LE SYSTÈME D’INFORMATION DOCUMENTAIRE

1. LE SYSTÈME D’INFORMATION DOCUMENTAIRE DES - Marie-Thérèse REBAT

2. Plan Le Système d’information documentaire dans le contexte du système d’information global de l’établissement 1. L’Etat des lieux dans les bibliothèques 2. Les Fonctionnalités du système d’information documentaire + Un cas concret : l’université de technologie de Compiègne (Annie Bertrand) 3. La Stratégie et le pilotage d’un système d’information global : la démarche de l’université de Rennes 1 (Thierry Bédouin et Ghyslaine Duong Vinh) 4. Les Evolutions technologiques par Jean-Paul Le Guigner (CRU) 5. L’Intégration du système d’information documentaire dans le système d’information global + Une illustration : l’université de Valenciennes (Stéphane Bassinet, Arnaud Moulard et Guillaume Hatt) La Dynamique des systèmes d’information DES - Marie-Thérèse REBAT

3. Le Système d’information documentaire dans le contexte du Système global d’information Le S.I. est le reflet de la politique de l’établissement : construire un système d’information, c’est poser un acte politique DES - Marie-Thérèse REBAT

4. Définition • Le Système d’information documentaire n’est pas un S.I.G.B. Même avec des fonctionnalités étendues, le S.I.G.B. est seulement un progiciel de gestion, comparable aux autres logiciels de gestion DES - Marie-Thérèse REBAT

5. Définition • Mais le S.I.G.B. est un des éléments constitutifs du système d’information documentaire (S.I. doc.) DES - Marie-Thérèse REBAT

6. Alors, qu’est-ce que le S.I. doc. ? DEFINITION : Un dispositif global d’accès à la documentation et à l’information multimédia, depuis un poste banalisé, sur place ou à distance, en intranet ou extranet et sur l’internet, selon une habilitation personnalisée pour chaque usager, …/… DES - Marie-Thérèse REBAT

7. Définition …/… construit selon un schéma d’intégration de ressources et de services, dans une totale compatibilité avec le Système global d’information (S.G.I.), fondé sur le socle de l’Environnement numérique de travail (E.N.T.), un pré-requis, dont le corollaire indispensable est une interface universelle et conviviale, dans le respect des normes (interopérabilité) DES - Marie-Thérèse REBAT

8. Le Périmètre du S.I. doc. • Une offre de ressources • Une offre de services DES - Marie-Thérèse REBAT

9. Définition • Des ressources gratuites ou payantes, produites en interne ou acquises chez des éditeurs ou des auteurs extérieurs, indexées par les soins des bibliothécaires (ou documentalistes) • Des services de base qui peuvent aussi être inclus dans le périmètre fonctionnel du S.G.I. (et de l’E.N.T.) : bureau virtuel, GED et workflow, méta-moteur de recherche à la frontière avec les autres métiers DES - Marie-Thérèse REBAT

10. Définition • Le S.I. doc. ne peut être isolé des autres projets La documentation est certes un métier… Mais les professionnels de la documentation travaillent au service d’une politique d’établissement DES - Marie-Thérèse REBAT

11. Définition • Le S.I. doc. doit donc être conçu comme intégré dans le S.G.I. La notion d’intégration remplace celle de juxtaposition Ce n’est pas une succession d’outils mais une construction raisonnée basée sur la notion de bureau virtuel • Le S.I. doc. est complémentaire et compatible, une « brique » du S.G.I., comme la pédagogie, la recherche, l’administration… DES - Marie-Thérèse REBAT

12. 1. L’Etat des lieux des S.I. doc. • 1.1 Le budget • 1.2 L’équipement • 1.3 Les 2 briques constitutives du S.I. doc. DES - Marie-Thérèse REBAT

13. 1.1 Le budget • La dépense des établissements • La contribution du ministère • L’équipement matériel • Les logiciels • La maintenance DES - Marie-Thérèse REBAT

