Fundo Rotativo - 2011

1. Fundo Rotativo - 2011 Reunião Técnica com Diretores e Técnicos Administrativos 15/03/2011

2. O Fundo Rotativo é subdividido em COTAS: COTA NORMAL DE CONSUMO Liberada em 10 parcelas anuais COTA NORMAL DE SERVIÇO Liberado em 04 parcelas anuais COTA DO PROGRAMA ESCOLA CIDADÃ – MERENDA Liberado em 02 parcelas (1º e 2º semestre) COTA EXTRA

3. Como efetuar as despesas? • O gestor deverá, antes de efetuar qualquer despesa, consultar a APMF e o Conselho Escolar para definição de quais itens são mais importante para aquisição! • O diretor apesar de ser o gestor do programa, não deve efetuar despesas por conta própria, pois deve agir de forma democrática.

4. Planos de Aplicação É um documento onde o GESTOR elenca os objetos de gasto de uma determinada cota. O Plano de Aplicação precisa ser registrado no GRF, impresso, aprovado e assinado PREVIAMENTE pela APMF e Conselho Escolar. Prazo para elaboração: 07 DIAS após recebimento do recurso!

5. Notas Fiscais DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica): Esta Nota Fiscal é um documento da Receita Federal do Brasil e é emitida pelo mesmo sistema gerador da NF-e (Nota Fiscal eletrônica).

7. Notas Fiscais NF série D-1: Nota Fiscal exclusiva para VENDAS. Seu tamanho é menor que as outras. Dependendo do layout da NF não existe campo para o CNPJ. Então, não há necessidade de colocar o CNPJ em outro lugar!!!!!

9. Notas Fiscais NF Série F: Exclusiva para Prestação de Serviço. Em alguns casos pode ter data limite para emissão, conforme data de confecção do bloco.

10. Notas Fiscais NF Composta: Usada por estabelecimentos que prestam serviços e que também vendem materiais. Possuem campos separados para discriminar serviços e materiais/peças vendidas. (Somente permitido para Serviços e provavelmente não será mais utilizada!)

11. Notas Fiscais Cupom Fiscal: Devidamente preenchido (identificando o estabelecimento de ensino, CNPJ...) e discriminado. NF Produtor: Produtor Rural devidamente cadastrado na Prefeitura local. Exclusivo para cota Escola Cidadã

12. Os comprovantes de despesas, Notas Fiscais e Cupons Fiscais, deverão ser emitidos em nome da SEED/Nome do Estabelecimento de Ensino/Fundo Rotativo, endereço do Estabelecimento de Ensino, CNPJ da SEED nº 76.416.965/0001-21, Inscrição Estadual – isenta.

13. ATENÇÃO: Os comprovantes de despesas deverão conter a DECLARAÇÃO DE QUE O MATERIAL FOI RECEBIDO E/OU DE QUE O SERVIÇO FOI REALIZADO, assinado pelo servidor público que acompanhou no Estabelecimento de Ensino, o recebimento do material e/ou a realização do serviço, não podendo ser atestado pelo GESTOR DO FUNDO ROTATIVO.

14. ATENÇÃO: As Notas Fiscais deverão ser devidamente detalhadas com itens, quantidades e valores (unitário e total) e não poderão conter rasuras ou emendas. Quando tratar de prestação de serviços com reparos ou reformas (DETALHAR) e mencionar o local/ambiente.

15. IMPOSTOS E CONTRIBUIÇÕES A contratação de prestação de serviço por empresas devidamente constituídas poderá gerar ao gestor, a obrigatoriedade de retenção e recolhimento de impostos e contribuições, tais como:

16. ISS Incide sobre a prestação de serviços executados por Pessoa Jurídica. Por se tratar de Legislação Municipal, cabe a cada Prefeitura a definição dos percentuais a serem recolhidos (2%, 3%, 5%), bem como dos procedimentos a serem adotados. O recolhimento deverá ser efetuado em nome da Empresa contratada. Alertamos aos gestores que havendo dúvidas, consultem a Prefeitura Municipal sobre os procedimentos de preenchimento e recolhimento.

17. INSS Incide sobre o valor total pago a pessoa jurídica (11%), referente a prestação de serviços. O recolhimento deverá ser efetuado em guia própria – GPS, código 2640, em nome da Empresa contratada.

18. COFINS/CSLL/PIS/PASEP Incide sobre serviços prestados por empresas devidamente constituídas, quando o valor acumulado no mês for superior a R$ 5.000,00. Para micro e pequenas empresas há isenção da retenção, porém a mesma deverá apresentar ao Gestor DECLARAÇÃO, conforme Instrução Normativa da Receita Federal em vigor.

