Reuniões

1. Reuniões Eliana Maria Ieger

2. Um encontro com hora marcado para análise, discussões e resoluções diversas. Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

3. Na prática as reuniões cada vez mais estão voltadas para trocas, sejam elas de informações, opiniões ou idéias, o importante é o intercâmbio, a possibilidade da comunicação e o enriquecimento pela troca de informações a partir do trabalho em conjunto. Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

4. Os perfis de cada reunião: • Dependem obviamente de quem as conduz e do conteúdo a ser discutido. • Algumas reuniões são voltadas para gerar comprometimento, ou seja, mesmo que os participantes não sejam responsáveis diretos pelas decisões; • Com espaço aberto para perguntas, questionamento e discussão de assuntos imediatos ou ações futuras, visando o desenvolvimento e a maximização dos resultados da empresa, e que para suprir tais expectativas é necessário o envolvimento de todos. Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

5. Planejamento de uma reunião: • Definição de hora e lugar • Comunicação Interna • Papéis e lápis/canetas • Disposição Geral • Protocolo • Serviço de Copa • Lista de presença • Ata Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

6. ALGUMAS RAZÕES PARA SE CONVOCAR UMA REUNIÃO • Apresentação de um novo diretor/gerente. • Esclarecimentos sobre o planejamento estratégico da empresa. • Deliberar sobre uma decisão importante. • Análise de processos para possíveis soluções de problemas. Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

7. Conciliar divergência. • Instruir colaboradores em diferentes níveis hierárquicos da realização de atividades/tarefas/metas. • Discutir informações indispensáveis, necessárias e essenciais ao bom andamento dos negócios da empresa. Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

8. Itens a serem considerados na elaboração da Pauta da Reunião • Objetivo da reunião • Previsão do tempo • Local, data e horário • Nome dos Participantes Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

9. VOCÊNA COORDENAÇÃO DE UMA REUNIÃO • Antes de qualquer coisa, fazer a convocação da reunião, seguida da pauta (com objetivos e assuntos a serem tratados); • Dar as boas vindas, desejando que o trabalho seja profícuo, agradecendo a presença de todos; • Se possível faça circular a documentação em pauta antes do inicio da reunião, isso ajudará na discussão dos itens; Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

10. Iniciar a reunião, discorrendo o objetivo a ser discutido; • Conduzir a reunião instigando a participação de todos sobre as sugestões pronunciadas, evitando assim conversas paralelas, e também, que algum membro do grupo tome posse do tempo e do assunto; • Controlar o horário, cumprindo o tempo pré-estabelecido; Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

11. Controlar os ânimos dos participantes – se houver discussões “calorosas” sobre determinado item de pauta, tentar acalmar os participantes, assim como se houver “calmaria” em demasiado, instigar os participantes, os envolvendo nos assuntos, fazendo perguntas, por exemplo; • Quanto as perguntas em reuniões, elas podem ser “abertas” (perguntas feitas no geral sem escolher alguém para respondê-la) ou “direcionadas” (fazer a pergunta diretamente a alguém); • Havendo interrupções frequentes, use de boa educação e firmeza, e peça ao ouvinte que espere você terminar de falar; • Encerrar o encontro, recapitulando as decisões tomadas, estabelecendo itens de ação e agradecendo mais uma vez a presença de todos. Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

12. CABE AINDA AO DIRIGENTE DA REUNIÃO • Procurar não influenciar o grupo, mantendo o controle ao expressar sua opinião; • Expor claramente suas idéias e auxiliar os outros participantes a apresentarem suas opiniões em linguagem clara e objetiva; • Ser hábil ao tratar com situações delicadas que possam surgir durante a reunião; • Encorajar o pensamento e interagir o grupo; Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

13. Rapidez e clareza de raciocínio, emitindo opiniões e perguntas ao grupo; • Na hora apropriada usar de “bom humor” visando descontrair o grupo; • Selecionar idéias e sugestões de grande importância aos resultados esperados em relação ao objetivo da reunião; • Procurar ser o mais imparcial possível. Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

14. VOCÊ PARTICIPANDO DE UMA REUNIÃO • Ao chegar cumprimente as pessoas com aperto de mão (se você chegou antes do inicio da reunião); • Evite chegar atrasado ou sair no meio de uma fala. Caso aconteça de chegar atrasado o cumprimento deve ser geral com um aceno de cabeça, procure não tumultuar o ambiente, sente-se no lugar que o coordenador ou a secretária(o) indicarem; • No momento oportuno, questione ou exponha seu ponto de vista. Faça perguntas curtas e precisas; Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

15. Concentre-se no que o coordenador está falando. Olhe para o interlocutor, demonstrando atenção; • Não provoque conversas paralelas. Você não poderá ouvir enquanto fala; • Não seja agressivo. Se houver divergência de idéias, discorde com civilidade (devemos discutir idéias e não pessoas); • Ao término do encontro. Seja discreto e educado. Se desejar fazer considerações ou agradecimento, faça-o em outro dia ou se possível por e-mail; Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

16. Desligue o celular ou deixe no modo silencioso, isso antes mesmo de entrar no ambiente da reunião; • Se a reunião começou após o horário agendado e você tem um compromisso agendado, explique ao coordenador que precisará sair um pouco mais cedo. Feito isso, posicione-se em local estratégico para que sua saída não atrapalhe os demais participantes. Quando chegada à hora de sair, acene para o coordenador da reunião e saia discretamente. Se ele achar necessário, explicará aos outros o motivo de sua saída antecipada. Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

17. Ler e pesquisar sobre o assunto em pauta; • Não entrar numa reunião mudo, e sair calado; • Fale sobre suas idéias; • O chefe deve ser o primeiro e o último a falar; • É importante manter a postura durante uma reunião. Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

18. “Nunca demonstre tédio. Tome cuidado para não ficar se mexendo ou esparramado na cadeira. Evite também tirar e pôr os óculos e ficar com as mãos nos cabelos” Claudia Matarazzo Jornalista e palestrante especializada em etiqueta e comportamento Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

19. Tenha uma excelente Reunião. Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

20. Bibliografia: • GUIORAO, Maria Elisabeth Farina. A etiqueta que faz a diferença nas empresas. Ed. Novatec, São Paulo, 2006. Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Qualidade

21. Dúvidas: ieger@ufpr.br