Regnskapsrutiner i lokallagene 2013

1. Regnskapsrutiner i lokallagene 2013

2. Regnskap: • Viser en økonomisk oversikt over inntekter, kostnader, gjeld og eiendeler • Resultat- og balanserapporter sendes ut pr mail til lokallagene. • Resultatrapporten viser: • Inntekter og kostnader hittil år • Budsjett hittil i år • Avvik i kr • Regnskap forrige år Da kan man sammenligne hvordan den aktuelle situasjonen er i forhold til den planlagte/budsjetterte

3. Regnskap: Balanserapporten viser: • Eiendeler, gjeld, egenkapital • Dette år • Forrige år

4. Ansvar lokallag: • Utarbeide budsjett • Betale alle faktura og sender disse til fylkeskontoret • Skal ikke betale noe ut til privatpersoner • Fyller ut og sender reiseregninger til fylkeskontoret • Sender bilag som er lønnsrelatert (lønn, godtgjøring, EKT, barnepass) til fylkeskontoret for registrering og utbetaling over lønnssystemet • Gjennomgang av regnskap på styremøte/årsmøte

5. Ansvar lokallag: • Når lokallaget har mottatt foreløpig årsregnskap skal styret underskrive og sende inn beretning om at regnskapet er i tråd med de vedtak som er fattet i lokallagstyret NB! Revisor kan ikke skrive revisjonsberetning før styreberetning/ underskrevet regnskap foreligger Brønnøysundregistrene: Alle lokallag må sørge for ar de registrert med ett selvstendig organisasjonsnummer i Brønnøysundregistrene. Dette er en forutsetning i forhold til kundeforhold i bank, samt lønnsinnberetningsrutiner og krav fra den enkelte leverandør. Bankkonti skal aldri registreres i navnet til en tillitsvalgt

6. Ansvar Fylkeslag: • håndterer og bokfører mottatte bilag fortløpende i Agresso • Legge inn mottatt budsjett i Agresso • registrerer bilag som er lønnsrelatert (reiseregninger, utlegg, krav om kompensasjon og telefongodtgjøringer) slik at disse blir utbetalt og innberettet • sender resultatrapport og balanserapport pr dato til lokallagene etter avtale

7. Ansvar Fylkeslag: • Sluttfører regnskapet etter årsskiftet • Sender foreløpig regnskapsoversikt til lokallaget • Sørger for revisjon • Oversender endelig regnskap med revisorberetning til lokallaget

8. Ansvar UDF sentralt: • Utbetaler kontingentmidler 4 ganger i året • Utbetaler reiseregninger • Utbetaler godtgjøring • Innberetter lønn

9. Prosess løpende regnskapføring • Kontering av alle bilag på respektive konti og avstemming mot bank • Pr måned for lokallagene • Pr måned for fylkeslaget

10. Årsregnskap, budsjett og revisjon: • Årsregnskap og budsjett følger kalenderåret • Revidert årsregnskap og budsjett skal behandles i årsmøte • Årsmelding og underskrevet regnskap sendes til fylkeslaget • Utdanningsforbundet Nordland får regnskapet revidert av autorisert revisor (Ernst & Young)

11. Prosess årsoppgjør:

12. Regnskapets årshjul:

13. 45% - regelen • Lokallagene kan ha fri egenkapital på 45% av regnskapsårets kontingentinntekt Eks: Ett lokallag har 58000 på «bok», Kontingentinntekten var kr 56000. ((56000 x 0,45 = 25200. Avsetning 45% blir da 58000 –25200 = 32800,- • Det kan avsettes til 2 formål; • Årsmøte (de lokallagene som har 2-årige årsmøteperioder kan sette av halvparten av utgiftene til årsmøte hvert år) • Frikjøp (Refusjonskrav som tilhører regnskapsåret, men som ikke er mottatt ved årsavslutning) • EK under 25 000 kr berøres ikke av noen avkortningsordning

14. Gaver Som hovedregel er gaver i arbeidsforhold skattepliktige, men detfinnes noen unntak fra skatteplikten: • Julegave /sommergave, totalbeløpet pr år pr person - 1000 kr • Arbeidstaker fyller 50,60,70,75 eller 80 år - 3000 kr Gavene er skattefrie for verdi inntil beløpet som er angitt Gaven må bestå av annet enn pengebeløp. Gavekort som ikke kan innløses i kontanter anses som gjenstandsgave og faller inn under skattefritaket Gavesjekk er ikke gave, det er lønn! Viktig å skrive på bilaget hvem gaven er til og i hvilken anledning den gis

15. Mobil/Bredbånd: . • Full dekning av abonnement • Arbeidsgiver betaler mobilregningen fullt ut • Telefonregning på kr 7630,- • Skattepliktig beløp blir da kr 4000,- for hele året • Beskattes på som lønn, men innberettes på egen lønn og trekkoppgave • Delvis dekning • Inntil kr 5000 pr år • Innberettes som lønn/honorar istedenfor på egen lønn- og trekkoppgave .

16. Reiseregninger: Rutinen er som følger: • Skriftlig reiseregning underskrevet m att. og anv. • Hvem som har reist, når, hvilket formål, reisestrekning • Nøyaktig gateadresse ved all kjøring til/fra oppdragssted. • Dato og klokkeslett for reisens start og slutt • Ved overnatting skal hotellnavn oppgis • Reiseoppdrag/prosjektnummer - Sender fylkeslaget m. underlag (parkeringsavgift, taxi, fly) • Føres inn i Agresso, kontroll mot underlag • Fylkeslaget attesterer, anviser og evt. godkjenner - Tas opp sentralt, betales ca 1 gang pr uke

17. Lønn/godtgjøringer • Alle utbetalinger av godtgjøringer/lønn MÅ gå via fylkeskontoret • Eksempler : • Styremøtegodtgjørelse (inntil kr 500,- pr møte pr deltaker) • Honorar til barnepass (sats 400 kr dag og 150 kr natt) • Honorar til foredragsholder NB! Lønnsytelser er alltid arbeidsgiveravgiftspliktig. Lønnsytelser under kr 4000,- til samme person i løpet av ett år vil være skattefri og ikke innberetningspliktig.

18. Lønn/godtgjøringer Rutinen er som følger: - Lokallaget sender alle opplysninger til fylkeskontoret : • fornavn, etternavn, adresse • fødselsnummer • bankkontonummer • hvilket møte/kurs oppdraget gjelder for og dato • underskrift • skattekort - Fylkeskontoret registrerer lønn i Agresso - Utbetales sentralt (ca. 12. hver mnd, avregnes på neste kontigentutbetaling)

19. Huskeliste før forsendelse til fylkeskontoret: • Skriv ut eller få fra banken kontoutskrift hver måned • Sjekk at alle inn-/utbetalinger er dokumentert • Sorter bilag som på kontoutskriften • Små kvitteringer festes på A4-ark • Sjekk at bilag for alle aktiviteter siste måned er med • Attestering av bilagene • Sendes første uke hver måned evt. hver 3. mnd Skriv på bilaget hva utbetalingen/innbetalingen gjelder