VIRKSOMHETSSTYRING

VIRKSOMHETSSTYRING OPPLÆRINGSMODUL 12.11.09

Virksomhetsstyring • Virksomhetsstyring: Samlebegrep for samspillet mellom eier, styret og ledelse.

Virksomhetsstyring (2) • Virksomhetsstyring består av den totale prosessen som omfatter arbeidet med å fastsette mål og resultatkrav, planlegge hvordan disse skal nås, løpende rapportering av status, analyser av situasjonen samt utforming og iverksettelse av korrigerende tiltak. • Virksomhetsstyring omfatter derfor både styring, ledelse og kontroll og skjer gjennom årlige gjentagende prosesser for planlegging, gjennomføring og oppfølging. Intern kontroll må være en integrert del i virksomhetsstyringen

Ansvar og roller Departementet • Departementet er eier – overordnet ansvar • Ansvar beskrevet i Loven • Iverksetting og drift styret Virksomheter 4

Utgangspunkt • Mål- og resultatstyring – overordnet styrings-prinsipp på og mellom alle nivåer i staten. Mål skal angis, resultatene følges opp og sammenliknes med målene (KD)

Definisjoner (1) • Visjon: Et mentalt bilde av fremtidig situasjon. En rettesnor om hvor vi vil være, eller av den posisjon vi vil ha om noen år. • Strategi: En strategi beskriver både hvor man vil på lang sikt og hvordan man kommer dit. • Strategidokument: Viser kjernevirksomheten, verdigrunnlag, visjon, utfordringer og strategiske mål. • Overordnet mål: Langsiktige mål satt for hvert område i strategidokumentet. • Handlingsplan: strategiske handlinger som skal gjøre oss i stand til å nå fastsatte mål.

Definisjoner (2) • Årsplan: Er en detaljert plan for kommende års aktiviteter, drift og strategiske aktiviteter. • Årsbudsjett: Ettårig budsjett for kommende kalenderår. Skal omfatte alle finansieringskilder og vise både inntekts- og kostnadssiden. • Indikator: Et verktøy for å finne ut om vi er på riktig kurs til rett tid gjennom å måle løpende måloppnåelse (kvalitativt eller kvantitativt). • Målnivå: Er den ambisjonen vi har satt oss til hver indikator – kvantitativt eller kvalitativt • Resultatmål: målnivå (ambisjon) + indikator = resultatmål.

Definisjoner (3) • Fra KDs målstruktur er det greit å vite at vi opererer med to ”obligatoriske” nivå: • Sektormål (FoU, Utdanning, Formidling og Økonomi/personal) • Virksomhetsmål • KDs fastsatte mål i tildelingsbrevet • Våre egne virksomhetsspesifikke mål

Definisjoner (4) • Månedsoppfølging: En intern oppfølging ved enheten som skjer månedlig etter periodeslutt, for å avdekke avvik i planer og budsjett. • Tertialrapportering: Rapport utarbeides etter første og andre tertial, og formålet er å gi styret og ledelsen på de ulike nivå i organisasjonen et godt bilde av status når det gjelder grad av måloppnåelse og eventuelle økonomiske avvik. • Årsrapportering: Rapport utarbeides etter årets slutt. Formålet med årsrapporten er å gi styret og ledelsen på de ulike nivå i organisasjonen en oversikt over måloppnåelse, avvik og tiltak for fjoråret.

Elementer i UiTs virksomhetsstyring (1) Mål og strategier: • Universitetets strategiske plan (2009-2013) • St.prp. nr 1 (Statsbudsjettet) • Kunnskapsdepartementets målstruktur • Tildelingsbrevet Handlingsplaner • Handlingsplan (2009-2013)

Elementer i UiTs virksomhetsstyring (3) Årsplaner og budsjett: • Studieprogramporteføljen • Fordeling av stipendiater • Budsjettforslag utenfor rammen • Budsjettarbeid • Årsplaner med mål, resultatkrav og risikovurdering (Dokumentet Rapport og Planer)

Elementer i UiTs virksomhetsstyring (4) Oppfølging gjennom året: • Etatsstyringsmøte med KD • Styringsdialog med enhetene (internt) • Oppfølging gjennom året med hensyn på vurdering av risikoer for manglende måloppnåelse

Elementer i UiTs virksomhetsstyring (5) Rapporter og evalueringer: • Utdanningsmeldinga • Forskningsmeldinga • Rapport fra siste års aktivitet (Dokumentet Rapport og Planer) • Regnskapsrapporter • Rapportering til databasen for høyere utdanning

Intern kontroll • Intern kontroll som integrert del av virksomhetsstyringen • Risikovurderinger • Kontrollaktiviteter • Informasjon og kommunikasjon • Oppfølging

Risikostyring • Risikostyring og intern kontroll er en prosess integrert i mål- og resultatstyringen • Risikostyring knyttet til virksomhetens mål (ikke bare økonomiske mål) • Spørsmål og begreper knyttet til • Sannsynlighet (hyppighet av styringssvikt, feil og mangler) • Konsekvensen kan være (en kostnad målt i kroner, ikke-målbare i kroner) • Risikotoleranse (et akseptert nivå på risiko for ikke å nå den enkelte målsetting)

Risikostyring i staten…… ?

Omdømme • God virksomhetsstyring handler om styring og kontroll som gir omverden trygghet for at UiT forvalter forskning, undervisning og utviklingsarbeid på en god måte.

VIRKSOMHETSSTYRING