新北市政府 第二代公文自動化系統 建置推廣暨維運服務委外案

1. 新北市政府第二代公文自動化系統建置推廣暨維運服務委外案新北市政府第二代公文自動化系統建置推廣暨維運服務委外案 【線上簽核平行測試作業說明】 101/01/18製

2. 大綱 • 本專案時程 • 平行測試目的 • 平行測試時程與參與機關 • 測試公文來源及數量 • 測試方式說明 • 配合事項 • 其他說明 • 使用線上簽核的差異

3. 本專案時程

4. 平行測試目的 • 本次測試係界定於測試網址進行測試，與現行公文處理作業之二代公文網址不同。 • 請從二代公文線上簽核測試網址登入。 http://doc2-manage.ntpc.gov.tw/ntpc_sod20_PKI/ • 測試線上簽核流程與憑證加簽、驗證等重要處理程序，藉由進行實機作業以期使用者能熟悉線上簽核功能操作，並確認測試之公文能完成簽辦與結案歸檔。

5. 平行測試時程與參與機關 • 101年2月15日~101年2月29日。 • 參與機關如下： • 一級機關：27個 • 二級機關：6個(資訊中心、採購處、高管處、拆除大隊、養工處及勞檢處) • 區公所：3個(板橋、土城、林口)

6. 測試公文來源及數量

7. 測試方式說明 • 公文流程測試 • 機關收文人員每日登錄電子來文。(挑選收文號尾數為２、４、６之公文號為測試公文)，進行線上簽核公文測試。於二代公文系統進行簽辦、陳核、存查或發文簽辦，務必於3日內辦結，最後歸檔。公文於辦結後，請將101/2/15~101/2/24歸檔清單於101/2/29前送本中心備查。 • 自創簽稿測試 • 每位承辦人至少要創簽稿並登錄取號3份的線上簽核公文後，進行簽辦、陳核、存查或發文簽辦，務必於3日內辦結，最後歸檔。(格式包含簽、函、開會通知單、便簽及常用格式)

8. 測試方式說明(續) • 表單測試： • 每位承辦人至少要針對線上簽核公文填寫3份的表單，進行申請、決行。(表單包含展期申請、速別修改申請、調案申請及常用的表單。) • 可選擇符合下列條件的公文作為測試公文(僅適用於測試階段) • 電子來文 (公文性質：一般公文)。 • 保存年限為十年以下之存查性創簽稿公文(公文性質：一般公文)。 • 測試重點： • 於系統畫面上簽辦公文、陳核、存查或發文簽辦，最後歸檔。公文簽辦過程中使用自然人憑證進行加簽處理。

9. 測試方式說明(續) 二代公文(管理及製作) 1 2 4 公文辦理 虛擬電子公文 交換系統 3-2 (收文、擬辦、會辦、核批、發文、歸檔) 電子發文 (正本：測試機關(例如測試機關新北市雙溪區公所)) 測試機關電子收文 3-1 歸檔 • 虛擬電子公文交換系統： • 由本中心手動將電子公文交換系統內之公文收到測試系統內供測試。 • 各測試機關發文登記後，並不會實際將電子交換公文進行發文。 • 為避免與正式公文混淆，請承辦人於簽辦測試公文時，受文機關加註「測試機關」字樣。

10. 測試方式說明(續)- 收文方式說明 電子來文 紙本來文 創簽/創稿 掃描/辨識 登錄來文 符合 線上簽核推動規範 指定 承辦單位 承辦人變更 線上簽核 紙本簽核

11. 測試方式說明(續)- 線上簽核流程說明

12. 測試方式說明(續)- 憑證註冊 1.第一次使用自然人憑證，請點選註冊憑證。 2.於電腦上插入自然人憑證後，於『公務帳號』與『PIN CODE』欄位內輸入資料後點選【註冊憑證】，即可開始使用二代公文憑證加簽機制。

13. 測試方式說明(續)- 憑證加簽 公文倘有修改需加簽憑證（使用自然人憑證）：於電腦上插入自然人憑證後，於『公務帳號』與『PIN CODE』欄位內輸入資料後點選【登入】，即可開始使用二代公文憑證加簽機制。 • 系統自動進行憑證加簽的時機： • 於承辦人處陳核、送出會辦、會畢、 • 核判存查及核判發文等。 • 於主管處決行、陳核、退件及送 • 出會辦等。

14. 測試方式說明(續)-登入二代公文系統 • 從二代公文線上簽核測試網址登入 http://doc2-manage.ntpc.gov.tw/ntpc_sod20_PKI/

15. 配合事項-各機關推動小組 • 各機關推動小組 • 協助安排處理線上簽核平行測試作業前準備事項。 • 測試機關前置準備事項明列於「線上簽核平行測試作業前環境查檢清單」，另函通知。 • 線上簽核平行測試作業前環境查檢清單提報至資訊中心確認結果。 • 協助宣導線上簽核平行測試相關規定。 • 擔任初步問題處理及問題反應的窗口。

