HESAP TABLOSU PROGRAMLARI

1. HESAP TABLOSU PROGRAMLARI BİLGİSAYAR ORTAMINDA YARATILAN ELEKTRONİK ÇALIŞMA SAYFALARI

2. HESAP TABLOSU PROGRAMLARI • Lotus 1-2-3, • Quattro Pro. • MS Excel Verilerimizi tablolar halinde düzenleyip, işlem yapmak için kullanılan programlardır.

3. MS Excel • Excel bir hesap tablosu (spreadsheet) programıdır. • Excel her türlü veriyi (özellikle sayısal verileri): • tablolar ya da listeler halinde tutma ve • bu verilerle ilgili ihtiyaç duyacağınız tüm hesaplamaları ve analizleri yapma imkanı sunan bir uygulama programıdır. • Excel ile, verilerle ilgili grafikler çizebilir, kolay ve hızlı bir şekilde raporlar, özetler hazırlayabilir, istenilen verilere ulaşabilir, sıralayabilir, sorgulayabilirsiniz. • Excel’de veriler,. “ xls ” uzantılı dosyalarda saklanır.

4. Microsoft Excel’ i Nasıl Başlatırız?

5. Excel’den Nasıl Çıkarız? • Dosya (File) mönüsündeki Çıkış (Exit) komutunu tıklanır. • Ekranın sol üst kısmındaki kontrol  simgesini tıklayıp Kapat (Close) komutu verilir. • Ekranın sağ üst kısmındaki x işaretine basılır. • Veya Alt+F4

6. TEMEL KAVRAMLAR • Çalışma Kitabı: Excel’de oluşturulmuş bir dosya, bir çalışma kitabıdır. Çalışma kitabı çalışma sayfalarından meydana gelir. • Çalışma Sayfası: (Worksheet, tablo): Excel'in temel çalışma ortamıdır. Veriler bu çalışma alanının hücrelerine girilir. Çalışma sayfaları arasında geçiş yapmak için, alt kısımda yan yana dizili olan düğmeler kullanılır (Sayfa1, Sayfa2, Sayfa3, …..) • Satır, Sütun: Excel sayfası satır ve sütunlardan oluşan bir tablodur. Çalışma sayfası 256 tane sütuna ve 65536 satıra sahiptir. • Hücre (Cell) : Satırların ve sütunların kesiştikleri her bir kutuya verilen isimdir. Bu kutular A1, A2, K15 gibi adreslerle gösterilir. Bu gösterim biçimine referans denir.

7. EXCEL in çevre bileşenleri

8. STANDART ARAÇ ÇUBUĞU (STANDARD)

9. BİÇİM ARAÇ ÇUBUĞU (FORMATTING)

10. FORMÜL ARAÇ ÇUBUĞU • Her Excel sayfasının harflerden oluşan sütun adresleri ve rakamlardan oluşan satır adresleri vardır. Böylece her hücrenin bir adresi bulunur. Bu adresler kullanılarak hesaplamalar ve bağlantılar oluşturulur.

11. MENÜ ARAÇ ÇUBUĞU (MENU BAR)

12. TEMEL  DOSYA  İŞLEMLERİ • Yeni bir Çalışma Kitabı Oluşturmak • Mevcut Bir Çalışma Kitabını Açmak • Çalışma Kitabını Kaydetmek • Çalışma Kitabını Yeni Adla Kaydetmek • Çalışma Kitabını Kapatmak         

13. SATIR-SÜTUN-HÜCRE SEÇME a.Bir satırı veya satırları seçmek için "Satır Numaraları"nın üzerine basılır. Ard arda satırları seçmek için başlangıç ve bitiş satırı seçildikten sonra fare uygun biçimde kaydırılır. b.Bir sütunu veya sütunları  seçmek için "Sütun Başlığı"nın üzerine basılır Ard arda sütunları seçmek için başlangıç ve bitiş sütunu seçildikten sonra fare uygun biçimde  kaydırılır. c.Yanyana hücreleri seçmek için fare seçimin yapılacağı köşelerden birisine getirilip, çapraz biçimde fare kaydırılır. d. Yanyana olmayan satırları/sütunları/hücreleri seçmek için önce Ctrl tuşuna basılır, parmak kaldırılmadan seçilmek istenen satırlar/sütunlar/hücreler seçilir.

