e-Procurement in Antwerpen; het belang van een stimulerende gangmaker

1. e-Procurementin Antwerpen; het belang van een stimulerende gangmaker

2. e-Procurement in Antwerpen • Even Kennismaken: Digipolis Opdrachthoudende vereniging als verlenging van stad en OCMW Antwerpen en Gent met bevoegdheid op het vlak van telematica. De specifieke bevoegdheden werden ondergebracht in een afzonderlijke organisatie om een autonome en flexibele werking mogelijk te maken, wat in de snel evoluerende ICT-wereld een belangrijke vereiste is.

3. Historiek • 2010: invoering e-Notification + publicatie bestekken op website van Digipolis. • Juli 2010: ook opdrachten onder de publicatiedrempel • Eerste digitalisatiestap is een feit. • Juni 2010: invoering e-Tendering als pilootproject • Eerste elektronische indiening in september 2010 • 2011: Sinds 1 juni 2011 zijn leveranciers verplicht enkel elektronisch hun kandidatuurstelling/offerte in te dienen. • 2012: toekenning accreditatie

4. Resultaten invoering e-Notification/e-Tendering • 20% meer inschrijvingen op dossiers • 15% nieuwe inschrijvers Grotere mededinging • Digitaal downloaden van bestekken • Gerichte communicatie voor inschrijvers in eigen core-business • Transparant forum met vraag en antwoord per opdracht

5. Plan van aanpak Digipolis • e-Notification: • Communicatie met link naar http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc op website van Digipolis. • Algemene correspondentie naar bestaande leveranciers • Elke aankoper: standaard voettekst in e-mails • Elke aankoper: vermeldt link in linkedIn • Telefonische ondersteuning • Handleidingen op website

6. Plan van aanpak Digipolis • e-Tendering: • Communicatie met link naar http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc op website van Digipolis. • Maandelijkse publieke informatiesessies gecommuniceerd op website en in bestekken gedurende een jaar. • Helpdesk federale overheid • Bij grote dossiers: individuele informatiesessies • Doorverwijzing naar opleidingsessies • Telefonische ondersteuning • Handleidingen op website

7. e-Notification en e-Tendering bij de Stad Antwerpen • 1 januari 2011startte GAC (gemeenschappelijke aankoopcentrale Antwerpen) met e-Notification • Eerste opening offerte via e-Tendering: juli 2012 • Voor alle dossiers boven publicatiedrempel worden de offertes elektronisch aangeleverd.

8. Begeleiding bij invoering • Hardware aankopers uitrusten met juiste software • Eid-lezers geïnstalleerd • Opleidingssessies in test-omgeving • Algemeen schrijven aan bestaande leveranciers • Opleiding georganiseerd per dossier • Bijstand bij opening van offertes Tijd van implementatie: 3 maanden • Maandelijkse opvolging van e-Tenderingproject met KPI’s

9. Begeleiding bij invoering • Opzetten communicatieplatform: Yammer

10. Valkuilen en obstakels • Hogere drempel voor kleine bedrijven: individuele begeleiding noodzakelijk • Kerktorenmentaliteit: door de invoering van e-tendering bestrijkt men een breder geografisch gebied en dus ook een groter inschrijverspubliek. Individuele begeleiding noodzakelijk • Buitenlandse inschrijvers: ondertekening offerte: • Token Certipost • quovadisglobal.nl • eigen token en software • Duidelijke instructies mee te geven in bestek. • Te laat indienen.

11. Waarom? • Grotere doeltreffendheid en efficiëntie van de aankoopprocedures; • Administratieve vereenvoudiging; • Vermindering van de administratieve kosten; • Transparantie van de procedures voor overheidsopdrachten; • Betere mededinging en concurrentieverbetering • vermindering ecologische voetafdruk • Bestek onmiddellijk beschikbaar voor inschrijver; kosteloos • De toepassing is gratis….

12. Gangmaker?

13. Vragen