清华大学出版社主编：张有峰

电算化会计 （第三版）配套教学课件第4章账务处理清华大学出版社主编：张有峰

第4章账务处理 教学内容 4.1 账务处理系统概述 4.2 记账凭证处理 4.3 账务输出 4.4 期末结转与结账 4.5 账套数据维护

第4章账务处理 （1）了解账务处理系统的基本功能和主要模块结构。（2）了解电算化账务处理的特点，掌握电算化账务处理程序与手工账务处理程序的异同。（3）了解记账凭证处理各环节业务的相互关系，掌握记账凭证的录入、审核、修改、过账等操作方法（4）学会在软件系统中设置和输出各类会计账簿。（5）了解系统维护的主要工作内容，掌握系统维护技巧。学习目标

4.1 账务处理系统概述

② 日记账 ⑥ 原始凭证（原始凭证汇总表） ① ④ ⑤ ⑦ 记账凭证（收、付、转）科目汇总表等总账财务会计报告 ⑥ ③ 明细账 4.1.1 账务处理流程 1．手工操作方式下的账务处理程序通常有记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、日记总账账务处理程序等种类

流程图中所反映的各处理环节的基本操作过程为：流程图中所反映的各处理环节的基本操作过程为：（1）根据原始凭证，按照所设置的会计科目及所确定的复式记账方法，填制记账凭证。（2）根据记账凭证（收、付款记账凭证）逐笔登记日记账。（3）根据记账凭证及其所附原始凭证逐笔登记明细分类账。（4）根据记账凭证定期编制科目汇总表或汇总记账凭证（若采用记账凭证账务处理程序，则略去这一步骤）。（5）根据科目汇总表（或汇总记账凭证）定期登记总分类账。（6）按照对账要求，定期核对总分类账、日记账、明细分类账。（7）根据核对清查后的总分类账、明细分类账编报财务会计报告。

编表会计报表机制凭证转入审核余额文件账簿文件总账汇总原始凭证记账凭证输入临时凭证文件记账明细账处理主凭证文件日记账对账单录入对账文件对账调节表 2．电算化处理方式下的账务处理程序在电算化处理方式下，账务处理从输入会计凭证开始，经过计算机对会计数据的处理，生成各类账簿文件，产生科目余额文件，并完成汇总、结账、编制报表等业务处理过程。

3．电算化账务处理程序与手工账务处理程序的比较3．电算化账务处理程序与手工账务处理程序的比较（1）账务处理流程的灵活性不同（2）会计数据的存储方式不同（3）会计数据与会计信息阅读方式不同（4）会计科目编码体系的严密程度不同（5）会计数据处理过程的规范性不同（6）会计处理结果的正确程度不同

账务处理系统 系统初始化凭证处理账簿输出出纳管理辅助核算期末处理系统维护科目设置余额录入环境参数设置运行要素设置凭证录入凭证查询凭证修改凭证审核凭证汇总凭证过账账簿查询账簿打印现金、银行存款日记账日报表银行对账往来销账往来账、项目账输出自动转账期末调汇结账数据备份数据恢复数据交换 4.1.2 账务处理系统的主要功能

（1）系统初始化。包括设置会计科目、设置凭证类型、设置外币与汇率、设置结算方式、录入期初余额等等。（1）系统初始化。包括设置会计科目、设置凭证类型、设置外币与汇率、设置结算方式、录入期初余额等等。（2）日常凭证业务处理。包括记账凭证的填制、修改、审核、过账以及必要时对凭证的查询输出，这是日常会计核算活动的主要内容。（3）账簿管理。包括各种账簿的查询与打印。其中包含了对账簿栏目设置、数据处理或组合、汇总等运算过程。（4）出纳业务。其功能通常在凭证的录入、审核以及期末对账、往来分析等环节中体现。（5）辅助核算。包括部门核算、往来核算、通用项目核算。（6）期末业务。包括各项结转、转账、调汇、对账、结账。（7）系统维护。包括数据备份、数据恢复、数据导入导出。

要点提示 （1）早期财务软件中账务处理系统的功能模块一般按照手工核算习惯来设计。随着电算化系统的普及以及财务软件的成熟，许多软件已逐渐放弃原完全依照手工核算惯例设计系统的思路，改从软件处理会计业务的特点出发来设计和开发软件的功能。账务处理系统中对传统手工规范的遵循正在被逐渐淡化。（2）不同软件对功能项目的归集存在着差异，即某一功能模块内所包含的功能项目是有区别的。例如，系统运行要素设置可单独设立一个模块（如用友软件的“企业门户”），也可在账务处理系统中设置“系统维护”或“系统设置”项目。

