010761001 Projektinhallinta it.lut.fi/kurssit/04-05/010761001/ Luento 3 Kalle Ikkelä

1. 010761001 Projektinhallintahttp://www.it.lut.fi/kurssit/04-05/010761001/Luento 3Kalle Ikkelä

2. Sisältö • Projektitermistöä • Projektin valinta yrityksessä • Projektinhallinnan tehtäviä • Projektin aloitus • Ryhmätyöskentely projektissa • Palaverikäytännöt

3. Projektisopimukset • Toimitusprojekteja edeltää tarjous- ja sopimusvaiheet, joissa määritellään projektin aikataulu- ja kustannusraamit • Projektisopimus tehdään jokaiselle projektille erikseen • Lisäksi osapuolilla voi olla keskenään puitesopimus, jossa sovitaan jokaisen projektin yleiset reunaehdot

4. Tärkeimmät asiat IT-projektisopimuksessa • Mitä tehdään ja kuinka se toimitetaan • Aikataulu ja budjetti • Osapuolten vastuut • Raportointikäytännöt • Toimenpiteet ongelmatilanteissa • Projektin ja tuotteen hyväksymiskriteerit • Tuotteen takuu • lisätietoja Pelin kpl 4.5

5. Projektin organisointi ja käynnistys • Projektin aloituksen tulee olla hyvin suunniteltu ja jämäkkä. Aikaa tullaan tarvitsemaan ennalta-arvaamattomiin tehtäviin! • Aloitukseen sisältyy projektin ohjaukseen liittyviä asioita. Työtä voidaan tehdä ennen muuta projektia tai yhtä aikaa esitutkimuksen kanssa.

6. Projektin käynnistystehtävät • Projektin tavoitteiden määrittely • Projektiryhmän jäsenten tehtävien määrittely • Ryhmän yhteistyöilmapiirin luominen • Projektisuunnitelman laatimisen aloitus • Käynnistysseminaarin (”kickoff:n”) järjestäminen: pienimuotoinen esitutkimusprojektin alussa, suurempi toteutuksen alussa tai tarpeen mukaan

7. Projektin alussa olevia mahdollisia ongelmia • Projektin tavoitteet eivät ole selviä • Projektiryhmällä ei ole kokemusta projektityöskentelystä ja menetelmistä • Henkilöt eivät tunne toisiaan ja projektiryhmän hengen luomiseen menee aikaa • Motivaatiot, tavoitteet ja työtavat voivat olla erilaisia • Projektipäälliköltä kuluu aikaa henkilöiden opastamiseen ja projektin aloitus venyy

8. Kickoff:n tehtävät • Perehdyttää projektiryhmä projektin tavoitteisiin ja sisältöön • Määrittää tehtäväjako ainakin karkealla tasolla (roolit) • Projektiryhmän jäsenten keskinäinen tutustuttaminen • Työskentelytapojen ja sääntöjen selvittäminen • Käynnistää projektiryhmän työ

9. Projektin määrittelyvaiheen tehtävät • Tehtävän tuotteen toteutettavuuden selvittäminen ja kuvaaminen • Projektisuunnitelman tekeminen • aikataulu- ja kustannustavoitteet • riskit • tekniset määrittelyt • tiedot lähde- ja viiteaineistosta, esim. patentit • projektiorganisaation kuvaaminen • Kokonaisvastuu projektipäälliköllä, työ yhdessä määrittelyvaiheen projektiryhmän kanssa

10. Sisältö • Projektitermistöä • Projektin valinta yrityksessä • Projektinhallinnan tehtäviä • Projektin aloitus • Ryhmätyöskentely projektissa • Palaverikäytännöt

11. Tiimirooleja Tiedustelija Arvioija Diplomaatti Keksijä Tekijä Takoja Viimeistelijä Kokooja

12. Ryhmätyöskentely projektissa • Hyvä tulos syntyy aina teknisen ja inhimillisen osaamisen yhteisvaikutuksesta • Hyvä itsetuntemus, empaattisuus, tilanneherkkyys, hyvä henkinen tasapaino, terve itsearvostus ovat ryhmätilanteessa tärkeämpiä kuin tekninen osaaminen • Ryhmä kehittyy yhteistyöhön ajan myötä

13. Projektiryhmän onnistumisenedellytykset • Työskentelytavat on suunniteltava • Tavoitteet on oltava selvillä ja tavoitetta tulee matkan varrella tarkastaa • Johtamistapa on harkittava etukäteen ryhmä huomioonottaen • Ryhmän henkilöiden työmäärä on suhteutettava projektissa käytettävissä olevaan aikaan • Käytettyjen seuranta- ja palautemenettelyjen tulee olla kaikille selviä

14. Ihmisten johtaminen (1/2) • Yksilön ja ryhmän tavoitteiden tulee olla samansuuntaisia • Ihmiset tarvitsevat onnistumisen kokemuksia • Johtaminen on helppoa niin kauan kun asiat menevät hyvin • Asiat, joita seurataan, tehdään hyvin • Asiat, joista palkitaan, tehdään hyvin • Vakiinnuta pelisäännöt ja tee ne kaikille selviksi • Ole avoin uusille asioille – etsi positiiviset puolet ensin

15. Ihmisten johtaminen (2/2) • Kuuntele muita, ole aidosti kiinnostunut • Muista, että ihmiset eivät kerro mielellään huonoja uutisia • Sitoudu yhteisiin päätöksiin (vaikka olisitkin eri mieltä) • Salli erilaisuus • Karta turhaa muodollisuutta ja byrokratiaa • Leadership vs. Management: molempien oltava kunnossa • Muista positiivinen palaute (se ei maksa mitään) • Pohdi (epä)onnistumisen syitä.