14. Etat des lieux • La dépense totale des établissements en informatique documentaire : Selon l’E.S.G.B.U., dernière enquête, 10,95 M€, soit moins de 9 %des dépenses totales des bibliothèques DES - Marie-Thérèse REBAT

15. Etat des lieux • La contribution du ministère : La participation de la S.D.B.D., en 2004, plus de 6 M€, soit prèsde 55 % du montant total des dépenses des établissements en informatique documentaire DES - Marie-Thérèse REBAT

16. Etat des lieux • Le matériel : Le 1er poste de dépense (4,95 M€), soit plus de 40 % des dépenses d’informatique documentaire • Les logiciels : 2,7 M€, soit plus de 25 % des dépensesd’informatique documentaire • La maintenance : 3,13 M€, près de 30 % du montant total des achats informatiques DES - Marie-Thérèse REBAT

17. 1.2 L’équipement ±10 000 postes dans les lieux de bibliothèques L’objectif demeure : 1 poste pour 10 au minimum, 1 poste pour 5 au mieux DES - Marie-Thérèse REBAT

18. 1.3 Les briques constitutives du S.I. doc. • Les S.I.G.B. • Les S.I. doc. DES - Marie-Thérèse REBAT

19. Etat des lieux • Les S.I.G.B. : Tous les SCD et bibliothèques ont un S.I.G.B., MAIS toutes les unités documentaires ne sont pas encore intégrées dans le S.I.G.B. DES - Marie-Thérèse REBAT

20. Etat des lieux • Les S.I. doc. : offrent des ressources juxtaposées : des pages d’information sur le serveur web le catalogue (opac web), voire les catalogues de l’établissement, des liens vers les bases de données, les documents numérisés et, principalement, vers les revues électroniques, un répertoire de sites web ou une liste de signets …/… DES - Marie-Thérèse REBAT

21. Etat des lieux …/… et des services : l’authentification de l’usager l’accès au réseau de CD-Rom un album (dossier personnel de l’usager) le déchargement et l’impression des résultats de recherche un système de GED, plus ou moins complet, dont, par exemple, la numérisation des thèses DES - Marie-Thérèse REBAT

22. Etat des lieux Aujourd’hui, ≈ 20 S.I. doc. • des S.I. doc. de 1re génération, dont 5 présentant toutes les fonctionnalités, développés de façon autonome, comme une brique complète et quasiment autosuffisante, en avance sur les E.N.T. des universités • et seulement 8 S.I. doc. de nouvelle génération (intégrant de nouvelles technologies) 9 SCD développent une démarche d’intégration dans le S.G.I. de l’établissement DES - Marie-Thérèse REBAT

23. Etat des lieux … Et des morceaux de S.I. doc. développés de manière complémentaire et éparse : Liste de revues : • Bimpe (Saint-Etienne) • APE (Abes) GED B.U. : • Base institutionnelle d’archives (Besançon) • Archive institutionnelle ouverte (Nice) • Chaînes de numérisation des thèses courantes Cyberdocs et Sparte (Lyon 2, Limoges) …/… DES - Marie-Thérèse REBAT

24. Etat des lieux …/… GED recherche : • E-prints (Strasbourg 1) • E-journal (Limoges) Ces outils ont vocation à être intégrés dans le S.I. doc. de nouvelle génération DES - Marie-Thérèse REBAT

25. 2. Les Fonctionnalités du S. I. doc. • 2.1 Informations institutionnelles • 2.2 Ressources internes et externes • 2.3 Services internes et externes • 2.4 Liens vers les autres informations au sein du S.G.I. et vers des réseaux documentaires spécifiques DES - Marie-Thérèse REBAT

26. 2.1 Les Informations institutionnelles • Coordonnées administratives • Plan de situation des locaux de bibliothèque sur les campus Plan des accès et transports • Présentation institutionnelle du Service commun de la documentation Présentation des bibliothèques : notices du R.N.B.C.D. • Règlement intérieur …/… DES - Marie-Thérèse REBAT