4.2 记账凭证处理

4.2.1 记账凭证录入 1．记账凭证录入方式一种是，先由手工方式填制记账凭证，审核后再录入到计算机系统内，即所谓的后台处理方式；第二种是，直接在计算机上根据审核无误的原始凭证编制录入记账凭证，即所谓的前台处理方式。一般来说，业务量不多且软件应用基础较好的单位，或以网络方式应用财务软件的用户，可采用前台处理方式。而在电算化实施初期，或手工与电算化并行运行阶段，则可以采用后台处理方式。

2．记账凭证的基本内容及其处理规则 （1）凭证日期有些会计科目如银行存款、库存现金等，其相应账簿资料需按日期排序生成，所以，录入凭证应尽可能顾及业务发生的时间顺序。在处理非即时业务时，若账套业务时间与系统时间不一致，可将系统时间调整为账套业务时间，否则系统可能会显示“日期超前或滞后”的报错信息。

（2）凭证种类 记账凭证类型是在系统初始化时设定的。一般由操作员直接录入凭证类型代码，或输入凭证类型名称，也可以使用系统提供的引导功能录入凭证类别。例如：用友软件的“参照”方式，金蝶软件的“获取”方式。

（3）凭证编号 有的软件是以凭证类别为基本编号，在一种凭证类别范围内再按顺序编号。例如：收款凭证类别代码为“1”，则收款凭证编号为“1—001”、“1—002”等。也有的软件以凭证类别名（或简称）+ 凭证顺序编号组成，例如：“收001”或“收款001”等。更多软件将凭证类别与凭证编号作为两个项目来管理，即凭证字按“收”、“付”、“转”等类别分设，每一凭证类型范围内再对凭证按顺序编号，如“收”字第005号、“转”字第200号等。

（4）摘要 在手工处理时，一张凭证编制一个完整的摘要；在电算化系统中，摘要是以“行”为单位编制的，即凭证中的每一行都要有一个相对独立的摘要。如果凭证中的某一行摘要内容为空，则相应账簿中这一记录的摘要内容也为空，由此将影响账簿的可读性。一张凭证中各行摘要的内容可以相同，也可以不同。所谓摘要库，是系统为了提高凭证录入速度，事先对一些使用频率较高、内容较为规范的凭证摘要所作的定义。

（5）会计科目 多数软件允许用户以输入科目编码、助记码和科目名称中的任意一项的方法来录入科目。一般财务软件在需要操作员输入科目编码时同时提供科目引导输入功能或帮助功能。在会计科目输入过程中，软件将完成一些自动检查程序。例如，检查所输入的科目是否已经存在，检查所输入科目是否为末级科目。有的软件在遇到不能识别的科目时，在当前用户具有相应权限情况下，直接跳转到科目设置窗口，引导操作员增加新的会计科目。

（6）金额 金额输入可分为直接输入和计算生成两种情况。直接输入：是指在指定位置键入会计业务的发生额。计算生成：是指对于有数量外币等辅助核算要求的科目，根据屏幕提示输入数量外币等辅助信息，由计算机根据初始设置时确定的方法及用户输入的数量、单价或外币、汇率等要素自动计算生成发生额。

要点提示 （1）凭证上的部分项目可由软件自动生成，一般有凭证编号、金额合计数、制证人签字，以及由数量单价生成的金额、由外币汇率生成的本位币等等。其中一些项目是否由系统自动生成可由用户通过设置系统参数来设定或调整。（2）软件对凭证的正确性进行自动校验。校验项目通常有以下几项：一是借贷平衡校验，即对凭证的借贷方金额合计数进行比对，不平衡的凭证不允许存盘；二是凭证类别与内容比对，即根据凭证分类条件对凭证内容进行验证；三是凭证内容完整性校验，缺少必填项内容的凭证不能被接受。

3．辅助核算数据的输入方法 （1）数量辅助数据录入输入数量和单价，由系统根据数量和单价计算出金额。（2）外币与汇率录入需要在弹出的对话框内输入外币原币金额，软件将自动计算出本位币金额，并将数据填入本位币金额栏内。（3）结算方式录入 “银行类科目”或设置了“结算类科目”属性，系统将要求用户输入结算方式和结算票据号。

4．辅助性凭证输入功能的利用 （1）常用凭证的设置与使用用户可预先定义这类凭证的格式，即建立一个凭证的通用模型，并将其定义为常用凭证。在录入凭证时，可利用常用凭证调用功能提取对应凭证模型，在生成凭证基本框架的基础上，对其中的金额、日期等稍作修改便可。（2）编码提示输入功能为辅助这些编码的输入，有的软件提供编码提示功能，即当光标位于特定内容的输入对话框时，屏幕上跳出一窗口，列示与输入内容相对应项目的编码与内容的对照表。