14. SATIR-SÜTUN BOYUTLANDIRILMASI Çalışma sayfasında kullanılan sütun genişlikleriniayarlamak için; Birinci yöntem "Sütun Başlıkları" arasındaki çizgi üzerine gelinir. İmleç iki ucunda ok olan artı işareti biçimine gelince farenin sol tuşuna basılır ve parmak kaldırılmadan; genişletmek için sağa, daraltmak için sola çekilir. İkinci yöntem 1.    Genişletmek ya da daraltmak istediğiniz sütunlardan en az birer hücre seçilir.2.    Menü Araç çubuğundan  "Biçim/Sütun/Genişlik" yani Menü bar dan (Format/Column/Width) komutu seçilir.3.    Sütun genişliğine bir değer yazıp "Tamam" (Ok) düğmesine basılır.

15. SATIR-SÜTUN BOYUTLANDIRILMASI.. Çalışma sayfasında kullanılan satır yüksekliklerininayarlanması için; Birinci yöntem "Sütun Başlıkları" arasındaki çizgi üzerine gelinir. İmleç iki ucunda ok olan artı işareti biçimine gelince farenin sol tuşuna basılır ve parmak kaldırılmadan; daraltmak için aşağı veya yukarı çekilir. İkinci yöntem 1.    Yüksekliğini değiştirmek istediğiniz satırlardan en az birer hücre seçin. 2.    Menü Araç çubuğundan  "Biçim/Satır/Yükseklik" yani Menü bar dan (Format/Row/Height) komutu seçilir. 3.    Satır yüksekliğine bir değer yazın ve "OK" (Tamam) düğmesine basın.

16. SATIR-SÜTUN-HÜCRE  SİLME VE EKLEME Satır, sütun ya da hücre silmek için; Silmek istediğiniz satır, sütun  ya da hücre seçilir 1.      "Düzen/Sil" (Edit/Clear) komutu tıklanır. 2.      Karşınıza gelen "Sil" penceresinden "Hücreleri sola ötele"/"Hücreleri yukarı ötele"/"Tüm satır"/"Tüm sütun" seçilip, "Tamam" düğmesine basılır. Aynı işlemi farenin sağ tuşu kullanılarak açılan  kısayol menüsünden de yapılabilir. KLAVYADEKİ DELETE TUŞU İLE SADECE İÇERİK SİLİNİR. KENARLIKLAR VB SİLİNMEZ.!

17. SATIR-SÜTUN-HÜCRE  SİLME VE EKLEME.. Satır sütun ya da hücre eklemek 1. Fareyi sonrasına eklemek istediğiniz satır ya da sütuna getirin. 2. "Ekle" menüsünden isteğinize göre "Satır" "Sütun" ya da "Hücreler" komutu seçilir. Yani Insert/Cells,Rows,Columns Not: Eğer hücre eklemek istiyorsanız karşınıza gelen pencerede, mevcut hücrelerin ne yöne doğru öteleneceği sorulur.

18. HÜCRELERİ HİZALAMA VE BİRLEŞTİRME

19. KENARLIK GÖLGELENDİRME YAZI RENGİ

20. KOŞULLU BİÇİMLENDİRME Excel’de hücrelerin içindeki değere göre değişik biçimlerde görüntülenmesi mümkündür: Biçim / Koşullu Biçimlendirme (Format / Conditional Formatting) Buradaki listelerden şartlar belirlenir.

21. KOŞULLU BİÇİMLENDİRME.. Biçim (Format) düğmesi ile açılan yandaki pencereden koşulu sağlayan hücrelere uygulanacak olan biçimlendirme belirlenir.

22. OTOMATİK BİÇİMLENDİRME Şekilde görülen tabloyu alttaki gibi otomatik biçimlemek için; 1.     Aktif hücreyi biçimlemek istediğiniz tablonun üzerinde herhangi bir hücreye getirin. 2.     "Biçim" (Format) menüsünden "Otomatik biçim" (Auto Format)'i tıklatın. 3.     Karşınıza gelen pencereden istediğiniz biçimi seçin ve "Tamam"ı tıklayın.

