Segretario di Club

1. Segretario di Club Ruolo, responsabilità e compiti

2. Cosa imparerò in questo corso?

3. Al termine di questo corso Lei... • saprà quali sono le responsabilità del segretario di club stabilite dal regolamento del Lions Clubs International • sarà in grado di individuare le risorse a disposizione del segretario di club • sarà consapevole delle responsabilità inerenti al lavoro • sarà in grado di svolgere i compiti legati all'incarico di segretario di club • sarà consapevole delle aspettative di leadership inerenti all'incarico di segretario di club • sarà in grado di presentare puntualmente i rapporti previsti

4. Se ha già effettuato questo corso e desidera andare ad una specifica sezione per riesaminarla, La preghiamo di cliccare qui:

5. Quale è il ruolo del Segretario di un club? Il segretario di un club è un officer eletto, il cui ruolo, in quanto principale referente per le comunicazioni del club, è estremamente importante per il successo attuale e futuro di un club.

6. Ruolo del segretario di club Il segretario di club è anche un membro del consiglio direttivo del club.

7. Come è composto il Consiglio Direttivo? • Il consiglio direttivo è composto da: • presidente di club, • immediato past-presidente, • vice presidente/i, • segretario, • tesoriere, • cerimoniere, • censore, • officer addetto ai soci, • coordinatore filiali • e tutti gli altri officer eletti

8. Ruolo del segretario di club Il segretario di club si colloca sotto la supervisione e la direzione del presidente di club e degli altri membri del consiglio direttivo. Questo incarico rappresenta un ruolo di supporto fondamentale all'interno del club.

9. Ruolo del segretario di club Il segretario di club è l'anello fondamentale nella catena delle comunicazioni tra club, distretto di appartenenza del club e l'associazione. • Tutta la corrispondenza, sia in entrata che in uscita dal club, passa per il segretario.

10. ‘Tutta la corrispondenza’ include domande provenienti dal pubblico, la corrispondenza con il distretto e la sede centrale del Lions Clubs International, le note provenienti dai soci del club e altri tipi di corrispondenza. Ruolo del segretario di club

12. le Comunicazioni Questionario sul ruolo Il segretario del club è l'anello fondamentale per _____________ del club. i Lions gli officer le comunicazioni le informazioni

14. FALSO Questionario sul ruolo Il segretario del club è un membro del consiglio direttivo ed è tenuto a partecipare alle riunioni. Il presidente dovrà informare il segretario di ciò che avviene alle riunioni del Consiglio direttivo, in quanto il segretario non ne fa parte. VERO FALSO

16. presidente e consiglio direttivo Questionario sul ruolo L'incarico di segretario di club ricade sotto la supervisione di: presidente e tesoriere presidente e consiglio direttivo soci e Leo cerimoniere e censore

18. Membro del Comitato consulente Il segretario del club collabora con il comitato consulente del governatore distrettuale della zona cui appartiene il club, e ne fa parte in quanto membro attivo.

19. Membro del Comitato consulente Questa nomina significa che il segretario: • partecipa alle riunioni di zona o di circoscrizione del comitato • aiuta nella redazione di rapporti, in vista della preparazione delle riunioni del comitato • aiuta con i preparativi se il club è stato prescelto per ospitare una riunione di zona

20. Corrispondenza (Comunicazioni) Poiché il segretario è l'anello fondamentale per le comunicazioni, è fondamentale che le comunicazioni siano costanti ed efficienti. • Il segretario di club è l'officer responsabile di rispondere a tutte le domande e alle richieste di informazioni

21. Corrispondenza (Comunicazioni) • Nota: Il segretario di club deve incontrarsi con il presidente del club all'inizio dei rispettivi mandati per discutere delle modalità di risposta e di conservazione della corrispondenza, nonché dei rapporti su di essa.

