"Mülakat"

1. SEÇME VE YERLEŞTİRME YÖNTEMİ "Mülakat" Ders 5 Yrd. Doç. Dr. Meral Elçi

3. Personel seçme işleminin adaylar için de yöneticiler için de en zor kısmı mülakat aşamasıdır Mülakat, amaca yönelik bir söyleşidir ve seçme sisteminin bel kemiğini oluşturur. Adayın geçmişi  Kişiliği  Bilgi birikimi  Becerileri  Akademik başarıları ve kariyer  hedefleri

4. Adayı doğru olarak değerlendirebilmek için; • Mülakat , 30 ile 60 dak. arasında olmalıdır. • Mülakat , 15- 20 soru içermelidir.

5. Mülakat • Mülakatın amacı kısa bir zaman diliminde adayın iş için aranan niteliklere ne kadar cevap verebildiği konusunda karar vermektir. • Bu nedenle mülakat için ayrılan zamanın verimli kullanılması şarttır. • Eğer adaya nitelikli sorular sorulamazsa ya da adayın yetersiz cevaplan karşısında herhangi bir önlem alınmazsa işgörenin vasıfları, iş performansı ile ilgili önemli gerçekler ortaya çıkarılamayabilir.

6. Adayla Buluşmadan Önce Yapılması Gereken en önemli 3 şey : 1. HAZIRLANMAK! 2. HAZIRLANMAK! 3. HAZIRLANMAK!

7. Mülakat rehberi • İş görüşmelerinde doğru soruları uygun bir şekilde sorabilmek için bir mülakat rehberine ihtiyaç vardır. • İyi bir rehber, görüşmeyi yürütmek için detaylı tutulmuş notlardan oluşur ve adayın tam ve güvenilir bir profilini sağlayabilmek için ihtiyaç duyulabilecek tüm soruları kapsar. İş görüşmesinin bir rehber yardımıyla yürütülmesi mülakatı yapan kişilere çeşitli yararlar sağlar: • mukayese kolaylığı. • başvuru sahibinin kontrolü eline almasını önler.

8. I. Adayla Buluşmadan Önce Yapılması Gerekenler • Adayın ne zaman ve kimler tarafından mülakata tabi tutulacağı kararı. • Başvuru sahibinin özgeçmişinin incelenmesi: • Adayın eğitimi, • iş deneyimleri • ve bu konularla ilgili adaya yöneltilecek soruların hazırlanması.

9. II. Mülakatın Başlatılması Adayın karşılanması, adaya rahat bir görüşme ortamının sağlanması aşamasıdır. 1. Genel sorular • Başvuran kişinin açısından biraz düşünme ve açıklama isteyen birkaç genel soru da görüşme kapsamına alınabilir. • Bu teknik ile işte gösterilecek performans sadece %10 olarak doğru tahmin edilebilmektedir. 2. İşle ilgili davranışlara yönelik sorular • Adayın tanımlanmış niteliklerinin ve geçmiş deneyimlerinin, eğer seçilirse işletmedeki görevleri yerine getirmede ona ne derece katkıda bulunabileceğini yansıtan türde olmalıdır. • Bu sorular görüşmenin çatısını oluşturur. • Bu yöntem ile işte gösterilecek performansın, %50 olarak doğru tahmin edildiği söylenmektedir. • İşe alma kararlarında nesnel gerçekleri ortaya çıkarır.

10. Takip etme soruları • Özgeçmiş tekrarında kaçırıldığı anlaşılan bilgileri tamamlayabilir. • Adayın verdiği bir bilginin doğruluğunu sınamak için daha sonra aynı soru farklı biçimlerde sorulabilir.

11. III. Mülakat Sırasında Edinilen Bilgilerin Değerlendirilmesi • Görüşmeci, mülakatı samimi ve candan birkaç cümle ile bitirmeli ve aday görüşme salonundan ayrıldıktan sonra görüşmeciyle ilgili gerekli değerlendirmeleri zaman geçirmeden yapmalıdır.

