國立臺灣大學行政 e 化工作小組

國立臺灣大學行政e化工作小組 傅立成主任秘書 2007.12

簡報大綱-1 • 行政e化工作小組簡介 • 推動成效(已上線系統) • 全校性類 1.臺大首頁改版 2.校園卡證e化系統 3.帳務e化系統 4.線上投票系統

簡報大綱-2 • 學生類 5.學務系統Portal 6.學生資訊服務網 7.學生離校手續網路化系統 8.臺大人學習檔

簡報大綱-3 • 人事類 9.人事資料查詢系統 10.職員線上簽到退作業 11.教職員國外差假申請系統 12.教職員報到系統 13.生活津貼系統

簡報大綱-4 • 公文管理類 14.公文追蹤系統 15.公文檔號查詢系統 • 其他類 16.校友資訊網 17.國際交流資訊系統 • 未來重點工作及方向 • 結語

行政e化工作小組簡介 • 本校「行政e化工作小組」於94年9月成立，由主任秘書擔任召集人，小組成員包括教務處、學務處、總務處、會計室、人事室、秘書室、圖書館、計算機及資訊網路中心、研究發展處及國際事務處等行政單位，並邀集電資學院、電機系及資工系代表共同參與，推動本校全面e化。

行政e化工作小組簡介 • 目標打造全方位e化校園，務求簡化行政流程、提升工作效能、增進服務品質。 • 推動策略從上游基礎紮根，以同類型系統之整合開發、服務層面廣者優先考量，並強化指標性e化服務之建置。

行政e化工作小組簡介 • 行動方案 • 確認人事資料主管單位。 • 檢視修正各行政業務作業流程。 • 分階段進行；每三星期開會一次，檢視各專案工作成果，掌握進度，進行跨單位業務協調，解決問題。 • 建置臺大行政e化討論專區，小組成員可透過討論區交換意見。臺大人

推動成效-全校性類 1.臺大首頁改版 2.校園卡證e化系統 3.帳務e化系統 4.線上投票系統

1.臺大首頁改版 (計資中心、秘書室) • 專案簡介臺大首頁為本校對外之入口網站，針對校內外及國內外各種不同使用者，提供足夠的管道，滿足他們對臺大相關資訊的需求。 • 提供學校對外公佈重要資訊的窗口。 • 新版首頁針對舊版檢視功能之不足，重新規劃新的網站架構、訂定版面之配置，增加使用之便利性，使內容更多元化。 • 因應國際化的趨勢，增加英文網頁內容。 http://www.ntu.edu.tw

1.臺大首頁改版 (計資中心、秘書室) • 效益 • 提供更多資訊，隨時更新內容的版面(例如：焦點、校訊、活動)，使網站更活絡。 • 不同身分別的使用者更容易找到資訊。 • 在全球大學網站的排名晉升（2006年7月全球第159名、亞洲第4，2007年1月全球第150名、亞洲第2，2007年7月，全球大學網站第96名，在亞洲地區的排名更僅次於東京大學）。 • 促進臺大在全球學術影響力。 • 整合全校公告系統，使同一公告在單一系統發布後，可以同時發布於單位網頁內。

2.校園卡證e化系統(總務處、教務處、研發處、人事室、計資中心)2.校園卡證e化系統(總務處、教務處、研發處、人事室、計資中心) • 專案簡介 • 鑑於校內館舍為數眾多且分散，門禁系統各自建置，造成一人多卡之不便，乃規劃學生證、教職員工證之一卡通作法，於96學年度整合完成。師生同仁原持有之磁條式證件統一更新為採用Mifare非接觸式晶片與悠遊卡結合之卡證。除改善一人多卡之不便、簡化門禁管理業務外，並增進卡片使用之安全性及耐用性。

2.校園卡證e化系統(總務處、教務處、研發處、人事室、計資中心) • 效益 • 校園一卡通，結合卡務及門禁系統。 • 資料共享，提升作業效率及正確性。 • 附加悠遊卡功能，遺失、退卡均可退還餘額。 • 非接觸式晶片，較磁卡耐用方便。 • 門禁系統未來可選擇提升具保全功能。 • 可擴充未來校園應用(如繳費、停車、場地借用、販賣機、影印機、合作社消費等)。

