Balanserad styrning – stadens styrmodell

1. Balanserad styrning – stadens styrmodell Utbildning för politiskt förtroendevalda 22-23 maj

2. Stadens styrmodellBalanserad styrning- hur vi arbetar med styrning och uppföljning Styrmodellen innehåller: En ledningsfilosofi En arbetsprocess En verktygslåda och arbetsstruktur Rollfördelning med ansvar och befogenheter

3. Direkt styrning (detaljstyrning): Fokus på hur-frågor Sker med detaljmål, aktiviteter, regler, befattningsbeskrivningar, riktlinjer, instruktioner, handlings-planer, rutinbeskrivningar. Styrning av verksamhetens aktiviteter och genomförande. Genom vad som skall göras, när och hur det skall göras. Ledningsfilosofi • Indirekt styrning (målstyrning): • Fokus på vad-frågor • Sker med visioner, strategier, mål, värderingar och dialog • Styrning av organisationens mål och resultat. • Genom delaktighet, kompetens och engagemang.

4. Utgångspunkter i modellen för balanserad styrning i Göteborgs stad Målstyrning: att verksamhetsövergripande mål bryts ned och anpassas så att enheters/gruppers/medarbetares arbete bidrar till måluppfyllelse. Beaktande av perspektiv: att ett ensidigt ekonomiskt perspektiv ersätts av ett mångsidigt synsätt som säkerställer att flera intressen tas tillvara Systematisk verksamhetsutveckling: att det finns en röd tråd mellan planering, genomförande, utvärdering och utveckling av verksamheten

5. Arbetsprocesseni styrmodellen Mål och budget Dialog Utveckling/förbättring Mätning/utvärdering Analys och rapportering

6. Verktyg i styrmodellen

7. Styrnivåer i Göteborgs Stad Strategisk nivå KF Strategisk nivå KSOmvärldsanalys – helhet, Vision – uppgift, Ledningsidé, Finansiering, Verksamhetsvolym Reglemente InriktningBudget/prioriterade mål Ekonomiska förutsättningar Direktiv Inriktning Budget/prioriterade mål Ekonomiska förutsättningar Dialog Nämnd Omvärldsanalys-område Strategiska mål Verksamhetsidé Resultatmål Strategi Bolagsstyrelse Omvärldsanalys-bransch Strategiska mål Affärsidé Resultatmål Strategi Taktisk nivå Nämnd/Bolagsstyrelse Bolag Leder och styr den operativa verksamheten Förvaltning Leder och styr denoperativa verksamheten Operativ nivåFörvaltningar/Bolag

8. Ansvar och roller Styrning (mål) KF Rev KS Nämnd/Bolagsstyrelse Uppsikt SK Förvaltning/Bolag Avdelning Enhet Uppföljning (mätning) Genomförande

9. KF styr via budgethandling Budgetstruktur • Inledning • Vision och förhållningssätt • Övergripande inriktningar och strategier • Prioriterade mål Göteborgarnas behov Personal Ekonomi Göteborgs stads verksamheter

10. KFs Budget 2008 Inledning Kommunfullmäktiges budget utgör Göteborgs Stads övergripande styrdokument och syftar till att styra utvecklingen av staden. I styrningen måste flera olika perspektiv beaktas. Verksamheten ska bedrivas inom ramen för de ekonomiska förutsättningarna. Göteborgarnas behov ska vara vägledande för verksamhetens utveckling samtidigt som personalens möjligheter till delaktighet och engagemang ska tillgodoses.

11. KFs Budget 2008 Inledning (forts) “Vi välkomnar naturligtvis alla läsare av kommunfullmäktiges budget men vill samtidigt tydliggöra att den i första hand vänder sig till Göteborgs Stads nämnder och styrelser.” “De inriktningar och prioriterade mål som beskrivs i denna budget ska alltså konkretiseras och omsättas i praktik av nämnderna och styrel-serna.”

12. Budgetens roll i staden Ägardirektiv och reglemente beskriver uppdraget Kommunfullmäktiges budget utgör Göteborgs Stads övergripande styrdokument Budgeten vänder sig till samtliga nämnder & styrelser Nämnder & styrelser ansvarar för samtliga mål i KF-budgeten Inriktningsdokument & budgetförslag arbetas fram årligen Uppföljning av såväl fullmäktiges mål, som de egna målen Dialogen som styrform

13. Arbetsprocess Mål och budget Dialog Utveckling/ förbättring Mätning/ utvärdering Analys och rapportering

14. Citat från KF´s budget ”Utifrån KF´s budget utarbetar och beslutar nämnd/styrelse ett inriktningsdokument för den egna budgeten. Dokumentet bör innehålla övergripande inriktningar och prioriterade mål.” “Varje nämnd/styrelse gör sina egna prioriteringar och formuleringar utifrån den egna verksamhetens unika nuläge och förutsättningar.”

