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行政室 Q.C. C. 活動成果發表

行政室 Q.C. C. 活動成果發表. 一、 圈之介紹. 圈名的意義：本圈於 92 年元月成立，成員隸屬事務、文書、出納等三個單位。圈名 【 甜甜 】 象徵誠信和氣，處事圓融，期望苟日新、又日新、日日新，進步再進步。 組圈之動機：藉品管圈腦力激盪活動，將業務流程簡單化、合理化、標準化，以提高行政效率並實踐本公司 【 品質第一、服務為先、效率至上 】 之目標。. 圈員的組成：. 貳、活動主題. 一、主題選定：. 評價計分方式：最重要 5 分，重要 3 分，次要 1 分。. 二、活動主題： 如何降低非電子公文發文率， 提升電子公文處理時效！ 三、選定理由：

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行政室 Q.C. C. 活動成果發表

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Presentation Transcript

  1. 行政室Q.C. C.活動成果發表

  2. 一、圈之介紹 圈名的意義：本圈於92年元月成立，成員隸屬事務、文書、出納等三個單位。圈名【甜甜】象徵誠信和氣，處事圓融，期望苟日新、又日新、日日新，進步再進步。 組圈之動機：藉品管圈腦力激盪活動，將業務流程簡單化、合理化、標準化，以提高行政效率並實踐本公司【品質第一、服務為先、效率至上】之目標。

  3. 圈員的組成：

  4. 貳、活動主題 一、主題選定： 評價計分方式：最重要5分，重要3分，次要1分。

  5. 二、活動主題： 如何降低非電子公文發文率， 提升電子公文處理時效！ 三、選定理由： (一)由全體圈員評選結果最高分者。 (二)配合行政院執行機關推動公文電子交換作業。 (三)加強公文處理時效。 本廠自92年05月19日配合行政院實施公文電子交換作業迄今，以往需數天之公文傳遞，目前已可縮短至30分鐘內傳遞完成，大幅提昇本廠文書行政效率。

  6. 參、活動計劃擬訂 活動計畫進度表 計劃線 實施線

  7. 肆、總發文作業流程 TTL 簽收 繕打 設定發文方式 取號 送發 校對 第一類電子交換(電子發文) 送出 人工交換、郵寄 (非電子發文)

  8. 伍、現況把握 一、改善前數據收集： (一)收集期間：97年3月1日~4月30日 (二)收集方式：每上班日收集，每月統計，檢查每月發文總數。 (三)收集人：劉玉品 (四)總檢查數：343件 (五)收集結果：電子發文率為18.4% 電子發文件數3月份36件(168件-132件)+4月份27件(175件-148件)，合計63件，電子發文率平均為18.4%。 非電子發文件數：3月份132件+4月份148件，合計280件，非電子發文率平均為81.6%。

  9. (六)非電子發文查檢表： 單位：件；%

  10. 陸、目標設定 一、目標值：非電子公文發文率由 減少至 ，減少。 0% 0% 0% 改善前 目標 二、設定理由：依現行作業規定密件以上之文件及總公司各部、處、室及本廠內部各單位上述均尚未實施電子交換作業，佔非電子公文總發文件數逾半數以上，達成任務確有困難，但全體圈員秉持改善信念，尋找對策，希望達到目標值0%。 三、提昇全員電子交換作業處理能力。

  11. 柒、要因分析 一、特性要因圖(原因追求型) 為何非電子發文比率高？

  12. 捌、對策擬訂 改善對策實施計劃表

  13. 二、特性要因圖(對策追求型) 人員 設備 1.請本廠資訊人員進行定期電腦維修，並製作電腦硬軟體備份。 2.更換網路HUB以減低故障率。 3.與公文及倚達科技系統維修廠商保持聯繫，同時洽請總公司資訊處協助辦理，時常與友廠交流心得。 如何減少非電子發文比率？ 1.文書股派員指 導。 2.辦理各類電腦教育訓練。 3.同仁間互相學習教導。 1.請承辦人儘量將附件製作成電子檔夾帶。 2.請電腦較為專業同仁教導操作。 1.退回承辦人重 行辦理。 2.與承辦人溝通非屬機密內容，製作公文時儘量以非密件發文。 1.請各單位確實依總公司規定公文書一律函報總公司，切勿逕自函送各部、處、室。 2.鼓勵廠商配合申請電子交換作業。 3.內部單位公文儘量以影本或加會及公告方式辦理。 1.公文與附件分開處理。 2.建議承辦人不需以正本蓋章之附件以掃瞄電子檔或傳真方式先行傳送。 3.支票以電匯入戶(EDI)，有價證券親送金融機構辦理。 環境 法規