23. KOPYALA-YAPIŞTIR  Şekildeki hücreleri Seç-Kopyala-Yapıştır yöntemiyle çoğaltmak için; 1.    Çoğaltmak istediğiniz hücreleri (A1'den B4'e kadar) seçin. 2.    Farenin sağ düğmesine seçili alan üzerinde iken tıklatın. 3.    Karşınıza gelen kısayol menüsünden "Kopyala" (Copy) komutunu tıklatın. 4.    Yapıştırmak istediğiniz yere (hücreye) (D1 hücresine) tıklayın. 5.    Farenin sağ düğmesini tıklayıp kısa yol menüsünü görüntüleyin. 6.    Bu menüden " Yapıştır" komutunu tıklayın.

24. KES-YAPIŞTIR  Şekildeki hücreleri Seç-Kes-Yapıştır yöntemiyle taşımak için; 1.      Taşımak istediğiniz hücreleri (A1'den B4'e kadar) seçin. 2.      Farenin sağ düğmesine işaretli alan üzerinde iken tıklatın. 3.      Karşınıza gelen kısayol menüsünden "Kes" (Cut) komutunu tıklatın. 4.      Yapıştırmak istediğiniz yere (hücreye) (E1 hücresine) tıklayın. 5.      Farenin sağ düğmesini tıklayıp kısa yol menüsünü görüntüleyin. 6.      Bu menüden "Yapıştır" komutunu tıklayın. Aynı işlemleri, araç çubuğu üzerindeki yanda görülen düğmelerle de yapabilirsiniz. Ayrıca, aynı işlemleri farklı sayfalar üzerinde de uygulayabilirsiniz.

25. SAYI BİÇİMLENDİRME • Excel'de oluşturulan tabloların daha rahat anlaşılması ve daha güzel görülmesi açısından sayıları da biçimlendirebiliriz. • Hücredeki sayıların değerleri değil sadece biçimleri (görünüşleri) değişir. • Etkin hücrenin değeri, formül çubuğunda görüntülenir.

26. SAYI BİÇİMLENDİRME.. 1.    Biçimlendirmek istediğimiz hücre ya da hücreleri seçin. 2.    "Biçim" menüsünden “Hücreler” i tıklayın. 3.    İstediğiniz sayı biçimini seçin.

27. SAYIBİÇİMLENDİRME.. • Bu işlemleri araç çubuğu üzerindeki düğmeleri kullanarak da yapabilirsiniz.

28. HÜCREYE AÇIKLAMA EKLEME Eğer hazırladığınız çalışma sayfalarını sizden başkası da kullanıyorsa, bazı verilere ilişkin açıklamalarda bulunmak zorunda kalabilirsiniz. Bu gereksinimi karşılamak amacıyla Excel size, hücrelere not iliştirme olanağı sunmaktadır.

29. HÜCREYE AÇIKLAMA EKLEME.. 1. Açıklama yapacağınız hücreye girin.2. "Ekle"(Insert) menüsünden "Açıklama" (Comment) komutunu tıklatın.3. Karşınıza gelen kutuya açıklamanızı yazın.4. Metni yazmayı bitirince, açıklama kutusunun dışında herhangi bir yerde fareyi tıklayın. Açıklama içeren hücre işaretlenecektir. Fareyi B5 hücresinin üzerine tekrar getirdiğinizde açıklama görünecektir.

30. Açıklamayı Düzenleme 1.Düzenlemek istediğiniz açıklamayı içeren hücreye farenin sağ tuşu ile tıklayın. 2."Açıklama Düzenle"yi yani (Edit Comment)'i tıklayın. NOT: Aynı menüden "Açıklama Sil" (Delete Comment) komutu ile açıklamayı silebilirsiniz.

31. Hücrelere İsim Verme Bazen karmaşıklığı önlemek için hücrelere isim verilir. İsim vermek için, hücre aktif hale getirildikten sonra, sol-üstteki hücre isimlerini görüntüleyen kombo kutusuna isim yazılıp enter a basılır. B2Elastisite adını alır. İsim verme, formül çoğaltmada oluşabilecek bazı problemleri de önler.

