Aula 1: Abertura do Curso e Conceitos Básicos do Gerenciamento de Projetos

1. Aula 1: Abertura do Curso e Conceitos Básicos do Gerenciamento de Projetos UNIVERSIDADE DE SÃO PAULOFaculdade de Economia, Administração e ContabilidadeGraduação em Administração de Empresas Prof. Dr. Antonio Cesar Amaru Maximiano Monitor: Renan Guedes, PMP®

2. Objetivos da Aula e Agenda Essa aula abordará os seguintes tópicos preliminares do curso • 1) Apresentação do programa e esclarecimento de dúvidas • 2) Guia PMBOK® e PMI® • 3) O que é um projeto, qual é o contexto onde a gestão de projetos se insere, papel do gerente de projeto e qual sua importância da gestão profissional e científica de projetos • 3) Ciclo de vida, fase de projeto e stakeholders • 4) Influências e estruturas organizacionais

3. O Desafio daGestão de Projetos Boston, Massachusetts, April 23, 2009 - New Standish Group report shows more project failing and less successful projects. The Standish Group's just-released report, "CHAOS Summary 2009," "This year's results show a marked decrease in project success rates, with 32% of all projects succeeding which are delivered on time, on budget, with required features and functions" says Jim Johnson, chairman of The Standish Group, "44% were challenged which are late, over budget, and/or with less than the required features and functions and 24% failed which are cancelled prior to completion or delivered and never used." "These numbers represent a downtick in the success rates from the previous study, as well as a significant increase in the number of failures", says Jim Crear, Standish Group CIO, "They are low point in the last five study periods. This year's results represent the highest failure rate in over a decade"

4. Apresentação do Programa EAD 615 – Gerenciamento de Projetos é a disciplina que introduz os estudantes ao estudo dos projetos e dos processos do gerenciamento de projetos Ao final do curso, os alunos deverão estar aptos a • Explicar a importância e a aplicação da administração de projetos • Definir os conceitos básicos de administração de projetos e programas • Explicar e aplicar as principais ferramentas do gerenciamento eficaz de projetos e programas • Utilizar as habilidades de planejamento, estruturação e avaliação de projetos A avaliação deste curso terá a seguinte composição • Nota final = prova parcial (20%) + exercícios (40%) + prova final (40%)

5. PMBOK® Guide O Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK® Guide) é um padrão reconhecido para a profissão de gerenciamento de projetos. Um padrão é um documento formal que descreve normas, métodos, processos e práticas estabelecidas. O Guia PMBOK® foi desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI® www.pmi.org) que considera esse padrão como referência básica para seus programas de certificação e desenvolvimento profissional em gestão de projetos

6. Exemplos de Projetos Exemplos de projetos incluem, mas não se limitam a • Desenvolvimento e/ou lançamento de um novo produto ou serviço • Preparação do país para receber as Jogos Panamericanos, Olimpíadas, Copa do Mundo • IPOs e M&As • Implementação de planos de negócios de novas empresas (start-ups & spin-offs) • Internacionalização de companhias • Implementar mudanças de estrutura organizacional • Promover turnarounds em organizações • Desenvolvimento ou aquisição de um novo sistema • Construção de um prédio ou infra-estrutura • Implementação de um novo procedimento ou processo de negócio

7. O que é um Projeto? UM PROJETO É UM ESFORÇO TEMPORÁRIO EMPREENDIDO PARA CRIAR UM PRODUTO, SERVIÇO OU RESULTADO EXCLUSIVO E ÚNICO • A sua natureza temporária indicar um início e um término definidos • O término é alcançado quando os objetivos tiverem sido atingidos ou quando se concluir que esses objetivos não serão ou não poderão ser atingidos e o projeto for encerrado, ou quando o mesmo não for mais necessário • Temporário não significa necessariamente de curta duração • Além disso, o termo temporário não se aplica ao produto, serviço ou resultado criado pelo projeto; a maioria dos projetos é realizada para criar um resultado duradouro • Um esforço de trabalho contínuo é geralmente um processo repetitivo porque segue procedimentos existentes em uma organização

8. O Que Significa Gerenciar um Projeto? O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Ele é realizado através de aplicação e integração apropriadas dos 42 processos agrupados logicamente abrangente os 5 grupos. Os grupos de processos são:

9. O Que Significa Gerenciar um Projeto? Gerenciar um projeto inclui • Identificação dos requisitos • Adaptação às diferentes necessidades, preocupações e expectativas das partes interessadas à medida que o projeto é planejado e realizado • Balanceamento das restrições conflitantes do projeto que incluem, mas não se limitam a: Expectativas, Escopo, Cronograma, Orçamento, Recursos e Riscos

10. Os 3Ps da Gestão de Projetos Em organizações de gerenciamento de projeto maduras, o gerenciamento de projeto existe em um contexto mais amplo regido pelo gerenciamento de programas e portfólios. Conforme ilustra a figura, as estratégias e prioridades organizacionais estão vinculados e possuem relações entre portfólios, programas e projetos individuais.

