Treasurer Responsibilities at Centre Club d'Âge d'Or de la Vallée Inc.

1. Centre Club d’Âge d’Or de la Vallée Inc. Le trésorier / trésorière J’ai fait cette présentation en anglais pour assurer que les explications sont bien expliquées. Cette présentation est les taches que le trésorier / trésorière doit accomplir. Pour avancer dans cette présentation faite le clic sur la souris Merci. Introduction

2. Centre Club d’Âge d’Or de la Vallée Inc. Le trésorier / trésorière 11.6.1 tient à jour la comptabilité et doit en tout temps fournir un exposé pour les besoins du CA et du coordonnateur; 11.6.2 a la garde des registres comptables; 11.6.3 signe les chèques conjointement avec le président ou le secrétaire; 11.6.4 reçoit et dépose tout argent pour le compte du Centre aux établissements bancaires; 11.6.5 fait les dépôts en banque et garde une petite caisse pour les affaires courantes; 11.6.6 vérifie et autorise les achats nécessaires pour l’administration du Centre; 11.6.7 reçoit les factures et les reçus et effectue les paiements conformément aux pièces justificatives qui doivent être initialisées par le président ou le secrétaire; 11.6.8 fait un inventaire du mobilier et des biens du Centre avec l’aide du coordonnateur; Dans le document des règlements

3. Centre Club d’Âge d’Or de la Vallée Inc. Le trésorier / trésorière 11.6.9 doit procurer et maintenir en vigueur une assurance- responsabilité publique et civile pour le compte du Centre sur recommandation du CA; 11.6.10 présente un rapport financier par écrit et un rapport verbal mensuel; 11.6.11 aide à la préparation des prévisions budgétaires avec le coordonnateur; 11.6.12 fournit un exposé financier exact au président, au Conseil d’administration ou le coordonnateur lorsqu’on le lui demande; 11.6.13 tout membre peut demander des explications lors de l’Assemblée mensuelle; 11.6.14 reçoit les factures, les reçus pour toutes transactions financières et les dépenses autorisées; 11.6.15 dépose tous les fonds aux établissements bancaires; 11.6.16 remet tout argent, tous les dossiers et les autres effets du Centre à la présidence à sa sortie de charge. Dans le document des règlements(continue)

4. Centre Club d’Âge d’Or de la Vallée Inc. Le trésorier / trésorière The responsibilities are simple. Look after the receivable and expenses. Have the expenses approved. Since 2006 (approximately) the treasurers used an Excel Spread sheet to keep all accounting records. These spreadsheet will be explained in details later in a presentation. Over the years the spreadsheets have been updated to reflect the new government grants requirement. In 2012 we tried to changed to an accounting program called SAGE. The treasurer spent many hours with our accounting firm to make the change. Because of our receivable system we had 3 choices: Change our method of operating the Bar and receivables on our rentals and other receivables . Make special macros (small programs) within Sage to accommodate our accounting ways. Drop SAGE and continue using our spreadsheets, We assess the options and we chose 3 to drop SAGE Treasurers responsibilities

5. Centre Club d’Âge d’Or de la Vallée Inc. Le trésorier / trésorière The deposit spreadsheet: This spreadsheet is required to keep a detailed records of all money received during the month. The activity Date of deposit d Indicates if a déplacement is required p Indicates if a tax is paid Amount received Tax calculated or paid Amount less tax Total to be deposited Tax info column déplacement to be paid The Spreadsheet presently used

6. Centre Club d’Âge d’Or de la Vallée Inc. Le trésorier / trésorière The deposit spreadsheet: This spreadsheet is easy to use and is prepared before you make the actual deposit at the Caisse. Use this spreadsheet to keeps a detailed record of all money received. The amount above the black line is the amount to be deposited on that date. A blank space line above the black line is to allow the spreadsheet to start a new calculation on future entries. If a pis entered the spreadsheet will calculate 13% automatically. In some cases (such as the Bar) you have to manually enter the tax amount. The remaining 4 column are cells containing a formula to make the calculations. The Spreadsheet presently used

7. Centre Club d’Âge d’Or de la Vallée Inc. Le trésorier / trésorière The deposit spreadsheet: This spreadsheet was added to the original set of spreadsheet to show the accounting firm where the monies came from. Before this sheet was design the treasurer had to answer many questions during the accounting verification. This spreadsheet is a detail of all monies received and deposited. The black line with white lettering at the top of the spreadsheet shows the amount of money transferred to the petty cash to balance the petty cash for the following month. The Spreadsheet presently used

8. Centre Club d’Âge d’Or de la Vallée Inc. Le trésorier / trésorière The deposit spreadsheet: The next step is to write the bank deposit slip and deposit the money at the bank. Next enter this information in the receivable spreadsheet journal. The Spreadsheet presently used

9. Centre Club d’Âge d’Or de la Vallée Inc. Le trésorier / trésorière End of this presentation