Tvorba programov a projektov

1. Tvorba programov a projektov 1. prednáška RNDr. Alžbeta Ivaničková, PhD. Katedra verejnej správy a regionálneho rozvoja NHF EU V Bratislave Školský rok 2005/2006 Zimný semester

2. Čo je to manažment projektového cyklu (Project Cycle Management – PCM) Určuje spôsob, akým sú programy alebo projekty pripravované a realizované z hľadiska komplexných požiadaviek na stanovenú stratégiu a ciele programu alebo projektu, na právne, finančné a odborné predpisy; Vyjadruje, ako sú programy alebo projekty plánované a realizované v slede od schválenej stratégie vedúcej ku konkrétnemu návrhu; Obsahuje spätné väzby, ktoré majú umožniť posúdenie priebehu programu alebo projektu a jeho prípadné korekcie.

3. Manažment projektového cyklu je metóda, pomocou ktorej sú programy alebo projekty plánované, realizované, hodnotené. Vyjadrenie základnej filozofie tejto metódy: Ide o riadenie životnosti programu alebo projektu, ktorý sa vyvíja v určitom cykle, s niekoľkými fázami.

4. Fázy – manažmentu projektového cyklu Aid delivery methods PCM Guidelines 2004 PCM 1993

5. História PCM Oficiálne sa PCM dostalo do povedomia koncom 50-tych rokov ako manažérska disciplína so svojimi charakteristickými znakmi. Vyformovala sa v USA. PCM zaznamenal veľký úspech koncom 60-tych a začiatkom 70-tych rokov predovšetkým v súvislosti s výskumom kozmu. Neskôr sa zistilo, že môže byť užitočný aj v iných oblastiach ľudskej činnosti – v informatike, v životnom cykle výrobkov, vo verejnej správe, vo využívaní verejných finančných prostriedkov viazaných na presne definovaný účel. PCM uplatňuje od začiatku 90-tych rokov aj EÚ.

6. Charakteristika manažmentu projektového cyklu Je to súbor nástrojov tvorby a manažmentu projektov alebo programov, založených na metóde logického rámca.

7. Charakteristika manažmentu projektového cyklu PCM je relatívne jednoduchý koncept, resp. metóda zahŕňajúca Koncept projektového cyklu (cyklus projektového riadenia) Metódu logického rámca (analýzu záujmov a plánovací nástroj) +

8. Koncept projektového cyklu(Cyklus projektového riadenia) Cieľom cyklu projektového riadenia bolo a je zdokonaliť manažment spolupráce na projektoch a programoch rôznych typov, a to zohľadnením dôležitých faktorov a podmienok tak pri ich tvorbe ako aj pri implementácii.

9. Metóda logického rámca projektový návrh a nástroj riadenia Nástrojom riadenia a plánovania v   riadení projektového cyklu (PCM) je tzv. metóda logického rámca(Logical Framework Approach – LFA). Metóda logického rámca je postup na identifikovanie a analyzovanie danejsituáciea definuje ciele a aktivity, ktoré by mali zaručiť zlepšenie situácie.

10. Čo je metóda logického rámca (MLR) • Základný nástroj používaný v PCM pri riadení a plánovaní programu a projektu • Technika na identifikáciu a analýzu danej situácie, ktorá následne umožňuje zadefinovať ciele a aktivity potrebné na zdokonalenie situácie • Kľúčový nástroj v každej fáze PCM – upotrebiteľný tak vo fázach programovania a prípravy programu alebo projektu ako i počas implementácie a hodnotenia

11. Čo umožňuje metóda logického rámca • Systematické a logické zostavenie úrovni programu alebo projektu a jeho cieľov a zadefinovanie ich vzájomných interakcií • Identifikáciu dosiahnutých cieľov • Monitorovanie vonkajších faktorov vplývajúcich na úspešnú prípravu/chod programu alebo projektu

12. Metóda logického rámca • Vyvinula ju firma Team Technologies • Je medzinárodne uznávaná (UNIDO, Svetová rozvojová banka, projekty programov EÚ) • Možno ju používať na široké spektrum projektov

13. MANAŽMENT PROJEKTOVÉHO CYKLU PROGRAMOVANIE M E T Ó D A L O G C K É H O R Á M C A + ŠTÁDIUM ANALÝZY (Logický rámec ako proces) EVALUATION & AUDIT IDENTIFIKÁCIA Analýza Problémov Analýza cieľov Analýza stratégie (výber voľby) Zisťovanie partnerov IMPLEMENTATION FORMULATION ŠTÁDIUM PLÁNOVANIA (Logický rámec ako dokument) FINANCING Špecifikovanie a operatívnosť (rozpis aktivít a zdrojov) Definovanie projektovej logiky (matica logického rámca)

