SOLID Rozliczanie projektów – zasady przepływu środków, WoP

1. SOLIDRozliczanie projektów – zasady przepływu środków, WoP Szkolenie 04.07.2011

2. AGENDA • I. Sposób rozliczania • 1. zaliczki • 2. wypłaty • 3. zwroty (sankcje) • II. Wniosek o płatność • 1. wymagane załączniki • 2. sposób wypełniania wniosku o płatność i zestawienia wydatków

3. AGENDA • 3. sposób dokumentowania wydatków • - dokumenty niezbędne do rozliczenia kosztów poszczególnych kategorii szacunkowego budżetu (Kategoria „A”, Kategoria „B”… itd.) • - co powinien zawierać opis dokumentu księgowego • III. Wskaźniki kosztów pośrednich

4. – podstawy prawne Dla EFPI - Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 2.03.2011 r. zmieniająca decyzję 2008/458/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu. 4

5. Dla EFU - Decyzja Komisji Europejskiej z dnia 3.03.2011r. zmieniająca decyzję 2008/22/WE ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na lata 2008-2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu

6. Dla EFIOPT – Decyzja Komisji z dnia 3 marca 2011 zmieniająca decyzję 2008/457/WE ustanawiającą zasady wykonania decyzji Rady 2007/435/WE ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007–2013 jako część_ programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu.

7. Pochodzenie środków Podstawa prawna: Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2009 nr 157 poz. 1240) Procedura uruchamiania oraz przyznawania zapewnienia finansowania lub dofinansowania przedsięwzięcia ze środków rezerwy celowej

8. Pochodzenie środków

9. Pochodzenie środków WWPE wnioskuje o dzienne zasilenie konta MSWiA Departament Budżetu

10. Przepływy finansowe Harmonogram przekazywania płatności (z wyj. państw. jedn. budżetowych): I zaliczka Beneficjent może wystąpić o zaliczkę w wysokości do 50% dofinansowania po podpisaniu umowy finansowej. WWPE przekazuje środki na konta beneficjentów niezwłocznie po ich otrzymaniu od Ministerstwa Finansów. Istnieje możliwość wystąpienia o 80% zaliczkę w przypadku zabezpieczenia wypłaty gwarancją bankową, a nie wekslem. Zabezpieczenie – weksel in blanco (Beneficjent składa na wekslu tylko podpis. Pozostałe elementy wypełnia WWPE w razie konieczności użycia weksla. Podpis(y) składają osoby upoważnione do reprezentowania beneficjenta w obecności pracownika WWPE). Należy dostarczyć następujące dokumenty: - wniosek o płatność (w 1 egzemplarzu); - deklarację wekslową (jeżeli dotyczy); - weksel in blanco (jeżeli dotyczy). gwarancja bankowa (jeżeli dotyczy). 10

11. Przepływy finansowe II zaliczka Beneficjent wykazuje wykorzystanie 70% I zaliczki i występuje z wnioskiem o kolejne 25% dofinansowania w ramach II zaliczki. Beneficjent powinien wystąpić z wnioskiem nie później niż miesiąc od uzyskania wymaganego poziomu wydatków. Wymagane zabezpieczenie podobnie jak w przypadku I płatności zaliczkowej 11

12. Przepływy finansowe jako wykorzystanie transzy w co najmniej 70% należy rozumieć poniesienie wydatków w kwocie, która po pomnożeniu przez procent współfinansowania da wartość równą lub większą 70% otrzymanej zaliczki; (w przypadku, gdy pierwszą zaliczkę wypłacono w kwocie 50 000 PLN, a procent dofinansowania z EFU/EFI/EFPI wynosi 75%; 50 000 x 70% = 35 000 PLN/75% = 46 666,67 PLN); 12

13. Przepływy finansowe Płatność salda końcowego Do wniosku o wypłatę pozostałej kwoty należy dołączyć raport końcowy z realizacji technicznej oraz końcowe oświadczeniefinansowe. Końcowy raport finansowy: obejmuje wydatki niewskazane w raporcie finansowym składanym przy wniosku o drugą transzę zaliczkową; przesłany w ciągu dwóch miesięcy od dnia zakończenia projektu; Raport powinien zawierać: wniosek o płatność końcową (w 1 egzemplarzu); zestawienie wydatków (w 1 egzemplarzu)→ dokumentację potwierdzającą zaraportowane wydatki (w 1 kopii) – np. faktury, potwierdzenia zapłaty, etc. 13

