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建设项目档案管理 宁波市档案局 业务处 毛凌翔 maolx@nbip.net 电话: 0574-56128075. a 项目文件的整理归档 b 计算机技术在重点工程项目档案工作中的应用 c 重点工程项目档案的验收办法 d 重点工程项目档案的验收程序. 第一章 项目文件. 一 项目文件材料的形成与定义 一 ) ,定义 : 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件。. 二 ) ,作用 :. 1 、是指导项目、生产、建设活动的重要依据 2 、是继承项目知识的重要手段
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建设项目档案管理宁波市档案局 业务处毛凌翔 maolx@nbip.net电话:0574-56128075
a项目文件的整理归档b 计算机技术在重点工程项目档案工作中的应用c 重点工程项目档案的验收办法d 重点工程项目档案的验收程序
第一章项目文件 一 项目文件材料的形成与定义 一),定义:在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件。
二),作用: 1、是指导项目、生产、建设活动的重要依据 2、是继承项目知识的重要手段 3、是提高经济效益和社会效益的重要工具。
三),特点: • 1、专业技术性 • 2、通用性 • 3、成套性 • 4、更改性 • 5、标准化
四),类型: 1、图样 2、文字 3、其他形式 4、非纸质载体
二、项目文件的编制 • 一),编制的标准要求: • 为了更好地发挥项目文件材料作为项目建设活动依据和工具的作用,要求项目文件材料在内容上和编写形式上必须实现标准化。
二),我国现行标准颁布情况: • 1、国家标准 • 2、专业标准 • 3、企业标准
三 ), 项目文件更改方法 • 一),定义:项目文件的更改,就是按照一定的原则与要求,采用特定的方式和方法,改变项目文件某些内容的一项工作。
二),更改权限: • 1)设计与生产(施工)不在一个单位进行,原则上,只有设计单位具有项目文件材料的更改权. • 2)设计与生产(施工)在一个单位内部进行,该单位的设计部门对该项项目文件材料有更改权,其它部门只有更改建议权. • 3)几个单位联合设计或合作生产(施工)的,项目文件材料更改权由主办单位或底图保管单位掌握,参加单位有更改建议权。
三),更改程序: • 1)更改建议:任何项目文件材料使用部门均可提出。 • 2)更改审核:建议要经过原编制部门或原文件的设计主管人员审核同意,填写项目文件材料更改通知单。 • 3)更改会签:在更改之前,实行有关部门的会签制度。更改会签是通过传递和签署更改通知单的办法完成的。
4)更改批准:项目文件材料编制部门的有关负责人,在更改通知单传递会签返回后,审查批准。4)更改批准:项目文件材料编制部门的有关负责人,在更改通知单传递会签返回后,审查批准。 5)具体施改:依据已批准的更改通知单更改。一般先改底图,并应查明原复印发放数,通知逐一进行更改。如果是补制新图,应换回并销毁原来发放的复印图。
四)底图的更改方法: • ①划改 • ②刮改 • ③换改 • ④更改标记:Ⅰ、更改标记 ;Ⅱ、同一标记下更改的处数;Ⅲ、更改通知单编号;Ⅳ、更改人员签字;Ⅴ、更改日期。
五),竣工图的编制: • 1)凡按图施工没有变动的,则由施工单位(包括总包和和分包施工单位,下同)在原施工图上加盖“竣工图”标志后,该图即作为竣工图。
2)凡在施工中,虽有一般性设计变更,但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的,可不重新绘制,由施工单位负责在原施工图(必须是新蓝图)上注明修改的部分,并附以设计变更通知单和施工说明,加盖“竣工图标志后,该图即作为竣工图。2)凡在施工中,虽有一般性设计变更,但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的,可不重新绘制,由施工单位负责在原施工图(必须是新蓝图)上注明修改的部分,并附以设计变更通知单和施工说明,加盖“竣工图标志后,该图即作为竣工图。
3)凡结构形式改变,工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变,不宜在原施工图上修改、补充者,应重新绘制改变后的竣工图。3)凡结构形式改变,工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变,不宜在原施工图上修改、补充者,应重新绘制改变后的竣工图。
三: 项目文件整理 • 一),项目文件整理工作的主要内容及程序: • 对形成的项目文件进行鉴别;把鉴别后应当归档的项目文件组成保管单位;对组成的保管单位进行编目和装订。
二),项目文件的鉴别工作: • 1)完整性鉴别 • 2)准确性鉴别
三),项目文件的立卷: • (一)图纸的折叠 • (二)组织案卷
组织案卷 • 1)定义:案卷是一组具有有机联系的、价值和密级大体相同的项目文件材料的集合体。 • 2)特征: • a 案卷是一组具有有机联系的项目文件。 • b 案卷内的项目文件有一个相对的数量界限。 c 一个案卷内项目文件的保存价值大体相同,保管期限一律从长。 d 案卷采用卷皮、卷盒两种形式的装具。
3)方法: ①产品、设备仪器文件(特别是图纸部分),按其反映的不同部件、结构、系统分别组织案卷。 ②基建工程的项目文件(特别是图纸部分),按其反映的不同专业,分别组织案卷。 ③科研课题的项目文件可以按其反映的不同研究阶段,分别组织案卷。 (4)产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料,按照其反映的不同问题或不同名称,分别组织案卷。
4)、卷内文件的排列: 1)、文字材料按A:重要程度; B:时间; C:逻辑关系,同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前,请示在后,印本在前,定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。有译文的外文资料,一般要求译文在前,原文在后。 2)、图纸按专业(建筑、结构、水、暖、电)排列,同专业的图纸按图号顺序排列。(图样目录的,按图样目录,没有的,按总体局部的关系排列。 3)既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
5)案卷的编目: (1)有书写内容的页面编号,从“1”开始 (2)页号编写位置:单面右下角,双面左下角 (3) 成套图纸或印刷成册的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码
档 号4•1-29 档案馆号 温州大桥 下部结构1号台1-10号 桩基检验申请批复单 立卷单位 浙江广厦集团 起止日期 2000年3月25日-4月8日 保管期限 永久 密 级
案卷标题的拟写 案卷标题=项目名称+单位工程名+分部(分项)+路段(专业、阶段、结构)+文件内容+文件名 案卷标题=作者+问题(时间、地区等)+文种 例如: (1) 沪杭高速公路工程 K100+20~K110+15 项目名称 单位工程 路基压实度评定表文件内容 文件名 (2) 萧山机场候机楼电气线路竣工 图 项目名称 单位工程 专业 阶段 文件名
案卷的装订 1、卷装订的,用电钻三孔一线线装订 2、件装订的,用包角或缝纫机踏。左上角空白处逐件盖上档号章。
上四),项目文件材料归档: • 1,定义:项目文件材料在一个应用段落结束后,将具有保存价值的,应按照一定的制度和要求,向科学技术档案部门移交归档,项目文件材料由项目业务部门转入与项目档案管理部门,项目文件材料就成项目档案,叫归档。(实行业务部门立卷 )
2,归档制度: • 归档范围 归档时间 归档份数 • 归档要求 归档手续 归档文件的质量要求
五)项目档案管理各方职责: • 项目法人(建设单位、业主)——负总责,负责组织、协调、检查、指导本单位和参建各方;档案实体的管理(收集、整理、归档、保管、移交等)。
监理单位 • 向项目法人提交项目监理档案;监督项目文件的完整、准确,审核、签署竣工文件。(逐张签署竣工图,避免监理缺位)
设计和施工单位 设计单位——向项目法人提交经整理立卷的设计基础材料和设计文件。(受委托编制竣工图) 施工单位——向项目法人提交经整理立卷的竣工文件(含施工文件和竣工图)。
其他相关方— 积极借助外部力量 • 上级主管部门—指导、检查 • 档案行政管理部门—指导、监督、验收 • 城建档案馆—接收 • 社会中介——服务
六)、术语: • ,建设工程项目:经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。
单位工程:具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分。单位工程:具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分。 分部工程:单位工程中可以独立组织施工的工程。
*工程准备阶段文件:工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等准备阶段形成的文件。*工程准备阶段文件:工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等准备阶段形成的文件。 *监理文件:监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 *施工文件:施工单位在工程施工过程中形成的文件。 *竣工图:工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。 *竣工验收文件:建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
设备仪器文件材料 • 自制设备:在设计、研制、试验和制造过程中形成的(自制设备仪器的各种装配图、部件、零件图和技术文件)文件材料,还有该项设备在安装、使用、维护、检修、改造过程中形成的文件材料。
外构设备:设备购置文件材料(计算耗材、定购合同等)、随机文件材料(设备仪器图册、说明书、合格证、保修卡、装箱单、配件目录、安装规程。)安装使用后形成的文件材料(安装记录、试车验收记录和总结报告、设备运行记录、设备保养和维修记录、事故记录、设备使用分析表、设备检查记录、设备履历表、设备改造记录和总结。外构设备:设备购置文件材料(计算耗材、定购合同等)、随机文件材料(设备仪器图册、说明书、合格证、保修卡、装箱单、配件目录、安装规程。)安装使用后形成的文件材料(安装记录、试车验收记录和总结报告、设备运行记录、设备保养和维修记录、事故记录、设备使用分析表、设备检查记录、设备履历表、设备改造记录和总结。
第二章 项目档案 • 一),项目档案收集工作的要求: • 1、要认真贯彻集中统一管理项目档案的原则 • 2,要遵循项目档案的自然形成规律 • 3、要保证项目档案的齐全、完整、准确
二),项目档案收集工作的方法和措施: • 1,按照归档制度的规定接收项目文件材料归档 • 2,纳入计划管理,实行多种方式结合的收集方法 • 3,确定和疏通项目档案收集渠道,定向、定内容收集 • 4,抓住重要环节和关键阶段进行收集