成功的會議管理：議事的準備與進行

1. 成功的會議管理：議事的準備與進行 鍾 起 岱 2008/03/05

2. 中州技術學院 企管系副教授 sky.sailing@msa.hinet.net 0937-774782 04-8311498ext3008 學歷：中興大學地政系學士、中興大學都市計劃研究所碩士、台灣大學管理學院商學碩士、中國文化大學實業計劃研究所博士 進修：復旦大學管理學院科技管理學程結業、美國聯邦政府農業部研究學院（USDA）政策分析學程結業、美國匹次堡州立大學（Pittsburg State University）訪問學人、台灣大學政治學研究所研究 考試：普考土地行政科及格、外語導遊人員及格、外語領隊人員及格、高考土地測量科及格、高考都市計畫科及格、甲等特考政策規劃研考人員及格。 鍾起岱老師 簡歷

3. 大綱 • 引言 • 議事學發展 • 會議的原理 • 會議的準備 • 會議的進行 • 會議的額數 • 會議的表決 • 實例研討 • 結語

4. 不成功的會議： 一人一把號，各吹各的調。 人多嘴雜，烏龜多就亂爬。 會而不議，議而不決，決而不行。 成功的會議： 豺狼與綿羊羔同居，豹子與山羊羔同臥，少壯幼獅與牛犢，並肥畜同群。 舊約以賽亞書11-6 引言

5. 議事學的發展 • 1215，英王John接受《大憲章》 • 1688，光榮革命 • 1689，權利法案 • 1789，Thomas Jefferson《國會議事手冊》 • 1876，Henry Robert《羅伯氏規則》 • 1917，孫中山《民權初步》 • 1948，立法院通過《立法院議事規則》 • 1954，內政部訂定《試行會議規範》 • 1956，立法院通過立法院點名表決辦法。 • 1965，內政部頒行《會議規範》 • 1981，行政院頒行行政院會議議事規則。 • 1999，立法院制定立法院職權行使法。

6. 會議管理的內涵 • Planning • Organizing • Staffing • Directing • Controlling

7. 會議管理的重心（一） • 對內管理：順遂議事的進行，實現群體意志，追求公共利益最大的公約數。 • 對外管理：妥善運用議事技巧與議事策略，達成有利於己方的結論或情勢。

8. 對內管理 集體決策 會議成本 規劃與準備 會議規則 流程與控制 參與與發言 共識引導 決議追蹤 對外管理 集體決策 會議成本 規劃與準備 會議規則 流程與控制 參與與發言 共識引導 決議追蹤 會議管理的重心（二）

9. 會議的要件 • 凡研究事理之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循一定之規則，為之會議。 • 因此，會議有三要件：第一必須是研究事理之解決﹔第二必須三人以上；第三必須循一定之規則。

10. 議事學的基本原則 • (1)議事規則的存在是為了增進業務處理與提昇合作與協調。 • (2)會議中所有的會員都有平等的權利、特權與責任，這包括屬於多數 的一方有權做決，屬於少數的一方有權做辯護。 • (3)必須有足夠的法定人數 • (4)每一項動議必須經過自由而充分的討論。 • (5)在任何時間，一個時間只能討論一個問題。 • (6)在任何時間，每位會員都有權利知道現在正在進行中懸而未決的問題，同時在表決前加以重述。 • (7)除非得到主席的許可，任何人都不可以發言 • (8)對同一個問題，在他人第一次發言尚未結束之前，任何人都不可以要求第二次發言。 • (9)主席必須嚴格謹守公正無偏。

11. 會議規則的位階次序 • 憲法 • 法律 • 本機關議事規則 • 會議規範 • 民權初步 • 慣例

12. 力的原理： 會議的最後決定，必須是保持最多數意見的決定，此稱為服從多數原則。 理的原理： 在服從多數的原則下，少數者的權利，亦不應受到打壓，此稱為尊重少數原則。 會議的民主原理