12. Önemli ! • Bir işletmeye iş görüşmesi için gelen kişi çok önemli bir kişidir. • Bunun bir hizmetli ya da idareci olması önemli değildir, çünkü eleman alımında yapılacak bir hata firmaya pahalıya mal olacaktır. • Yukarıda söz ettiğimiz tarzda bir karşılama başvuru sahibine iyi karşılandığı ve önemli bir kişi olduğu hissini verir. • Gerilimi azaltır, iletişime açık bir atmosfer yaratılmasında yardımcı olur. • Kısacası, verimli bir mülakat için iyi bir başlangıç sağlar.

13. Önemli ! • Eğer daha ilk andan itibaren iyi bir ilişki başlatılamazsa tüm görüşme risk altına girebilir ve firma için çok faydalı olabilecek bir işgören olumsuz bir ilk intiba nedeniyle kaybedilebilir. • Başlangıçta biraz olsun havadan sudan konuşmak oldukça yararlıdır. Adayın gerginliğinin azalmasına görüşmenin dostça bir atmosferde gerçekleşmesine yardımcı olur. • Görüşmeyi yapacak olan usta bir mülakatçı hava durumundan konuşmaya başlayarak usta manevralarla konuyu adayın niteliklerine getirebilir.

14. Davranışa Dayalı Sorular • Mülakatın başlarında sorulan sorular her başvuru sahibine sorulabilecek genel sorulardır. • Mülakatın esas bölümünde, davranışlara dayalı bilgi almak için uğraşmak gereklidir. • Adayın işiyle ilgili geçmiş deneyimi önemlidir çünkü gelecekteki performansını tahmin etmek açısından da bu yol oldukça yararlıdır.

15. Adayın deneyimini değerlendirirken atılması gerekli birinci adımbu deneyimin işteki istenen niteliklerle bağlantısını kurabilmektir. • İkinci adım ise adayın davranışlarını analiz etmek ve göstereceği performansı tahmin etmektir. • Bunu yaptığımızda geçmişteki davranışları kullanarak gelecekteki davranışlar konusunda tahminde bulanabiliriz. Davranışa Dayalı Sorular

16. Bu yaklaşımın diğer bir avantajı, ciddi bir yanlış olan önyargı ilkesine göre davranmayı engellemeye çalışmasıdır. • Bu sorular yardımıyla mümkün olduğunca fazla bilgi edinebilmek için soruların açık uçlu olmasında yarar vardır.

17. Mülakatta karşılaşılabilecekörnek sorular Takip etme soruları 2. Genel sorular 3. Davranışlara dayalı sorular

18. Takip etme soruları Eğitim: • Gördüğüm kadarıyla….Üniversitesini…Fakültesini bitirmişsiniz. • Bu bölümü seçme nedeniniz neydi? • Notlarınız nasıldı? • Ortalamanız nasıldı? • Ne tür sosyal faaliyetlere ya da kulüp çalışmalarına katıldınız? • Öğrenciliğiniz süresince çalıştınız mı ? • Çalıştıysanız haftada kaç saat? • Bunlar ne tür işlerdi? • Mezun olduktan sonra mesleğinize yardımcı olacak ek bir eğitim [yüksek lisans gibi] gördünüz mü? • İş yaşamınızla ilgili profesyonel amaçlarınız nelerdir? • Onları başarmak için sizce neler yapmanız gerekiyor? • Eğitiminizin sizi bu pozisyon için nasıl hazırladığını düşünüyorsunuz?

19. Takip etme soruları Meslek: • Başvuru formunuzda……şirketinde çalıştığınızı belirtmişsiniz. O firmada ne kadar süre çalıştınız? • Bu şirketteki sorumluluk ve görevleriniz nelerdi? Hangi amirlik ya da yöneticilik sorumlulukları aldınız? • Bu işte özellikle severek yaptığınız şeyler nelerdi? Ne tür araç-gereçleri kullandınız? • Bu işte sevmeden yaptığınız şeyler nelerdi? • Bu şirkette sizce en büyük başarınız neydi? • Bu işte çalışırken sizi hayal kırıklığına uğratan olaylar nelerdi? • Daha önceki işiniz mesleki olarak gelişmenize katkıda bulundu mu? Hangi eğitim programlarına katıldınız? • Daha önceki işinizde kazandığınız en önemli deneyimler nelerdir? • Bu şirketten ayrılmayı neden düşündünüz [ya da düşünüyorsunuz]? • Bir önceki işinizde sizi daha büyük sorumluluklara hazırlayan neler öğrendiniz? Özgeçmişle ilgili sorulabilecek sorular