14. Przepływy finansowe wszystkie wymagane oświadczenia. finansowe (tj. oświadczenie, oświadczenie o kwalifikowalności VAT, oświadczenie i kosztach pośrednich oraz oświadczenie o przychodzie). kopię indywidualnej interpretacji Urzędu Skarbowego, potwierdzającą kwalifikowalność podatku od towaru i usług. W przypadku braku powyższego dokumentu beneficjent zobowiązany jest dostarczyć kopię (potwierdzona za zgodność z oryginałem), wniosku skierowanego do właściwego organu podatkowego o wydanie indywidualnej interpretacji oraz pisemne zobowiązanie, że w przypadku negatywnej interpretacji organu podatkowego beneficjent niezwłocznie złoży korektę raportu finansowego. 14

15. Zwroty II.15.3 umowy finansowej -Wypłata pozostałej kwoty „W przypadku końcowego rozliczenia projektu Wypłata pozostałej kwoty - stanowiącej różnicę pomiędzy wartością wypłaconych przez WWPE zaliczek, a kwotą uznanych przez WWPE za kwalifikowalne, wydatkowanych przez Beneficjenta środków (EFU + [bp]) - która to wypłata musi nastąpić jednorazowo - dokonywana jest po zakończeniu projektu na podstawie kosztów faktycznie poniesionych przez beneficjenta. W trakcie realizacji przedsięwzięcia. Może mieć to formę zlecenia zwrotu środków, jeżeli łączna kwota wcześniejszych płatności będzie wyższa od ostatecznej kwoty dofinansowania ustalonej zgodnie z art. II.17.”

16. Zwroty W przypadku gdy WWPE odrzuci raport i zażąda przedłożenia nowego, zastosowanie mieć będzie procedura zatwierdzania opisana w niniejszym artykule. W przypadku powtórnego odrzucenia raportu, WWPE zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy poprzez odwołanie się do postanowień art. II.11.2 (b).

17. Zwroty WWPE może podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy, bez prawa Beneficjenta do jakiegokolwiek odszkodowania, w następujących przypadkach: - jeśli wystąpi prawna, finansowa, techniczna, organizacyjna lub związana z audytem zmiana w sytuacji beneficjenta, która w znaczący sposób wpłynie na umowę lub podważy decyzję o przyznaniu dofinansowania; • jeśli beneficjent nie wypełni spoczywającego na nim, istotnego obowiązku wynikającego z niniejszej umowy oraz załączników do umowy; • w wypadku zaistnienia siły wyższej, zgłoszonej zgodnie z Artykułem II.8, lub jeśli realizacja przedsięwzięcia została wstrzymana w konsekwencji wystąpienia okoliczności nadzwyczajnych, o czym powiadomiono zgodnie z Artykułem II.7; -

18. Zwroty jeśli beneficjent ogłosi upadłość, zostanie postawiony w stan likwidacji lub gdy stanie się przedmiotem analogicznego postępowania; - jeśli na mocy prawomocnej decyzji sądu beneficjent zostanie uznany winnym popełnienia wykroczenia w związku z prowadzoną działalnością zawodową lub gdy okaże się winnym ciężkiego, udowodnionego wykroczenia służbowego; - jeśli beneficjent będzie winny wprowadzenia w błąd lub gdy w celu uzyskania dofinansowania przewidzianego w niniejszej umowie przedstawi nieprawdziwe dane lub informacje; -

19. Zwroty - jeśli beneficjent umyślnie lub poprzez zaniedbanie popełni istotną nieprawidłowość w wykonaniu umowy, lub w wypadku nadużycia, korupcji bądź jakiegokolwiek innego nielegalnego działania na szkodę interesów finansowych WWPE lub Wspólnot Europejskich. Istotna nieprawidłowość oznaczać będzie każde naruszenie postanowień tej umowy lub przepisów wynikających z ustawy, bądź też jakiekolwiek zaniedbanie z winy beneficjenta, które spowoduje lub może spowodować szkodę w budżecie WWPE lub Wspólnot Europejskich.   - jeśli opóźnienie w realizacji umowy przekroczy 3 miesiące w stosunku do harmonogramu zawartego w Załączniku I.