27. Fonctionnalités …/… • Conditions et modalités d’inscription • Horaires d’ouverture… et de vacances • Conditions de consultation, de prêt, de prêt inter, de réservation de places • Des renseignements pratiques, les expositions, les actualités • Nouveautés documentaires : acquisitions, abonnements • État du catalogue : collections intégrées, collections encore sur fichiers, collections non traitées …/… DES - Marie-Thérèse REBAT

28. Fonctionnalités …/… • Comptes rendus du Conseil de la documentation et des commissions de sélection par domaine • Charte documentaire • Liens avec d’autres pages ou d’autres sites de l’établissement Certaines de ces pages doivent être actualisées… EN PERMANENCE DES - Marie-Thérèse REBAT

29. 2.2 Les Ressources internes et externes • Les ressources documentaires • Les ressources pédagogiques • Les ressources de la recherche • Les ressources administratives DES - Marie-Thérèse REBAT

30. FonctionnalitésLes ressources documentaires • Catalogue unique des collections de toutes les bibliothèques (Opac en mode web) • CD-Rom et DVD-Rom en monoposte ou en réseau • Documents patrimoniaux numérisés (fonds particuliers…) • Abonnements électroniques • Bases de données bibliographiques, textuelles, factuelles, d’images, d’auto-formation • Liste de signets… …/… DES - Marie-Thérèse REBAT

31. Fonctionnalités …/… • Catalogue inter-établissements, catalogue disponible sur le site du Pôle, • Catalogue Sudoc, « Portail » Sudoc  • Catalogue CCFr • Bases de données disponibles sur le site de l’Urfist • Sites de revues électroniques (revues.org), de signets (Cerimes) etc. DES - Marie-Thérèse REBAT

32. FonctionnalitésLes ressources pédagogiques • Productions pédagogiques : intégralité de cours composant un diplôme complet ensemble de cours d’une unité d’enseignement cours supports de cours auto-évaluation (Q.C.M.)… y compris le catalogue des publications du S.C.U.I.O. • Campus numériques nationaux • Productions de Canal U, des Amphis de la 5e etc. DES - Marie-Thérèse REBAT

33. Fonctionnalités Les ressources de la recherche • Thèses • Masters • Productions des enseignants-chercheurs (prépublications, articles, postpublications…) • Publications des presses universitaires, revues universitaires électroniques • Actes de colloques, Canal C2 • Rapports de stages etc. DES - Marie-Thérèse REBAT

34. FonctionnalitésLes ressources administratives • de type institutionnel : livret de présentation de l’établissement charte de l’usager lettre du président ou du directeur comptes rendus des différents conseils règlements et circulaires… toute la production éditoriale officielle de l’établissement • de type plus immédiat, moins pérenne, traitant de la vie courante de l’établissement ou du campus : un relais vers l’administration, la culture, la santé, le sport… DES - Marie-Thérèse REBAT

35. 2.3 Les Services externes et internes • Gestion • Recherche • Edition DES - Marie-Thérèse REBAT

36. FonctionnalitésLa gestion • S.I.G.B. : fonctionnalités utiles aux professionnels fonctionnalités utiles à l’usager : prêt, réservation de places, commande ou la réservation de documents, prêt entre bibliothèques (PEB) dossier (suivi de la situation de l’emprunteur) • Messagerie, fils de discussion (groupes de travail), forum… Foire aux questions (FAQ) • Renseignements pratiques (agenda des formations et activités proposées aux professionnels) DES - Marie-Thérèse REBAT

37. FonctionnalitésLa recherche Diffusion sélective de l’information (D.S.I.) • selon les droits d’accès • profils personnalisés • parcours pré-établis en fonction des diplômes en fonction de profils de groupes d’usagers… le cœur du métier de la politique documentaire …/… DES - Marie-Thérèse REBAT