20. Davranışlara dayalı sorular • İşinizle ilgili yeni bir yöntem ya da yeni bir makineyi kullanmayı öğrenirken ne tür problemlerle karşılaştınız? • Zorlu bir müşteri, çalışma arkadaşı hatta bir amir ile uğraşmanız gereken bir olayı anlatın. Bu sorunu nasıl çözdünüz? • Bir iş arkadaşınıza ya da amirinize yardım etmek için harcadığınız çabayı gösteren bir olay anlatınız. • Bir müşteri şirketiniz tarafından taşınması gereken bir malın geç kalması konusunda çok kızgın. Bu şikayeti nasıl halledersiniz?

21. Davranışlara dayalı sorular • Yeni şartlara kısa bir sürede uyum sağlamanız gereken bir olay anlatın. Bu sizi nasıl etkiledi? • Bir önceki işinizde devamlı ilişki halinde olduğunuz bölümler hangileriydi? Bu ilişkilerin güzel gelişmesi için neler yaptınız? • Yakın zamanda bir grup halinde çalışmanızın gerektiği bir olaydan bahsedin. Rolünüz neydi? işi siz ve grubunuz ne kadar iyi yaptınız? • İşinizle ilgili bir problemi önceden sezinlediğiniz bir olayı anlatın. • İşinizde istenenden fazla olarak yaptığınız bir olaydan örnek verin.

22. Davranışlara dayalı sorular • Şu anki işinizi daha kolay ve daha zevkli bir hale getirmek için ne yaptınız? • Yeni bir makineyi ya da yöntemi öğrenme konusunda kabiliyetiniz hakkında hiç kuşkuya düştüğünüz oldu mu? Olayı nasıl hallettiniz? • Belirli bir ayrıntıya dikkat ettiğiniz için çok memnun olduğunuz bir deneyim yaşadınız mı? Lütfen anlatın. • Bir işi bitirmek için, kurallara karşı bir ayrıcalık yapmayı gerekli gördüğünüz bir olaya örnek verin. • Geçmişte müdürlerinizin en beğendikleri ve eleştirdikleri yanlarınız nelerdi? • İşinizde çalışırken karşılaştığınız en önemli problemler neydi? Onlara yaklaşımınız nasıl oldu? • Detaylara büyük dikkat gerektiren bir görev aldınız mı? Bunu nasıl hallettiniz? • Son zamanlarda bir görev ya da proje üzerinde başka birisiyle yakın bir şekilde çalıştınız mı? Eğer çalıştıysanız göreviniz neydi? Ne oldu? Davranışların araştırılması için örnek sorular

23. Davranışlara dayalı sorular • Birisine yardım etmek için kendi işinizi bıraktığınız bir olayı anlatınız. Ne yaptınız? İçeriği neydi? • Önemli bir kararı etkilediğinizi gösteren ya da bir problemi çözmeye çalıştığınızı belirten bir olay hakkında yaptıklarınızı bilmek isterim. Sonuç nasıl oldu? • Arada bir herkes kuralların dışına çıkar. Bana böyle bir olaya dair örnek verebilir misiniz? • Bir şeyi yapması için birisini ikna ettiğiniz en başarılı deneyiminizi tanımlayın. • Belirli bir baskı altında olduğunuz bir olaydan söz edin. Olayı nasıl sonuçlandırdınız? • işinizde kapasitenizi zorlayan bir olay oldu mu? Anlatın. • Eleştiriyle karşılaştığınızda nasıl bir tutum içinde olursunuz? • Önemli bir karar vermeniz gereken bir olayı anlatın. Ne yaptınız? Davranışların araştırılması için örnek sorular

24. Genel Sorular • Davranışa dayalı sorular, adayın geçmiş deneyim ve davranışlarını irdelemeye yönelik olduğundan, cevapları düşünürken aday zaman zaman terleyecek, bazen de kendisini stres altında hissedecektir. Bu nedenle bu bölümde adayı rahatlatmak ve mülakatın tansiyonunu düşürmek amacıyla daha genel sorular sorulabilir: • Bundan önceki işinizde yaşadığınız tipik bir günü anlatır mısınız? • Burada tartışmadığımız ama kendinizle ilgili eklemek istediğiniz bir şey var mı? • İş yaşamınızla ilgili kısa ve uzun süreli amaçlarınızdan söz eder misiniz? Bu amaçlara nasıl ulaşacağınızı umuyorsunuz?