20. Zwroty kwot niewykorzystanych za rok ubiegły • zgodnie z art. I.5 umowy finansowej istnieje obowiązek przesłania do WWPE, do dnia 15 stycznia 20.. r. szczegółowego oświadczenia o wydatkach poniesionych do dnia 31 grudnia 20… r. Szczegółowe oświadczenie powinno zostać sporządzone na formularzu-zestawieniu wydatków Natomiast zwrot niewykorzystanych środków powinien zostać dokonany do dnia 15 stycznia 20.. r.

21. Zwroty kwot niewykorzystanych za rok ubiegły zgodnie z art. I.5 umowy finansowej Beneficjent ma obowiązek dokonać zwrotu niewykorzystanych środków z otrzymanych zaliczek do 31 stycznia 20….r. Do momentu zwrotu środków przez Beneficjenta WWPE nie może wystąpić o uruchomienie środków z rezerwy celowej budżetu państwa na sfinansowanie projektu, a tym samym jest zobowiązane do wstrzymania wypłaty kolejnych zaliczek na rzecz Beneficjenta. Powyższe środki WWPE zobowiązane jest zwrócić na rachunek dochodów budżetu państwa.

22. Zwroty kwot niewykorzystanych za rok ubiegły Zwroty kwoty niewykorzystanej przez Beneficjenta po dniu 31 stycznia spowoduje konieczność naliczenia przez WWPE odsetek bankowych liczonych jak od zaległości podatkowych za każdy dzień zwłoki.

23. Załączniki Do raportu należy załączyć: wniosek o płatność (w 1 egzemplarzu); deklarację wekslową (jeżeli dotyczy)-Uwaga zmiana, weksel in blanco (jeżeli dotyczy), zestawienie wydatków (w 1 egzemplarzu); dokumentację do zaraportowanych wydatków (w 1 kopii) – np. faktury, potwierdzenia zapłaty, etc.; oświadczenie o kwalifikowalności VAT. 23

24. Załączniki kopię indywidualnej interpretacji Urzędu Skarbowego, potwierdzającą kwalifikowalność podatku od towaru i usług. W przypadku braku powyższego dokumentu beneficjent zobowiązany jest dostarczyć kopię (potwierdzoną za zgodność z oryginałem), wniosku skierowanego do właściwego organu podatkowego o wydanie indywidualnej interpretacji oraz pisemne zobowiązanie, że w przypadku negatywnej interpretacji organu podatkowego beneficjent niezwłocznie złoży korektę raportu finansowego; pozostałe oświadczenia finansowe (tj. oświadczenie, oświadczenie o kwalifikowalności VAT, oświadczenie o kosztach pośrednich-(uwaga zmiana) oraz oświadczenie o przychodzie). 24

25. Weryfikacja wniosku o płatność Weryfikacja wniosku i załączonych dokumentów: sprawdzenie kompletności złożonej dokumentacji sprawdzenie poprawności złożonej dokumentacji sprawdzenie zgodności Wniosku z Umową Finansową, a także pod względem braku wystąpienia podwójnego finansowania weryfikacja kwalifikowalności wydatków w razie konieczności sprawdzenie wykorzystania środków poprzez kontrolę na miejscu realizacji projektu

26. Weryfikacja wniosku o płatność • W przypadku jakichkolwiek wątpliwości w trakcie weryfikacji, beneficjent na żądanie WWPE ma obowiązek przekazać WWPE dodatkowe wyjaśnienia, uzupełnić dokumenty lub przesłać inne dodatkowe dokumenty wskazane przez WWPE.