14. Manažment projektového cyklua jeho fázy • Programovanie – vyjadruje aké vznikajú potreby daného spoločenstva. Zistenie potrieb • Identifikácia – nestačí uviesť čo potrebujeme, ale musíme uviesť ciele, ktoré chceme riešiť • Formovanie – výber cieľov a rozvíjanie do programov, finančný návrh • Financovanie – finančný rozpis pre programy • Implementácia – realizácia programu definovanými projektmi • Hodnotenie – konečné a ex-post

15. Manažment projektového cyklu a jeho fázy • Programovanie slúži na analyzovanie situácie na národnej, regionálnej a sektorovej úrovni, kde sa identifikujú problémy, obmedzenia a príležitosti s cieľom určenia kooperácie, stratégie a priorít na národnej úrovni a priorít zo strany subjektu poskytujúceho pomoc. Cieľom programovacej fázy je zostavenie rozvojového dokumentu, ktorý by bol reálnym podkladom pre ďalšiu fázu projektového cyklu 2. Identifikácia analýza relevantných projektových myšlienok, ktoré sú zhodné s rozvojovými prioritami. Stanovenie uskutočniteľnosti programu, príprava finančného návrhu

16. Manažment projektového cyklu a jeho fázy 3. Formulácia Potvrdenie relevantnosti, realizovateľnosti a udržateľnosti projektových myšlienok. Príprava programových dokumentov. Detailné preskúmanie technických, ekonomických, finančných a inštitucionálnych a riadiacich aspektov programov. (Financovanie) Finančné rozhodnutia pripravované už v priebehu fázy identifikovania a formulácie projektového cyklu

17. Manažment projektového cyklu a jeho fázy 4. Implementácia (monitoring) Naplánovaný program alebo projekt a zabezpečený finančnou podporou. Časť, v ktorej sa program/projekt realizuje sa nazýva implementácia a časť, v ktorej hodnotíme postup implementácie nazývame monitorovanie 5. Hodnotenie Systematické a cielené zhodnotenie pokračujúcich programov a projektov, ich zámerov, implementácie a výsledkov. Úlohou hodnotenie je určiť relevanciu a naplnenie cieľov, vývoj účinnosti, užitočnosti, dopadu a udržateľnosti. Typy hodnotenia – midterm, final, ex-post Audit – kontrola finančných operácii a predpisov

18. PROGRAMOVANIE Priority Programy  Hodnotiace správy Tvorba programov HODNOTENIE & AUDIT IDENTIFIKÁCIA  Záverečná správa Súbor navrhovaných projektov Monitorovacie správy IMPLEMENTÁCIA FORMULÁCIA  Operačný plán Projektový dokument Project Cycle Management (PCM) Zmluva o financovaní FINANCOVANIE

19. Čo je programovanie? Programovanie ako proces Programovanie ako „prelúdium“ projektov Fáza programovania

20. Čo je programovanie? Programovanie činnosť spočívajúca • v konštrukcii základných stratégií do budúcnosti, • vo vytyčovaní žiaducich cieľov v dlhšej časovej perspektíve. Programovanie - má všeobecný charakter, - sústreďuje sa na hlavné tendencie vývoja, - predstavy žiaducej budúcnosti konfrontuje - a dáva do súladu s pravdepodobnými očakávanými trendmi zmien. Výsledkom programovania je program, obsahujúci výpočet postupov a opatrení, ktoré sú nevyhnutné na realizáciu stanovených cieľov.

21. Programovanieako proces • formuluje problém, ktorý je potrebné vyriešiť • rozhoduje o výbere stratégie – čo chceme dosiahnuť • navrhuje zámery – definuje ciele, • stanovuje transfer a východiská pre tvorbu produktov –(východiská pre vypracovávanie programov)

22. Programovanieako „prelúdium“ projektov znamená, že sme • prijali určitý špecifický proces plánovania niečoho, čo bude navrhnuté a vytvorené • umožnili vhodným stratégiám stať sa operatívnymi a realizovateľnými • dohodli na spôsobe definovaných cieľov

23. Základné otázky 1 • Čo je „projekt“? • Čo je „program“? • Aký je vzťah medzi „projektom“ a „programom“? • Ako zabezpečiť koherenciu medzi „projektom“ a „programom“?