25. Genel Sorular • Kendi başarınız için ölçütleriniz nelerdir? • Bu mesleği seçmeye ne zaman karar verdiniz? Bu karan almanızda sizi etkileyen şey neydi? • Eğer baştan başlayabilseydiniz, iş yaşamınızda değiştirmeyi isteyeceğiniz şeyler neler olurdu? • Kariyerinizde nereye kadar ilerlemek isterdiniz? Bunu nasıl gerçekleştirmeyi düşünüyorsunuz? • İşinizi yaparken performansınızı etkileyen faktörler nelerdir ?

26. Mülakat rehberi

27. MÜLAKAT SIRASINDA ELDE EDİLEN BİLGİLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ • Görüşmeci bir gün içerisinde onlarca kişiyle mülakat yapabilir. Her adaya sorduğu sorulara aldığı cevaplara bağlı olarak yaptığı değerlendirmeleri hatırlayabilmesi için, aday görüşme salonundan ayrılır ayrılmaz onunla ilgili görüşlerini kaydetmesi gerekir. • Bu amaçla hazırlanacak standart formatı olan bir rapor daha sonra görüşmeyi yapan kişiye adayları birbirleriyle kıyaslama konusunda büyük bir kolaylık sağlayacaktır. • Ayrıca bir adayla birkaç kişinin görüştüğü durumlarda görüşmeciler, standart formatı olan bir rapor sayesinde adayla ilgili aynı kriterler üzerinde tartışabilirler.

28. Mülakat rehberi şu konuları içermelidir: 1. Aranan temel nitelikler • Mülakatçı tarafından adaya işin unvanı ve görevin ne olacağı açıklanmalıdır. 2. Çalışma koşulları: • Normal çalışma saatleri nedir? • İşe alınırsa aday ne kadar yolculuk ya da fazla mesai yapacaktır? • Belirli bir mesleğin bol miktarda yolculuk gerektirdiği çok aşikar olsa da yine de adaya gerekli tüm açıklamalar yapılmalıdır.

29. 3. İşte ilerleme olanağı: • İşletmeler istedikleri kişiyi bulduklarında, bu kişiye yapabilecekleri en iyi teklifi yapmak ve kadrolarına katmak isterler. • Mülakatçının adaya, başlangıçtaki görevlerin neler olacağını, ilerleme, eğitim ve gelişim için ne tür olanaklar olduğunu geniş bir özet halinde ana başlıklarıyla açıklaması faydalı olacaktır. • Adayın sahip olduğu yetenekleri bu işte nasıl kullanabileceği kendisine anlatılmalıdır. • Yalnız burada mülakatı yapan kişi “söz vermiş izlenimi yaratmamalı”, sadece bunların olasıolduğunu eğer aday yeterli niteliklere sahipse mümkün olacağını belirtmelidir.

30. 4. Maaş ve sosyal haklar hakkında bilgi: • Genellikle adayın seçim kararı verildikten sonra maaş hakkında konuşmak en iyisidir. Yoksa, “başvuru sahibinde işe alınmış olduğu” gibi yanlış bir izlenim oluşabilir. • Görüşmeci ayrıca genel ödeme konularında hazırlıklı olmalı, ödemelerin ne zaman ve nasıl yapıldığı, şirketin yükselme için koyduğu standart şartlar, sosyal haklar ve aynî yardımlar gibi konularda bilgi sahibi olmalıdır.

33. MÜLAKATI YAPACAK YÖNETİCİLERİN DİKKAT ETMESİ GEREKEN NOKTALAR • İş görüşmesi geçerli ve güvenilir olması gereken önemli bir testtir. • Her ikisi de birbiriyle açıkça ilintilidir ve biri diğeri olmadan hiçbir şey ifade etmez.

34. Güvenirlik, ölçülmek istenen özelliklerin ne kadar doğru olarak ölçüldüğünü gösterir Eğer, bir görüşme güvenilir ise, mülakatı kim yaparsa yapsın aynı sonuçları alacaktır.