38. FonctionnalitésLa recherche …/… Service de la recherche : • Permanence de personnels, par tél. et par courriel • Aide en ligne personnalisée • Service de SOS Formation à la méthodologie et à la recherche documentaire • Offre de base ou spécialisation par le SCD • Enseignement intégré dans les cursus une consolidation de la profession de bibliothécaire …/… DES - Marie-Thérèse REBAT

39. FonctionnalitésLa recherche …/… • Accès au dossier personnel : Album (sauvegarde de profils de type D.S.I.) Panier (sauvegarde temporaire de recherches en cours) • Déchargement des recherches : impression déportée sauvegarde temporaire sur un périphérique extérieur (clé USB…) sauvegarde dans un espace de stockage personnalisé sur un serveur de l’établissement etc. DES - Marie-Thérèse REBAT

40. Fonctionnalités L’édition • GED (Gestion électronique de documents) avec ROC-O.C.R. (Optical Character Recognition) • C.M.S. (Content management System) Système de gestion de contenus et de constitution dynamique de pages web avec signalement et indexation …/… DES - Marie-Thérèse REBAT

41. Fonctionnalités …/… avec intégration d’outils de travail collaboratif : • Workflow ou système de suivi de l’élaboration d’un document jusqu’à sa validation • Business Process Management (B.P.M.) ou orchestration ou principes de modélisation de processus utilisant le format de Records Management …/… DES - Marie-Thérèse REBAT

42. Fonctionnalités …/… Questions juridiques : réflexion avec les auteurs, avec les services… Impression : Achat et installation concertés des imprimantes… DES - Marie-Thérèse REBAT

43. 2.4 Les Liens avec les autres informations du SGI • avec les outils de gestion : progiciels de l’Amue ou du groupe de la Rochelle outils de gestion créés par l’établissement ou en collaboration avec d’autres établissements • avec les sites de marchés publics : le site interne, celui de l’Amue, ceux du B.O.A.M.P. et du J.O.U.E. …/… DES - Marie-Thérèse REBAT

44. Fonctionnalités …/… • avec le site de l’U.N.R. • avec les sites des établissements, écoles, pôle, associations de l’académie, de la région, d’un ensemble interrégional le site de l’agence de coopération etc. DES - Marie-Thérèse REBAT

45. (2.5) UN CAS CONCRET DE S.I. DOC. : L’UNIVERSITE DE TECHNOLOGIE DE COMPIEGNE ANNIE BERTRAND DES - Marie-Thérèse REBAT

46. 3. LA STRATEGIE ET LE PILOTAGE D ’UN SYSTEME GLOBAL D’INFORMATION : LA DEMARCHE DE L’UNIVERSITE DE RENNES 1 THIERRY BEDOUIN GHYSLAINE DUONG VINH DES - Marie-Thérèse REBAT

47. 4. LES EVOLUTIONS TECHNOLOGIQUES : COMITE RESEAU UNIVERSITES JEAN-PAUL LE GUIGNER DES - Marie-Thérèse REBAT

48. 5. L’Intégration du système d’information documentaire dans le système global d’information • 5.1 Les domaines de collaboration entre le S.I. doc. et le S.G.I. • 5.2 Les développements en cours DES - Marie-Thérèse REBAT

49. 5.1 Les Domaines de collaboration • Logiciels libres • Outils de gestion de documents et de bases de données … et outils de recherche • Outils de tableaux de bord • Politique de publication DES - Marie-Thérèse REBAT

50. Intégration S.I. doc. dans S.G.I. Logiciels libres • Une préconisation : l’ADAE ( Agence pour le développement de l’administration électronique) // une position pragmatique • La licence est gratuite, mais le service est payant • La communauté des développeurs en copropriété doit être pérenne DES - Marie-Thérèse REBAT