16. Omat työtapasi • Seuraa ajankäyttöä ainakin ajoittain tarkasti, tulevaisuuden suunnittelu helpottuu • Varaa kalenteriin aikaa pikku hommille ja yllättäville tehtäville • Realismi: kaikkia tehtäviä ei ehdi tekemään • Priorisoi tehtävät; valitse tehtävät prioriteettijärjesteyksessä, älä mielihyväohjautuvasti – yritä tehdä ikävät työt ensin • Minimoi keskeytykset, lyhyimpääkin hukkautuu 15 min • Estä keskeytykset, sulje ovi, pane lappu luukulle • Tee mahdollisimman pitkään samaa asiaa, älä hypi tehtävästä toiseen • Aloita aikaisemmin • Delegoi • Pysähdy välillä miettimään, mitä voit oppia lähihistoriasta • Mieti omat keinosi tunnistaa stressitilanteet ja hallita niitä

17. Ryhmän johtaminen • Luova prosessi: ei selkeää kaavaa kuinka aina voisi toimia • Hyvä neuvottelu- ja keskustelutaito sekä tilannetaju on tarpeen • Tasapuolisuus ja erilaisten ihmisen hyväksyntä on välttämätöntä • Itsetunnon ja itseluottamuksen aikaansaanti ja ylläpitäminen auttavat sekä ryhmän johtajaa että koko ryhmää

18. Projektiryhmän toiminta • Projektiryhmän viikkopalaverit: seurataan tilannetta ja keskustellaan ongelmista ja tulevan viikon töistä. • Palaverien tavoite, käsiteltävät asiat ja osallistujat oltava selvillä. Turhat palaverit vievät työaikaa ja turhauttavat osallistujia. • Normaalia kanssakäymistä projektiryhmän sisällä on tapahduttava päivittäin.

19. Tehtäväjako projektissa • Vastuut projektiryhmän sisällä on määriteltävä • Jokaisen tulisi osallistua omien tehtävien lisäksi projektin ryhmätehtäviin ja päätöksentekoon. • Tarkoituksena on lisätä motivaatiota projektin suorittamiseksi!

20. Projektin me-hengen luominen • Seuraavat asiat auttavat hengen luomiseen • Tunne ryhmäsi • Tunne henkilöiden vahvuudet ja heikkoudet, tue jälkimmäisiä • Huomaa, mitä ryhmä osaa yhdessä ja mihin se pystyy venymään • Mitä uutta pitää opetella projektin onnistumiseksi ja kuinka paljon opetteluun tarvitaan aikaa

21. Palautteen antaminen ja käsittely • Palautetta voi antaa sekä yksittäiselle ryhmän jäsenelle että koko ryhmälle • Yksilöpalautetta voi antaa esim. työnjakohetkellä tai tehtävän suorituksen jälkeen sekä päivittäin tarvittavissa tilanteissa • Positiivinen palaute vs. kehitystarve tai -ehdotus (eli ei puhuta negatiivisesta palautteesta) • Projektin johtoryhmä voi antaa palautetta edistymisraporttien tai johtoryhmän kokousten yhteydessä

22. Hyödyllisiä toimintamalleja tiimien rakentamisessa • Selkeä visio ja haasteelliset tavoitteet • Yhteentoimivan ryhmän valinta • Kick off – käynnistysseminaari • Hyvä tiedottaminen ja kommunikaatio • Ryhmän kehittäminen ja kouluttaminen • Palkitsemisjärjestelmä • Jatkuva tiimin ylläpito ja kehittäminen • Ristiriitojen sovittamisen käytännöt

23. Ryhmän kehitysprosessi • Ryhmän yhteistyön kehittyminen vaikuttaa huomattavasti työn tehokkuuteen ja tuloksellisuuteen • Kehitysprosessin vaiheet: • muotoutuva ryhmä • joukkue-vaihe • itsenäistyvä ryhmä • luopuva ryhmä

24. Seurattavat asiat kehitysprosessin aikana • Halu kuunnella, ymmärtää ja osallistua ryhmän toimintaan • Tapa keskeyttää ja puhua toisten päälle sekä inttää tarpeettomasti • Asennoituminen muihin jäseniin • Mielipiteisiin vaikuttaminen • Muiden ajatusten kehittäminen • Yleinen rooli ryhmässä: määräilevä, alistuva vai myötäilevä

25. Muotoutuva ryhmä • Organisaation muodostaminen ja sopivan ryhmän jäsenten etsintä • Mahdollisia ongelmia: • Viestintä niukkaa • Jäsenet epävarmoja rooleistaan sekä omista ja toisten odotuksista • Älä kiirehti eteenpäin, jollei ryhmä ole valmis!

26. Joukkue-vaihe • Ryhmä on innostunut: puhutaan paljon ja kuunnellaan vähän • Projektin alussa ideoiva vaihe • Sisältöön liittyvät ratkaisut määritellään ja projektiryhmän jäsenten vuorovaikutus on merkittävä. • Ryhmähenki lujittuu: ”Tämä on meidän homma!”

27. Itsenäistyvä ryhmä • Toteutus ja tekniset ratkaisut määritelty  painopiste siirtyy tehokkaaseen yksilötyöskentelyyn • Kullakin on oma toimenkuvansa • Vastuut ja valtuudet ovat selvät • Työskentelytavat on sovittu • Projektiryhmän työskentely ryhmänä vähenee

28. Luopuva ryhmä • Miten projektiryhmä puretaan • milloin yksittäiset resurssit voidaan vapauttaa? • jos henkilöitä annetaan liian aikaisin muihin tehtäviin, voi tulla ongelmia • toisaalta liian myöhään vapautetut resurssit aiheuttavat kustannuksia • Projektiryhmä on projektin lopulla tiukoilla: miten ryhmä puretaan seuraavia projekteja varten?

29. Sisältö • Projektitermistöä • Projektin valinta yrityksessä • Projektinhallinnan tehtäviä • Projektin aloitus • Ryhmätyöskentely projektissa • Palaverikäytännöt

30. Projektikokoukset • Projektissa esiintyy eri tyyppisiä kokouksia • suunnittelukokous • valvontakokous • neuvottelut • Projektisuunnitelmassa on hyvä määritellä tärkeimmät kokoukset ja niiden suoritustapa

31. Projektin valvontakokous • Valvontakokouksen tehtävät • Informointi projektin edistymisestä • Poikkeamien ja niiden syiden selvittäminen • Päätöksenteko / lisäselvitysten antaminen

32. Syitä tehottomiin palavereihin • Palaveriin ei oltu valmistauduttu kunnolla • Keskustelu harhautui asiasta • Palaverin kestoa pitkitettiin turhaan • Joku poistui ennen kokouksen päättymistä • Joku poistui välillä hoitamaan asioitaan tai vastasi kännykkään • Joku ulkopuolinen häiritsi kokousta • Kokouksen tarkoitus ja tavoitteet eivät olleet selvillä • Kokous alkoi myöhässä • Kaikia asioita ei ehditty käsittelemään • Kokouksessa ei ollut henkilöitä, joilla olisi ollut valtuuksia tehdä päätöksiä • Kokouksen tekemiä päätöksiä ei oltu toteutettu

33. Palaverit tehokkaammiksi (1/3) • Mieti, onko kokous välttämätön vai voidaanko asia hoitaa muuten • Optimoi osallistujien määrä • Mieti palaverin tavoite, tarkoitus ja käsiteltävät asiat etukäteen • Valitse sopiva aika ja paikka • Varmista että kokoukseen on valmistauduttu • Tiedota ajoissa, aloita ajoissa, lopeta ajoissa • Laita tärkeät asiat esityslistan alkuun • Varmista, että joku tekee muistion

34. Palaverit tehokkaammiksi (2/3) • Varmista, että päätöksentekovalta on kunnossa • Valitse asioiden käsittelytapa tavoitteen mukaan (ideointipalaveri vs. päätöksenteko) • Tee yhteenvetoja: aluksi, lopuksi, tarvittaessa välilläkin • Pysy asiassa, keskeytä pitkät kaksinpuhelut • Huolehdi tavoitteen saavuttamisesta • Varmista osallistujien sitoutuminen päätöksiin, esitä tarvittaessa provosoivia kysymyksiä.

35. Palaverit tehokkaammiksi (3/3) • Varmista päätösten toteutumisen seuranta • Kertaa lopuksi johtopäätökset ja toimeksiannot sekä kirjaa ne ylös • Pidä kokous tilassa, jossa ei ole tuoleja ("stand-up meeting") • Jokainen kännykkään saapunut puhelu aiheuttaa 1 euron maksun kahvikassaan • Pullia yksi vähemman kuin osallistujia?

36. Jotta projektisi onnistuisi • Sovi yhteistyömenetelmät • Sovi ohjauskäytännöt • Laadi projektisuunnitelma • Kerro tavoitteet projektiryhmälle sekä se, miten ryhmä palkitaan, mikäli tavoitteisiin päästään • Huolehdi tarvittavista resursseista • Pyri luomaan yhteishenkeä • Tiedota kaikesta tarpeellisesta • Valmistele loppuraportti ja käy se läpi yhdessä projektiryhmän kanssa • Hoida sovitut palkitsemiset