LOS DIEZ PECADOS MORTALES DE LOS CONTADURES PÚBLICOS JAIME A. HERNANDEZ VASQUEZ

1. LOS DIEZ PECADOS MORTALES DE LOS CONTADURES PÚBLICOS • JAIME A. HERNANDEZ VASQUEZ CUZCO, PERÚ. Noviembre de 2.012

2. Nuestro Primer Pecado:DESCONOCIMIENTO DEL EJERCICIO PROFESIONAL Uno de los principales factores que influyen en el deficiente desarrollo profesional del Contador Público, lo constituye el desconocimiento proverbial que tiene sobre los alcances de su ejercicio y del sin número de tareas que con lujo de detalles podría desempeñar en el campo empresarial

3. Todas estas tareas de importancia limitada podrían ampliarse si se conociera a fondo la disciplina contable como una rama del conocimiento que trata del: Estudio de los hechos económicos, de su compilación, medición, información, análisis, interpretación y control; mediante la implantación de modelos sistemáticos, organizados de manera lógica, racional y coherente, con criterios de unidad, objetividad y pertinencia.

4. Preparador y asegurador de la información financiera para la toma de decisiones; • Asesor o consultor en la gestión empresarial; • Analista de riesgos • Estructurador de proyectos de factibilidad o inversión; • Preparador y supervisor de presupuestos • Evaluador y analista de la gestión o desempeño de los administradores • Constructor de estructuras de costos, precios y tarifas; • Asesor y consultor en el campo de los impuestos y en el desarrollo tributario • Gestor del diseño de estructuras administrativas y organizacionales • Administrador del recurso humano, analista y supervisor de nóminas

5. Administrador de inventarios • Tasador y evaluador de empresas • Preparador de información estadística de carácter estatal • Preparador, analista y supervisor de la información de la balanza de pagos • Preparador de información sobre necesidades sociales • Perito privado y gubernamental; contador privado o estatal • Director o asesor en la liquidación de compañías • Generador de sistemas de información • Asesor en el diseño de nuevos productos, analista en los procesos de penetración de mercados y, creador y supervisor de estructuras de control empresarial de orden interno o externo

12. Nuestro Segundo Pecado: AUSENCIA DE UNA POLÍTICA DE MARKETING. Uno de los pecados más comunes en el ejercicio de la Contaduría Pública, lo constituye a no dudarlo, la escasa labor de mercadeo de este servicio

13. En el siglo pasado se podía obtener clientes con mucha facilidad dada la escasez de firmas profesionales y de un menor número de especialistas Es precisamente en éste punto donde cobra importancia el Marketing

14. Aspectos básicos a tener en cuenta: • El emblema • La marca • El logotipo o enseña comercial y • La trayectoria profesional

15. CONOCER NUESTRO NICHO DE MERCADO

16. Superar el estadio del simple ofrecimiento de los servicios a la manera tradicional de la profesión y, acudir a una estrategia agresiva mediante una campaña de mercadeo • Superar la imagen negativa que anteriores Contadores Públicos le han impregnado al servicio

17. No estar conformes y contentarnos con frases como: “Tu vales mucho pero son injustos contigo y no te lo reconocen”; “tu tienes grandes conocimientos, tu sabes mucho, pero porqué será que no te conocen” ; “no te preocupes, el año entrante va a ser otro año y todo el mundo te sabrá valorar y apreciar lo que tu vales”.

18. Si queremos reestructurar nuestros servicios, obtener un mayor reconocimiento y unos mejores ingresos debemos abocar hoy mismo un plan de acción para superar este primer pecado capital, diseñando desde ya un Plan de Mercadeoagresivo y consciente de nuestras necesidades

19. Objetivos Mínimos del Plan de Mercadeo: • Aumentar el número de clientes (cartera) por semana, por mes y por año. • Aumentar los ingresos, iniciando con un porcentaje razonable como por ejemplo el 15%, hasta llegar a una meta máxima. • Obtener contratos en un determinado sector de la economía en el que nos consideremos fuertes. • Ser contratados al menos por una de las compañías más importantes del sector elegido.

20. Disminuir el retiro o pérdida de clientes hasta cero. • Especializar nuestros servicios en un nicho de mercado específico sin perder de vista otros mercados. • Si estamos iniciando operaciones, asegurarnos que los costos fijos (incluida nuestra remuneración personal) estén totalmente cubiertos durante el primer año. • Asegurarnos que nuestros clientes nos traen y recomiendan nuevos clientes

21. Asegurarnos que nuestra firma u oficina sea totalmente conocida en el domicilio o sede principal. • Poseer un medio de divulgación y/o un canal específico que nos permita darnos a conocer. • Generar credibilidad y respetabilidad acerca de nuestras opiniones profesionales, para ser consultados sobre diferentes temas y materias.

22. Cuestionario para llevar a cabo el Plan de Mercadeo • ¿Qué hacemos por los clientes? • ¿Qué necesidad o deseo satisfacen nuestros servicios? • ¿Qué soluciones podemos ofrecer a los problemas de la gente? • ¿Qué sabemos hacer? • ¿Cuál es nuestra especialidad y la formación o experiencia profesional que la acredita?