3.帳務e化系統 (會計室、總務處) • 專案簡介重新檢討報帳作業流程，將現有人工報帳改以網路方式辦理，含合併庶務清單及粘存單，以減少重覆填寫及紙張耗費，申報後即可追蹤案件進度，有效提昇行政效率及縮短付款時程。 http://ntuacc.cc.ntu.edu.tw/acc/index.asp

3.帳務e化系統(會計室、總務處) • 效益 • 簡化報帳流程，紙張用量每年減少約200萬張，錯誤率亦大幅減少，另在薪資、業務等經常門費用報帳之核章由8個減至6個，6,000元以下財產物品類之核章由19個減至6個，整體效益倍增。 • 未來展望 • 持續推動本系統，未來將結合採購及修繕作業，方便使用者從請購、請修至完成報帳，均可一氣呵成，以提升行政品質及效率。

4.線上投票系統(計資中心、人事室) http://prog1.cc.ntu.edu.tw/VoteManage/ • 專案簡介管理端 • 傳統的投票方式，選舉人員需於指定時間內至定點投票，往返奔波頗為耗時，造成投票意願低落。 • 另外選舉場地的安排、人力的支援，往往耗時耗力，而選舉後結果的人工確認及計算，亦需花費較長的人力及時間。 • 本系統自96年1月開始規劃，於96年6月15日正式上線啟用，提供各單位線上投票使用。

4.線上投票系統(計資中心、人事室) • 效益 • 提升投票率可以e-mail進行催票動作。以96年職員考績委員會票選委員選舉為例，提升投票率約12%。目前計有10個單位使用。 • 節省人力物力、簡化行政作業免除借用場地，印製選票，派遣選務工作人員之人力物力。(如96年職員考績委員會票選委員選舉開票作業時間由1小時降為10分鐘) 。

推動成效-學生類 5.學務系統Portal 6.學生資訊服務網 7.學生畢業離校系統 8.臺大人學習檔

5.學務系統Portal (學生事務處) http://info.ntu.edu.tw/Sinfo/ • 專案簡介 • 整合各組室的資源，並協助將人工作業流程轉換為網路化系統，降低資料重複輸入之人力耗損。 • 系統包含：工讀系統、獎助學金系統、場地管理系統、社團管理系統、新生體檢線上問卷填寫、預約初談系統。 • 先統整學務處資訊，縮短作業時程，進而與其他單位資訊統整，以提供使用者更週延的相關資訊。

5.學務系統Portal(學生事務處) • 效益 • 減少不必要的支出成本及公文往返時程 • 24小時迅速服務，減少辦公室洽公、行政負擔 • 強化教職員認知，縮短教職員紙張作業 • 整合學務處現有資源，以單一入口、單次計中認證方式使用 • 系統直接帶入學生基本資料，以減少大量重複填寫相關表格之需要

6.學生資訊服務網 (學生事務處) • 專案簡介 • 集結教務、學務、總務、圖書館、國際事務處資訊，將所有與學生緊密相連的資訊，統一集結至學生資訊服務網，讓學生不受限於時空與地點，隨時隨地上網查詢。 • 建立各單位資訊共享的觀念。 http://info.ntu.edu.tw/Sinfo/

6.學生資訊服務網(學生事務處) • 效益 • 整合校內龐大複雜資源，以單一窗口服務學生，95年6月建置本系統，資訊整合公開化、建立容易及便捷的溝通管道、透過友善的使用者介面提供師生即時查詢的服務、創建豐富多元化之學生校園生活資料庫，至96年10月止，使用人次約為427,700人次，縮短公文往來的時間達50％以上。