32. BİTİŞİK HÜCRELERE DAYANARAK HÜCRELERİ OTOMATİK DOLDURMA • Hücrenin doldurma tutamacını sürükleyerek o hücreyi aynı satırdaki diğer hücrelere kopyalayabilirsiniz. • Hücre, Excel'in seri olarak genişletebileceği bir sayı, tarih veya zaman süresi içeriyorsa, değerleri kopyalama yerine değerlere ekleme yapılır. • Örneğin, hücre "Ocak" değerini içeriyorsa, satırdaki veya sütundaki diğer hücreleri hemen "Şubat", "Mart" ve devamı aylarla doldurabilirsiniz.

33. Sayıları Otomatik Doldurma • 1, 2, 3… ya da 2, 4, 6.. Gibi artan bir listenin hızlı ve kolay bir şekilde oluşturulması: Doldurma tutamacından tutarak (imlecin artı işareti şekli) fare ile aşağı yönde sürükleyin.

34. Tarih, Ay ve Gün Otomatik Doldurma 1. Birinci satırdaki değerleri girin. Mesela 18.10.2004 2. Her birini teker teker seçtikten sonra doldurma tutamaçlarından seçerek aşağı yöne doğru otomatik doldurun. Bütün bu işlemler için sadece ilk hücreyi seçiyoruz.

35. FORMÜL HAZIRLAMA VE KULLANMA • Hücreye formül girilebilmesi Excel'in en önemli özelliklerindendir. Çünkü formül diğer hücreler içindeki veriler üzerinde istediğiniz işlemi yapmanızı sağlar. Formül kullanmak için önce içeriği formül ile belirlemek istenen hücre aktif duruma getirilir. • Formül girişi doğrudan hücreye yapılacağı gibi formül çubuğu aracılığı ile de yapılabilir. • Formül hazırlamak için hücreye önce "=" işareti girilir. Örnek olarak, A1 ve B1 hücrelerindeki iki sayıyı toplamak için yazılacak formülü hazırlayalım. Formülü C1 hücresine hazırlayacağız. Bunun için: • 1.      C1 hücresine gelinir. • 2.      Formülü   =A1+B1 şeklinde yazılıp, enter tuşuna basılır.

36. FORMÜL HAZIRLAMA VE KULLANMA..

37. FORMÜL HAZIRLAMA VE KULLANMA..

38. FORMÜLLERİ KOPYALAMA • Şimdi aynı toplama işlemini ya da formül hazırlama işlemini C sütunundaki hücreler için yapalım. • Ancak yeni baştan formül hazırlamak yerine, B10 hücresi için hazırlanan formülü C10 hücresine kopyalayalım. • Bunun için fare işaretçisi B10 hücresinin sağ-alt köşesine konumlandırılıp, işaretçinin “+” ya dönüşmesiyle oluşan doldurma tutamacından sol tuşa basılı olarak C10 hücresine sürüklenir.

39. =B1+B2+B3+...+B9 =TOPLA(B1:B9) HAZIR FONKSİYONLARI KULLANMA • Fonksiyonlar önceden tanımlanmış formüllerdir. Topla Fonksiyonu • Eğer kullanmak istediğiniz hazır fonksiyonun özelliklerini biliyorsanız formül çubuğuna formülü doğrudan yazabilirsiniz, bilmiyorsanız "Ekle" (Insert) menüsündeki "İşlev" (Function) komutundan yararlanabilirsiniz. Komutu vermeden önce kendisi için formül hazırlamak istediğiniz hücreyi aktif hücre durumuna getirmeniz gerekir.

40. HAZIR FONKSİYONLARI KULLANMA.. "İşlev Yapıştır" (Insert Function) diyalog kutusu

41. HAZIR FONKSİYONLARI KULLANMA..

42. TOPLAMA FORMÜLÜ (SUM) • A1 -den E1’e kadar olan sayıların toplamlarını F1 hücresine yazdırmak için F1 hücresine =TOPLA (A1 : E1) yazılır ve ENTER tuşuna basılır. • A1 -ile E1 hücrelerindeki sayıların toplamlarını F1 hücresine yazdırmak için F1 hücresine =TOPLA (A1 ; E1) yazılır ve ENTER tuşuna basılır. • =SUM(A5:A10;B5:B10) : ?

