1 / 25

Arhivistika

Dr. sc. Goran Pavelin. Arhivistika. Obvezna literatura Ivanović, J. Priručnik iz arhivistike , I. Dio, Zagreb: Hrvatski državni arhiv, 2010. (gradivo od 11. do 414. str.) Dopunska literatura

lila-bright
Télécharger la présentation

Arhivistika

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Dr. sc. Goran Pavelin Arhivistika

  2. Obvezna literatura • Ivanović, J. Priručnik iz arhivistike, I. Dio, Zagreb: Hrvatski državni arhiv, 2010. (gradivo od 11. do 414. str.) • Dopunska literatura • Caroline, W. Managing archives: Foundation, principles and practice, Oxford: Chandos Publishing, 2006. Literatura

  3. Objasniti povijesno utemeljeni konceptualni arhivski okvir. Izdvojiti načela arhivističkog zakonodavstva u općim i hrvatskim okvirima. Navestipropise o upravljanju spisima, o dostupnosti arhivskog gradiva te o zaštiti i očuvanju kulturnih dobara. Razlikovatikriterije kojima je određena tipologija očuvanog arhivskog gradiva. Analizirati uporabu arhivskog gradiva Državnog arhiva u Zadru prema korisničkim potrebama. Sastaviti prijedlog o poboljšanju učinkovitosti arhiva u radu s korisnicima. Odrediti prioritete vezane uz provedenu korisničku analizu dajući vjerodostojna pojašnjenja svojih stavova. Ishodi studentske nastave

  4. Zadaća upravljanja uočiti i razumjeti ciljeve te postići da organizacija uspješno i učinkovito radi na njihovu postizanju. Upravljanje arhivskim programom

  5. Učinci upravljanja: • jasna orijentacija i relevantnost programa za sredinu kojoj je namjenjen; • jasno i konkretno definiran opseg, ciljevi i učinci koji se očekuju od programa; • dovoljna podrška okruženja; • osiguranje resursa i njihovo racionalno usmjeravanje; • sustavno, kontinuirano i racionalno odvijanje procesa; • jačanje sposobnosti organizacije da ostvari svoje ciljeve i da se prilagodi promjenama u okruženju. Upravljanje arhivskim programom

  6. Četiri osnovna područja koja obuhvaćaju funkcije upravljanja arhivskim programom: DEFINIRANJE PROGRAMA PLANIRANJE I PRAĆENJE ORGANIZACIJA UPRAVLJANJE RESURSIMA Upravljanje arhivskim programom

  7. DEFINIRANJE PROGRAMA • podrazumijeva utvrđivanje svrhe, nadležnosti, opsega i organizacijskog konteksta arhivskog programa. • Politika arhivskog programa  dokument odnosno skup iskaza ili dokumenata kojima se utvrđuju nadležnost, svrha i područje djelovanja te položaj u organizaciji ili širem okruženju. Upravljanje arhivskim programom

  8. Upravljanje arhivskim programom

  9. Upravljanje arhivskim programom

  10. Tablica 1. Sadržaj politike arhivskog programa, prema Ivanović, J. (2010: 147-149)

  11. PLANIRANJE I PRAĆENJE • sustavan proces za koji je odgovorna uprava arhivskog programa. Planiranje je ključni alat koji aktivnosti i procese povezuje sa svrhom programa i osigurava postizanje ciljeva kojima se ostvaruje svrha programa. • Svrha planiranja: doći u stanje da arhivski program u većoj mjeri nadzire ono što mu se dešava i da usmjerava svoje aktivnosti prema određenom cilju. Upravljanje arhivskim programom

  12. Svako planiranje treba odgovoriti na tri pitanja: Koje ciljeve treba postići da bismo postigli mandat i misiju programa? Koje mjere i aktivnosti treba provesti da bismo ostvarili postavljene ciljeve? Kako operativno organizirati izvršenje aktivnosti te osigurati i usmjeravati resurse? Upravljanje arhivskim programom

  13. DUGOROČNO ILI STRATEŠKO PLANIRANJE • bavi se onime što treba biti i što treba učiniti, a ne onime što jest i čime je organizacija trenutno zauzeta. Predstavlja projekciju nekog budućeg stanja. KORACI U IZRADI PLANA: Upravljanje arhivskim programom

  14. Analiza programa i njegova okruženja: analizu treba započeti određivanjem općeg cilja, odnosno stanja u koje želimo dovesti arhivski program. Pri tome treba voditi računa o realističnosti takvih projekcija.Imajući u vidu opći cilj, SWOT metodom se identificiraju i analiziraju četiri skupine čimbenika: • PREDNOSTI – svojstva programa koja pridonose postizanju cilja • NEDOSTACI – svojstva programa koja otežavaju ili mogu onemogućiti postizanje cilja • PRILIKE – vanjski čimbenici koji pridonose postizanju cilja • OPASNOSTI – vanjski čimbenici koji onemogućavaju ili otežavaju postizanje cilja. Upravljanje arhivskim programom