7.學生畢業離校系統 (教務處) • 專案簡介 • 期使學生畢業離校手續網路化，讓各離校審核單位及全校所有學生皆能透過此系統註記或查詢審核結果，省卻人工作業。 • 效益 • 本校每年畢業離校約1萬人，提供學生查詢離校相關之即時資訊，學生無需至各部門奔波，並不受時間限制辦理離校手續，確實簡化行政流程。 http://info2.ntu.edu.tw/studleave/

7.學生畢業離校系統 (教務處) • 未來展望擴充系統之運用，若學生於畢業五年內，未辦理完成離校手續者（未領學位證書），本系統將持續管控，減少目前辦理離校制度可能產生之誤失。

8.臺大人學習檔(學生事務處) http://info2.ntu.edu.tw/NTUPF • 專案簡介 • 方便學生查詢在臺大的個人相關經歷及榮譽事蹟，形成個人化履歷。 • 經由網路，提供學生與學校更容易及快捷的溝通管道。 • 效益 • 線上即時服務，減少學生資料取得上之不便。 • 提供紀錄的資料夾，以便利臺大人未來求職/求學。 • 台大人在世界的任何一個角落只要連上網路：在臺大的日子裡所有與個人相關的經歷及獎勵將一一呈現。

推動成效-人事類 9.人事資料查詢系統 10.職員線上簽到退作業 11.教職員國外差假申請系統 12.教職員報到系統 13.生活津貼系統

9.人事資料查詢系統(人事室) • 專案簡介 • 本系統係運用現行人事資訊管理系統資料庫資料，建立人事資料之查詢，提供相關查詢及資料統計，讓主管長官充分掌握人事資料及統計數字，以為決策參考；同時也方便承辦業務同仁相關查詢及資料匯出應用。 • 效益 • 人事室人員可直接從系統匯出所需資料運用，減少資料重複輸入及錯誤發生。 • 於同仁生日前一天，由系統自動寄發生日清單給校長參考，同仁生日當天寄發生日賀卡給同仁。

9.人事資料查詢系統(人事室) • 未來展望 • 配合未來人事2.0版新系統之開發，將以更健全的資料庫提供更快捷、完備、正確的人事資料。 • 建置常用統計表報，隨時提供參考。 • 進一步將開放個人及單位查詢，透過開放資料查詢及統計，達到人事資料共享、充分運用及審核校正之功能。

10.職員線上簽到退作業(計資中心、人事室) http://www.personnel.ntu.edu.tw/ • 專案簡介 • 95年11月1日起，校總區職員全面使用。 • 醫衛學院校區(96.1)、進修推廣部(96.4)、社法學院校區(96.6)，全面實施。 • 至96年6月21日「自然人憑證簽到退刷卡系統」上線，全校採兩制併行方式辦理職員簽到退作業。

10.職員線上簽到退作業(計資中心、人事室) • 效益 • 即時顯示簽到退時間，提供個人明確出勤紀錄。 • 簽到退時間直接紀錄資料庫，減少傳檔的誤失。 • 單位查詢出勤紀錄功能，利於各單位主管瞭解所屬出勤狀況。 • 節省卡鐘維修費用。 • 未來展望 • 配合自然人憑證及電子表單，擬推動無紙化申請及線上簽核作業。

11.教職員國外差假申請系統(計資中心、人事室)11.教職員國外差假申請系統(計資中心、人事室) • 專案簡介 • 於96年1月起將本系統入口與「出勤及國內差假申請系統」分離，全面實施線上申請。 • 主要功能有三：出國申請、個人查詢、單位查詢。 http://www.personnel.ntu.edu.tw/

11.教職員國外差假申請系統(計資中心、人事室)11.教職員國外差假申請系統(計資中心、人事室) • 效益 • 線上申請出國資料，由源頭正確取得，並充分與各單位資源共享。 • 國際交流資訊系統：自本系統後端資料庫取得參加國際會議資料，供系所單位及國際事務處查詢，以減少重覆登錄資料。 • 圖書館：藉參加國際會議資料，得主動聯絡出國者攜回會議論文集送圖書館典藏，以豐富本校教學研究資源。 • 出國者能直接掌握個人出國申請相關核備資訊。 • 依各級單位需求開放權限，以提供查詢/下載功能，即時列管應用出國資訊。