15. Citat från KF´s budget 2008 ”Därefter har nämnd/styrelse möjlighet att delegera utarbetandet av ett budgetförslag till förvaltningen/bolaget. I budgetförslaget konkretiseras målen i inriktningsdokumentet ytterligare och aktiviteter för hur måluppfyllelse ska uppnå beskrivs. ”

16. Vilken väg ska jag ta? • - Vart ska du? • - Det vet jag inte. • Då spelar det ingen roll vilken väg du tar.

17. Mål och budgetprocessen Reglemente/ägardirektiv Omvärlds-analys KF´s budget Intern nuläges-analys Prioriteringar och omformuleringar Omvärlds-analys Nämnd/styrelsens budget Intern nuläges-analys Prioriteringar och omformuleringar Verksamhetensplan

18. Politikernas uppdrag till förvaltningen/bolaget • Utgå från mål och inriktning • Ta fram förslag till budgeten • Förankra budgeten • Mät resultat • Analysera resultaten • Rapportera resultat och slutsatser • Förslå förändringsåtgärder • Ta fram underlag till mål och inriktning

19. Specifika Mätbara Accepterade Realistiska Tidsatta Ansvarsfördelade SMARTA mål

20. Arbetsprocess Mål och budget Dialog Utveckling/ förbättring Mätning/ utvärdering Analys och rapportering Hur är det tänkt att “verktygen” skall användas I detta? Balansen – Rappet – Kvalitetsverktyget/Utmärkelsen

21. Arbetsprocess Mål och budget Mätning/ utvärdering Dialog Utveckling/ förbättring Analys och rapportering

22. Mätning och utvärdering Varje nämnd/styrelse har ansvar för uppföljningen av dels den egna verksamhetens uppdrag och dels KF´s prioriterade mål. Rapportering till KS och KF ska ske med resultat och analyser av det egna uppdraget, KF´s mål och den egna rollen i helheten Göteborgs stad.

23. Vi styr inte genom att mäta - Vi mäter för att öka kunskapen och förståelsen för att kunna styra och möta behoven hos de vi är till för

24. Beaktande av flera perspektiv De vi är till för Hur nöjda är de vi är till för med hur vi tillfredställer deras behov? Medarbetare Vilka förutsättningar har medarbetarna och hur uppfattas dessa? Verksamhetens processer Hur fungerar våra processer? Ekonomi Hur ser utfallet/ resultatet ut?

25. Uppföljning på olika nivåer i organisationen KF´s budget Kommunfullmäktige Mål och inriktning Nämnd/Styrelse Förvaltning/Bolag Budget Verksamhet Enhet

26. Arbetsprocess Mål och budget Dialog Utveckling/ förbättring Mätning/ utvärdering Analys och rapportering

27. Övergripande; Ekonomi, Personal Verksh uppf Verksh uppf Verksh uppf Verksh uppf Verksh uppf Verksamhet Från ekonomisk uppföljning till balanserad uppföljning ”Ekonomisk uppföljning” ”Balanserad uppföljning; alla perspektiv” Flera verksamheter Flera verksamheter Övergripande; Ekonomi Övergripande; Ekonomi, Personal Verksamheter Verksamheter Ek uppföljning Ek uppföljning Ek uppföljning Ek uppföljning Ek uppföljning En verksamhet En verksamhet Ekonomi

28. Arbetsprocess Mål och budget Utveckling/ förbättring Dialog Mätning/ utvärdering Analys och rapportering

29. Att styra och följa upp Medborgare Uppföljning (mätning-analys-rapportering)sker uppåt iverksamheten Styrning (mål)sker nedåt iverksamheten KF/KS Nämnd/styrelse Förvaltningschef/VD Verksamhetschef Enhetschef Genomförande ”De vi är till för”

30. Arbetsprocesseni styrmodellen Mål och budget Dialog Utveckling/förbättring Mätning/utvärdering Analys och rapportering