16. 配合事項-收文人員 • 收文人員 • 電子來文請於｢電子收文作業｣進行登錄。 • 每日的電子來文中選出測試公文。 • 由收文人員於二代公文系統-「電子收文作業」勾選[是否為線上簽核]並指定承辦科/人。

17. 配合事項-承辦人 • 承辦人 • 每位承辦人至少要創簽稿並登錄取號3份不同格式的公文後，進行存查/發文簽辦，最後歸檔。(格式包含簽、函、開會通知單、便簽及常用格式) • 申請表單至少各1份速別修改、展期或調案。 • 測試公文務必於3日內辦結，測試過程中產生的創簽、創稿不需列印。 • 辦理公文的內容上須註明『測試公文』。 • 本案可收文、發文及可受會機關為：測試中之機關名稱（如「測試機關新北市雙溪區公所」)。 • 受文機關不可為正式機關名稱，以免誤解。 • 公文簽辦過程中使用自然人憑證進行加簽處理。

18. 配合事項-登記桌、主管、稽催人員 • 登記桌人員 • 於系統上進行分文、送出等公文處理。 • 主管 • 於系統畫面上簽辦公文，使用自然人憑證進行加簽處理 • 主管於系統-｢表單核示區｣批示各類表單，除調案申請（跨科組室/跨機關)申請單。 • 稽催人員 • 於二代公文系統中進行稽催管考處理-使用系統稽催報表瞭解公文辦理狀況。

19. 配合事項-發文人員/檔管人員 • 發文人員 • 可收、發文及可受會機關為測試中之機關名稱（如「測試機關新北市雙溪區公所」)。 • 請勿將測試用的公文郵寄、遞送或交換出去。 • 檔管人員 • 歸檔公文進行檔案點收、編目等檔管作業操作。 • 歸檔公文於點收後須使用機關憑證進行加簽製作電子檔案封裝檔。

20. 其他說明 • 維運中心：二代公文維運分機：4532 (代表號) • 資訊中心8500客服分機：8500 • 行政推廣等業務聯絡窗口：林佳美小姐分機：4537 • 於專案網站(http://doc2.ntpc.gov.tw/)提供參考資料，包括：常見問題集、教學講義、操作手冊線上教學等資料。 • 為能順利於當日將問題釐清，請使用者遇到系統問題時，至8500報修系統填寫(http://8500.ntpc.gov.tw/)，問題回復會email至您的信箱。 • 倘報修項目屬於系統功能異常部分，由廠商接獲問題後，提出預定完成日，並由本中心確認後進行修改程式。 • 倘報修項目屬於系統功能新增部分，經由業管機關確認，並經本中心評估後，會將預計處理情形公布於專案網站上供參（http://doc2.ntpc.gov.tw/）。可自行上網查看，請勿來電洽詢相關之功能增修問題。

21. 其他說明(續) • 各機關原租賃電腦已配發讀卡機，倘各機關同仁尚有缺讀卡機者，請各機關自行處理，資訊中心將不再補發。 • 系統維護停機時間：於平行測試期間每日晚上20:00~23:00。

22. 使用線上簽核的差異

23. 新北市政府第二代公文自動化系統建置推廣暨維運服務委外案承辦人新北市政府第二代公文自動化系統建置推廣暨維運服務委外案承辦人

24. 課程大綱 • 線上簽核說明 • 線上簽核工具 • 範例說明 • 其他說明

25. 電子來文: 線上簽核說明-收文 注意：電子來文收文後預設走線上簽核流程 電子來文 收文登錄 分文

26. 線上簽核說明 線上簽核 電子來文 創簽/創稿 注意：線上公文可轉為紙本公文，但紙本公文無法 轉為線上公文 電子來文 線上簽核 紙本簽核 指定 承辦單位 承辦人變更 創簽/創稿

27. 線上簽核說明-紙本與線上差異

28. 課程大綱 • 線上簽核說明 • 線上簽核工具 • 範例說明 • 其他說明 27

29. 線上簽核工具 • 使用範圍 原二代公文使用者及含股長以上之主管。 • 線上簽核新增硬體需求 • 自然人憑證 • 晶片讀卡機 • 憑證使用時機: 依法定規定公文簽辦過程中，需使用憑證加簽證明其不可否認性。 • 承辦人：陳核、稿轉函、核判發文、核判存查、 送出會辦、會畢、退件 • 主管：陳核、決行、退件 • 發文：若發文人員更改公文資料才需使用憑證 • 檔管：點收後（機關憑證） 28

30. 線上簽核工具-自然人憑證(1) • 使用時機 • 擬辦線上簽核公文或修改線上簽核公文的人員如承辦人/主管等，需使用自然人憑證簽核，確保資料的正確性、真實性、完整性。 • 個資保密 憑證IC卡資訊，包含IC卡卡號、姓名、憑證有效起始日期、憑證審核單位。並不包括身分證字號、地址、電話、生日等個人資料。 • 取得憑證 於推行線上簽核前，資訊中心將為尚未持有自然人憑證，或憑證即將到期之承辦人、主管申請。推動線上簽核後，各機關之自然人憑證申請事務由各機關自理。 29

