Informe de Proceso

1. Informe de Proceso CONSULTORIA EMPRESARIAL AÑO 2013

2. GESTION DEL PROCESO • 28 PROYECTOS FACTURADOS EN EL AÑO • FATURACION DEL AÑO $349.810.320 • AUMENTO PORCENTUAL EN FACTURACIÓN FRENTE A AÑO 2012 26% • COSTOS OPERACIONALES $59.029.380 • UTILIDAD EN PESOS $63.404.232 • UTILIDAD PORCENTUAL 18% • AUMENTO DE UTILIDAD EN PESOS FRENTE AÑO 2012 39%

3. RESUMEN DE LA GESTION

4. RESUMEN DE LA GESTION

5. INDICADORES DE GESTION • Rentabilidad 17% • CapacidadInstaladaConsultoresInternos PS 69% SS 62% • CapacidadInstaladaConsultoresExternos PS 39% SS 38,11% • CapacidadInstaladaDirectivos PS 25% SS 35% META >= 5% ≥ 60% ≥ 25% < 20% *PS: Primer semester SS: Segundo Semestre

6. RENTABILIDAD • ANALISIS • El resultado promedio obtenido al mes de diciembre muestra que se ha cumplido con la meta esperada. De 28 proyectos realizados a la fecha 6 no cumplen con el presupuesto esperado al inicio del proyecto. Los casos a revisar son con el cliente Tecniserviciosproducto Implementación Sistema Ruc y DSM con el producto sistema integrado de gestión. • OBSERVACIONES • El valor por el cual la meta no se cumple se debe a que el cliente Tecniservicios cancelo el proyecto solo pagando el 30% del proyecto y este proceso se encuentra en cobro juridico y el proyecto DSM genero una utilidad del 11% por desface en el diagnóstico realizado. La cifra consolidada en el año de forma porcentual del indicador se cumple, pero realizando la converción a pesos este resultado muestra que no se incremento la rentabilidad más del 30% esperado por la compañía.

7. CAPACIDAD INSTALADA CONSULTORES INTERNOS • ANALISIS • Se evidencia el cumplimiento de este indicador para los tres consultores internos de la empresa. Para el consultor José Medina se tienen solamente los datos de los tres primeros meses ya que paso a ocupar el cargo de Director de Sistemas de Gestión de Calidad y por decisiones estratégicas de la gerencia este consultor ya no se planifico más en actividades de consultoría empresarial. • OBSERVACIONES • Solo estarán disponibles como consultores internos Andrea López y Karina Santos, los demás consultores que necesite la organización serán externos. • ANALISIS • Se evidencia el cumplimiento de este indicador frente a la meta establecida. En los meses que no se cumplió con la meta para el consultor Andrea López y Karina Santos fue por encontrarse en vacaciones.

8. CAPACIDAD INSTALADA CONSULTORES EXTERNOS • ANALISIS • Se evidencio que este primer semestre se supero la meta establecida. Se tomo en cuenta para esta medición la información de consultores que están involucrados en dos proyectos o estas en proyectos con duración anual. • OBSERVACIONES • Se verificara los datos del segundo semestre para evaluar el aumento de la meta de este indicador y la definición o mejora para la toma de la información. • ANALISIS • Se evidencio que el segundo semestre se supero la meta establecida para los consultores Mónica Hoyos y Jairo Ruiz. Los otros dos consultores Silvia Manrique y Leonardo Prada renunciaron para trabajar con otras propuestas directas de clientes Sumiservis y otra oferta económica. • OBSERVACIONES • Realizar proceso de selección de consultores Senior y Junior para las áreas de GH y SISO. Adicional a esto empezar formación con junior.