4.2.2 凭证查询与修改 1．记账凭证的查询有简单查询和综合查询两种基本形式简单查询：是输入凭证月份和凭证号等少量要素来查询相应凭证，同时可以此为基础向前或向后连续翻阅未记账凭证、已记账凭证或全部凭证。综合查询：是由系统提供给用户的可对多个输入条件进行任意组合的查询方式，输入查询条件后，由系统根据用户设置的条件在指定范围进行搜寻。在金蝶软件中，综合查询方式被称为“凭证过滤”。譬如，要查询科目为库存现金或银行存款、金额在2 000～5 000元之间的记账凭证，则查询条件可设置为： “会计科目”“等于”“1001”“且”“金额”“大于”“2 000”“且”“金额”“小于”“5 000”“或”“会计科目”“等于”“1002”“且”“金额”“大于”“2 000”“且”“金额”“小于”“5 000”

要点提示 从系统开发的角度看，软件常将记账凭证文件分为临时凭证文件和正式凭证文件两部分。记账凭证录入后先放置于临时凭证文件（库）内，待凭证过账后再转入正式凭证文件（库）内。临时凭证库中的数据可进行直接的修改或增删，而正式凭证库内的数据由于与各类账簿及辅助数据库相关联，通常不允许作直接的修改或增删。

2．记账凭证的修改 （1）记账凭证的直接修改直接修改在个别软件中也称作无痕迹修改，是指调出原已录入的凭证，直接修改其中的内容，而不留下任何曾经修改的痕迹或线索。已录入的记账凭证，如果尚未审核，或审核未通过，便可利用凭证编辑功能直接由原录入人员进行修改。（2）记账凭证的间接修改间接修改在个别软件中也称作有痕迹修改，即以红字冲销或补充登记的方法来改正凭证中的错误，这种修改使凭证留下曾经被修改的痕迹或线索。对已记账的错误凭证可以采用类似手工操作中的“红字冲销法”和“补充登记法”的方法进行修改。

要点提示 （1）一些软件为提高处理效率，提供自动生成红字冲账凭证的功能，使错账更正在操作上变得比较正确而便捷。当调用红字冲账功能时，系统将自动生成一张与原凭证内容相同但金额为负数的“红字”凭证，但冲账后的蓝字补充凭证还得由用户手工录入。（2）对于录入而未作后续处理的记账凭证，一般可进行直接修改；对于已审核或已由出纳员签字的记账凭证，则要求由原审核签字人员取消签字后，由原录入人员对凭证进行修改；对于已登记入账的记账凭证，通常不允许对凭证进行直接修改，而应使用相应方法进行间接修改。

4.2.3 凭证审核与签字 1．凭证审核凭证审核：是指审核人员依照会计准则和财务软件的要求，对记账凭证及其反映的业务所进行的检查和核对。审核的主要内容是，记账凭证是否与原始凭证相符，经济业务是否正确，记账凭证相关项目是否填写齐全，会计分录是否正确，等等。审核中如发现有错误或有异议时，应交与凭证填制人员进行修改，或作其他相应处理。

2．出纳签字 对于涉及到现金、银行存款的收入与支出的凭证，应该由出纳人员审核并签章。出纳员可对有库存现金科目和银行存款科目的凭证进行查询，并通过出纳签字功能对制单人填制的带有库存现金、银行存款科目的凭证进行检查核实，核对无误后予以签字确认。

要点提示 为提高业务处理的规范性与正确性，根据会计内部控制的要求，凭证制单员和审核员不能为同一人，即任何用户都不能审核自己编制的凭证，也不能修改他人填制的凭证，这一点通常也是软件内在规则所体现的强制要求。所以，审核员发现凭证有错误时，只能将其交与制单员处理，而不能（或没有权限）直接予以修改。实际控制中，由系统管理员授予不同操作员以不同的权限，以达到会计人员相互联系相互制约的目的。

4.2.4 凭证过账 1．账务系统记账原理从数据处理过程来看，记账实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递与汇总。在数据传递过程中，还伴随有数据的各种运算。从机内数据性质来看，作为账务处理系统基础数据的记账凭证数据，仍然可通过取消审核功能消除签章，并可再对其进行无痕迹的修改。因此，仅仅通过审核而未登记入账的凭证实际上并未正式成为合法有效的凭证。只有经过记账处理后的凭证才是真正合法有效的凭证。记账实际上成了形成正式有效数据的一个关卡。

