UNIVERSIDAD TECNICA DE BABAHOYO

1. UNIVERSIDAD TECNICA DEBABAHOYO FACULTAD DE ADMINISTRACION FINANZAS E INFORMATICA ESCUELA DE CONTADURIA , AUDITORIA Y FINANZAS TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCION DEL TITULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

2. TEMA: ANALISIS Y CONTROL DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR EN LA EMPRESA CREDITOS MADHER S.A. DE LA CIUDAD DE BABAHOYO PROVINCIA DE LOS RIOS. EGRESADOS: BRENDA PAOLA RUIZ MAYORGA DENI DAVID GAVILANEZ ACOSTA DIRECTOR ING. COM. KLEBER MURILLO TORRES MAE. LECTOR CPA. DARWIN GIL ESPINOZA

3. INTRODUCCION La constante evolución y desarrollo de las finanzas, hacen que el mundo sea un reto permanente para quien debe aplicar su utilidad. Los objetivos y hombres de negocio por necesidad deben enjuiciar las causas y los efectos de la gestión de la empresa, siendo este el principal punto de partida para la toma de decisiones en el proceso de administración de la empresa. La situación financiera de una entidad es el elemento esencial para cualquier análisis económico y sirve de partida a directivos para la toma de decisiones en materia de gestión y administración crediticia; siendo de suma importancia para la planificación económica a corto y mediano plazo.

4. Y por ello la presente investigación se realizó a la empresa MADHER S.A., de la ciudad de Babahoyo ya que presenta una situación desfavorable tendencia a disminuir su liquidez a corto y largo plazo, y esto a provocado un aumento en la Cuentas y Documentos por cobrar. Este trabajo pretende llegar a las posibles causas del deterioro financiero teniendo como problema científico: insuficiente administración de las cuentas y documentos por cobrar, limitando la gestión económica – financiera en la empresa MADHER S.A. y como objeto de estudio: el proceso de gestión económica – financiera.

5. UBICACIÓNDONDESEVAA REALIZAR LA INVESTIGACIÓN. La presente investigación se realizará en el cantón Babahoyo de la Provincia de Los Ríos, específicamente en la empresa MADHER S.A., ubicada en las calles Calderón y 5 de Junio.

6. SITUACION PROBLEMÁTICA La empresa Madher S.A, dedicada a la comercialización de línea blanca teniendo como 10 años en el mercado de la ciudad de Babahoyo, atraviesa por momentos difíciles de liquidez debido a la mala administración de las Cuentas y Documentos por Cobrar.

7. FORMULACIONDEL PROBLEMA La empresa Madher S.A. atraviesa por momentos difíciles por falta de liquidez ocasionado por no tener un buen sistema de cuentas y documentos por cobrar, lo que le origina problemas a la Gerencia, de ahí que se presenta el presente trabajo de investigación titulado: ANALISIS Y CONTROL DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR EN LA EMPRESA CREDITOS MADHER S.A. DE LA CIUDAD DE BABAHOYO PROVINCIA DE LOS RIOS.

8. JUSTIFICACION Las cuentas por cobrar y documentos por cobrar no son más que el esfuerzo del trabajo, un ingreso y un activo corriente por lo que es de gran importancia para las empresas. Créditos Madher S.A. ha planteado analizar las cuentas y documentos por cobrar todos los meses para tener un control de la misma, ya que por la situación económica la empresa los últimos años ha incrementado las cuentas por cobrar por que los clientes no pagan dichas cuentas dando se la situación económica o la crisis por la que pasa el país no pueden cumplir al cien por ciento con la empresa así que esta empresa estará analizando y clasificando todo los meses su cuenta por cobrar para tomar mejores medida de cómo recuperar las cuentas.

9. OBJETIVO Aplicar técnicas financieras en el análisis y control de las cuentas y documentos por cobrar en la Empresa Madher S.A., para contribuir a una mejor toma de decisiones.

11. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION HISTORIA DE LA EMPRESA Almacén Madher S.A., surge en el año 2002 en Calderón y 5 de Junio. Con la ideas de surtir a mejor precio a los ciudadanos de la ciudad de Babahoyo, y brindarle un mejor servicio al cliente. Esta sea convertida en unos de los almacenes más comunes de la localidad por su capacidad de manejar al cliente.

12. MISION VISION Dar el mejor servicio y mantener calidad de producto a buen precio para satisfacer al cliente. Ser el mejor almacén en la zona por nuestra capacidad de satisfacer al cliente.

13. HIPOTESIS Aplicando técnicas financieras en la administración de las cuentas y documentos por cobrar, en la Empresa Madher S.A entonces contribuirá a la obtención de elementos de juicio para la toma de decisiones, lo que mejorará las política de cobranza a seguir por la entidad.

14. HIPOTESIS ESPECIFICAS

15. VARIABLES • Gastos de oficina. • Estimación de cuentas incobrables. • Inversión en cuentas y documento por cobrar • Volumen de ventas. • DEPENDIENTES • INDEPENDIENTES • Aumentan/disminuyen los gastos de oficina • Aumenta /disminuye el riesgo de adquirir cuentas malas • Se incrementa/reducen los costos por manejo de cuentas y documentos por cobrar • Aumenta/disminuye el volumen de ventas.

16. MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

17. TITULO ANALISIS Y CONTROL DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR EN LA EMPRESA CREDITOS MADHER S.A DE LA CIUDAD DE BABAHOYO PROVINCIA DE LOS RIOS.

18. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR Las cuentas y documentos por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamientos de préstamos o cualquier otro concepto. IMPORTANCIA Las cuentas y documentos por cobrar constituyen uno de los conceptos más importantes del activo circulante, ya que esta relacionada directamente con el giro del negocio . Las cuentas y documentos por cobrar representan una inversión muy importante para la empresa.

19. NECESIDADES DE INFORMACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR. Una buena administración requiere de información al día sobre los saldos de los clientes y deudores. Por lo tanto, el administrador tiene un reto muy grande para controlar que las operaciones sean captadas y registradas veraz y correctamente. El nivel de la inversión en las cuentas por cobrar dependiendo del giro del negocio y la competencia se otorga el crédito a los clientes, el cual representa el tiempo que transcurre entre la fecha de la venta y la fecha en que se cobra, o se recibe en efectivo el importe de la venta. Por lo tanto, las ventas a crédito se transforman en cuentas por cobrar representando generalmente en la empresa una importante inversión del activo circulante.

20. LAS CONDICIONES DE CREDITOS • Especificar el periodo del crédito • Los descuentos normales, por pago de contado o pago anticipado.

21. ESTABLECIMIENTO DE UNA POLÍTICA DE CRÉDITO Primeramente se deben investigar cuáles son las políticas de crédito del giro de la empresa en el mercado que participa. LAS POLÍTICAS DE COBRO Se refieren a la forma que debe administrarse la cobranza cuando el cliente no paga su adeudo en términos del crédito otorgado.

22. El departamento de crédito tiene a su cargo vigilar y supervisar las cuentas de los clientes para que las facturas sean presentadas en su oportunidad para su cobro, y es gestionar con base en las políticas de crédito el cobro de las cuentas de los clientes que están vencidas. VIGILANCIA SOBRE LOS SALDOS PENDIENTES DE COBRO

23. ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR • Las cuentas y documentos por cobrar forman parte del activo circulante y consta de cinco etapas:

24. LOS DOCUMENTOS POR COBRAR. • La mayoría de las empresas solicitan a sus clientes que firmen documentos cuando se les amplía el plazo de pago de sus cuentas vencidas. • La tenencia de un documento permite tener un reconocimiento por escrito, tanto del plazo de la deuda, como del importe de la misma. • Los documentos ganan intereses que incrementan los ingresos ya que estos últimos constituyen un cargo por el uso del dinero

26. EL CRÉDITO Y LA COBRANZA “El crédito es la buena voluntad del acreedor de creer en la promesa del deudor, o bien, que se trata de una promesa documentada”.