19. COFINS/CSLL/PIS/PASEP • A alíquota a ser retida e recolhida é de 4,65%, conforme legislação vigente, assim distribuída: CSLL 1%, COFINS 3% e PIS/PASEP 0,65%. • Os valores retidos, em função das contribuições COFINS/CSLL/PISPASEP, deverão ser recolhidos em nome da SEED, em guia própria – DARF, código 4085.

20. Imposto de Renda - IR Estão sujeitas à incidência do Imposto na Fonte, a alíquota de 1,5% , as importâncias pagas ou creditadas por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas, pela prestação de serviços, caracterizadamente de natureza profissional (Exemplo: projetos arquitetônicos, sondagens, estudos de solo, consultorias, auditorias, assessoramento e levantamentos planialtimétricos). O recolhimento deverá ser efetuado se for o caso, em nome da SEED em guia própria - GR-PR utilizando o código da receita 5029.

21. ATENÇÃO: • Em função dos prazos para a entrega da Prestação de Contas e execução de despesas, os valores retidos deverão ser imediatamente recolhidos. • As eventuais despesas com multas ou juros, em função da perda de prazos, serão de inteira responsabilidade do gestor do Fundo Rotativo, inclusive a cobertura dos gastos. • Os comprovantes de recolhimento deverão ser anexados à prestação de contas documental.

22. PRAZO PARA UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS LIBERADOS • Até 30 de junho – para realização das despesas referentes ao 1º semestre, sem recolhimento de saldo. O saldo existente será incorporado automaticamente ao 2º semestre. • Até 15 de dezembro – prazo final para utilização dos recursos, não sendo permitida a realização de despesas após esta data.

23. Recolhimento de Saldo • O eventual saldo existente em conta, após 15 de dezembro, deverá ser recolhido aos cofres do Tesouro Geral do Estado, via GR-PR, no máximo até 22 de dezembro. Devendo desse modo ter a conta corrente “ZERADA” • CÓDIGO: 5339

24. PRAZOS PARA ENTREGA PRESTAÇÃO DE CONTAS Estabelecimento de ensino faz dois tipos de prestação de contas: • SISTEMA GRF • DOCUMENTAL 1º Semestre, a entrega deverá ser até 31/07 2º Semestre, deverá ser entregue até 31/01 do ano seguinte.

25. PENALIDADES O não cumprimento da utilização correta dos recursos em suas respectivas cotas e em materiais autorizados, sujeitará a restituição dos valores gastos indevidamente ao Tesouro Geral do Estado. O não cumprimento do prazo para entrega da Prestação de Contas, sujeitará ao pagamento de multa e RETENÇÃO de parcelas do FR.

26. INTERVALO – 15 MINUTOS!

27. MONTAGEM DA PRESTAÇÃO DE CONTAS • Ofício de encaminhamento da Prestação de Contas a SEED; • Planos de Aplicação; • Extratos Bancários; • Conciliação Bancária (se necessário); • Demonstrativo das Despesas Realizadas; • Notas Fiscais (Organizadas de acordo com o Demonstrativo); 6.1 Guia de impostos; 6.2 Contrato; 6.3 Carta de correção; 6.4 GR-PR de despesa indevida; 6.5 Justificativa; 6.6 Termo de recebimento de serviços de reparos/melhorias; • Guia de Recolhimento de Saldo final de exercício; • Relatório de Origem e Aplicação de Recursos; • Termo de Transmissão de Gestão do Fundo Rotativo (se necessário).

28. OFÍCIO DE ENCAMINHAMENTO • Deverá ser encaminhado ao Secretário de Estado da Educação, informando os valores RECEBIDOS no período (1º e 2º semestre). ERROS COMUNS: no ofício do 2º semestre, somar o saldo (total ou restante) do 1º semestre.

29. PLANOS DE APLICAÇÃO • Deverão ser feitos e impressos ANTES da execução dos recursos. Devem ser impressos, aprovados e assinados pelos membros do Conselho/APMF. ERROS COMUNS: Planos elaborados com datas posterior ao seu recebimento. Até meses depois !!!!! Este ano será penalizado o estabelecimento que não fizer com no máximo 07 dias do recebimento!!!!!

30. EXTRATOS BANCÁRIOS • Anexar todos os extratos bancários do período a que se refere a prestação de contas. • No final do ano (31/12), o extrato tem que estar com saldo “ZERADO” ERROS COMUNS: Extratos ilegíveis da internet, e a falta de extratos no final de exercício.

31. CONCILIAÇÃO BANCÁRIA É o documento que mostra o número e o valor de algum cheque em trânsito, que não tenha sido compensado até a data de encerramento do 1º semestre! ERROS COMUNS: Não anexar a conciliação na prestação!!

