L’HISTORIQUE, LES RESPONSABILITÉS, LES ACTEURS Journée-rencontre WebEducation

1. L’ENCADREMENT DE L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS L’HISTORIQUE, LES RESPONSABILITÉS, LES ACTEURS Journée-rencontre WebEducation Québec, le 22 février 2007 Auditorium Daniel Johnson Édifice Marie-Guyart

2. AVERTISSEMENT RIEN DANS LE CONTENU DECETTE PRÉSENTATION NI DANS LES COMMENTAIRES QUIL’ACCOMPAGNENT NE CONSTITUE UNE OPINION JURIDIQUE OUUNE DIRECTIVE DU MINISTÈRE DU CONSEIL EXÉCUTIF

3. Historique Charte (québécoise) des droits et des libertés de la personne, adoptée par l‘Assemblée nationale le 27 juin 1975 et entrée en vigueur le 28 juin 1976  : • Droit au respect de la vie privée • Droit à l’information 21 février 2007

4. 1981 Commission Paré - Commission d’étude sur l’accès du citoyen à l’information gouvernementale et la protection des renseignements personnels Rapport « information et liberté » (Extrait page 7) 21 février 2007

5. 1981(suite) « La divulgation de tous les documents publics sans la moindre restriction, aurait de ces effets négatifs sur la vie privée des personnes, leurs intérêts économiques, ceux des associations et des entreprises, sur l’efficacité des institutions et, partant, sur le bien commun. Il arrive que l’intérêt public soit mieux servi par l’accès aux documents administratifs; il arrive qu’il soit mieux servi par la confidentialité. » 21 février 2007

6. 1982 Adoption de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Modifications à la loi : le projet de loi n°86 2006 21 février 2007

7. Les responsabilités L’encadrement de l’accès aux documents des organismes publics et de la protection des renseignements personnels • L’assujettissement (champ d’application) • L’accès aux documents • La mise en œuvre du droit d’accès : la demande d’accès 21 février 2007

8. Les responsabilités(suite) • Innovation majeure du projet de loi n° 86 : la diffusion de l’information • La protection des renseignements personnels 21 février 2007

9. Assujettissement(champ d’application) • Les ordres professionnels (documents relatifs au contrôle de l’exercice de la profession) • Les organismes gouvernementaux • Les organismes municipaux (y compris les CLD et les CRÉ) • Les organismes scolaires • Les établissements de la santé et de services sociaux 21 février 2007

10. L’accès aux documents principe général • Toute personne qui en fait la demande a droit d’accès aux documents d’un organisme public • Le droit d’accès est gratuit (ex : consultation sur place) mais des frais peuvent être exigés - prise en compte de la politique concernant les personnes handicapées 21 février 2007

11. Exceptions-restrictions au droit d’accès La loi prévoit des restrictions facultatives - un organisme public peut refuser l’accès La loi prévoit des restrictions impératives - un organisme doit refuser l’accès 21 février 2007

12. Aperçu des restrictions facultatives Un organisme public peut refuser de communiquer un renseignement • Obtenu d’un gouvernement autre que celui du Québec • Lorsque la divulgation d’un renseignement porterait vraisemblablement préjudice à la conduite des relations du gouvernement du Québec avec : • Un autre gouvernement • Ou une organisation internationale 21 février 2007

13. Aperçu des restrictions impératives Un organisme public doit refuser : • De confirmer l’existence ou de donner communication d’un renseignement dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la sécurité de l’état • De confirmer l’existence ou de donner communication d’un renseignement portant sur une méthode ou une arme susceptible d’être utilisée pour commettre un crime ou une infraction à la loi 21 février 2007

14. Aperçu des restrictions impératives (suite) • De confirmer l’existence ou de donner communication d’un renseignement dont la divulgation aurait pour effet de réduire l’efficacité d’un programme, d’un plan d’action ou d’un dispositif de sécurité destiné à la protection d’un bien ou d’une personne 21 février 2007

15. Aperçu des restrictions(suite) Délai de 25 ans devant être respecté avant la communication de certains renseignements ou documents : • Les communications du conseil exécutif à l'un de ses membres, au conseil du trésor ou à un comité ministériel, à moins que le Conseil exécutif n'en décide autrement • Etc. 21 février 2007

16. La mise en œuvre du droit d’accès La demande d’accès • Peut être faite verbalement ou par écrit • Seule une décision sur une demande écrite est susceptible d’être portée en révision devant la Commission d’accès à l’information 21 février 2007

17. La mise en œuvre du droit d’accès (suite) • La réponse à la demande d’accès doit être donnée par le responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au plus tard dans les 20 jours qui suivent sa demande 21 février 2007

18. Innovation majeure du projet de loi n° 86 : la diffusion de l’information « 16.1. Un organisme public, à l’exception du lieutenant-gouverneur, de l’Assemblée nationale et d’une personne qu’elle désigne pour exercer une fonction en relevant, doit diffuser, dans un site internet, les documents ou renseignements accessibles en vertu de la loi qui sont identifiés par règlement du gouvernement et mettre en œuvre les mesures favorisant l’accès à l’information édictées par ce règlement ». 21 février 2007

19. La protection des renseignements personnels Définition : « Dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier » 21 février 2007

20. La protection des renseignements personnels La protection des renseignements personnels (suite) Note : Le nom d'une personne physique n'est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu'il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement personnel concernant cette personne. Exemple : Le nom d’une personne avec son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance, son numéro d’assurance maladie, son numéro d’assurance sociale 21 février 2007