12.教職員報到系統 (計資中心、人事室) • 專案簡介傳統的教職員報到手續，新進人員需要重複填寫人事資料，往返奔波各單位申辦各項業務；各單位間以紙本傳送動態，建置資料亦需要投入相當的人力及時間。本校教師、研究人員及助教自95年7月25日即開始使用該網路報到系統。 http://info2.ntu.edu.tw/personcheckin/

12.教職員報到系統(計資中心、人事室) • 效益 • 解決新進人員申辦各項業務時重複填寫個人資料困擾。 • 人事室提供單一窗口報到服務，減少新進人員往返奔波於各單位申辦業務的困擾。 • 透過系統資料分享，讓各單位直接依據系統所提供的資料即可辦理新進人員各項申請業務，簡化內部行政作業，一年節省影印紙張約 7,700 張。 • 未來展望擴充系統功能，提供新進職員、約聘僱人員報到作業使用。

13.生活津貼系統(計資中心、人事室) • 專案簡介 95年7月開始規劃，於96年3月1日正式上線，提供教職員直接於網路上申請婚喪生育子女教育補助費。 http://info2.ntu.edu.tw/Subsidy/LoginEntry.htm

13.生活津貼系統(計資中心、人事室) • 效益 • 申請人部分 • 申請人可隨時進入系統，查詢申請案件之處理進度。 • 除第一次申請子女教育補助需填寫相關子女資料外，以後申請系統會自動帶出前次申請資料，供使用者修改後存檔，無須再填入子女基本資料。 • 簡化行政作業, 提升工作效能 • 可即時得知並查詢個人申請記錄。 • 系統可自行檢核同一事實是否重複請領，避免人工審核時需翻閱大量書面資料。 • 即時產生相關統計資料及申請名冊。 • 避免人工統計及登錄資料之費時且易錯誤。 • 由人事室匯出申請人入帳金額資料，出納組無需重複建檔。

推動成效-公文管理類 14.公文追蹤系統 15.公文檔號查詢系統

14.公文追蹤系統(總務處文書組) http://doc.ntu.edu.tw/track/ • 專案簡介以往校內各單位之公文傳遞大部分採手寫簽收簿，無法以電腦迅速查詢，導致追查公文時，十分耗費時間人力，不利公文機動處理或跟催。本系統希望透過網際網路，讓使用者可即時上網獲得公文最新位置，提供公文校內全程落點及主會辦人員之聯絡資訊，大幅加速公文處理之時效。

14.公文追蹤系統(總務處文書組) • 效益 • 96年迄今之系統收發文數量計38,548件，使用公文追蹤系統登錄共35,743人次，省去傳統手寫登錄公文和以電話追蹤查詢之時間，每件所節省時間約9分鐘，共計節省5,361小時。並提供全校同仁全天候且即時之公文追蹤查詢服務，大幅增加行政效率及方便性。

14.公文追蹤系統(總務處文書組) • 未來展望 • 本系統現階目標雖設定在「公文現在位於何處？」及「顯示個人或單位有那些公文還沒辦出去？」，但展望未來，應可達到主動「提示個人或單位遲延公文狀況」、「顯示各類流程異常之公文」…等之公文管理目標，提昇傳統公文處理之思考模式，以資訊化系統協助承辦人及主管有效掌理公文業務，增進全校行政效能。

15.公文檔號查詢系統(總務處文書組) • 專案簡介 • 依檔案法之規定，公文檔號應由案件承辦人在原稿加註。本校在依法重編檔案分類表並送審通過後，續推廣由承辦人填寫檔號事宜。為便於查詢檔號及檔管人員編修檔案分類表，故建立線上檔號查詢系統。 http://140.112.160.125/classfy/case/gensearch-request.aspx

15.公文檔號查詢系統(總務處文書組) • 效益 • 公文檔號系統於96年1月啟用，目前依規定填列檔號之案件，佔年度總收發文案件85％，有效節省歸檔調卷作業時間，為下一步推行公文整合系統打下基礎。 • 未來展望 • 本系統未來有助於檔案管理相關子系統之推展，例如公文檔案線上調閱系統、檔案清查或銷毀系統、檔案庫房管理…等子系統之建置規劃，期望逐漸邁向檔管資訊化之目標。