13. 力的原理：服從多數原則 • 如有多數人贊成，不應強求打消。 • 如有多數人反對，不應強求通過。 • 保持合法的開會人數。 • 多數決。

14. 理的原理：尊重少數原則 • 不應剝奪提案的權利 • 充分討論或辯論的權利 • 依議事規則進行的權利 • 等待真正多數的權利 • 不得隨意撤銷決議的權利

15. 國人開會常見的問題 • 隨性開會 • 不了解會議規範 • 變成主席或某位出席者的演講會 • 成為演講比賽 • 為發言而發言 • 為反對而反對 • 為捧場而參予 • 為奉承或出鋒頭而動議 • 會而不議 • 議而不決 • 決而不行

16. 適當的開會時機 • 依照法令規定必須召開者。 • 能促進協調、溝通及集思廣益效果者。 • 於工作推動及目標達成有必要者。 • 在時效上較為迅捷者。 • 無其他有效方式可代替者。

17. 不必召開會議的情形 • 以電話、公函、或會簽等方式可以產生預期效果者。 • 主持人或出席人員未作充分準備者。 • 時機不適當者。 • 肯定不能產生預期效果者。 • 花費太大，不合效益原則者。

18. 會議幕僚應注意事項 • （1）會議主持人，應視會議性質與目的，由實際負責且深入了解會議內容者擔任之。 • （2）除必須由機關首長主持之會議外，宜儘量授權副首長、幕僚長或其他專門人員主持。 • （3）會議出席人員應具有代表性，其人數視會議性質及開會時間酌予限制。 • （4）會議出席人員對會議文件應事先加以研究，並就討論事項預作發言準備。 • （5）如代表長官出席時，應事先請示發言原則。 • （6）會議主辦單位人員，除依照規定進行會議準備外，並應於開會前為會議主持人提供有關會議之重要參考資料及擬案 • （6）要對會場及議事準備做最後檢查

19. 會議前的準備工作 • (1).決定會議討論範圍；會議必須有目的，亦須有主題，此即會議範圍，範圍太大，不易在預定時間內達成結論，範圍太小，又失會議的真意，有時雙方為了會議討論範圍，亦有由雙方幕僚單位舉行預備性磋商會議。 • (2).確定會議的參予者，包括法定成員、利害關係人、單位代表、其他規劃或目標人選等等。 • (3)設定會議進行方式；亦即決定會議的進行議程、秩序、時間與規則，並確定會議的出席單位及人員。 • (4).準備所須資料；如會議的程序、提案、主張、背景說時等等均須儘可能於事先準備。 • (5).印發通知；準備妥會議所須資料後，應事先印發通知，通知的方式，有以口傳者，有以帖請者，有以登報者，有以郵寄電傳者，端視會議的機密性與時效性而定。 • (6).整頓會場；進行正式會議之前，幕僚人員或議事單位應事先布置會場，舉凡主席的位置、出席者的席位、名牌、盆花、簽到處乃至會場的整潔、麥克風的音量、桌椅、煙灰缸、照明、採光是否在最佳狀態等等均應於事先準備妥當。

20. 成功的會議參予者 • （1）手邊上有關於會議主題的完整知識。 • （2）有議事規則的完整知識。 • （3）具有雄辯說服能力的知識。 • （4）具有解決問題與決策的知識。 • （5）具有洞察人類動態社會情緒的知識。

21. 標準議程 • 標準議程通常包括三項，第一是報告事項；第二是討論上次會議未了事項；第三是新議案的討論。

22. 主席的任務 • （1）依時宣布開會、散會或休息，暨按照程序，主持會議進行。 • （2）維持會場秩序，並確保議事規則之遵行。 • （3）承認發言人地位。 • （4）接述動議。 • （5）依序將議案宣付討論及表決，並宣布表決結果。 • （6）簽署會議紀錄及有關會議之文件。 • （7）答覆一切有關會議之詢問，及決定權宜問題與秩序問題。