27. Wypełnianie WoP Przykładowy sposób kalkulacji końcowego dofinansowania w przypadku osiągnięcia zysku przez beneficjenta. Łączny kwalifikowany koszt: 100.000 PLN % dofinansowania projektu z funduszu 75 Pierwotnie zakładana kwota dofinansowania 75.000 PLN (100.000x75%) Zyski uzyskane w ramach projektu (przychody ze sprzedaży biletów na pokaz filmów w ramach projektu) 10.000 PLN Wkład osób trzecich (w tym dofinansowanie 20.000 PLN z budżetu państwa) Ostateczna kwota dofinansowania z funduszu: 100.000-(10.000+20.000) = 70.000PLN 27

28. Kompletowanie dokumentów rozliczeniowych • Dokumenty dostarczane do WWPE powinny zostać ułożone chronologicznie, zgodnie z numerami nadanymi dokumentom w zestawieniu wydatków (L.p). • Dokumenty powinny być dostarczone w jednym pliku, sugeruje się ułożenie w segregatorze. W przypadku, gdy duża liczba zgromadzonych dokumentów wymaga umieszczenia ich w dwóch lub więcej segregatorach, segregatory należy opisać oraz nadać kolejne numery zaczynając od 1. • Dokumenty dotyczące jednej kategorii powinny zostać ułożone razem, koło siebie, po zamieszczeniu dokumentacji dot. danej kategorii układa się dokumenty dotyczące kolejnej zgodnie z szacunkowym budżetem projektu.

29. Kompletowanie dokumentów rozliczeniowych Preferowana przykładowa kolejność ułożenia dokumentów: - Wniosek o płatność, - Wymagane Oświadczenia, - Deklaracja wekslowa – do I i II zaliczki (jeżeli dotyczy), - Weksel in blanco – do I i II zaliczki (jeżeli dotyczy), zgodny z ustawą Prawo Wekslowe, - Zestawienie wydatków, - Dokumenty dotyczące Kategorii A: (zgodnie z kolejnymi pozycjami w zestawieniu) - Dokumenty dotyczące Kategorii B: (zgodnie z kolejnymi pozycjami w zestawieniu), itd. - inne dokumenty

30. Przechowywanie dokumentów • Dokumenty związane z projektem muszą być: • - udostępnione dla celów inspekcji/kontroli/audytu prowadzonych przez WWPE, MSWiA, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne upoważnione jednostki; • - przechowywane przez okres 5 lat od daty zamknięcia programu (WWPE poinformuje pisemnie każdego z beneficjentów o dacie zamknięcia programu); • - przechowywane w jednym miejscu oraz w wydzielonych i odpowiednio opisanych segregatorach; • - przechowywane w formie oryginałów lub w sytuacji, gdy oryginał uległ zniszczeniu kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem; • czytelne mimo upływu czasu (szczególnie dotyczy to faktur) – w tym celu można np. wykonać dodatkowe kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem. • Dziękuję za uwagę !

31. Kategorie wydatków Kategorie wydatków bezpośrednich Koszty personelu Koszty podróży i utrzymania Sprzęt i urządzenia Nieruchomości Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne Podwykonawstwo Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym Wynagrodzenia ekspertów Szczegółowe wydatki związane z grupami docelowymi – dotyczy wyłącznie EFU i EFPI Koszty pokryte przez dochód przeznaczony na określony cel - dotyczy wyłącznie instytucji publicznych

32. Kategorie wydatków Koszty personelu Wymagane dokumenty: • umowa o pracę lub zakres obowiązków pracownika, z którego wynika, że całość czasu poświęca na zadania związane z projektem - dotyczy osób zatrudnionych wyłącznie w celu realizacji projektu • lista płac z miesiąca, którego dotyczy rozliczenie lub rachunek • deklaracja DRA z miesiąca, którego dotyczy rozliczenie

33. Kategorie wydatków Wymagane dokumenty: • potwierdzenia zapłaty wszystkich elementów wynagrodzenia brutto tzn.: wynagrodzenia netto, składek ZUS, podatku dochodowego od osób fizycznych, innych potrąceń z wynagrodzenia netto • karta czasu pracy, dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych w części swoich obowiązków do projektu • kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie, dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych w części swoich obowiązków do projektu • regulamin wynagradzania Beneficjenta/Partnera

