåbnes af en superbruger). Der bør kunne sendes en kvittering for modtaget underretning via DUBU. DUBU bør herefter lukke sagen. Indtal da skal sagen stå som overført, men ikke lukket. Hvis kvittering ikke er modtaget efter 6 dage, skal der komme et advis om at kvittering for modtagelsen ikke er modtaget. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 16 (6%) Prioritering på referencegruppe:

37. M-35 sagOverflytning af sag til anden kommune • Der oprettes automatisk en aktivitet som nedenstående af typen ”underretning” undertype ”flytning mellem kommuner”, som sættes i status ”Lukket grundet flytning”. Sagens status sættes til ”Lukket”, hvorfor det ikke er muligt at registre en kvittering fra modtagerkommunen i sagen:

38. M-24 handleplanAt handleplanerne tilpasses typen • Beskrivelse af ændringsønsket: • Det ønskes at handleplanerne tilpasses den valgte handleplanstype. Fx skal en forældreplan ikke indeholde underskrifter og partshøringer af børn, mulighed for ekstra indsatsområder (§41 og 42) er kun henvendt til børnene og der forekommer mange andre irrelevante felter. • Handleplaner skal kun indeholde de overskrifter/felter der er relevante for typen. Dette skal afspejles på handleplansfanebladet, samt når der genereres en dokument/rapport. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 15 (6%) Prioritering på referencegruppe:

39. M-24 handleplanAt handleplanerne tilpasses typen • Rød markering bør fjernes i rapporten - forældrehandleplan:

40. M-15 Blanketter/BreveEjer af aktiviteten som afsender navn • Beskrivelse af ændringsønsket: • Den person der står registeret som sagsbehandler på aktiviteten, som skal komme på blanketterne/brevet nederste efter ”med venlig hilsen”, idet det er den der reelt fremsender brevet. • Ved kontaktoplysningerne i siden ved kommunelogoet, skal det være den person der ”ejer” sagen og er markeret med primær der fremgår, da det er vedkommen der fremadrettet skal lave sagsbehandlingen i sagen. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 13 (5%) Prioritering på referencegruppe:

41. M-15 Blanketter/BreveEjer af aktiviteten som afsender navn • Blanket/brev:

42. M-16 Blanketter/BreveMulighed for generer rapport inde i aktiviteter • Beskrivelse af ændringsønsket: • Mulighed for at generere rapporter direkte i aktiviteterne, således at man ikke skal ud af aktiviteten, når der skal generes bilag. Dette kan f.eks. være ifm. situationer hvor der skal laves flere bilag på en aktivitet. Det vil sparer klik i stedet for at man skal gå ud af aktiviteten, hver gang man skal lave et nyt dokument. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 13 (5%) Prioritering på referencegruppe:

43. Som det er nu, generes rapport på sagens aktivitetsliste: • Som det ønskes, skal der kunne generes rapport inde på aktiviteten:

44. M-19 Børnefaglig UndersøgelseÆndring af navn og Advis • Beskrivelse af ændringsønsket: • Det ønskes at DUBU korrigerer sagsbehandlernavn i BFU samt sender advis'er til den sagsbehandler der står som ejer af sagen (primær) - og ikke som nu, den sagsbehandler der har oprettet aktiviteten "afgørelse" vedr. BFU. • Dette er for at sikre, at den der skal lave BFU får advis om, hvornår tidsfristen udløber. Dette vil understøtte overholdelsen af lovgivningen og være nemmere for sagsbehandlerne i det daglige arbejde at søge sin tidsfrister frem ift. planlægningen. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 11 (4%) Prioritering på referencegruppe:

45. M-19 Børnefaglig UndersøgelseÆndring af navn og Advis • Sagsansvarlig i sagen og den der har truffet afgørelsen: • Den der fremgår som sagsbehandler i rapporten, er den der har genereret BFU:

46. Simpel

47. S-21 Sag Ny Sagstype: § 54 støtteperson • Beskrivelse af ændringsønsket: • Oprettelse af ny sagstype der hedder "§ 54 støtteperson", til når barnet er anbragt af en anden kommune, men vi har den del af sagen som er § 54 støtteperson. Det vil sige en sag på forældrene ift. deres ret til støtte under barnets anbringelse. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 36 (9%) Prioritering på referencegruppe:

48. S-21 SagNy Sagstype: § 54 støtteperson • Type tilføjes som valgmulighed i listen:

49. S-23 Sag Ny Sagstype: Efterværn/Anbringelse • Beskrivelse af ændringsønsket: • Ny sagstype, så der kan skelnes mellem om det er en efterværnssag med anbringelsesforpligtelser eller efterværn med forebyggende sigte som fx kontaktperson. Dette gør det lettere at fremsøge alle sager med anbringelse til brug for fx ledelsesinformation og i økonomisk øjemed. Vurdering: • Hvilken målgruppe giver ændringsønsket værdi for? • Hvor vigtigt er det for målgruppen på en skala fra 1-10? Superbrugerstemmer: 33 (8%) Prioritering på referencegruppe:

50. S-23 Sag Ny Sagstype: Efterværn/Anbringelse • Type tilføjes som valgmulighed i listen: