1 / 18

Overdragelsesforretningen

Overdragelsesforretningen. Bygninger Inventar Flytning Arkivalier Scanning. Bygninger. Amtsgården inkl. miljøhal og værksted på Olfert Fischers Vej overdrages til Odense Kommune nedsat styregruppe mellem Odense Kommune og Fyns Amt vedr. overdragelse af Amtsgården Den blå lagune

maren
Télécharger la présentation

Overdragelsesforretningen

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Overdragelsesforretningen Bygninger Inventar Flytning Arkivalier Scanning

  2. Bygninger • Amtsgården inkl. miljøhal og værksted på Olfert Fischers Vej • overdrages til Odense Kommune • nedsat styregruppe mellem Odense Kommune og Fyns Amt vedr. overdragelse af Amtsgården • Den blå lagune • opsagt pr. 31.12.2006 • Ørbækvej 268 • opsagt pr. 28.2.2007 overtages muligvis af den Statslige Fødevareregion • Børstenbindervej • opsagt pr. 31.1.2007

  3. Servicekontoret • Servicekontoret har opsagt alle driftskontrakter på Amtsgården inkl. satelitter til udløb den 31.12.2006 med option på forlængelse, hvis de modtagende myndigheder ønsker at overtage kontrakten • Forestår en løbende tilpasning af lokalebehov i 2006 • Gør plads til de afdelinger der skal være kørende fra 1. jan på Amtsgården

  4. Egeparken • Lejekontrakten som løber frem til 1/5 2015 overdrages til Odense Kommune • nedsat styregruppe mellem Odense Kommune og Fyns Amt vedr. overdragelse af lejemålet • plads til 270 pers. inkl. servicepersonale • planlægger successiv indflytning i 2006, begyndende aug/sep med sundhedscentret

  5. Fremtidig anvendelse af Amtsgården • Børn & ungeforvaltningen, Odense Kommune (200 pers.) • Ældre & Handicap, Odense Kommune (200 pers.) • Statslige MiljøCenter (100 pers.) • EU-agenturet (10 pers.) • Jordforureningskontor, Regionen (10 pers.) • Trykkeriet ? • Mellemarkivet ? • 26 servicepersonaler er fordelt til Odense Kommune hvoraf flere vil følge bygningen

  6. Inventar • Arbejdspladsen (bord, stol, reol, skrivebordslampe, pc) følger personen til den modtagende myndighed – hvis de ønsker at overtage inventaret • Øvrigt inventar følger bygningen (mødelokaler, kantine mm.) • Særlige retningslinier vedr. kunst, bibliotek m.m under udarbejdelse • Nov./dec. indretning af mødelokale med ad-hoc arbejdspladser

  7. Flytning • Servicekontoret koordinerer flytningerne med de modtagende myndigheder, lave flytte-instruks, hjælper med det praktiske m.m. • Primo juni overordnet rundspørge til afdelingerne vedr. antal personer, der skal flyttes, geografi, forventet flyttedato, om de medbringer inventar og hvor meget – som grundlag for indhentning af tilbud • Finansieringen aftales mellem afgivende og modtagende myndighed • I efteråret laves endelig flytteplan i samarbejde med afdelingerne og de modtagende myndigheder

  8. Logistik • Amtsgården, 620 pers. • Ørbækvej 268, 110 pers. • Børstenbindervej 12A, 35 pers. • Den blå lagune, 27 pers. • I alt ca. 800 personer

  9. Arkivalier (sager) • at sager før 1992 afleveres i Landsarkivet • at øvrige sager i videst muligt omfang afsluttes og overføres til mellemarkivet (papir) og det landsdækkende e-arkiv (elektronisk arkiv) • at den enkelte modtagende myndighed får en liste over sager, der ikke har kunnet afsluttes, og erindringssager • at det enten af disse sager eller på anden måde fremgår, hvad den modtagende myndighed skal tage vare på

  10. Planlagt informationsmøde for superbruger om fremgangsmåde • Hver medarbejder tager udgangs-punkt i listen oprydningslisten, når du skal rydde op • Listen er som hovedregel lig ”Mine Åbne Sager” • Der kan være erindringssager til dig selv eller andre sagsbehandlere

  11. Sagsoverdragelse • Gennemgå liste over egne sager • listen over ”Mine åbne sager” eller • erindringssager

  12. Oprydning i sagsmateriale Aktive og Åbne sager • Aktive sager skal viderebehandles i den nye myndighed • Åbne sager er sager, du endnu ikke er færdig med, og som enten bliver færdige i amtets levetid eller skal viderebehandles i den nye myndighed

  13. Aktive sager skal gøres fuldt digitale • Manuel scanning af udvalgte dokumenter fra gammel sag • Luk gammel sag • Opret ny sag med udvalgte ”gamle” dokumenter • Scanning af hele sagen

  14. Scanning • Bestil tid til scanning i journalen i perioden 8. maj til 1. september • Opmærk sagen med skilleblade • Udfyld ny myndighed og sagsstatus senest 7. dec. 2006 • Oprettelse af overdragelsesnotat (kun hvor den nye myndighed har initiativpligt)

  15. http://amtsinfo.fyns-amt.dk/wm185389 Overdragelsesportalen

More Related