23. ¿Por qué acude la gente a ellos y por qué son buenos • ¿A qué se dedican con más intensidad? • ¿En qué nos parecemos a ellos? • ¿Quiénes son nuestros competidores y cuál su estrategia? • ¿Cuales son nuestras características únicas, con independencia de la especialidad? • ¿Por qué el cliente debería venir a nuestro despacho antes que a otros?

24. ¿Por qué somos diferentes? • ¿Cuáles son nuestros puntos fuertes • ¿Por qué debería contratar nuestros servicios y no los de un competidor? • ¿Qué es aquello en lo que nos encontramos más cómodos? • ¿Qué es lo que nos gusta hacer? • ¿En qué situaciones posibles puede existir una oportunidad profesional?

25. ¿Cuáles son los escenarios posibles (positivos o negativos) en los que se pueden abordar estas oportunidades? • ¿Qué “huecos” o “nichos” hay en le mercado que no los ocupa nadie o muy poca gente, o en los que la gente que hay no lo hace bien? • ¿Qué oportunidades (y también que amenazas) nuevas hay? • ¿Qué ocurre en el medio local, regional, nacional o mundial que nos pueda afectar? • ¿Cuáles son nuestros puntos débiles? • ¿Cómo se pueden minimizar sus efectos?

26. ¿Quién nos conoce? • ¿Cómo nos perciben a nosotros y a nuestros servicios? • ¿Cuál es nuestra imagen corporativa? • ¿Qué piensan de nosotros? • ¿Están satisfechos del servicio? • ¿Qué cualidades del servicio gustan o disgustan a los clientes? • ¿Cuál es nuestro mercado? • ¿Quién nos recomienda? • ¿Qué modelos profesionales poseemos?

27. ¿Cómo podemos acceder de forma rápida, fácil y económica a estas personas o grupos? • ¿Qué personas o grupos de personas son lo que con mayor probabilidad pueden necesitar o solicitar estos servicios? • ¿Quién interviene en la decisión de solicitar el servicio? • ¿Qué les ofrecemos? • ¿Por qué solicitan el servicio? • ¿Hay algo más que deseen o necesiten? • ¿Podemos ofrecérselo?

28. ¿Cuáles son las mejores oportunidades para encontrarse con ellos o con sus representantes (en suma, cómo llegar a ellos)? • ¿Qué se les puede ofrecer? • ¿Dónde queremos estar profesionalmente dentro de unos años? • ¿Cuál es la estrategia de crecimiento para el futuro?

29. Estrategias Generales para la implementación del Plan de Mercadeo: a) Mejorar las relaciones públicas: • Relaciones y redes personales. El “capital de relación” • Relaciones profesionales • Relaciones con los medios de comunicación • Actividades de patrocinio, mecenazgo y donaciones • Boletines externos y newsletters • Imagen pública y protocolo • Contactos comerciales. Ferias comerciales.

30. b) Gestión de Calidad: • Aumentar la base de clientes con calidad • Desarrollo profesional eficiente • Aumento de la reputación • Ofrecer un servicio excelente • Estandarizar los procedimientos administrativos y del servicio • Obtener la certificación de calidad

31. c) Establecer campañas de publicidad directa e indirecta: • Aspectos generales • Diseños del anuncio • Correo directo

32. d) Aprender, mejorar y refinar nuestras habilidades de entrevista con clientes y de entrevistas de venta de servicios: • La entrevista con clientes • Condiciones y requisitos de una entrevista • Preparación y desarrollo de entrevistas • Entrevistas de ventas • Solicitud de servicios • Establecimiento y cobro de honorarios

33. El Plan de Mercadeo debe estar sustentado en la prestación de un servicio basado en la excelencia que incluye: • Atención pronta y eficiente de cada cliente, • Soluciones rápidas • Análisis de los problemas haciendo de las amenazas una oportunidad • Atención inmediata a los requerimientos telefónicos y personales • Tratamiento deferente y personalizado de nuestros clientes cada cliente debe sentirse como único y especial.

34. Nuestro Tercer Pecado: AUSENCIA DE UNA POLÍTICA DE PRECIOS Y TARIFAS. Este pecado toca fundamentalmente con la carencia de estudios racionales sobre el valor del servicio Contable. La ausencia de una regulación en materia de costos ha llevado a que se canibalicen los precios y tarifas con una tendencia hacia la baja, producida generalmente por una explosión de oferentes, la mayoría de los cuales sustentan sus propuestas en precios artificialmente bajos

35. El empresario contrata atraído por el bajo precio y no por la calidad del servicio que se le presta. Se crea un “circulo vicioso” consistente en que el profesional o la firma contratada a bajo precio entrega un mal servicio, pues la tarifa acordada escasamente cubre parte de las horas de los honorarios y, así sucesivamente.