11. Comparação dos P3 Os projetos são freqüentemente utilizados como meio para atingir os objetivos estratégicos derivados do planejamento estratégico de uma organização. As organizações gerenciam portfólios de projetos corporativo sendo que o objetivo da gestão de portfólio é maximizar o valor portfólio através do exame detalhado dos seus componentes: projetos e programas.

12. Escritório de Projetos (PMO) Um Escritório de Gestão de Projetos é o corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. A principal função do PMO (Project Management Office) é suportar os gerentes de projeto de diversas maneiras, que incluem, mas não se limitam a: • Gestão de recursos compartilhados entre os projetos administrados pelo PMO • Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e padrões de gerenciamento de projetos • Orientação, aconselhamento, treinamento e supervisão • Monitoramento de conformidade com as políticas, procedimentos e modelos/padrões de gerenciamento de projetos por meio de auditorias de projeto • Desenvolvimento e gerenciamento de políticas, procedimentos, formulários e outras documentações compartilhadas do projeto • Coordenação e comunicação entre projetos

13. Escritório de Projetos (PMO) Os gerentes de projetos e os PMOs buscam objetivos diferentes e, por isso, são orientados por requisitos diferentes. No entanto, todos esses esforços estão alinhados com as necessidades estratégicas da organização. As diferenças entre o papel dos gerentes de projeto e de um PMO podem incluir: • O gerente de projetos concentra-se nos objetivos especificados no projeto, enquanto o PMO gerencia as principais mudanças do escopo do programa que podem ser vistas como possíveis oportunidades para alcançar os objetivos estratégicos de negócio • O gerente de projetos controla os recursos atribuídos ao projeto para atender da melhor forma possível aos objetivos do projeto, enquanto que o PMO otimiza o uso dos recursos organizacionais compartilhados entre todos os projetos • O gerente de projetos gerencia as restrições (escopo, cronograma, custo e qualidade, etc) dos projetos individuais, enquanto o PMO gerencia as metodologia, padrões, o risco/oportunidade global e as interdependências entre os projetos no nível da empresa

14. Papel do Gerente de Projetos O gerente de projetos é a pessoa designada pela organização executora para atingir os objetivos do projeto. O papel de um gerente de projeto é diferente de um gerente funcional ou gerente de operações. • Conhecimento: refere-se ao que o gerente de projetos sabe sobre o gerenciamento de projetos • Desempenho: refere-se ao que o gerente de projetos é capaz de realizar enquanto aplica seu conhecimento em gerenciamento de projetos • Pessoal: refere-se ao comportamento do gerente de projetos na execução do projeto ou de alguma atividade relacionada. A efetividade pessoal abrange atitudes, principais características de personalidade e liderança; a capacidade de orientar a equipe do projeto ao mesmo tempo em que atinge objetivos e equilibra as restrições do mesmo

15. Conhecimento em Projetos O Guia PMBOK® (Project Management BodyofKnowledgeGuide) é o padrão para gerenciar a maioria dos projetos na maior parte das vezes em vários tipos de setor econômicos mas há outros guias de referência importantes.

16. Ciclo de Vida do Projeto Os projetos variam em tamanho e complexidade. Não importa se grandes ou pequenos, simples ou complexos, todos os projetos podem ser mapeados para estrutura de ciclo de vida a seguir:

17. Ciclo de Vida do Projeto A estrutura genérica do ciclo de vida geralmente apresenta as características representadas na figura abaixo:

18. Fases do Projeto As fases do projeto são divisões de um projeto onde controle adicional é necessário para gerenciar de forma efetiva o término de uma entrega importante. Geralmente fase são terminadas seqüencialmente, mas podem se sobrepor em algumas situações.

19. Partes Interessadas As partes interessadas são pessoas ou organizações (ex.: clientes, patrocinadores, organização executora, poder público, ONGs, etc) ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou produto do projeto.

20. Influências Organizacionais

21. Influências Organizacionais

22. Estruturas Organizacionais Estrutura Organizacional Funcional

23. Estruturas Organizacionais Estrutura Organizacional Matricial Fraca

24. Estruturas Organizacionais Estrutura Organizacional Matricial Balanceada

25. Estruturas Organizacionais Estrutura Organizacional Matricial Forte

26. Estruturas Organizacionais Estrutura Organizacional Projetizada

27. Estruturas Organizacionais Estrutura Organizacional Composta

28. Ativos de Processos Os ativos de processos organizacionais incluem qualquer um ou todos os ativos relacionados a processos, de quaisquer ou todas organizações envolvidas no projeto e que podem ser usados para influenciar o sucesso do projeto. Esses ativos de processos incluem planos formais e informais, políticas, procedimentos e diretrizes. Eles incluem também as bases de conhecimento da organização como lições aprendidas e informações históricas. Os ativos de processos organizacionais podem ser de duas categorias: • Processos e procedimentos • Base de conhecimento corporativa

29. Bibliografia da Aula • Programa da disciplinadisponível do erudito • PMBOK® 4a Edição. 2008. • Prefácio • Seção I, Capítulo 1 e 2 • OGC, Introduction to Projects. • http://www.ogc.gov.uk/programmes___projects_introduction_to_projects.asp