24. Čo je program? Program obyčajne pokrýva väčšiu oblasť, má oveľa väčší záber než projekt. Program môže zahrňovať viacero projektov. Príklad: Program na postavenie priemyselného parku v sebe zahŕňa viacero separátnych projektov.

25. Čo je projekt? Jedna zo všeobecných definícii hovorí Projekt je dočasná aktivita zameraná na vytvorenie špecifického produktu alebo služby. Projekt musí zrealizovať stanovené ciele v rámci určitého časového úseku s presne vymedzenými finančnými prostriedkami a personálnymi zdrojmi.

26. Aký je vzťah medzi programom a projektom Program a projekt majú viacero spoločných čŕt: • Sú orientované na výstupy, • Sú definované ako ciele, ktorých riešenie je časovo obmedzené a musí byť splnené, • Zdôrazňujú sledovanie časových etáp pri plnení stanovených cieľov, • Vyžadujú plány a rozpočty na dosiahnutie špecifických cieľov.

27. Aký je vzťah medzi programom a projektom Program formuluje stratégiu pomoci (intervencie): • Analyzuje problémy a potreby oblasti, kam je pomoc nasmerovaná (analýza regiónu a/alebo sektoru) • Formuluje ciele • Stanovuje postupy, ako budú tieto ciele dosiahnuté

28. Aký je vzťah medzi programom a projektom Projekt je vo vzťahu k programu operáciou prispievajúcou k dosiahnutiu cieľa programu: • Ak nie je zabezpečené, že projekt prispeje k dosiahnutiu cieľa programu, nemôže byť projekt financovaný z programu • Charakter (typ) programu určuje, aký typ projektu môže byť z programu financovaný

29. Vzťah medzi programom a projektom Vzťah medzi programom a projektom Program určuje ciele Projekt môže byť financovaný z programu Projekt je relevantný k cieľom projektu

30. Koherencia medzi programom a projektom Ako je zabezpečené, že projekt je „relevantný“ k cieľom programu? Ciele programu sú merateľné Ciele projektu sú merateľné N Á S T R O J Metóda logického rámca

31. Prečo riadiť projektový cyklus? • Zlepšiť kvalitu prípravy a riadenie projektov, a tým • zvýšiť efektivitu programov

32. Základné otázky 2Čo je plánovanie? Plánovanie • je systematické bilancovanie reálnych cieľov a prostriedkov rozvoja všetkých oblasti života spoločnosti, ktorý smeruje k formulácii závažného plánu budúceho vývoja • smeruje k jednoznačnému záveru o budúcnosti, v ktorom sú vypracované normatívne pokyny k zabezpečeniu konkrétnych úloh v konkrétnych dobách Výsledkom plánovania je plán, ktorý môžeme definovať ako sústavu viac-menej záväzných alebo indikatívnych opatrení, postupov a podmienok, ktoré vedú k dosiahnutiu vytýčených cieľov

33. Základné otázky 3Čo je projektovanie? Projektovanie • zostavenie konkrétnych obrazov budúcnosti, • konkretizácia detailov plánu a programu.

34. Čo majú spoločné programovanie, plánovanie a projektovanie? Spoločnou podstatou programovania, plánovania a projektovania je predpoklad • aktívneho pôsobenia na spoločenské procesy, • nejakého konkrétneho riešenia perspektívnych problémov

35. MANAŽMENT PROJEKTOVÉHO CYKLU PROGRAMOVANIE M E T Ó D A L O G C K É H O R Á M C A + ŠTÁDIUM ANALÝZY (Logický rámec ako proces) EVALUATION & AUDIT IDENTIFIKÁCIA Analýza problémov Analýza cieľov Analýza stratégie (výber voľby) Zisťovanie partnerov IMPLEMENTATION FORMULATION ŠTÁDIUM PLÁNOVANIA (Logický rámec ako dokument) FINANCING Špecifikovanie a operatívnosť (rozpis aktivít a zdrojov) Definovanie projektovej logiky (matica logického rámca)

36. Metóda logického rámca projektový návrh a nástroj riadenia Nástrojom riadenia a plánovania v   riadení projektového cyklu (PCM) je tzv. metóda logického rámca(Logical Framework Approach – LFA). Metóda logického rámca je postup na identifikovanie a analyzovanie danej situáciea definuje ciele a aktivity, ktoré by mali zaručiť zlepšenie situácie

37. Čo je metóda logického rámca (MLR) • Základný nástroj používaný v PCM pri riadení a plánovaní programu a projektu • Technika na identifikáciu a analýzu danej situácie, ktorá následne umožňuje zadefinovať ciele a aktivity potrebné na zdokonalenie situácie • Kľúčový nástroj v každej fáze PCM – upotrebiteľný tak vo fázach programovania a prípravy programu alebo projektu ako i počas implementácie a hodnotenia

