Bonjour, Vous voulez préparer un Ordre de Mission ?

1. Bonjour, Vous voulez préparer un Ordre de Mission ? Suivez-moi, je vais vous guider dans votre nouveau logiciel HDS.

2. Connectez-vous à internet, puis tapez le lien d’accès à l’application qui vous a été envoyé avec votre nom utilisateur et votre mot de passe.

3. Entrez votre nom utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur « login ».

4. Vous entrez dans notre portail qui vous permet d’accéder à toutes vos applications HDS : notes de frais, factures, … Choisissez «InBox Déplacements ».

5. Vous arrivez directement sur votre « Inbox ». C’est la page qui permet aux utilisateurs de visualiser toutes les tâches qu’ils doivent traiter: validation d’un ordre de mission d’un collaborateur, réponse à une question, etc.

6. ATTENTION Il est souhaitable avant le 1er ordre de mission, de saisir les données personnelles au préalable dans l’onglet « Administration ».

7. Pour saisir vos données personnelles, cliquez sur l’onglet « Administration » puis à gauche sur « saisie données personnelles » Remplissez toutes les informations disponibles, notamment celles encadrées en rouge, puis cliquez sur « Enregistrer ». Vous êtes maintenant prêt pour créer votre premier ordre de mission.

8. Pour créer un ordre de mission, cliquez sur l’onglet « Application » puis dans la liste à gauche sur « Nouvel ordre de mission » Lors de la création de l’ordre de mission, précisez le type de mission : Intersites, France, Formation ou Etranger. Ce choix va conditionner les champs à compléter, ainsi que le circuit d’approbation. Pour les ordres de mission impliquant des déplacements (France, Formation ou Etranger), vous allez pouvoir indiquer vos souhaits de réservations de billets et d’hôtel. Les ordres de mission intersites sont très simplifiés.

9. Les champs obligatoires sont encadrés en rouge et dépendent du type d’ordre de mission. Vous pouvez ajoutez autant de lignes que nécessaire en cliquant sur « Nouvelle ligne ». Il est également possible de joindre des documents à votre ordre de mission.

10. Il est obligatoire de préciser votre assistante à la fin de l’ordre de mission, sauf dans le cas Intersites. Pour une réservation de voiture, précisez la catégorie (A,B,C…), le nom du 2ème conducteur éventuel… Pour une location de voiture ou autres services, cliquez sur « Nouvelle ligne »

11. Particularité pour les missions à l’étranger : Pensez à contacter votre assistante pour les formalités éventuelles (visas, vaccins…)

12. Une fois l’ordre de mission prêt, vous pouvez laisser un commentaire ou poser une question dans l’espace prévu.

13. Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre ordre de mission, vous pouvez l’enregistrer et l’imprimer si vous le souhaitez.

14. Une fois l’ordre de mission prêt, vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Envoyer l’ordre de mission », et il va commencer son circuit d’approbation. Vous pourrez être amené à intervenir dans ce circuit, pour répondre aux questions de vos valideurs , ou indiquer vos choix à votre assistante. Si c’est le cas, vous recevrez une notification électronique. Vous pourrez suivre votre ordre de mission tout au long du processus de validation dans « Mes ordres de mission »

15. Pour suivre les ordres de mission, cliquez dans l’onglet « Applications » puis sur « Mes ordres de mission » dans la Liste à gauche. Pour accéder aux processus terminés, cliquez sur « Processus terminés »

16. Dans la partie « processus terminés » , on a le statut des ordres de mission finalisés : approuvé ou rejeté.

17. Hotline HDS Vous avez un problème pour utiliser l’application? • Notre Help Desk est disponible de 9h00 à 17h00 au n° de téléphone indiqué sur la page d’accueil ou par message électronique : Goodrich@HDS-Group.com