2．记账过程 （1）选择记账凭证即通过选择范围来控制计算机系统的处理对象。实际操作中，一般通过设置凭证日期、凭证类型、凭证字号等来实现。（2）对所选记账凭证进行合法性检验主要是检验是否存在不平衡的凭证或不符合会计规范的凭证。只有当所选范围内所有记账凭证均检验合格后，记账才开始。（3）输出记账凭证汇总表确认凭证内容合法后，即可对所选凭证进行汇总并输出。（4）正式记账正式记账处理过程中，系统将首先通过备份形式对记账前各数据库的当前状态进行保护。

3．记账过程中的数据处理 账务处理系统中的记账处理，除了不同数据库间的数据传递，还包括对数据所进行的各种运算。会计科目的余额和发生额是在数据处理过程中形成的最基本的账务数据。记账过程中系统还为银行对账、往来辅助账、部门个人辅助账、通用项目辅助账等提供基本账务数据。

要点提示 （1）凭证一经记账，就不能在这一凭证或登记这一业务的账簿上直接修改。如果在记账后发现有错误凭证，则应使用红字冲销或补充登记等间接修改方法予以更正。（2）多数软件具有记账前提示备份或强制备份（如金蝶软件）功能。一旦出现记账过程因断电、死机或其他原因而造成异常中断的情况时，可利用备份的数据恢复到记账前的状态。软件也会自动进行数据保护，意外中断时将自动恢复到记账前状态。

4．记账凭证汇总 用户可以汇总已记账凭证，也可以汇总未记账凭证，或汇总包含所有已记账凭证和未记账凭证的业务内容。凭证汇总不受时间和业务处理进度的约束。输入并确认汇总条件后，系统自动对凭证进行汇总处理，并输出记账凭证汇总表。凭证汇总表显示设定条件范围内的所有科目的借贷方金额合计数。

4.3 账务输出

4.3.1 基本会计账簿查询与输出 总账的账簿格式通常有两种，一种是传统的借、贷、余三栏式总账，另一种是包含全部发生额与余额数据的“发生额及余额对照表”。三栏式总账不但可以查询各个总账科目的年初余额、各月发生额合计数和月末余额，而且还可查询各级明细科目的年初余额、各月发生额合计数和月末余额。发生额及余额对照表用于查询统计各级会计科目的本期发生额、累计发生额和期初期末余额资料。一般认为可以用发生额及余额对照表来代替总分类账。通常，可输出的明细账包含三栏式、数量金额式、外币式、数量外币式等格式种类。

输出总分类账、明细分类账、日记账的一般程序如下：输出总分类账、明细分类账、日记账的一般程序如下：（1）用户选择确认所要输出的账簿的限定条件。如会计期间或会计期间范围、科目代码或起止科目范围、科目级次、是否包含未记账凭证选项等。（2）系统按设定条件输出所选范围内的会计账簿。（3）通过翻页键可查看上一页、下一页、首页、末页的页面。（4）通过账页格式切换键，显示其他账页格式。通常有账页格式切换命令，可用来输出同一账簿的另一种格式，如数量式明细账切换到金额式明细账、外币式明细账切换至单一货币明细账等等。

要点提示 （1）从会计原理上讲，总账科目（一级科目）登记总分类账，明细科目登记明细分类账，货币资金科目登记日记账。而在电算化系统中，各级科目所能提供的账簿种类不再有任何限制。只要用户需要，系统可输出任意级别科目的总账和明细账，也可输出任意一个科目的日记账。（2）通常，数量金额式、外币式等明细账相互间不具有兼容性，需要在设置会计科目时特别指定。所以，多数软件要求用户在设置会计科目时设置其明细账的输出格式。而总账、三栏式明细账、日记账等账簿格式则适用于任何一个会计科目，可在不进行特别设置的情况下随时予以输出。

4.3.2 多栏式账簿设置与输出 多栏账：是指多栏式明细账，是在账户的借方或贷方分设若干专栏进行明细分类核算的一种账簿格式。在软件系统中，多栏账是在账簿输出环节由用户根据需要进行定义的。凡是设有下级明细科目的科目（即非末级科目），均可将其下级明细科目设置为栏目，以多栏账的格式输出账簿数据。例如，“材料采购”（1401）科目下设“X33薄钢板”（140101）、“菱形不锈钢管”（140102）和“水性树脂漆”（140103）三个二级科目，在输出其多栏账时，可将三个二级科目设置为借方栏目，以输出借方为三个项目加一个“合计”栏的多栏式明细账。

