DOKUMENTU ELEKTRONISKA APSTRĀDE UN GLABĀŠANA

1. DOKUMENTU ELEKTRONISKA APSTRĀDE UN GLABĀŠANA Jānis Kronbergs, Biznesa attīstības vadītājs, Lattelecom BPO Inguss Savickis, Atlīdzību direktora vietnieks, AAS Balta LTRK seminārs 09.12.2010.

2. Piegādātāju dokumenti Klientu dokumenti • Pieteikumi; • Līgumi; • Rēķini; • Citi dok. • Pieteikumi; • Līgumi; • Rēķini; • Citi dok. Personāla dokumenti Uzņēmuma pārvaldes dokumenti • Līgumi; • Mācības; • Komandējumi; • Algas lapiņas; • Citi dok;. • Organizācija • Rīkojumi; • Protokoli; • Resursi; • Procedūras; • Citi dok. Apjomīgākās dokumentu plūsmas |

3. Dokumentu elektroniskas aprites priekšrocības |

4. Izaicinājumi • Biznesa procesu izvēle • Pārmaiņu secība • Risinājums (iekšējie un ārpakalpojumu resursi) • Pārmaiņu realizācija |

5. Ārpakalpojumu piemēri Klientu dokumenti: Bankas, apdrošinātāji, telekomunikāciju u.c. publisko pakalpojumu sniedzēji Piegādātāju dokumenti: Piegādātāju rēķini, to elektroniska saskaņošana, glabāšana Personāla lietvedība: Personāla pašapkalpošanās un lietvedība, algu aprēķins |

6. Ieskats Baltā un atlīdzību procesos Atlīdzību direktora vietnieks Ingus Savickis 09.12.2010

7. Apdrošināšanas akciju sabiedrība • • BALTA tika dibināta 1992. gada 28.janvārī • • 2001 – par BALTA galveno akcionāru, kļūst Dānijas apdrošināšanas sabiedrība Codan, kas ir lielākās britu apdrošinātāju grupas RSA sastāvā • • RSA Group darbojas 28 valstīs un tās pakalpojumi ir pieejami 130 valstīs visā pasaulē • RSA Grupa ir vadošais apdrošinātājs Baltijā ar kopējo tirgus daļu vairāk kā 20% Baltijas valstīs; • BALTA parakstītās prēmijas 2009. gadā LVL 41.6 milj.

8. Lēmumu pieņemšana • Kāpēc, kaut ko mainīt? • Pieaugošs biznesa apjoms • • Pieaugošas klientu prasības • • Dokumentu plūsmas nevienmērība - pārrāvumi, kļūdas • • Atlīdzību procesu efektivitāte • Izaicinājumi: • Realizācijas laiks • Realizācijas apjoms • Izmaiņu kopuma sarežģītums

9. Kā bija Kā ir tagad Apdrošināšanas atlīdzību administrēšana • Klients iesniedz rakstisku pieteikumu reģionālajā filiālē vai Rīgā Atlīdzību centrā • Visus bojājumus novērtē eksperti • Papīra dokumenti tiek pārsūtīti vai individuāli skanēti un sūtīti elektroniski • Daļēja elektronisko dokumentu glabātuve • Komunikācija ar autoservisiem - fax • Atlīdzību administrēšanas process notiek secīgi, dažādiem speciālistiem, saņemot fizisko lietu • Komunikācija ar klientu – rakstiskas vēstules • Pamatā pieteikumi tiek saņemti telefoniski • 70% autotransporta bojājumus novērtē autoservisi • Dokumentu centralizēta skanēšana • Pilnīga elektronisko dokumentu glabāšana un aprite • WEB komunikācija ar autoservisiem • Atlīdzību administrēšanas process organizēts paralēli • Komunikācija ar klientu – zvanu centrs, SMS, WEB, e-pasti, fax serveri

10. Ieguvumi • Klientu ērtības un apmierinātība • Atlīdzību process kļuva vairākas reizes ātrāks • Izmaksu būtisks samazinājums • Sadarbības partneru apmierinātība • Nav pazudušu dokumentu • Ir jauns atspēriens nākotnes attīstībai

11. Secinājumi • Dokumentu digitalizācijair iespēja palielināt mobilitāti un ātrumu uzņēmumiem kuriem šie divi faktori ir svarīgi biznesa stratēģijas realizācijā; • Ārpakalpojumi irātrs un efektīvs veids lai pārietu uz dokumentu elektronisku apriti; • Ir svarīgi izvēlēties pareizo ceļupārejai uz dokumentu elektronisku apriti un izmantot pārbaudītus un Latvijas apstākļiem piemērotus risinājumus. |

12. Paldies!