معاونت دانشجوئی، دانشگاه صنعتی شریف، زمستان 82

1. به نام خدا فصل سوم فصل سوم مرحله دوم گزارش نويسي:(ساختار گزارش) اصول گزارش نويسي ليلا طيبي - فرانك كاظمي سرشت - مرضيه نوروزي مدرس:مهندس اكبر سيه بازي معاونت دانشجوئی، دانشگاه صنعتی شریف، زمستان 82

2. فهرست • نحوه تنظيم گزارش • مقدمه – متن – پايان • قانون طلائی • تاثير خواننده گزارش • اصل تاكيد در گزارش • شرح الگوهاي ساختار گزارش • شرح مختصر مرحله دوم گزارش نويسي • نمونه كد بندي اطلاعات • چند قاعده در تهيه رئوس مطالب(كد بندي)

3. نحوه تنظيم گزارش ساختار هر گزارش بر سه اصل زير قرار دارد: • موضوع, مقدمه, متن و پايان • خواننده ممكن است نتايج و پيشنهادات گزارشگر را بپذيرد يا نپذيرد • نكات و نظريات عمده بايد مورد تاكيد قرار گيرد

4. مقدمه، متن، پايان مقدمه قابل فهم و با معني ايجاد علاقه در خواننده گزارش بيان انتظار از گزارش متن محل ارايه آمارها, داده ها تحليل و تفسير آنها پايان نتيجه گيري و ارايه پيشنهاد و راه حل

5. قانون طلائی در مقدمه آنچه را كه ميخواهيد , به طور مختصر اعلام كنيد در متن بگوييد در پايان به طور مختصر يادآوري كنيد

6. تاثير خواننده گزارش در نحوه تنظيم • روش قياسي deductive • خواننده اي كه احتمال ميرود نتايج را بپذيرد . • ابتدا نكته اصلي, سپس جزئيات و توضيحات • روش استقرايي Inductive • خواننده اي كه احتمال ميرود در برابر قبول نتايج مقاومت ورزد • ابتدا آما ر و اطلاعات, سپس استدلال و نتيجه گيري

7. اصل تاكيد در گزارش • آوردن نكات عمده در آغاز و پايان گزارش و همچنين هرپاراگراف • توجه به اين كه نكات عمده بهتر از جزئيات به خاطر سپرده ميشوند • حفظ ارتباط بين نكات • جاي نكته : • د ر آغاز و پايان گزارش است • اندازه و تناسب: • نكات مهمتر , فضاي بيشتر • زبان تاكيد: • جملات بايد روشن,محكم وموثر • كاربرد علائم: • خط كشيدن, رنگي نشان دادن جملات و عبارات, درشتتر نوشتن نكات ايتاليك نوشتن, نمره گذاري و ....

8. الگوهاي ساختار گزارش • الگوی قیاسی (Deductive) • الگوي استقرايي (Inductive) • بر حسب ترتيب اهميت • تقدم زماني • قدم به قدم • مساله راه حل • معيار – اقدام • علت و معلول

9. نتيجه گيري كلي و پيشنهاد اثبات اثبات اثبات حقايق حقايق حقايق الگوي قياسي در آغاز نكته اصلي و يا مهمترين پيشنهاد در پایان جزييات , توضيحات و دلايل تاييد كننده فواید اطلاعات سريع منتقل شده و نيازي به مطالعه تمامي گزارش نيست نکته ته براي خواننده اي مناسب است كه بيم مخالفت از سوي اونمي رود

10. حقايق حقايق حقايق اثبات نتيجه گيري كلي- پيشنهاد راه حل الگوي استقرايي در آغاز آمار و اطلاعات و حقايق سپس استدلال و نتيجه گيري در پايان پيشنهاد و راه حل فوايد گزارشاتي كه احتمال مي رود خواننده نتايج را به آساني نپذيرد اين شيوه باعث ميشود او را به خواندن گزارش تشويق كنيم نکته مساله وقت خواننده بايد در اين گزارشات مورد توجه قرار گيرد

11. مهم تر كم اهميت جزئي كلي مانند: وقايع آتش سوزي,پليس,... توصيف و توضيح طرز كاريك دستگاه يا يك ماشين و... ساير الگوها (1) الگوي گزارش بر حسب ترتيب زماني الگوي تقدم زماني الگوي قدم به قدم

12. نوعي الگوي استقرايي است مثلا در مورد خريد يك دستگاه بر اساس معيار مورد نظر(هزينه , عمر مفيـد, قابليت انعطاف,...) مي سنجيم , آنگاه آن را كه با معيارهاي ما توافق و تجانس بهتري دارد, انتخاب و پيشنهاد مي كنيم. حركت از عوامل شناخته شده به سوي عوامل ناشناخته جهت تجزيه و تحليل عواقب احتمالي يك اقدام بخصوص ساير الگوها (2) الگوي مساله- راه حل الگوي معيار-اقدام الگوي علت و معلول

13. شرح مختصر مرحله دوم گزارش نويسي در تهيه گزارش ربط منطقي مطالب ,وجود نظم و ترتيب روشن و معقول بين كل و جزء و بين اجزا از حيث درجه اهميت ,تقدم و تاخر, علت و معلول و ديگر معيارهاوجودداشته باشد شيوه هاي طرح ريزي عبارتند از: • روش ذهن انگيزي(Brainstorming) • - تنظيم فهرست مطالب بدون در نظر گرفتن هيچ محدوديتي • - مطالعه و بررسي مطالب و حذف موارد نامربوط و غير ممكن • - بررسي مجدد و انتخاب از ميان موارد مشابه و تلفيق موارد مكمل • استفاده از برگه يا فيش • ماده بندي : • روش رسمي روش عددي روش اعشاري • 1 1 1 • 2 2 2 • الف 1-2 1/2 • ب 2-2 2/2 • 3 3 3

14. چند قاعده در تهيه رئوس مطالب (كدبندي) • كل بايد با اجزاء برابر باشد. • قسمتها از لحاظ اندازه بايد متعادل باشند. • اختصاص يك بخش فرعي جداگانه بدون آنكه به بخش بزرگتر تعلق داشته باشد، مقدور نيست. نمونه كدبندي اطلاعات موضوع: تجارت خارجي 1- مقدمه 2- صادرات 1-2 – منابع مختلف صادرات 1-1-2 – صادرات مواد نفتي 1-1-1- 2- صادرات نفت خام 2-1-1-2- صادرات فرآورده هاي نفتي 3-1-1-2- صادرات گاز 4-1-1-2- صادرات مواد پتروشيمي 2-1-2- صادرات غير نفتي

15. خلاصه مرحله دوم گزارش نويسي • مشخص نمودن عناوين اصلي و فرعي و خطوط اصلي گزارش • طبقه بندي عناوين اصلي و فرعي و مرتب كردن آنها بر حسب درجه اولويت و اهميت • بررسي نهايي طرح براي تهيه پيش نويس گزارش كه خود مقدمه مرحله سوم گزارش يعني نگارش آن است