27. Elaborar los programas anuales de trabajo y vigilar que se cumplan las metas. Cumplir con el objetivo del departamento y de la empresa dentro de las políticas señaladas por la dirección. Fijar las políticas de plazos, límites y descuentos, de acuerdo con la Gerencia General. Diseñar formas y reportes. Familiarizarse con las cuentas. Conocer los negocios de los clientes. Tener información suficiente al abrir cuentas nuevas. Eliminar las cuentas débiles. FUNCIONES DEL EJECUTIVO DE CRÉDITO Y COBRANZA

28. PROBLEMAS QUE SE PRESENTA CUANDO SE OTORGA CREDITOS • Dificultad de cobrar puntualmente a sus clientes • Conseguir un flujo de cobros constante que les permita funcionar sin tensiones de liquidez. • Cuantiosos gastos financieros provocados por la morosidad de sus deudores y las pérdidas causadas por los créditos fallidos.

29. CONSEJOS PRÁCTICOS PARA COMBATIR LOS MOROSOS • Adoptar una nueva actitud ante la morosidad. • Incorporar a sus políticas de empresa el objetivo de pagar puntualmente a sus proveedores. • Dejar claras las condiciones de pago en el momento de formalizar la operación comercial. • Establecer unas condiciones generales de venta. • Documentar siempre las operaciones desde el inicio hasta el final y verificar la recepción de la mercancía. • Evitar las prisas, primero comprobar la solvencia. • Pedir informes comerciales.

30. RIESGO DE CREDITO • Teniendo en cuenta que la cartera de créditos es el mayor activo con que cuentan las empresas comerciales, se debería disponer de una estructura para atender la gestión de crédito, desde las etapas de selección, análisis, aprobación, seguimiento y recuperación.

31. EL FRAUDE El término "fraude" se refiere al acto intencional de la administración, personal o terceros, que da como resultado una representación equivocada de los estados financieros.

32. TIPOS DE FRAUDE • El primero de ellos se realiza con la intención financiera clara de malversación de activos de la empresa. • El segundo tipo de fraude, es la presentación de información financiera fraudulenta como acto intencionado encaminado a alterar las cuentas anuales. Porque hay fraudes: • Falta de controles adecuados. • Baja / alta rotación de puestos. • Salarios bajos.

33. ANÁLISIS DEL ELEMENTO CRÉDITO EN MADHER S.A • Se denota que la política de créditos vigente en la empresa es muy flexible. • No presenta criterio mínimo en cuanto a la selección de sus clientes ni al monto de los créditos que brinda. • No se solicita información acerca de la situación económica – financiera de cada uno de ellos, ni se procede a realizar investigación alguna en instituciones bancarias que puedan dar fe de la posibilidad real de cumplimiento de compromisos de pago de los mismos.

34. Instaurar una política de créditos más restrictiva Establecer estándares de crédito con un criterio mínimo. • Estipular el monto del crédito para cada cliente. Para mejorar esta dificultad que presenta la empresa se propone lo siguiente: • Solicitar a cada cliente el suministro de sus estados financieros de los últimos años, y el mayor de sus cuentas por pagar, con el fin de analizar su estabilidad financiera. • Canalizar la obtención de información acerca de la capacidad crediticia del cliente a través de las instituciones bancarias.

35. PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES Una provisión para cuentas incobrables es un tipo de cuenta de salvaguardia contra las facturas de clientes que estén pendientes de pago durante períodos prolongados de tiempo. Dentro de las leyes ecuatorianas la de ley de régimen tributario interno manifiesta que para cuentas incobrables debe provisionarse el 1% de los créditos concedidos en el periodo sin que el acumulado exceda del 10% de los créditos.

36. DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE CUENTAS POR COBRAR. CUENTAS POR COBRAR A VENTAS La empresa Madher S.A, desea determinar la relación de sus cuentas por cobrar contra ventas y saber cuánto ha recuperado, proporciona la información siguiente: Cuentas por Cobrar (neto) 12,300 = 35.7% Ventas Netas 34,370 El resultado representa el porciento de las ventas anuales que están pendientes de ser liquidadas por los clientes.

37. ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR El promedio de cobranzas se obtiene tomando como base el resultado de la razón de "Cuentas por Cobrar a Ventas" multiplicado por los días del año (365) para obtener los días de crédito, o por 12 para obtener los meses. Cuentas por cobrar a ventas x días en el año = días cartera 0.357 x 365 = 130 días O bien: Cuentas por cobrar a ventas x meses en el año = mes cartera 0.357 x 12 = 4.3

38. POLITICAS DE CREDITO Para evaluar el crédito, los administradores deben considerar: La Solvencia moral del acreditado, La Capacidad financiera de pago, Las Garantías específicas, Las Condiciones generales de la economía La Consistencia del cliente La Cobertura La información anterior se obtiene de: Experiencias anteriores con el cliente, Sentido común del gerente de crédito, Información interna respecto a cliente, Información externa respecto al cliente.

39. Cliente Bueno CLASIFICACIÓN DE LOS CLIENTES EN BASE AL ANÁLISIS CREDITICIO Cliente Regular Cliente Malo Cliente Nuevo

40. Ejemplo:  La Empresa Madher S.A., de conformidad con su información de crédito, establece las siguientes clases de riesgo, de acuerdo con la probabilidad de pérdidas, asociadas con las ventas del cliente. BBB 0% BB Del 0% al 2.5% B Del 2.5% al 5% DDD Del 5% al 10% DD Del 10% al 15% D Del 15% al 20% MMM Del 20% en adelante.

41. Si el margen de utilidad sobre ventas de una empresa es del 20% y produce a un nivel menor de su capacidad instalada, su política de créditos podría ser: Para clientes buenos (BBB, BB y B) se efectuarán las ventas a crédito en forma normal y acostumbrada. 2. Para clientes dudosos (DDD, DD y D) se efectuarán las ventas, cobrándose al entregar las mercancías. 3. Para clientes malos (MMM) se efectuarán las ventas solamente con pagos anticipados, o bien con una póliza de garantía del pago de crédito.

42. OBJETIVO DE LA PROPUESTA Administrar las ventas y ganar clientes. Se tiende a considerarlas como un medio para vender productos y así superar a la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades de crédito, como parte de los servicios de la empresa para favorecer a sus clientes. En cuanto a la administración financiera de cuentas por cobrar, su objetivo es maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversión, y cuidar que no se abuse del procedimiento al grado de que el otorgamiento de créditos deje de ser rentable y atractivo con respecto al rendimiento sobre inversión.

43. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

44. JUSTIFICACION Dentro de las empresas la liquidez juega un papel importantísimo, la misma proviene de las ventas de contado y las ventas a crédito, siendo esta última un factor primordial de la empresa ya que de su administración adecuada sobre los clientes, los créditos concedidos y la recuperación de la cartera, esto se transmite en la liquidez necesaria para cumplir obligaciones con el fisco, proveedores, empleados y los mismos socios o accionistas de las empresas, de ahí que el presente trabajo de investigación sobre el análisis y control de las cuentas y documentos por cobrar en la empresa Madher S.A. se justifica en su totalidad.

45. CONCLUSION

46. RECOMENDACIÓN

47. ANEXOS

48. Por la venta de mercaderías a crédito simple o crédito personal sin respaldo de documento.

49. 2. Por la venta de mercaderías a crédito documentado, según letra de cambio No.xxxx

50. 3. Por el cálculo de la provisión