31. 線上簽核工具-自然人憑證(2) • 鎖卡時： 若憑證鎖卡時或欲更改PIN CODE時，可至內政部憑證網頁（http://moica.nat.gov.tw )修改 • 內政部憑證管理中心憑證作業 • 憑證讀卡機故障時： 請撥8500找PC廠商報修 30

32. 線上簽核工具-臨時憑證 • 使用時機 • 未帶自然人憑證時，可使用臨時憑證辦理公文。 • 申請方式 • 使用者於憑證加簽功能未插入憑證時，系統會詢問是否要使用臨時憑證，並徵得確認後自行產生。 • 臨時憑證由使用者自行於系統確認使用，有效期為 當日；加簽方式、流程與自然人憑證相同。 • 公文送出（含發文與歸檔）前需完成補簽作業；若無法補簽時，得由職務代理人或權責主管補簽並記錄原因。 31

33. 線上簽核工具-補簽操作(1) 點選左方『其他作業』-『臨時憑證待補簽』，點選【未補簽資料】。

34. 線上簽核工具-補簽操作(2) 點選藍色『文號』即可檢視尚未補簽公文的資訊。

35. 線上簽核工具-補簽操作(3) 勾選欲補簽的公文資料，點選【補簽】。 注意：系統補簽公文以日期為主，當日所有補簽公文，可一次批次完成補簽，無法補簽單一公文。

36. 課程大綱 • 線上簽核說明 • 線上簽核工具 • 範例說明 • 其他說明 35

37. 範例一:附貼簽稿(1) 於承辦人『待辦理區』，點選線上公文文號 點選『文稿處理』-【附貼簽稿】 。 依承辦人業務需求選擇附貼的公文範本格式後點選【確定】 2 1 1 4 3

38. 公文製作畫面開啟後，輸入各項公文資料，點選【存檔】。公文製作畫面開啟後，輸入各項公文資料，點選【存檔】。 點選『陳核』後選擇『陳核速別』。 範例一:附貼簽稿(2) 3 2 1

39. 範例二:會辦設定（會辦單位）會畢 簽收完成後，於承辦人作業『待辦理區』-『內會』頁簽點選欲會辦的公文文號以檢視公文內容。 於『意見輸入區』內輸入意見，點選【會畢】按鈕。

40. 範例三:承辦人繕校重陳(1) 前提：若主管決行後，承辦人發現文面有錯字時可使用此功能。 於『待簽收區』簽收主管決行後的公文。

41. 於承辦人作業『待辦理區』-『已決待發』或『已決待歸』頁籤點選主管批核完成的公文文號，檢視公文內容有無錯誤。於承辦人作業『待辦理區』-『已決待發』或『已決待歸』頁籤點選主管批核完成的公文文號，檢視公文內容有無錯誤。 範例三:承辦人繕校重陳(2)

42. 若有錯誤時，可勾選該筆公文文號後，點選【繕校重陳】按鈕，可修改公文內容。若有錯誤時，可勾選該筆公文文號後，點選【繕校重陳】按鈕，可修改公文內容。 點選【陳核】按鈕，再次陳核公文。 範例三:承辦人繕校重陳(3) • 注意：若已稿轉函的公文需先刪除函 1 2 3

43. 範例四:主管決行後陳核主管 前提：若主管決行後，主管發現誤為決行，可請承辦人再次點選陳核。 『待辦理區』的『已決待發』或『已決待歸』區點選主管決行後的公文，點選【陳核】。 1 2 3 1 2

44. 範例五:主管決行後發文或存查 『待辦理區』的『已決待發』或『已決待歸』區點選主管決行後的公文文號點選核判發文或核判存查。 1 2 3 1 2 注意：主管決行完的線上公文，承辦人無須再點選判發/判存按鈕。(紙本公文決行後，需承辦人點選判發/判存)

45. 範例六:主管決行後公文傳閱設定 『待辦理區』的『已決待發』或『已決待歸』區勾選主管決行後的公文文號。 點選傳閱設定設定人員。 1 3 5 2 4 1 3 2

46. 課程大綱 • 線上簽核說明 • 線上簽核工具 • 範例說明 • 其他說明 45

47. 其他說明(1)-表單申請 • 紙本批閱： 專案管制申請、公文展期、公文調卷、調卷展期。 • 線上批閱： 速別修改、 公文展期、公文自領 、公文移交、銷號申請。

48. 展期申請 • 若選擇主管系統批核表單走線上簽核 • 若選擇登記桌代批表單走紙本簽核(與現行相同)

49. 其他說明(2)-線上簽核之強制簽收 線上簽核公文承辦人公文無法跳關陳核，但可由上級主管執行跳關「強制簽收」處理。 強制簽收之限制: • 承辦人告知上一級主管文號 • 中間主管尚未簽收且公文所在流程已執行公文送出 • 只允許主管強制簽收下屬公文 • 若中間主管之前已簽收公文，則應落實代理人制度，由代理人簽核後上呈上一級主管 • 主管強制簽收後，系統會自動發mail給跳過的主管。

50. Q & A 49