Logiciel de gestion des licences à partir du 01/09/2012

1. Logiciel de gestion des licencesà partir du 01/09/2012 Liévin, le Samedi 23 Juin 2012 Assemblée Générale FFB

2. Sommaire Bilan des réponses des clubs sur les modes de paiement Etapes du processus Nouvelles fonctionnalités Présentation de la prise de licence par un club Fonctionnalités pour les Ligues

3. Bilan des réponses des clubs sur les modes de paiement • Etat par Ligues 7 Refus : Douarnenez / Morvillars / Petite Rosselle / Moyeuvre / American Club Rouen / Poix de Picardie / Amiens

4. Etapes du processus • 15/06/2012 : • Structure de prise de licence par les clubs opérationnelle • saisie et renouvellement via la liste des licenciés de la saison passée • gestion des mutations d’une saison à l’autre (envoi d’un mail d’information aux Ligues et Clubs du joueur), en cours de saison (envoi d’un mail au Secrétariat qui valide – pas d’impact financier) • consultation des responsables de Ligues, Comités Départementaux et Clubs • état financier du compte pour chaque niveau • 30/06/2012 : • Structure de prise de licence pour les indépendants et les indépendants via les salles partenaires • Installation des modules de paiement : prélèvement et carte bancaire pour les clubs et salles partenaires, carte bancaire pour les indépendants, virement pour la Fédération vers les Ligues et Comités Départementaux (seules les Ligues du Nord Pas de Calais et du Centre ont choisi un virement de la FFB vers les Comités Départementaux)

5. Etapes du processus • 06/07/2012 : • Mise en place des niveaux de droits • Gestion des informations complémentaires associées au licencié : -- formateurs, arbitres et informations disciplinaires • Gestion des « pass scolaire » • Mise en place des outils statistiques et données disponibles sous forme de téléchargement (licenciés par catégories d’âges, pyramide des âges, répartition « hommes-femmes », la répartition par disciplines…) • Affichage avec possibilité d’enregistrer et/ou d’éditer la licence • 12/07/2012 : • Dernière relecture • 20/08/2012 : • Envoi des identifiants aux clubs avec mode opératoire

6. Etapes du processus • 01/09/2012 – début de la saison 2012/2013 : • Démarrage • Prise de licence par les clubs, les indépendants et les salles partenaires • 30/09/2012 : • 1ère clôture de la saison • Envoi des avis de prélèvement • 05/10/2012 : • Prélèvements sur les comptes bancaires des clubs • Virements sur les comptes bancaires des ligues, des comités départementaux et des salles partenaires

7. Nouvelles fonctionnalités Arbitrage : • Mise à jour des arbitres internationaux et fédéraux par le secrétariat dans le courant de l’été • Mise à jour des arbitres de Ligues par les responsables arbitrage de Ligues : - fin novembre - fin février Formation : • Mise à jour des formateurs par le secrétariat dans le courant de l’été Discipline : • Mise à jour des sanctions disciplinaires au niveau national par le secrétariat dans le courant de l’été • Mise à jour des sanctions disciplinaires au niveau régional et départemental par les entités respectives dans le courant de la saison

8. Prise de licence dans un club • Bordereau de demande de licence « papier » : • Création d’un bordereau pour : • Informer le licencié (conditions assurance, etc…) • Obtenir sa signature prouvant qu’il a réglé le club et adhère à la FFB • Rappeler au Président du Club les obligations concernant la gestion du certificat médical qui reste sous sa responsabilité • Informer le Président du Club et licencié de la nouvelle réglementation sur l’ autorisation parentale de prélèvement sur les mineurs

9. Prise de licencedans un club Bordereau « papier » à faire remplir au licencié

10. Prise de licence dans un club Les identifiants et mot de passe seront envoyés par mail pour le 20/08/2012 Le mot de passe sera modifiable dès la première connexion

11. Prise de licence dans un club Affichage du nom du club connecté Rubriques

12. Prise de licence dans un club Ecran avant la 1ère saisie de licences de la saison Affiliation du club avec le détail des parts pour chaque entité. Il faut valider pour poursuivre. Rubriques

13. Prise de licence dans un club Ecran pour renouvellement des licences ou saisie d’une nouvelle licence Possibilité d’indiquer un numéro de licence (le logiciel recherche dans la base de données) Accès au formulaire pour saisie d’un nouveau licencié Liste des licenciés de la saison précédente. Il suffit de cliquer sur le nom pour avoir accès à la fiche du joueur et la valider après modification si nécessaire.

14. Prise de licence dans un club Ecran de renouvellement d’une licence Données fixe ne pouvant être modifiées par le club Données pouvant être modifiées

15. Prise de licence dans un club Ecran de renouvellement d’une licence Affichage des données Possibilité de revenir en arrière pour corriger ou bien d’abandonner Validation pour enregistrement définitif

16. Prise de licence dans un club Ecran de renouvellement d’une licence Situation financière du compte du club Si à la clôture, le club ne saisit pas d’autres licences, il sera prélevé de 170 €. La Fédération reversera 40 € à la Ligue et 43 € au comité départemental.

17. Prise de licence dans un club Liste des licences prises

18. Prise de licence dans un club Saisie d’une nouvelle licence

19. Prise de licence dans un club Saisie d’une nouvelle licence Il suffit de compléter la fiche et d’enregistrer

20. Fonctionnalités pour les Ligues Exemple d’affichage pour la Ligue Nord Pas de Calais Liste des responsables avec possibilité d’accéder à la fiche de la personne en cliquant sur son nom Détail des clubs qui ont renouvelé leur affiliation Liste des comités départementaux Détail des licences prises par club Montant qui sera reversé à la Ligue par la FFB après la clôture

21. Fonctionnalités pour les Ligues Exemple d’affichage du comité départemental 62 Liste des dirigeants avec possibilité d’accès aux fiches par simple clic Liste des clubs ayant renouvelé leur affiliation avec le montant Nombre de licences dans chaque catégorie d’âge par club Liste des clubs de ce département Montant qui sera reversé au CDB par la FFB après la clôture

22. Fonctionnalités pour les Ligues Consultation de la fiche d’un dirigeant

23. Fonctionnalités pour les Ligues Consultation de la fiche d’un Club