9. CAPACIDAD INSTALADA DIRECTIVOS • ANALISIS • El promedio de aplicación del tiempo disponible del consultor directivo en este primer semestre fue del 25%. Este resultado se debió a que en estos meses se empezaron proyectos nuevos que por estrategia se decidió que el Director de proyectos diera inicio a las primeras actividades con los clientes para conseguir la continuidad de nuevos negocios y en la realización de diagnósticos. • OBSERVACIONES • Evaluar el comportamiento del segundo semestre y evaluar la correlación del crecimiento comercial de consultoría empresarial parea evaluar si el incumplimiento a la meta establecida tiene relación con el aprovechamiento del tiempo del Director de Proyectos por bajos resultados comerciales con nuevos negocios. • ANALISIS • En el segundo semestre este indicador mostro un resultado por encima de lo esperado. Este comportamiento se debió a que no por no haber desarrollo comercial la disponibilidad del Director de proyectos se utilizo para ejecutar proyectos débiles y aprovechar la capacidad instalada del mismo por tema de ingresos del mismo. • OBSERVACIONES • Para que se cumpla la meta establecida de este indicador, este se relaciona directamente con el indicador de ventas de consultoría empresarial. Se replanteara las nuevas estrategias de ventas y participación del Director de proyectos en la Gestión Comercial y se definirá la estructura salarial compuesta de Ventas y Ejecución d e proyectos.

10. RESULTADOS DE AUDITORIA AUDITORIA ICONTEC 6 DE DICIEMBRE DE 2012 • 1. Obs. Establecer un acta de finalización para cada servicios de consultoría, con el fin de mantener evidencia documentada del cumplimiento de las diferentes etapas contempladas en el plan de ejecución contratado. AP. Estaacción se monto en el mes de Julio unavesanalizada la importancia de documentación del proyecto. CasoTecniservicios.

11. AUDITORIA INTERNA 18 DE OCTUBRE • Obs. Se recomienda que el PYG de Negocios de consultoría, que es la herramienta de planeación inicial de los proyectos de consultoría y el control de la ejecución en cuanto rentabilidad para la compañía sea controlado por el sistema de gestión de calidad. No se emprendió ninguna acción 2. Obs. Se recomienda revisar las actividades del procedimiento de consultoría,  versión 02, código SCE-P-01, que definen la realización del Diagnostico de consultoría, con el fin de que se ajuste a la dinámica actual del proceso, en cuanto a tiempos de respuesta para la entrega del Diagnostico, y determinar en que casos se requiere Diagnostico y en que casos no se requiere. AP. Acción pendiente por análisis con equipo de trabajo 3. Obs:Si bien el indicador de rentabilidad se encuentra medido, su meta alcanzada y los resultados se han analizado de forma general; se evidencio que el proyecto de Elementos Metálicos no cumplió con la rentabilidad esperada, y no se encuentra documentado el análisis del desempeño de este proyecto. Se recomienda que aun cuando se ha logrado cumplir los criterios de desempeño del proceso, se realice el seguimiento y análisis dentro del Sistema de Gestión de Calidad de aquellos proyectos que no cumplen la rentabilidad esperada, esto con el fin de identificar y corregir preventivamente posibles fallas reflejadas en las cifras y que tienen el potencial de afectar el rendimiento del proceso y de la prestación  del servicio. No se emprendió ninguna acción

12. ACCIONES DE MEJORA • QUEJAS (3) • 1. El cliente Tecniservicios solicito por correo electrónico de fecha 30 de abril una cita con el Director de proyectos y el Director comercial para terminar el contrato de prestación de servicio por manifestar el atraso al cronograma frente al resultado de una auditoria contratada por la empresa. AC1. Dejar en los informes de avances de proyectos la firma de recibido a satisfacción por parte del representante legal. AC2. Cuando se presenten temas de terminación de contrato y se evidencie documentalmente que no fue por incumplimiento de Sumiservis pasar a proceso Jurídico. • 2. El Director Financiero y Administrativo de Colompackmanifestó de forma verbal a la Directora Comercial su inconformidad por que las actas de elección del Copaso no aparecen y esa actividad ya se había realizado por la consultoría. AC1. Cuando se realice cambio de consultor en un proyecto se deberá dejar acta de entrega de documentación a la fecha. AC2. En las entregas de los informes de avances de proyecto entregar CD con la información establecida a la fecha.

