NABAVA ROBA

1. NABAVA ROBA

2. Izrada Tehničkih specifikacija • Tehničke specifikacije su ključni dokument kod natječaja za nabavu roba. Natjecatelji pripremaju svoje ponude na temelju zahtjeva postavljenih u tehničkim specifikacijama. Stoga je prilikom izrade istih potrebno posebno obratiti pažnju na slijedeće detalje: • Tehničke specifikacije moraju biti rađene na temelju stvarnih potreba korisnika. • Voditi računa da na tržištu postoji proizvod koji će zadovoljiti sve zahtjeve postavljene u tehničkim specifikacijama.

3. Izrada Tehničkih specifikacija • Ukoliko se unutar jednog natječaja nabavljaju različiti tipovi roba, tehničke specifikacije je potrebno grupirati u lotove prema srodnim tipovima roba (voditi računa da postoje dobavljači na tržištu koji mogu isporučiti robu za cijeli lot). • Zahtjevi u tehničkim specifikacijama moraju biti jasni i postavljeni na način da se za vrijeme odabira ponuda mogu ocijeniti na DA/NE bazi. • Potrebno je imati u vidu da će od izrade tehničkih specifikacija do provedbe ugovora proći dosta vremena pa je pri postavljanju zahtjeva potrebno i to uzeti u obzir (npr. IT oprema brzo zastarijeva, cijene padaju…). • Tehničke specifikacije predstavljaju minimalne zahtjeve koje roba koja je predmet nabave mora zadovoljiti.

4. Izrada Tehničkih specifikacija • Tehnički zahtjevi ne smiju biti predetaljni u smislu da se referiraju na neki točno određeni proizvod. • Ne smiju se spominjati “brand names”, a ukoliko je to nužno onda je potrebno koristiti dodatak “or equivalent” kako ne bi isključili druge proizvođače koji mogu ponuditi isti proizvod. • Dobar primjer za PC/notebook procesore bez spominjanja Intel/AMD: “Dual core processor with minimum 2.4 GHz, 1000MHz FSB, 2MB L2 cache” • Pri definiranju zahtjeva izbjegavati izraze kao što su “approximately”, “around”, “cca”…

5. Izrada Tehničkih specifikacija • Ukoliko vrsta i složenost robe to zahtjeva, u tehničkim specifikacijama je potrebno definirati zahtjeve za instalaciju, trening, testiranje, dostavu dokumentacije…(to su sve usluge koje se traže od ugovaratelja prije potpisivanja “Provisional Acceptance-a”). • Ukoliko su potrebne bilo kakve dodatne usluge kao što su produžetak standardne garancije (commercial warranty), održavanje, servis, nadogradnja opreme, potrebno ih je navesti i opisati u odvojenoj tabeli na kraju tehničkih specifikacija te troškove istih uračunati u istraživanje tržišta. • Ako će roba biti isporučena na više adresa potrebno je uz tehničke specifikacije priložiti dostavnu listu s adresama, nazivima institucija, imenima osoba koje će preuzeti opremu te njihovim kontakt podacima, kao i broj komada robe koji treba dostaviti na svaku pojedinu adresu.

6. Izrada istraživanja tržišta • Dobro istraživanje tržišta nužan je preduvjet za provedbu natječaja za nabavu robe. Ono nam pokazuje koliko su zahtjevi za robom realni u odnosu na stanje na tržištu. Prilikom izrade istraživanja tržišta korisnik treba obratiti pozornost na slijedeće: • Potrebno je prikupiti ponude od minimalno tri potencijalna dobavljača. • Upit mora biti temeljen na tehničkim specifikacijama, ali se one u tom obliku i sa svim detaljima ne smiju slati dobavljačima. • Ponude potencijalnih dobavljača moraju biti priložene uz istraživanje tržišta.

7. Izrada istraživanja tržišta • Opravdanost nabave i svrha robe mora biti navedena u istraživanju tržišta za svaki pojedini lot. • Svi proizvodi navedeni u istraživanju tržišta moraju zadovoljavati pravilo podrijetla (“rule of origin”). • Potrebno je ukazati na moguće rizike i probleme vezane uz “rule of origin” ili npr. manjak potencijalnih dobavljača koji mogu udovoljiti svim zahtjevima. • U istraživanju tržišta moraju biti izražene jedinične cijene pojedinih proizvoda te prosjek minimalno tri jedinične cijene.

8. Izrada istraživanja tržišta • Cijene moraju biti konkurentne, ne smiju biti prevelike razlike u navedenim cijenama (najbolje kontaktirati više dobavljača te pri računanju prosječne cijene izbaciti najvišu i najnižu). • U istraživanje tržišta potrebno uključiti sve dodatne usluge (after-sales services). • Zbroj umnožaka jediničnih cijena i količina čini maksimalnu cijenu koju smo spremni platiti po pojedinom lotu, a koja se može zaokružiti na veći iznos (max do 20%) kako bi se predvidjeli bilo kakvi dodatni troškovi, rast cijena na tržištu, razlike između objavljenih i sažetih tehničkih specifikacija koje se šalju pri istraživanju tržišta…(napomena: voditi računa da se ne pređe maksimalni alocirani budžet za ugovor).

9. Izrada istraživanja tržišta • Prilikom kontaktiranja potencijalnih dobavljača potrebno je saznati i stvarno stanje na tržištu što se tiče rokova dostave pojedinih tipova robe, kako i potrebno vrijeme instalacije (ovisno o količini i broju lokacija), treninga (ovisno o broju ljudi, lokacija) i drugih usluga kako bi se u natječajnoj dokumentaciji što realnije mogli definirati rokovi dostave i implementacije.

10. Isporuka robe • Ugovaratelj prije isporuke mora službeno obavijestiti SAFU o datumu isporuke koji mora biti usuglašen s krajnjim korisnikom • Ukoliko postoje bilo kakvi problemi zbog kojih krajnji korisnik nije u mogućnosti prihvatiti robu, SAFU o tome treba obavijestiti na vrijeme • Sva dostavljena roba mora biti istih karakteristika kave su navedene u ugovoru, u protivnom je potrebno napraviti dodatak ugovoru (to je dozvoljeno samo u iznimnim okolnostima), te mora biti dostavljena na adrese navedene u ugovoru – izmjena dostavne adrese također je podložna izradi dodatka ugovoru

11. Isporuka robe • Ukoliko ugovaratelj ne dostavi svu robu u roku, moguće je izdati djelomičan prihvat robe za onu opremu koja je dostavljena – za robu koja nije dostavljena u roku naplaćuju se penali (najviše do iznosa od 15% vrijednosti ugovora) • Tijekom isporuke posebno je potrebno obratiti pozornost na “visibility” – naljepnice na kojima je navedeno da je oprema donirana iz sredstava EU, a koje je ugovaratelj dužan isporučiti zajdeno s robom