  15. Određivanje ciljeva: strateški dugoročni ciljevi trebaju biti: • ODREĐENI – treba biti jasno što se točno želi postići, za koga i zašto, u kojoj mjeri, čime i gdje. • MJERLJIVI – treba utvrditi kriterije kojima će se mjeriti napredak i uspješnost. • DOSTIŽNI – specificirati sredstva, kompetencije, vrijeme i motivaciju potrebnu za ostvarenje ciljeva. • RELEVANTNI I POŽELJNI – izrazito relevantni ciljevi imaju veću snagu motiviranja zaposlenika i drugih uključenih u arhivski program. • VREMENSKI ODREĐENI – treba odrediti rok u kojem se planiraju postići, te pri tome voditi računa o zahtjevnosti i prioritetima. Upravljanje arhivskim programom

  16. Analiza zahtjeva i utvrđivanje prioriteta: pitamo se što treba osigurati te što poduzeti i raditi kako bi se postigao cilj. Zadaća voditelja ili uprave arhivskog programa je da procjeni moguće opcije, njihovu primjerenost i izvedivost te posljedice odabira. Izrada plana: u planu treba predvidjeti sve mjere i aktivnosti nužne za ostvarenje ciljeva, odrediti resurse potrebne za postizanje planiranog učinka, te predvidjeti i potporne aktivnosti. Praćenje i vrednovanje provedbe: obično se odredi niz ciljeva koje valja postići u kraćim razdobljima i preko kojih se može razmjerno pouzdano pratiti krećemo li se u pravom smjeru i zadovoljavajućom brzinom. Upravljanje arhivskim programom

  17. OPERATIVNO PLANIRANJE  usmjereni su na organizaciju i raspored posla. Najčešće je to godišnji plan, koji se može raščlaniti na nekoliko kraćih razdoblja. Kratkoročno operativno planiranje: organizacija svakodnevnog radnog procesa te racionalnog upravljanja raspoloživim vremenom i drugim resursima. PRAĆENJE I IZVJEŠĆIVANJE Pratiti i vrednovati treba stupanj ostvarenja ciljeva i same mjere i aktivnosti koje se provode. Količinske pokazatelje nužno je normirati kako bi se kasnije mogla na lakši način iskoristiti statistika i količinski pokazatelji o gradivu i djelatnosti arhiva. Na osnovu praćenja i sastavljanja kvalitetnog izvještaja pažljivo se izrađuju budući dugoročni i operativni planovi. Upravljanje arhivskim programom

  18. ORGANIZACIJA ARHIVSKOG PROGRAMA Upravljanje arhivskim programom

  19. Tablica 2. Alati za organizaciju arhivskog programa, prema Ivanović, J. (2010: 168)

  20. UPRAVLJANJE LJUDSKIM RESURSIMA • predstavlja vjerojatno najosjetljiviji segment organizacije i upravljanja arhivskim programom, te ključni čimbenik uspješnosti programa. • ne radi se samo o radnom odnosu, zapošljavanju i formalnom odnosu između zaposlenika i poslodavaca, nego o učinku koji daje zajednički napor osoblja i suradnika uključenih u program i o razvijanju sposobnosti da se taj učinak povećava. Upravljanje arhivskim programom

  21. PLANIRANJE I ZAPOŠLJAVANJE • Potreba za dodatnim osobljem u većini arhiva nastoji se riješiti programima stručne prakse ili volontiranja, suradnjom s drugim ustanovama ili posebnim projektima. • Outsourcing – “nabava” znanja i kompetencija kojih nema u dovoljnoj mjeri u tržištu. • Opis radnog mjesta – treba biti dovoljno jasan i konkretan, tako da ga razumije onaj tko možda razmišlja o prijavi na natječaj na to radno mjesto. • Za proces odabira zaposlenika važni su: šira baza kvalitetnih kandidata, postupak selekcije te uvođenje i usmjeravanje novih zaposlenika. Upravljanje arhivskim programom

  22. UČINKOVITOST • Potrebno je jasno i dovoljno precizno definirati učinke koji se očekuju još u fazi planiranja posla. • Sustav praćenja učinkovitosti zasniva se na normama učinka i ponašanja na radnom mjestu te na mogućnosti pouzdanog i objektivnog mjerenja njihovih relevantnih značajki. • Učinak se treba vrednovati u cjelini, a ne samo jedan njegov dio. • Obično se od zaposlenika i timova traži da izrađuju izvješća o učinku i utrošenom radnom vremenu. Upravljanje arhivskim programom

  23. OSPOSOBLJAVANJE I RAZVOJ • Stručno osoblje u arhivima često ima raznovrsno temeljno obrazovanje, pe se tek uz rad i usavršavanje uz rad razvijaju potrebne stručne kompetencije. • Osposobljavanje i stručno usavršavanje može se provoditi na više načina: • Kroz tečajeve; • Kroz programe koje nude obrazovne ustanove; • Kroz mentorski rad u radnom okruženju; • Kroz rasprave o stručnim pitanjima; • Kroz savjetovanje među kojegama i • Kroz poticanje zaposlenika da dio radnom vremena izdvoje za samousavršavanje. Upravljanje arhivskim programom

More Related