32. DEMONSTRATIVO DAS DESPESAS REALIZADAS Obtido no sistema GRF, é o documento que mostra todos os lançamentos, como as notas fiscais, encargos sociais e guias de recolhimento registrados no sistema.

33. NOTAS FISCAIS Devem ser organizadas conforme suas respectivas COTAS, levando em conta a ordem em que aparecem no DEMONSTRATIVO DAS DESPESAS REALIZADAS. Entre as notas fiscais de cada cota é necessário colocar uma folha de rosto a fim de diferenciar as cotas. Cota Normal Consumo Cota Normal Serviço

34. Guias de Impostos • Devem ser devidamente pagas no período correspondente e anexadas com seu comprovante de pagamento.

35. Contrato É o documento que celebra o compromisso entre a Escola e a empresa, de que um determinado serviço será prestado, onde estarão acordados o prazo e os valores referentes a materiais e mão-de-obra, a fim de apurar a retenção de ISS e INSS.

36. CARTA DE CORREÇÃO Documento para correção de dados e informação de dados incompletos. Não serve para ALTERAÇÃO de nenhum dado na NF.

37. GR-PR de Despesa Indevida Quando o estabelecimento faz uma despesa indevida, realiza a compra de um item não autorizado ou com a cota indevida, deve proceder a devolução através de GR-PR a fim de restituir o Tesouro do Estado.

38. JUSTIFICATIVA Documento emitido pelo estabelecimento ou pela empresa para justificar alguma situação adversa!

39. TERMO DE RECEBIMENTO DE SERVIÇOS DE REPAROS/MELHORIAS Documento em que a APMF atesta que os serviços foram executados a contento e de acordo com o protocolo liberado. Deverá ser elaborado em 3 vias (uma via na PC, uma via para escola, uma via para SEED a qual será encaminhada logo após a conclusão dos serviços).

40. GUIA DE RECOLHIMENTO DE SALDO FINAL DE EXERCICIO Chegando ao final do exercício, caso o estabelecimento tenha algum saldo em c/c, deverá zerar a sua conta fazendo uma GR-PR. É interessante que se faça uma guia de recolhimento para cada saldo e desse modo anexar então a GR-PR no final de cada cota correspondente, caso seja feito somente uma guia, deverá ser anexada no final da PC, antes do Relatório de Origem e Aplicação de Recursos.

41. RELATÓRIO DE ORIGEM E APLICAÇÃO DE RECURSOS Emitido pelo GRF, é o fechamento e o espelho de toda a Prestação de Contas. Mostra todos os valores recebidos no período, em cada cota, os valores executados em cada grupo de despesas, o valor recebido e o total gasto no período. Tem que estar de acordo com o saldo do extrato bancário e deve se assinado pela direção e pelos membros da APMF/Conselho Escolar.

42. TERMO DE TRANSMISSÃO DE GESTÃO Deverá ser elaborado em 04 vias (uma via do NRE, uma do diretor afastado, uma do substituto e outra na PC), em caso de término de mandato, afastamento temporário ou definitivo do diretor. Sendo que o mesmo é responsável e deverá efetuar a prestação de contas de sua gestão.

43. FECHAMENTO DA PC NO ESTABELECIMENTO O Gestor ou responsável, após montar sua prestação de contas, deverá CARIMBAR, usando carimbo especifico para paginação, todas as páginas no lado direito superior da folha e rubricá-las. A folha timbrada do FR, usada para colar as notas fiscais não é necessário carimbar, pois já tem um espaço para paginar e rubricar.

44. Após todo esses procedimentos, a Prestação de Contas será analisada pelo NRE, se houver necessidade voltará para o estabelecimento de ensino para correções. Após retornar, será emitido um parecer que vai assinado pelo analista e chefe do NRE, a prestação então é encaminhada para SEED/CAF para nova análise.

45. Atenção: • NÃO PERFURAR AS NOTAS FISCAIS • NÃO COLAR AS NOTAS FISCAIS INTEIRA NA FOLHA – SOMENTE CANTO SUPERIOR ESQUEDO • NÃO COLAR OS EXTRATOS, DEMONSTRATIVO DE DESPESAS E RELATÓRIO DE ORIGEM EM UMA FOLHA SULFITE (DOBRADOS)!

46. Atenção: • NÃO UTILIZAR 02 CORES DE CANETA... • NÃO UTILIZAR 02 LETRAS NA MESMA NOTA FISCAL...

47. Qualquer dúvida durante o decorrer do ano, antes de executar, entre em contato com o NRE! Dúvidas?

48. Equipe Financeiro: Ellen Paula Kalisz Francielle R Bressanin Alves Ione C Bonfim Carvalho