在多栏账设置窗口，用户可将某一科目的所有下级科目确定为多栏账的栏目，并结合多栏账科目的性质，定义这些栏目所在的方向。在多栏账设置窗口，用户可将某一科目的所有下级科目确定为多栏账的栏目，并结合多栏账科目的性质，定义这些栏目所在的方向。一些软件提供多栏式账簿的自动设置功能，系统能针对用户选择的科目结合其下级科目结构（余额方向）自动设置其多栏账格式。查询多栏账时，首先需要用户确认核算科目或账簿名称，即在系统提供的核算科目或多栏账名称列表中作出选择，系统根据所选科目或名称自动显示多栏账账页，并可通过多栏账名称列表或翻页工具切换其他核算科目的多栏账。

要点提示 由于多栏式明细账放置在账簿输出环节进行处理，所以财务软件中的针对会计科目所设置的账簿格式中就不再有“多栏式”这一条目。对于希望以多栏账方式输出其账簿的科目，应该在设置会计科目时将欲开辟的栏目设置为下级科目，再利用账务输出的相应功能来定义和应用多栏式账簿格式。

4.3.3 账证联查 所谓账证联查，是指在查询账簿的时候，通过联动操作直接查询与当前显示内容相关的记账凭证或其他表单，或者在输出系统内置表单时通过联动操作直接查询与当前表单相关的账簿与凭证。这是电算化系统提供给用户的一种方便快捷的关联查询功能。利用账证联查功能将大大减少查询操作的步骤，有效提高凭证账簿查询的效率。

账证联查一般可满足以下查询要求： （1）记账凭证中查看凭证其他信息通过联查操作可以显示凭证的辅助核算项目内容以及与辅助项目相关联的其他内容。（2）查明细账（日记账）时联查凭证和总账可利用类似于“查看凭证”和“查看总账”的命令或按钮，查看相应的凭证和该科目的总账。（3）查询总账时联查明细账（日记账）可利用系统提供的查看明细账功能联查到当前科目的明细账（日记账）。（4）科目汇总表中联查各类账表可通过相应联查命令查询各科目的总账、明细账和日记账。

4.4 期末结转与结账

4.4.1 期末结转业务 期末结转业务包括各项费用计提、费用分摊、无形资产摊销、汇率结转、制造费用分配、生产成本计算与结转、销售成本计算与结转、损益结转、税金计提与结转等业务。财务软件能够代替用户完成一部分期末结转业务，如自动转账凭证中自定义转账凭证、调汇业务、期间损益结转等等。由于计提、分摊、结转等会计处理方法一经确定便很少改变，月末会计业务的处理通常形成为一套比较固定的程序，于是，可以将期末结转理解为由软件系统承担的，自动完成各摊、提、结转过程的一个程式化的步骤。

4.4.2 期末对账与结账 1．对账对账是对账簿数据进行核对，以检验账簿记录是否正确以及账目是否平衡的方法。在电算化系统中，由于账簿体系突破了传统会计对总账、明细账、日记账的固定划分，对账是所有具有相关联内容的账簿及其相关数据资料之间进行的多种方式的核对。但由于非正常操作、系统掉电中断或计算机病毒等因素，都有可能会造成账簿数据库中数据信息的紊乱，为此不能完全排除账账不符现象的出现。因而也就有必要对机内账簿记录进行常规性核对。

对账操作通常有以下步骤： （1）选择对账内容选择需要进行账证核对或账账核对的账目类别，或选择系统（模块）之间的核对方式。（2）对账对账一般由系统自动完成，完成后给出对账结果报告。（3）错账更正如果在对账中出现账账不符的情况，需要用户找到错处，查明原因，并使用规范的方法予以更正。

要点提示 在账务处理的关键环节，系统通过内在功能强制用户进行必要的对账，以保证账务数据的正确性。这些环节包括账套启用、模块启用、月末结账、数据备份等。如果对账中发现有不符合当前操作要求的情况，则不允许用户继续所进行的操作。

2．结账 结账的含义一是结计各类账簿的发生额和余额，二是关闭账务处理系统的当期数据处理功能。结账时，系统主要完成如下几项工作：（1）进行对账，或检查对账结果。必要时检查其他模块的结账情况。（2）检查并停止本期各科目的各项数据处理工作。（3）计算各科目的本期发生额和累计发生额。（4）计算本期各科目期末余额并将余额结转至下期期初。

运行期末结账处理功能时，应注意如下几个问题：运行期末结账处理功能时，应注意如下几个问题：（1）结账前应将本期所有记账凭证登记入账。（2）结账一般须按月连续进行，且每月只能结账一次。（3）年终结账时，系统要将年末数据及其各环境参数与运行要素结转至下一年度，用户需运用年度结账功能进行专门的年度结转处理。

清华大学出版社 主编：张有峰