22. Corrispondenza (Comunicazioni) È importante che la risposta alla corrispondenza sia immediata, puntuale ed appropriata. *Il segretario di club è l'officer responsabile di rispondere a tutte le domande e alle richieste di informazioni

23. Corrispondenza (Comunicazioni) È importante che la risposta alla corrispondenza sia immediata, puntuale ed appropriata. *Il segretario di club è l'officer responsabile di rispondere a tutte le domande e alle richieste di informazioni • Immediata: il segretario del club deve stabilire con il presidente in che tempi sia opportuno rispondere alla corrispondenza. • Quando la risposta arriva in ritardo, è possibile perdere delle occasioni e i club possono dare l'impressione di essere disorganizzati e inaffidabili.

24. Corrispondenza (Comunicazioni) • Puntuale: il segretario di club è responsabile dei rapporti e di altre comunicazioni che hanno scadenze e condizioni. La mancata puntualità nella corrispondenza può comportare una modifica dello stato del club e la perdita di opportunità di coinvolgimento o riconoscimento del club. *Il segretario di club è l'officer responsabile di rispondere a tutte le domande e alle richieste di informazioni È importanteche la rispostaallacorrispondenzasiaimmediata, puntualeedappropriata.

25. Corrispondenza (Comunicazioni) • Appropriata: tutte le comunicazioni relative al club devono essere professionali ed utilizzare linguaggio appropriato. Quando si scrive di una questione legale o costituzionale è opportuno utilizzare citazioni esatte dallo statuto e regolamento interessato. *Il segretario di club è l'officer responsabile di rispondere a tutte le domande e alle richieste di informazioni È importanteche la rispostaallacorrispondenzasiaimmediata, puntualeedappropriata.

26. Corrispondenza (Comunicazioni) • L'organizzazione è un aspetto molto importante del ruolo di segretario, in quanto questi è il centro delle risorse sulle informazioni del club. • Le modalità di organizzazione delle comunicazioni verranno decise all'inizio del mandato, di concerto con il presidente o gli officer del club. Un sistema di organizzazione delle comunicazioni scritte è una parte molto importante delle mansioni del segretario di club.

27. Corrispondenza (Comunicazioni) Nota: Si è visto che tenere la corrispondenza del club in una cartella è un modo efficiente per non perdere di vista nulla nel corso dell'anno.

28. Corrispondenza (Comunicazioni) Quando si collabora con il presidente riguardo alle risposte da fornire alle comunicazioni ricevute • Fornire copie di tutta la corrispondenza pregressa al presidente • Nel corso della riunione di inizio mandato, discutere della corrispondenza ordinaria e di quale corrispondenza sia possibile evadere senza previa verifica da parte del presidente • Il presidente l'esaminerà e consiglierà se sono necessarie ulteriori azioni • Al segretario può venire richiesto di rispondere a nome del presidente oppure il presidente può decidere di rispondere personalmente

29. Corrispondenza (Comunicazioni) • Il corso del Centro Didattico Lions Relazioni pubblicheè un ottimo corso per imparare a gestire comunicati stampa ed altra corrispondenza. • Il segretario di club può anche aiutare nel campo delle relazioni pubbliche del club.

31. Questionario sulla corrispondenza Il segretario del club è l'officer incaricato di: Organizzazione delle comunicazioni Richieste Riunioni Richieste di informazioni Richieste di informazioni Richieste Bilanci Organizzazione delle comunicazioni

33. Questionario sulla corrispondenza Scegliere gli elementi necessari a completare la frase In ritardo Tutte le risposte alla corrispondenza devono essere: Tempestive Brevi Immediate Immediate Appropriate Appropriate Tempestive Informali

35. Presidente Questionario sulla corrispondenza Collaborare con il ______ per decidere come rispondere alle comunicazioni. Censore Presidente Officer addetto ai soci Delegato di Zona

37. Rapporti Il segretario di club è responsabile della redazione e presentazione dei rapporti. Inoltre, è responsabilità del segretario di club conoscere le date entro le quali si devono presentare i rapporti e assicurarsi che vengano presentati in tempo.