36. Aspectos a analizar para establecer una Política de Precios y Tarifas : • Los costos de las horas de dedicación de los profesionales involucrados en el trabajo, ya sean especialistas o simples ejecutantes. • Tener en cuenta los perfiles • El grado de experiencia requerido • La complejidad del trabajo • El nivel de riesgo • La responsabilidad involucrada • El grado de dedicación

37. Los requerimientos de las autoridades • El tamaño del ente económico • Los antecedentes de las operaciones que se realizan • El nivel de incertidumbre de la viabilidad empresarial • El sector o hábitat económico y finalmente la competencia. • Un conocimiento previo del cliente y una planeación adecuada del trabajo

38. Nuestro Cuarto Pecado AUSENCIA DE UNA ADECUADA SELECCIÓN DE CLIENTES. Las firmas muchas veces contratan con cualquier empresa la prestación de sus servicios de contabilidad sin analizar los riesgos de este procedimiento.

39. Aspectos que se omiten en la Selección de Clientes: • No se hace una selección respecto de quien es el cliente • Tampoco se realizan indagaciones en la industria, el sector financiero o el sector comercial al que pertenece el cliente. • No se piden referencias de sus proveedores ni se analiza cual es la integridad de la gerencia ni tampoco se analizan los Estados Financieros, ni se averiguan las razones que se están teniendo para el cambio.

40. Es usual que no se indague sobre litigios, demandas o contingencias que se ciernen sobre el cliente • No se estudian el tipo de operaciones ni las transacciones especiales que realiza la compañía • No se indaga sobre si la entidad ha venido teniendo cambios drásticos en la administración y en las operaciones. • Muchas veces no se solicitan los Estados Financieros para analizarlos ni si existen presiones indebidas para mostrar resultados financieros positivos y tampoco se evalúan las características del control interno.

41. No se examina la situación en materia de cumplimiento de aspectos impositivos • Tampoco se evalúa el cumplimiento del pago de los aportes parafiscales y la situación en materia de normas prestacionales y de la seguridad social en salud y pensiones. • No se analiza la complejidad de los trabajos ni los requerimientos de perfiles especializados

42. Nuestro Quinto Pecado: AUSENCIA DE UNA POLÍTICA DE CALIDAD. Es común el que las empresas de servicios contables y los contadores públicos no sean lo suficientemente cuidadosos en prestar sus servicios dentro de un estándar de calidad que le asegure al cliente el cumplimiento de sus expectativas. Resulta de vital importancia que toda firma de contadores pequeña o grande y en general todo Contador Público, cuente con un Sistema de Gestión de la Calidad Interno

43. Un sistema de gestión de la calidad consta como mínimo de: • La estructura organizacional • La documentación • Los procesos • Los recursos que se requieren para poder alcanzar los objetivos de calidad fijados. “En la actualidad el criterio de calidad es fundamental”

44. Razones para tener un Sistema de Gestión de la Calidad: • Mejora del desempeño y de la coordinación y productividad de la compañía. • Mayor orientación hacía los objetivos y hacía las expectativas de los clientes. • Logro y mantenimiento de la calidad del servicio a fin de satisfacer las necesidades explicitas e implícitas de los clientes. • Logro de la satisfacción del cliente.

45. Confianza por parte de la dirección en el logro y mantenimiento de la calidad deseada. • Evidencia de las capacidades de la organización frente a clientes fijos y potenciales. • Apertura de nuevas oportunidades de mercado. • Oportunidad de competir con grandes empresas.

46. Un sistema de gestión de la calidad incluye los aspectos que adelante se detallan y que lamentablemente no son tenidos en cuenta en la prestación de servicios contables: a) Los procedimientos exigidos por la norma entre los cuales se señalan: • El control de documentos • El control de los registros • Las auditorias Internas • El control del producto no conforme • Las acciones correctivas y • Las acciones preventivas.

47. b) Un manual de la calidadel cual debe contener: • El objetivo y alcance del sistema de gestión de la calidad • Con las exclusiones de la norma si las hay • Los procedimientos documentados establecidos para el sistema • Una descripción de cómo interactúan los procesos de la organización. Dicha política sirve como marco para trazar los objetivos de calidad, por lo que debe ser comunicada y entendida por toda la organización.

48. c) Los objetivos de calidad: • Deben ser coherentes con la política de calidad y • Medibles en el tiempo y cuantificables. • e) Los procedimientos documentados requeridos por la Norma de Calidad aplicable. • f) Los registros requeridos por la Norma de Calidad respetiva

49. g) Los procedimientos determinados por la Empresa: • Se deben establecer, implementar, revisar y mantener de manera permanente y actualizada. • Dichos procedimientos se establecen de acuerdo con las necesidades de cada Firma • Como mínimo deben contar con procesos individualizados

50. Categorías de los Procesos Individualizados para el Sistema de Gestión de la Calidad • a) Procesos Estratégicos: • Son procesos gestionados por la Alta Dirección, los cuales definen el rumbo de la organización, y están relacionados directamente con todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Estos procesos incluyen: • Gestión Comercial • Planeación Estratégica. • Gestión de Recursos Financieros. • Control de Gestión.