  14. P現況分析：目前附件實體、需核章、支票、原始憑證、有價證券等為附件之公文均以紙本發文。P現況分析：目前附件實體、需核章、支票、原始憑證、有價證券等為附件之公文均以紙本發文。 C效果確認：公文與附件分開處 理，受文機關表示不便且本廠早已全面實施(EDI)作業，故實施改善效果不大。 D對策實施： 1.公文與附件分開處理，事先以電話聯繫，公文採電子發送，附件以郵寄或託貨運處理，特急件則派員專送。 2.建議承辦人不需以正本蓋章之附件以掃瞄電子檔或傳真方式先行傳送。 3.支票以電匯入戶(EDI)，有價證券親送金融機構辦理。 A處置：列入持續改善項目。 (二)問題點：附件為實體、需核章、支票、原始憑 證、有價證券

  15. P現況分析：部份內容非密件，文書製作誤繕為密件公文。P現況分析：部份內容非密件，文書製作誤繕為密件公文。 C效果確認：因密件件數所佔比率不高且承辦人誤繕次數少，改善效果不大。 D對策實施： 1.退回承辦人重行辦理。 2.與承辦人溝通非屬機密內容，製作公文時儘量以非密件發文，以利電子發文。 A處置：發文時加強檢查，持續辦理。 (三)問題點：密件以上之公文

  16. P現況分析：掃瞄器功能受限或操作不當或不熟練。P現況分析：掃瞄器功能受限或操作不當或不熟練。 C 效果確認：呈現負面現象，顯示改善失敗。 D對策實施： 1.請承辦人儘量將附件製作成電子檔夾帶。 2.請電腦較為專業同仁教導操作。 A處置：請本廠資訊人員加強對掃瞄器操作訓練，並製成書面分發各承辦人使用。 (四)問題點：附件太多無法掃瞄

  17. P現況分析：因人為或天災因素導致網路不穩。P現況分析：因人為或天災因素導致網路不穩。 C效果確認：8月份經加裝網路HUB及備機後，因電腦網路故障原因無法電子發文件數已明顯減少，迄今作業順暢。 D對策實施： 1.請本廠資訊人員進行定期電腦維 修，平時製作電腦硬軟體備份。 2.更換網路HUB以減低故障率。 3.與公文管理系統及倚達科技收發文管理維修廠商保持聯繫並洽請總公司資訊處協助辦理，時常與友廠交流心得。 A處置：定期維護電腦及加裝備機，定期實施教育訓練並建立緊急處置作業流程。 (五)問題點：電腦網路故障

  18. P現況分析：因職務經常異動，新承辦人操作技巧生疏P現況分析：因職務經常異動，新承辦人操作技巧生疏 C效果確認：效果良好。 D對策實施： 1.文書股派員指導。 2.辦理各類電腦教育訓練。 3.同仁間互相學習教導。 A處置：文書股或同仁對新承辦人適時教導，製作書面流程供用。 (六)問題點：承辦人電腦操作不熟練

  19. 二、改善中數據收集： (一)收集期間：94年5月1日~6月30日 (二)收集方式：每上班日收集，每月統計，檢查每月發文總數。 (三)收集人：劉玉品 (四)總檢查數：322件 (五)收集結果： 電子發文件數： 5月份(157件-134件＝23件)+6月份(165件-144件＝21件)，合計44 件，電子發文率平均為13.66%。 非電子發文件數： 5月份134件+6月份144件，合計278件，非電子發文率平均為86.34%，與改善前非電子發文率未減反增加4.7%。

  20. (六)非電子發文查檢表： 單位：件；%

  21. 三、改善後數據收集： (一)收集期間：97年7月1日~8月31日 (二)收集方式：每上班日收集，每月統計，檢查每月發文總數。 (三)收集人：劉玉品 (四)總檢查數：328件 (五)收集結果： 電子發文件數 7月份(167件-135件＝32件)+8月份(161件-102件＝59件)，合計91 件， 電子發文率平均為27.74%。 非電子發文件數： 7月份135件+8月份102件，合計237件，非電子發文率平均為72.26%，較改善中非電子發文率已減少2.60%，較改善前非電子發文率總減少7.03%。 TTL

  22. (六)非電子發文查檢表： 單位：件；%

  23. 拾、效果確認 一、非電子發文率推移圖 二、電子發文率推移圖 79.29% 。 74.86% 。 72.26% 27.74% 。 。 25.14% 。 20.71% 。 改善前 改善中 改善後 改善前 改善中 改善後