21. La protection des renseignements personnels La protection des renseignements personnels (suite) « Les renseignement personnels sont confidentiels, sauf si : • Consentement de la personne à leur divulgation • Renseignement obtenu par organisme public exerçant une fonction juridictionnelle (sauf à huis clos) 21 février 2007

22. La protection des renseignements personnels La protection des renseignements personnels (suite) Exceptions au consentement : • Un organisme peut communiquer sans le consentement dans certains cas 21 février 2007

23. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels • Nul ne peut, au nom d'un organisme public, recueillir un renseignement personnel si cela n'est pas nécessaire à l'exercice des attributions de cet organisme ou à la mise en œuvre d'un programme dont il a la gestion 21 février 2007

24. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • Un organisme public peut toutefois recueillir un renseignement personnel si cela est nécessaire à l'exercice des attributions ou à la mise en œuvre d'un programme de l'organisme public avec lequel il collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d'une mission commune 21 février 2007

25. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • Les renseignements personnels recueillis sont versés dans un fichier de renseignements personnels • Un organisme public doit veiller à ce que les renseignements personnels qu'il conserve soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés 21 février 2007

26. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, l'organisme public doit le détruire, sous réserve de la loi sur les archives ou du Code des professions • Un organisme public doit établir et maintenir à jour un inventaire de ses fichiers de renseignements personnels 21 février 2007

27. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu des dispositions de la présente loi 21 février 2007

28. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • Un renseignement personnel ne peut être utilisé au sein d'un organisme public qu'aux fins pour lesquelles il a été recueilli, sauf exceptions : • Les exceptions : 1°  Lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli 21 février 2007

29. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) 2°  Lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée 3°  Lorsque son utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément par la loi 21 février 2007

30. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • Pour qu'une fin soit compatible il doit y avoir un lien pertinent et direct avec les fins pour lesquelles le renseignement a été recueilli • Ces utilisations doivent être inscrites dans un registre 21 février 2007

31. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • Un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1, à l'exception de la communication d'un renseignement personnel requis par une personne ou un organisme pour imputer, au compte d'un membre d'un organisme public, de son conseil d'administration ou de son personnel, un montant dont la loi oblige la retenue ou le versement 21 février 2007

32. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • Un organisme public doit aussi inscrire dans ce registre une entente de collecte de renseignements personnels 21 février 2007

33. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Le registre comprend : • La nature ou le type de renseignement communiqué • La personne ou l'organisme qui reçoit cette communication 21 février 2007

34. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • La fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indication, le cas échéant, qu'il s'agit d'une communication à l’extérieur du Québec • La raison justifiant cette communication 21 février 2007

35. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Dans le cas d'une entente de collecte de renseignements personnels, le registre comprend : • Le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis 21 février 2007

36. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • L'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires • La nature ou le type de la prestation de service ou de la mission • La nature ou le type de renseignements recueillis 21 février 2007

37. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • La fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis • La catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a accès aux renseignements 21 février 2007

38. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès au registre tenu par un organisme public en vertu de l'article 67.3 (décrit précédemment), sauf à l'égard des renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée 21 février 2007

39. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement personnel la concernant • Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement personnel la concernant 21 février 2007

40. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • L'organisme public donne communication d'un renseignement personnel à la personne qui a le droit de le recevoir en lui permettant de prendre connaissance du renseignement sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance et d'en obtenir une copie 21 février 2007

41. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • L'accès d'une personne à un renseignement personnel la concernant est gratuit, mais des frais peuvent être exigés (reproduction, transcription et transmission) 21 février 2007

42. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • L'organisme public qui entend exiger des frais en vertu du présent article doit informer le requérant du montant approximatif qui lui sera chargé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document 21 février 2007

43. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • Toute personne qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier d'un renseignement personnel la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, exiger que le fichier soit rectifié 21 février 2007

44. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Renseignement personnel à caractère public • Un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi n'est pas soumis aux règles de protection des renseignements personnels prévues par le présent chapitre 21 février 2007

45. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) • Cependant, un organisme public qui détient un fichier de tels renseignements peut en refuser l'accès, en tout ou en partie, ou n'en permettre que la consultation sur place si le responsable a des motifs raisonnables de croire que les renseignements seront utilisés à des fins illégitimes 21 février 2007

46. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Les renseignements personnels suivants ont un caractère public. Exemples : 1°  le nom, le titre, la fonction, la classification, le traitement, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d'un membre d'un organisme public, de son conseil d'administration ou de son personnel de direction et, dans le cas d'un ministère, d'un sous-ministre, de ses adjoints et de son personnel d'encadrement 21 février 2007

47. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) 2°  le nom, le titre, la fonction, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail et la classification, y compris l'échelle de traitement rattachée à cette classification, d'un membre du personnel d'un organisme public 21 février 2007

48. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) 3°  un renseignement concernant une personne en sa qualité de partie à un contrat de services conclu avec un organisme public, ainsi que les conditions de ce contrat 21 février 2007

49. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) 4°  le nom et l'adresse d'une personne qui bénéficie d'un avantage économique conféré par un organisme public en vertu d'un pouvoir discrétionnaire et tout renseignement sur la nature de cet avantage 21 février 2007

50. Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) 5° le nom et l'adresse de l'établissement du titulaire d'un permis délivré par un organisme public et dont la détention est requise en vertu de la loi pour exercer une activité ou une profession ou pour exploiter un commerce 21 février 2007