38. Čo umožňuje metóda logického rámca • Systematické a logické zostavenie úrovni programu alebo projektu a jeho cieľov a zadefinovanie ich vzájomných interakcií • Identifikáciu dosiahnutých cieľov • Monitorovanie vonkajších faktorov vplývajúcich na úspešnú prípravu/chod programu alebo projektu

39. Štádium analýzyLogický rámec ako proces Štádium analýzy obsahuje štyri základné kroky 1.Analýzu zainteresovaných subjektov (skupín) 2. Analýzu problémov (predstava reality). 3. Analýzu cieľov (predstava zlepšenej situácie v budúcnosti) 4. Analýzu stratégií (porovnanie rozdielnych volieb v danej situácii)

40.  Analýza zainteresovaných subjektov Analýza partnerov obsahuje • zistenie a charakteristika zainteresovaných subjektov, cieľových skupín a príjemcov; • definovanie koho problémy budú adresované pre budúcu intervenciu Zainteresované skupiny delíme na • primárne, ktoré majú priamy úžitok z projektových aktivít alebo na nich výsledky majú negatívny dopad, • Sekundárne,  nepriamym dopadom, t.j. tí, ktorí majú hmotný alebo iný záujem na zdrojoch, na regióne a pod., prípadne majú právomoci vzťahujúce sa k problému

41. Analýza problémov (predstava reality) Založená na zistení kľúčových problémov, ohrození a príležitostí; Určenie vzťahu príčin a následkov

42. Analýza problémov (predstava reality) Analýza problémov identifikuje negatívne aspekty súčasnej situácie a umožňuje zachytenie vzťahu príčin – následkov, vrátane vzájomných väzieb. Obsahuje tri kroky: • Presnú definíciu rámca a predmetu analýzy, na základe SWOT analýzy; • Identifikáciu hlavných problémov definovaných cieľovými skupinami (Aké sú problémy? Koho sú problémy?); • Hierarchické usporiadanie problémov do formy diagramu, ktorý sa nazýva strom problémov, za účelom zostavenia vzťahov medzi príčinou a následkom.

43. Analýza problémov – základné metódy analýzy SWOT analýza • ako základ pre regionálne, podnikové, sektorové a iné stratégie, • technika na riešenie problémov • SWOT analýza

44. Genéza SWOT analýzy • SWOT ako metóda pre určenie stratégie • Vypracovali ju špecialisti z Harvardskej university v rokoch 1960-1965 • Prvý krát sa začala použivať pri vypracovávaní stratégií pre riadenie podnikov • Neskoršie adaptovaná na iné oblastí, vrátane priestorového plánovanie, regionálneho rozvoja a pod.

45. Miesto SWOT analýzy v strategickom plánovaní

46. Usmernenie metodológie SWOT analýzy Štúdium situačnej analýzy SWOT analýza Analýza problémov (strom problémov) Ďalšie vhodné nástroje Krok 1 Iné činnosti Určenie cieľov Krok 2 Určenie strategických aktivít Krok 3

47. Základná matica SWOT analýzy Pozitívne faktory Negatívne faktory

48. SWOT analýza v praxi

49. SWOT – identifikácia vonkajších faktorov • Cieľom je definovať • kľúčové príležitosti a vývojové trendy vo vonkajšom okolí – obce regiónu, organizácie a pod.; • potencionálne hrozby a riziká, ktoré môžu ovplyvniť postavenie či stratégiu obce, regiónu alebo organizácie. Vonkajšie faktory sú teda vonkajšími skutočnosťami, ktoré nemožno priamo ovplyvniť (regiónom/obcou), ale je možné ich využiť v rámci stratégie k definovaniu možných smerov rozvoja, prípadne eliminovať riziká

50. SWOT – identifikácia faktorov vonkajšieho prostredia Základnou metódou pre analýzu vonkajších faktorov, je tzv. PEST analýza PEST analýza rozdeľuje faktory vonkajšieho prostredia do 4 základných kategórií: • Politické a legislatívne faktory • Ekonomické faktory • Sociálne a spoločenské faktory • Technologické faktory V rámci analýza sa nemapuje len súčasná situácia, ale pozornosť sa venuje hlavne otázkam, ako sa toto prostredie bude/môže do budúcnosti vyvíjať, aké zmeny v okolí môžeme predpokladať