  24. 三、改善前中後數據比較 總檢查數：改善前280件，改善中278件， 改善後261件。

  25. 四、有形成果 目標達成率：(改善後－改善前)÷(目標值－改善前)×100% (72.26－79.29) ÷(72.28－79.29) ×100%＝100.28% 79.29% 72.26% 改善後 改善前

  26. 五、改善前、後柏拉圖分析圖比較

  27. 評價項目 改善前 改善後 A團隊精神 70% 75% B改善提案 60% 65% C溝通協調 80% 90% D主動參與 90% 95% E解析能力 75% 80% 六、無形成果：自我評價雷達圖

  28. 拾壹、標準化 問題點 改善前 改善後 標準化 (一)受文機關未實施電子交換 本廠往來廠商及總公司各部、處、室及本廠內部各單位尚未實施電子交換 1.請各單位確實依總公司規定公文書一律函報總公司，切勿逕自函送各部、處、室。 2.鼓勵廠商配合申請電子交換作業，以利業務資訊往來。 3.內部單位公文儘量減少人工交換發文，以影本代替或加會及公告方式辦理。 函發各單位遵辦，並持續宣導改善。 (二)附件為實體、需核章、支票、原始憑證、有價證券 目前附件實體公文、需核章、支票、原始憑證、有價證券等為附件均以紙本發文。 1.公文與附件分開處理，公文採電子發送，附件以郵寄或託貨運處理，特急件則派員專送。 2.建議承辦人不需以正本蓋章之附件以掃瞄電子檔或傳真方式先行傳送。 3.支票以電匯入戶(EDI)，有價證券親送金融機構辦理。 定期檢討，列入持續改善項目。 (三)密件以上之公文 部份內容非密件時誤繕為密件公文 1.退回承辦人重行辦理。 2.與承辦人溝通非屬機密內容，製作公文時儘量以非密件發 文。 列入持續改善項目。 (四)附件太多無法掃瞄 掃瞄器功能受限或操作不當或不熟練。 1.請承辦人儘量將附件製作成電子檔夾帶。 2.請電腦較為專業同仁教導操作。 列入持續改善項目。 (五)電腦網路故障 因人為或天災因素導致網路不穩。 1.請本廠資訊人員定期電腦維修，並製作電腦硬軟體備份。 2.更換網路HUB以減低故障率。 3.與公文及倚達科技系統維修廠商保持聯繫並洽請總公司資訊處協助辦理，時常與友廠交流心得。 定期維護電腦及加裝備機，定期實施教育訓練並建立緊急處置作業流程。 (六)承辦人電腦操作不熟練 因職務經常異動，新承辦人操作技巧生疏。 1.文書股派員指導。 2.辦理各類電腦教育訓練。 3.同仁間互相學習教導。 文書股或同仁對新承辦人適時教導，提供書面流程供用。

  29. 拾貳、檢討與改進 「受文機關未實施電子交換」佔非電子發文影響度仍高達42.19%，為推動本項活動之最大瓶頸，探究其緣由，廠商配合意願欠缺係主要原因，因此如何與供應商或協力廠溝通建構e化作業平台將是爾後重要之工作重點。 電子發文率偏低影響要因中「承辦人配合電子交換意願不足」乙項，數經改善後收集據顯示其件數已降為零，顯見本廠各單位承辦人配合意願及學習情形均甚良好，深值欣慰與嘉許。 8月份改裝網路hub及備機系統後，非電子發文率已明顯降至63.35％，迄今仍穩定維持降低中。建議未來本公司內部網路頻寬持續擴充，逐次汰舊換新各類硬體設備，加速提升通訊品質，並強化防火牆功效相信更能凸顯公文電子化之成效。 公文電子交換推動成效，端賴本公司各單位及各部門全力配合貫徹實施，尤其懇請本廠資訊管理人員盡力協助硬體技術面維修及公文傳送相關軟體之更新，期有效宣導各單位廣泛善用現代化資訊，使本廠及早達成文書作業全面電子化之目標。 品管圈活動期間，本圈陸續派員參加「品管圈再精進訓練」及本廠八月品管訓練，對品管圈之精神及手法運用已有更進一步了解，惟因PowerPoint之操作仍未臻熟練，承蒙各單位同仁鼎力協助及指導製作，僅此一併致謝忱。 參考資料：台北菸廠92年度文書股品管圈資料、文書處理手冊、公文管理暨交換　　　　　　　系統建置資料。

  30. 下期活動主題：如何降低事務用品的耗用率？

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