推動成效-其他類 16.校友資訊網 17.國際交流資訊系統

16.校友資訊網 ( 秘書室校友聯絡室) http://host.cc.ntu.edu.tw/Alumni/index_home.html • 專案簡介 • 提供校友個人及班級資料儲存、維護專區，可查詢、更新資料，並經由班級專區可聯絡同班同學。 • 經由校友本人、班級、系所聯絡人及校友聯絡室共同來管理，務使校友資料即時更新，達到資源共享、掌握校友現況進而加強聯繫的功能。 • 效益 • 自95年6月啟用，建立校友聯絡平台，提供校友本人、班級、系所及校友聯絡室基於資源共享，共同更新維護校友資料庫，至96年10月，已有27,218位校友至該系統更新個人通訊資料。

16.校友資訊網 ( 秘書室校友聯絡室) • 未來展望 • 建立綿密校友聯絡網，加強校友服務。 • 由於多元的資料管理，故須妥切控管資料，避免個人資料不當外漏。 • 經徵得班級及系所聯絡人之認同與配合，可規劃開發班級及系所留言板等服務功能，擴大校友參與的層面。

17.國際交流資訊系統(教務處、學務處、人事室、研發處、國際事務處)17.國際交流資訊系統(教務處、學務處、人事室、研發處、國際事務處) • 專案簡介 • 各單位可自行登錄與授權。 • 登錄各項國際交流資料，包含外賓來訪、舉辦國際活動、國際認證、國際組織、國際合作、本國學生出國、外國學生管理與姊妹校管理。 https://host.cc.ntu.edu.tw/Achv/index.htm

17.國際交流資訊系統(教務處、學務處、 人事室、研發處、國際事務處) • 效益 • 對日益增多的外賓來訪、國際活動之舉辦、國際認證、國際組織或國際合作等事項，可提升行政效率，各項相關統計資料，毋須層層彙整至國際事務處。 • 外國學生管理便利系所、院辦、國際事務處同時瞭解外國學生概況（基本資料、獎學金、輔導情況)。 • 本國學生出國系所與國際事務處掌握學生出國情況，加強學生出國安全。

17.國際交流資訊系統(教務處、學務處、人事室、研發處、國際事務處)17.國際交流資訊系統(教務處、學務處、人事室、研發處、國際事務處) • 未來展望 • 增進各項目之登錄功能，如外賓來訪的個人化資料之上傳，本國學生出國與學生學習資料檔之結合、外國學生管理系統功能之新增等 • 結合人事室系統，建立教師國際交流紀錄以及畢業學生建立完整資料庫

行政e化未來重點工作及方向 • 未來將繼續朝整合性、單一窗口及無紙化前進，達成e化目標。 • 人事2.0版：建全人事資料庫，整合系統，作為校務行政資訊化的基礎。 • 公文管理系統：建置妥善的公文管理系統，整合各公文子系統，提供單一便捷之網路入口；加採認證及線上簽核機制，漸進達成公文全程無紙化之目標；運用網路科技即時互動，改善傳統稽催方式，大幅提昇個人及單位公文時效；藉由資料檢索統計，提供主管各項管理工具，有效量化並促進行政服務績效。

行政e化未來重點工作及方向 • 推動電子憑證，結合自然人憑證，依人事差勤管理、電子表單及公文線上簽核分階段進行，與公文管理系統結合，提升行政效率。 • 帳務e化第2期：簡化報帳流程，部分作業流程改由線上處理及檢核，儘量減少書面作業方式，避免資源耗用，提昇效率。將報帳管理系統與會計系統連結，以達財務管理全面e化之目標。 • 英文網頁架構強化及版面改善，持續提升各單位英文網頁水準，建置豐富完整之資訊，並動態即時更新。

國立臺灣大學 行政 e 化工作小組