35. Geçerlilik ise görüşmede sınanmak istenen özelliklerin gerçekte sınanıp sınanmadığını ölçmektir. Geçerli bir görüşme sayesinde, işe alınacak kişinin çalışmaya başladıktan sonra göstereceği performans aşağı yukarı doğru olarak tahmin edilebilir.

36. Mülakatın geçerliliğini ve güvenilirliğini etkileyecek sorunlar • Görüşmecinin tavrı ve soru sorma biçimi cevabı etkileyebilir. • Yetersiz bir adayla yapılan görüşmeden sonra görüşmeye gelen aday daha şanslıdır, çünkü görüşmeci içgüdüsel olarak onu hemen bir önceki adayla karşılaştıracaktır. • Standart sorular ve puanlama sistemi böyle bir hatanın önlenmesine yardımcı olacaktır. • Görüşmecinin iş, firma ve sağlayacağı olanaklar hakkında vereceği bilgi adayın cevaplarını etkileyebilir. • O nedenle işi tanıtmak için görüşmenin sonuna kadar beklenmeli ve de başvuru sahibinin soruları o zaman cevaplanmalıdır.

37. Farklı görüşmeciler aynı tür bilgileri farklı şekillerde değerlendirebilirler. • Standart bir mülakat rehberi ve adayın hangi kriterlere göre değerlendirileceğini açıklayan ve puanlayan bir mülakat raporuyla bu sorunun üstesinden gelinebilir. • Görüşmeci cinsiyet ya da belli bir duruma karşı önyargılıysa, [bu iş erkek işi kadınlar beceremez ya da Bulgar kökenli Türk vatandaşlarından çok iyi ustabaşı olur gibi] görüşme daha baştan geçerliliğini kaybetmiş demektir.

38. İlk izlenimin önemli olduğunu hepimiz biliriz, fakat görüşmeciler adaylarla ilgili karar verirken görüşmenin bütününü dikkate almalıdırlar. Aksi halde geçerli bir görüşmeden söz edemeyiz. • Görüşmeciler yapı olarak kendilerine benzeyen insanlara, kendileri ile aynı okulda okumuş ya da iş yaşamları boyunca benzer deneyimler yaşamış kişilere karşı sempati duyma eğiliminde olabilirler. • İş için özellikle adayın fiziksel görünümünün önemli olduğu durumlar [mankenlik, hosteslik fotomodellik gibi] dışında, görüşmecinin adayı değerlendirme kriteri onun işe uygunluğunu gösteren sahip olduğu vasıflar olmalıdır.

39. İş görüşmelerinin birinci amacı elbette işe en uygun elemanı seçmektir. Bunun yanında… • İş görüşmesine gelen aday görüşme süresince o firmayı tamamen görüşmeyi yapan kişiyle özdeşleştirecek, o kişinin hareket ve davranışlarına bakarak firma hakkında genel bir kanı oluşturacak ve bu düşüncelerini daha sonra dışarıdaki insanlarla paylaşacaktır. • Bir anlamda iş görüşmelerinde işletmenin tanıtımı da yapılır.

40. Yöneticilerin mülakat sırasında yapmaması gerekenler • Aşırı formel davranmayın • Böyle bir tutum mülakat salonunda soğuk rüzgarların esmesine neden olacak, aday gergin halinden kurtulamayacak ve görüşmeden sağlıklı bir sonuç elde etmek hemen hemen imkânsız hale gelecektir. • Önyargılı olmayın. • İşin ve pozisyonun önem derecesini aşın derecede abartarak adayı kandırmaya çalışmayın. • Adayı soru bombardımanına tutmayın; • basit ve kısa sorular sorun, aday bir sorunun cevabını vermeden diğerine geçmeyin

41. Sabırsız davranmayın: • Mülakat için yeterli sürenin ayrılmadığı durumlarda görüşmeci doğal olarak telaşlı davranacak, bu durum adayı rahatsız edecektir. • Adayın yeterince vasıflı olmadığı durumlarda görüşmeyi uzatmayın kısa kesin. • Kişisel sorular [medeni durum, çocuk sayısı ya da yeni bir çocuk düşünüp düşünmediği, inanç, politik görüş gibi] sorarken çok dikkatli olun. • Otoriter olmayın. • Kısa süre içinde kişinin amiri haline gelebilirsiniz, ama henüz bu pozisyonda değilsiniz. Görüşme sırasında birbirinizle açık ve arkadaşça bir ilişkiyi yaratma durumundasınız.