23. 會議紀錄（一） • 會議結束後，應責成專人詳加記錄，會議規範第十二條規定：會議之紀錄人員，除各該會議另有規定外，得由主席指定，或由會議推選之。會議之紀錄人員，如係由會員兼任者，有發言權及表決權。

24. 會議紀錄（二） • 記錄的方式通常有二： • 一是一字不遺的詳加記錄，例如議會的會議公報； • 一是使用簡要而正確的文字，記下會議大要。

25. 會議紀錄（三） • 紀錄的格式也有兩種： • 一種是以條列的方式計載的輪廓式 • 一是記載會議詳情經過的敘事式。 • 會議大要的記錄方式，也有一些必須詳加記錄、而不能省略的部份。

26. 不可省略部份： 會議舉行之時間、地點及會議形式。 委員會或專案小組會議出席人。主席、代表、委員、觀察員及記錄姓名。 書面提案及提案人。 表決及結果。 結論或決議。 可以省略部份： 全體會員大會之出席人員<<僅需註明出席人數已足法定開會人數云云>>。 議案之附議人或連署人。 辯論雙方論點。 會議紀錄（四）

27. 實例研討 • 民意機關與行政機關的會議有何異同？ • 首長制的會議與委員制的會議有何異同？

28. 民意機關與行政機關會議比較

29. 會議的額數問題 • 一般性會議：依其法定額數 • 臨時性集會：額數不應是問題 • 委員會：必須過半數

30. 會議的進行三部曲 • 動議 • 討論 • 表決

31. 動議法則 • 主動議 • 附屬動議 • 偶發動議

32. 主動議的分類（一） • 一般主動議與特別主動議 • 正式主動議與臨時主動議

33. 一般主動議： 與實質問題有關之獨立動議。 特別主動議： 不屬實質問題之獨立動議： 包括：復議、取銷、抽出與預定議程動議 主動議的分類（二）

34. 主動議法則 • 順序不可逆原則：先提出者先討論，先討論者先表決 • 一時議一事原則 • 一事不二議原則 • 附議原則

35. 附屬動議法則 • 散會動議（休息動議） • 擱置動議 • 停止討論動議 • 延期討論動議 • 付委動議 • 修正動議 • 無限其延期動議

36. 偶發動議法則 • 權宜問題 • 秩序問題 • 會議詢問 • 收回動議 • 分開動議 • 申訴動議 • 變更議程動議 • 暫時停止實施議事規則之一部之動議 • 討論方式之動議 • 表決方式之動議

37. 表決法則 • 絕對多數法 • 比較多數法 • 特別多數法 • 法定多數法 • 一致決

38. 成功的會議 • Have clear goals or objectives • Who should attend • Written agenda • Arrive early • Start on time and end on time • No interruptions • Be good • Summarize and follow up

39. 會議主席的特質 • 果毅之力 • 誠懇之意 • 體順之情

40. 結 語 會議的真正精神所在是藉著會議的進行過程，透過人與人之間智慧的交流，情感與理性的良性互動，產生互信與共識，作為行動的共同準據。

41. 討論（一） • 想想看，會議中如對議事進行方式、程序、表決等等有疑義時，適用優先順序應如何？為什麼？ • （1） 民權初步 • （2） 法律 • （3） 會議規範 • （4） 本機關議事規則 • （5） 憲法 • （6） 慣例

42. 討論（二） • 想想看，以下表決方式，對多數黨（派）還是少數黨（派）有利，如果三黨（派）不過半時，那一種表決方式對己方最有利？如果脆弱多數時，那一種表決最有利？為什麼？ • （1） 單計表決 （2） 連計表決 • （3） 兩兩表決 （4） 唱名表決 • （5） 記名投票表決 • （6） 無記名投票表決 • （7） 起立表決 （8） 舉手表決 • （9） 鼓掌表決 （10）正反表決 • （11）逐案表決

43. 參考教材 • 鍾起岱：議事學理論與實務（高雄：復文出版，2003/06）

44. 敬 請 指 教