43. ÇARPIM FORMÜLÜ (PRODUCT) • A1 -den E1’e kadar olan sayıların çarpımlarını F1 hücresine yazdırmak için F1 hücresine =ÇARPIM (A1 : E1) yazılır ve ENTER tuşuna basılır. • A1 -ile E1 hücrelerindeki sayıların çarpımlarını F1 hücresine yazdırmak için F1 hücresine =ÇARPIM (A1 ; E1) yazılır ve ENTER tuşuna basılır. • A1 -den A5’e kadar olan sayıların çarpımlarını A6 hücresine yazdırmak için A6 hücresine =ÇARPIM (A1 : A5) yazılır ve ENTER tuşuna basılır. • A1 -ile A5 hücrelerindeki sayıların çarpımlarını A6 hücresine yazdırmak için A6 hücresine =ÇARPIM (A1 ; A5) yazılır ve ENTER tuşuna basılır.

44. EN YÜKSEK DEĞER FORMÜLÜ (MAX) • A1 -den E1’e kadar olan sayıların en büyüğünü F1 hücresine yazdırmak için F1 hücresine =MAK (A1 : E1) yazılır ve ENTER tuşuna basılır. • A1 -den A5’e kadar olan sayıların en büyüğünü A6 hücresine yazdırmak için A6 hücresine =MAK (A1 : A5) yazılır ve ENTER tuşuna basılır.

45. EN DÜŞÜK DEĞER FORMÜLÜ (MIN) • A1 -den E1’e kadar olan sayıların en küçüğünü F1 hücresine yazdırmak için F1 hücresine =MIN (A1 : E1) yazılır ve ENTER tuşuna basılır. • A1 -den A5’e kadar olan sayıların en küçüğünü A6 hücresine yazdırmak için A6 hücresine =MIN (A1 : A5) yazılır ve ENTER tuşuna basılır.

46. ORTALAMA DEĞER FORMÜLÜ (AVARAGE) =(C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11+C12+C13)/13 = AVERAGE(C1:C13) =ORTALAMA(C1:C13) A1 -den E1’e kadar olan sayıların aritmetik ortalamasını F1 hücresine yazdırmak için F1 hücresine =ORTALAMA (A1 : E1) yazılır ve ENTER tuşuna basılır.

47. KAREKÖK FORMÜLÜ (SQRT) • Örneğin A1 hücresindeki değerin karekökünü A6 hücresine yazdırmak için A6 hücresine =KAREKÖK (A1) yazılır ve ENTER tuşuna basılır.

48. Otomatik Toplama • Excel, TOPLA (SUM) işlevi dışında otomatik toplama adıyla bir kolaylık daha sunmaktadır.  Otomatik toplama işlemi için araç çubuğundaΣ işaretli düğme bulunmaktadır. • Otomatik toplama imkanından yararlanmak için, sonucu bulunacak değerin yazılacağı hücre önce aktif hücre durumuna getirilmelidir. Ancak bu hücrenin söz konusu sütun veya satırda içeriği toplanacak en son hücreden hemen sonraki hücre olmasına dikkat etmelisiniz.

49. Sonucun yazılacağı C10 hücresini aktif hücre durumuna getirilir. • Araç çubuğu üzerindeki otomatik toplama düğmesi tıklanır. • Excel, C sütununda bulunan ve sayısal değer içeren hücrelerin kullanıldığı bir formülü otomatik olarak hazırlar ve sizden hazırlanan bu formülü onaylamanızı ister (Enter'a basınız).

50. Eğer içeriklerini toplamak istediğiniz hücrelerin Excel tarafından tespit edilmesini istemiyorsanız, söz konusu hücreleri seçili duruma getirip ondan sonra araç çubuğundaki "Otomatik Topla" (AutoSum) düğmesine tıklayın.