42. Adayın sözünü kesmeyin. • Eğer aday konuşurken bir sorunuz olursa bunu sonraya bırakın. Adayın size kendi yetenekleri konusunda açık sözlü olmasını istiyorsanız, bunu gerçekleştirmek için adaya maksimum güvenirlik ve kişisel dokunulmazlık haklarının korunduğu intibaını vermeniz önemlidir. • Adayı eleştirmeyin ve onunla asla tartışmayın. • Adayı mülakat sonrasında istediğiniz gibi değerlendirebilirsiniz. Şu anda konuşmayı pozitif yönde geliştirmelisiniz. • Görüşmenin sonuna kadar adayın soru sormasına izin vermeyin. • Adaya görüşme sırasında her istediği zaman soru sormasına izin vermek görüşmenin standart formatım bozacak ve mülakatın kontrolünün adayın eline geçmesine yol açacaktır. • Zamansız sorularla aday, görüşmeyi kuvvetli yönlerini ortaya çıkarabileceği, zayıflıklarını ise kamufle edebileceği konuları çekmeye çalışabilir. • Adaya yönelteceğiniz tüm soruların iş tanımları ve iş gerekleri ile ilintili olmasına özen gösterin.

43. Yöneticilerin mülakat sırasında yapması gerekenler • Adayın rahat etmesini sağlayın. • Bir mülakat sırasında aday kendisini ne kadar rahat hissederse, görüşmecinin de ondan kendisi ve işle ilgili potansiyeli hakkında bilgi toplaması o kadar kolaylaşır. • Görüşmeyi sakin ve rahatsız edilmeyeceğiniz bir ortamda yapın. • Görüşmeci, adayın rahat konuşarak kendini ifade etmesini kolaylaştırmak için anlatımı teşvik edici bir atmosferi yaratmaya çalışırken, çok dikkatli olmalıdır. • Adaya fazla sempati göstermek ya da herhangi bir konuda taraf olmak, adayın hikayeler anlatmasına dolayısıyla görüşmecinin mülakatın kontrolünü kaybetmesine yol açabilir.

44. Mülakat esnasında tüm dikkatinizi aday üzerinde yoğunlaştırın. • Görüşmeci adaya ve söylediklerine yeterince konsantre olmazsa, adayla ilgili sağlıklı bir karar da veremeyecektir.

45. Şu tarz sorular cevabı evet ya da hayır olan yönlendirilmiş sorulardır.

46. Yolculuğu sever misiniz? • Espri anlayışına sahip olmak bu işte oldukça yardımcı bir etkendir. Bu konuda siz nasılsınız? • Bu işin sorumluluğunu etkili bir şekilde üstlenebileceğinizi düşünüyor musunuz? • Bu pozisyonda başarılı olabileceğinizi düşünüyor musunuz? • Bir lider misiniz? • işinizden memnun musunuz? • Karışık materyalleri çabuk öğrenebilir misiniz? • Daha önceki amirinizle çalışmak sizin için kolay oldu mu? • Bir önceki işiniz sizi daha büyük sorumluluklara hazırladı mı? • Yöneticilik sizin için bir hedef saptama mıdır? • Normalde en iyi performansınızda mı çalışırsınız? • Bu işin üstesinden gelebileceğinizi düşünüyor musunuz? • Diğer insanlarla iyi çalışabilir misiniz? • Eleştiriye açık bir insan mısınız ? • Verdiğiniz kararlar genelde doğru mu çıkar?

47. Açık uçlu olamadıklarından, görüşmeci hem aday hakkında özel bir bilgi edinemez hem de verilen cevabın doğruluğundan emin olamaz. • Çünkü soruların soruluş tarzı itibariyle görüşmecinin istediği cevap bellidir. • Aday "Yolculuğu sever misiniz?" sorusuna, "Hayır" demenin “işe hayır" demek olacağını bilir. • Bu nedenle adaya sorulacak sorular özellikle olayların, hareket ve sonuçlarının detaylarına inebilecek nitelikte [davranışa dayalı] olmalıdır. • Başvuru sahibinin ne yaptığı konusundaki sorular belirgin olmalıdır.