34. Kategorie wydatków Karta czasu pracy

35. Kategorie wydatków Kalkulacja wynagrodzenia kwalifikowalnego w projekcie (w przypadku osób pracujących częściowo na rzecz projektu): - w oparciu o godziny robocze w danym miesiącu, - w oparciu o ilość godzin faktycznie przepracowanych na rzecz projektu zgodnie z zatwierdzonymi kartami czasu pracy. stawka godzinowa = wynagrodzenie brutto z listy płac / liczba godzin roboczych w miesiącu (pomniejszona o godziny urlopowe oraz chorobowe płatne przez pracodawcę) wynagrodzenie kwalifikowalne do projektu = stawka godzinowa x liczba godzin roboczych faktycznie przepracowanych na rzecz projektu 35

36. Kategorie wydatków Przykładowa kalkulacja wynagrodzenia

37. Kategorie wydatków W przypadku wyliczenia wynagrodzenia kwalifikowanego w projekcie w miesiącu, gdy pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym lub na zwolnieniu lekarskim stosuje się sposób przedstawiony poniżej: Przykład: • Godziny robocze w miesiącu: 160 • Godziny urlopu/zwolnienia chorobowego w danym miesiącu: 40 (5 dni) • Godziny przepracowane w danym miesiącu: 120 (160-40) • Godziny przepracowane w projekcie: 80 • Wynagrodzenie brutto: 5 000 PLN • Sposób wyliczenia wynagrodzenia do projektu: 5000 / 120=41,67 PLN – wyliczenie stawki h 41,67x80=3 333,60 PLN

38. Kategorie wydatków Zatrudnienie w formie umowy cywilno-prawnej Wymagane dokumenty: • umowa przedstawiająca rolę osoby zatrudnionej w projekcie - niezbędne jest wykazanie bezpośredniego związku pomiędzy pełnionymi obowiązkami, a realizowanym projektem • rachunek do umowy zlecenia/o dzieło lub odpowiedniego dokumentu dla innego typu umów • deklaracja DRA (jeżeli dotyczy)

39. Kategorie wydatków Zatrudnienie w formie umowy cywilno-prawnej • potwierdzenia zapłaty wynagrodzenia za wykonane zlecenie/dzieło wraz z potwierdzeniem zapłaty składek do ZUS (jeżeli dotyczy) • jeżeli przedmiotem umowy było stworzenie konkretnego produktu/opracowania/materiału, niezbędne będzie przysłanie jednej sztuki gotowego produktu, lub w przypadku gdy dostarczenie materiału będzie niemożliwe- przysłanie skanu lub zdjęcia

40. Kategorie wydatków Koszty personelu Spotykane problemy: • brak informacji o projekcie na umowie zlecenia/o dzieło lub umowie o pracę/zakresie obowiązków, • błędy w kalkulacji, niepoprawne wpisanie kwot z list płac (kolumna 4 w kalkulacji), niepoprawnie wpisana liczba godzin roboczych lub godzin z kart czasu pracy, • brak wymaganych potwierdzeń zapłaty oraz deklaracji DRA ZUS, • wpisywanie do zestawienia wydatków kwot niezgodnych z listami płac lub rachunkami do umów cywilno-prawnych,

41. Kategorie wydatków Koszty podróży i utrzymania Wymagane dokumenty: rozliczenie delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej, wypełnione polecenie wyjazdu służbowego lub rozliczenie wyjazdu wraz ze wszystkimi niezbędnymi elementami oraz podpisami, dowody zapłaty kwot związanych z delegacją, w tym dowody wypłaty zaliczek, zwrotu niewykorzystanej części lub dopłaty należnej pracownikowi, faktury VAT/rachunki za nocleg oraz przejazd wraz z dowodem zapłaty, bilety lotnicze – tradycyjne lub elektroniczne oraz obowiązkowo karty pokładowe, w przypadku edycji 2010 umów aneksowanych w związku z wejściem w życie dec zmieniającej decyzji nr 2008/22/WE nie istnieje obowiązek dostarczenia kart pokładowych. Edycja 2011 –tylko nowe zasady.

42. Kategorie wydatków Koszty podróży i utrzymania Wymagane dokumenty: dokument uwierzytelniający uczestnictwo w konferencji lub spotkaniu krajowym lub zagranicznym (np. lista obecności lub program spotkania, zaproszenie do wzięcia udziału w spotkaniu), w przypadku rozliczania paliwa do samochodu służbowego należy przedstawić kartę drogową pojazdu, faktury VAT za paliwo wraz z dowodami zapłaty za nie oraz kalkulację zużytego w trakcie podróży paliwa, tylko w przypadku używania samochodu prywatnego – umowa o użyciu tego samochodu w celach służbowych / zgody kierownika jednostki na używanie tego pojazdu oraz tzw. kilometrówka.