13. QUEJAS 3. En la evaluación del servicio realizado por la Dirección de operaciones el pasado 9 de octubre el cliente Elementos Metálicos manifestó que la asignación del consultor Junior no debe ser el total de tiempo de la consultoría y no se cuanta con un cronograma para el seguimiento de las tareas propuestas. AC1. Cuando se realice un cambio de consultor en un proyecto se debe hacer por la misma clasificación. AC2. No dejar nombres de consultores en contrato de prestación al cliente

14. ACCIONES DE MEJORA Servicio No conforme (1) • 1. No se cumplio con el cronogramapropuesto para el desarrollo del proyecto, en donde se dejaronactas y acuerdosestablecidos entre laspartes. Se realizo acta de seguimiento de fecha 28 de agosto entre el cliente DSM y Sumiservis con acuerdo de entrega final del proyecto Sistema Integrado de Gestión.

15. ACCIONES DE MEJORA PREVENTIVAS • 1. Cuando se presenten proyectos con duración anual es importante tener una herramienta que permita controlar la ejecución de las horas de los consultores para no afectar las metas e indicadores financieros de la organización. AP: Establecer flujo de caja para proyectos con duración de facturación mensual. • 2. Establecer proveedores de servicios de consultoría empresarial en las regionales para no afectar a los clientes de las mismas en cuanto a oportunidad y cumplimientos de requisitos del cliente AP1. Hacer selección de consultores para regionales. AP2. Hacer acompañamiento comercial de consultoría para regionales 3. En auditoria de seguimiento del ente certificador Icontec se encontró la observación de establecer un acta de finalización para cada servicios de consultoría, con el fin de mantener evidencia documentada del cumplimiento de las diferentes etapas contempladas en el plan de ejecución contratado. AP. Establecer como cierre de proyecto Acta de seguimiento con finalización del proyecto

16. PLANES DE MEJORAMIENTO • 1. Formación de consultores Junior • 2. Selección de consultor Master para lider de proyectos en curso. • 3. Incluirindicador de gestión con: • A. Cumplimientocronogramas • B. Evalución del consultor • 4. Desarrollo commercial linea de consultoríaempresarial. • 5. Realizarpor parte del proceso el control a la facturación de los proyectos • 6. Incluir en los P&G de los proyectos los costosfinancieros y administrativos.

17. REVISIONES ANTERIORES POR LA DIRECCION • 1. Evaluar y presenter a la Gerencia un modelo de mejora en la compensacióneconómica de los consultoresinternos. Accióntomada: Se buscoque los consultoresinternoslograranunacapacidadinstaladaporencima del 60% para cubrir los costosfijos y homologar el salario del consultor con la intervención de horas. El los casosquelashorassuperan los costos del salario se paga al consultor la hora de acuerdo a el escalafon en el cual se encuentra. • 2. Revisar el cierre final y consolidarjunto con el proceso financier un métodoeficaz para el cierre de cuentas a consultoresexternos e internos. Accióntomada: Se establecio un procedimiento para realizer el pago de cuentas a consultores y se establecieron los dias y tiempos para recibirlasfacturas o cuentas de cobro para serpagadas los 15 de cadames.

18. 3. Analizar con el modelo de compensación a consultoresexternos; la estratégia en terminos de rentabilidad el uso de consultoresexternos o internos de acuerdo al proyecto. Accióntomada: La planificación de los consultores se determina de acuerdo a la capacidadinstalada en el momento, el tipo de la consultoria y el presupuesto del proyecto. 4. Establecer un indicador de rentabilidad/Crecimiento/Análisisporlinea de consultoría. Accióntomada: Se cuenta con el indicador de rentabilidad, peropor el número tan pequeño de proyectos no se ha montado de forma independiente para suanálisis. 5. Alinearlasmetas de crecimiento en cifras con el plan de mercadeo y lasdeterminadashacia el procesocomercial Accióntomada: Las metasestablecidas al procesoestanporencima de lasestablecidaspor el plan de mercadeopor el comportamientoque present la cifra de ventas en el primer semester. A pesar de esto el comportamiento en ventas no fue el esperado para el Segundo semester.

19. PLAN DE TRABAJO DEL PROCESO AÑO 2014 • 1. EstructuraUnidadComercial y de NuevosNegocios en todaslas regionals. • 2. Realizar y controlarflujo de caja en regionals. • 3. Potencializar la base de datos de consultoresporlineas de negocio. • 4. Compartir y divulger herramienta de capacidadinstalada de proceso. • 5. Establecer a Sumiservis con conveniosinstitucionales en formación. • 6. Fortalecer mesas de trabajo de calidad.