38. Rapporti Di seguito si elencano i rapporti di cui il segretario di club si deve occupare • Rapporto mensile soci • Rapporto sulle attività (A-1) • I rapporti stabiliti dall'associazione • Rapporto soci fondatori • Moduli Trasferimento Soci

39. Rapporti Ulteriori rapporti • Rapporto officer di club (PU-101) • Rapporto sugli individui eletti, ovvero i delegati ai congressi e i sostituti • Annuario del club • Presentare i rapporti al gabinetto del governatore distrettuale, secondo quanto stabilito • Ciò comprende le copie dei rapporti mensili su soci e attività annuali • Richiesta Premio Excellence per Presidente di Club

40. Rapporti Alcuni rapporti vengono preparati secondo necessità • Necrologio: rapporto sulla morte di un socio • Rapporti verbali (concisi, basati sui fatti e precisi) • Secondo quanto specificato dal presidente di club

41. Rapporti • Rapporto mensile soci • Il rapporto mensile soci fa il punto della situazione associativa del club per quel mese, ivi comprese le dimissioni e le nuove associazioni • Per i club che inviano i propri rapporti online attraverso il sistema WMMR, le transazioni devono ora essere effettuate entro l'ultimo giorno del mese corrente. • I club che presentano rapporti MMR, devono presentarli in forma cartacea al LCI entro il giorno 20 del mese corrente.

42. Rapporti • Rapporto mensile/annuale sulle attività di club (A-1) • Gestire le attività del club è responsabilità del segretario di club. • Queste informazioni vengono trasmesse attraverso il WMMR

43. Rapporti • Modulo socio fondatore • I nuovi soci fondatori possono essere aggiunti ad un nuovo club entro 90 giorni dalla data di fondazione del club. • Utilizzare il Modulo soci fondatori per registrare ulteriori soci fondatori o per cancellare quelli che hanno lasciato il club durante tale periodo. • I soci aggiunti dopo il periodo della fondazione devono essere iscritti come soci ordinari, utilizzando il Rapporto mensile soci.

44. Rapporti • Modulo Trasferimento Soci • Affinché venga completato un trasferimento, devono verificarsi due eventi: la cancellazione da un club e il trasferimento ad un altro club. • Dapprima deve verificarsi la cancellazione, quindi, successivamente, deve verificarsi il trasferimento ad un nuovo club.

45. Rapporti • Modulo Trasferimento Soci • I segretari dei club sono responsabili della registrazione delle cancellazioni e dei trasferimenti nei propri sistemi di redazione dei rapporti (MMR o WMMR). La presentazione di un modulo di trasferimento al LCI non assicura il trasferimento del socio interessato.

46. Cos'è il WMMR e come viene usato dal segretario di club? • Il sistema di rapporti mensili soci sul web (WMMR) è un sistema online che facilita l'aggiornamento delle affiliazioni dei club. • Il LCI incoraggia ad usare il WMMR ed offre una Guida completa di riferimento sul WMMR

47. Rapporti WMMR • andare alla home page del LCI e selezionare "Invia rapporti" nell'angolo in alto a destra. • È a disposizione anche una funzione di assistenza per la password e l'accesso. • Per accedere al sito WMMR e ai link che conducono alle guide sui rapporti:

48. Rapporti • Modulo per i rapporti degli officer di club (PU-101) • Questo modulo è usato per trasmettere i nomi e gli indirizzi degli officer di club neo-eletti alla sede centrale internazionale. • Da presentare alla sede centrale internazionale immediatamente dopo l'avvenuta elezione di club nel mese di aprile • L'ultimo giorno utile è il 15 maggio

49. Rapporti • Annuario del club • Include tutti i soci del club e le informazioni che li riguardano • Tali informazioni devono essere regolarmente aggiornate

50. Rapporti È importante che i rapporti dei club vengano presentati entro i termini stabiliti. • Se ciò non avviene vi saranno ripercussioni per il club, ad esempio: • incide sulla possibilità di ricevere il Premio Excellence per Presidenti di Club • può cambiare lo status quo del club e vi è la possibilità che il club venga sciolto