43. Kategorie wydatków Koszty podróży i utrzymania Kalkulacja na podstawie tzw. „kilometrówki” Przykład: W ramach realizowanego projektu pracownik odbył podróż służbową na odległość 400 km (w obie strony) samochodem prywatnym o pojemności silnika 1400 cm3. W związku z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) pracownkowi należy się zwrot w wysokości maksymalnej: 334,32 PLN (400 km x 0,8358)

44. Kategorie wydatków Koszty podróży i utrzymania Kalkulacja na podstawie karty drogowej (kalkulacja dla samochodu służbowego) Przykład: W ramach realizowanego projektu pracownik odbył podróż służbową na odległość 400 km (w obie strony) samochodem służbowym o pojemności silnika 1400 cm3. Ustalono, że samochód zużywa średnio 9 litrów na 100 km. Cena paliwa udokumentowana fakturą wyniosła 4,5 PLN/litr., tym samym całkowity koszt przejazdu samochodem wyniósł: 162 PLN (9 litrów x 4 x 4,5)

45. Kategorie wydatków Koszty podróży i utrzymania Forma gotówkowa: • Wypłata pracownikowi kwoty wynikającej z delegacji (diety, ryczałty, hotel, przejazd itp.) może mieć formę gotówkową, w takim przypadku beneficjent zobowiązany jest do dostarczenia dokumentu wydania gotówki z kasy (KW) oraz raportu kasowego, lub w przypadku druku delegacji służbowej potwierdzenie pisemne pracownika otrzymania kwoty wynikające z rozliczenia kosztów delegacji oraz raportu kasowego.

46. Kategorie wydatków Koszty podróży i utrzymania Forma bezgotówkowa: • W przypadku wypłaty w formie bezgotówkowej niezbędne jest dostarczenie potwierdzenia przelewu na konto pracownika kwoty wynikającej z delegacji. Budżet projektu powinien zawierać szacunkowe informacje o planowanych wyjazdach w ramach projektu.

47. Kategorie wydatków Koszty podróży i utrzymania Spotykane problemy • brak wymaganych informacji/podpisów na poleceniu wyjazdu/rozliczeniu delegacji, • brak biletów lub kart pokładowych (opcjonalnie) • brak wszystkich wymaganych potwierdzeń zapłaty, • nieprawidłowo skalkulowane kwoty diet oraz „kilometrówki”, • ujmowanie w kosztach delegacji całkowitych kwot diet w przypadku, gdy organizator zapewnił wyżywienie, • brak dokumentów uwierzytelniających (tj. agenda, zaproszenie itp.).

48. Kategorie wydatków Sprzęt i urządzenia Wymagane dokumenty: • dokument potwierdzający zakup tj. faktura lub rachunek (dokument powinien zostać opisany, potwierdzony za zgodność z oryginałem oraz posiadać informację o współfinansowaniu z odpowiedniego funduszu oraz budżetu państwa, gdy projekt otrzymał takie dofinansowanie); należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowy opis faktury/rachunku wskazujący na bezpośredni lub pośredni związek z projektem, • tabela amortyzacyjna (w sytuacji, gdy w projekcie rozlicza się koszty amortyzacji sprzętu), • zdjęcie zakupionego, leasingowanego lub wynajmowanego sprzętu z widoczną informacją o współfinansowaniu ze środków funduszu,

49. Kategorie wydatków Sprzęt i urządzenia • protokołu odbioru (jeśli wystawiono), • dokumentacja przetargowa (zgodnie z art. II.9.1 umowy finansowej oraz z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.)), • potwierdzenie zapłaty zawierające numer faktury, datę zapłaty oraz informacje o dostawcy/wykonawcy.

50. Kategorie wydatków Sprzęt i urządzenia Spotykane problemy • brak informacji o współfinansowaniu ze środków funduszu, • amortyzacja naliczona niezgodnie z polskimi przepisami, • ujmowanie sprzętu administracyjnego (np. komputer dla koordynatora projektu) w kategorii C,