Réunion Générale de coordination du 25 Septembre 2008

1. Réunion Générale de coordination du 25 Septembre 2008

2. REUNION DE COORDINATION DU 25 SEPTEMBRE 2008 Ordre du Jour 1. Point sur les indicateurs qualité. 2. Point sur l’audit externe du 1er Juillet 2008. 3. Planning des audits du second semestre 2008. 4. Organisation financière CCEG – Scènes Vosges 5. Point sur le calendrier budgétaire : BS – DM et BP 2009. 6. Point sur le contrôle et le suivi des marchés. 7. Points divers. 8. Remarques diverses. Prochaine Réunion le : Jeudi 27 Novembre 2008 à 14 H 30 2

3. 1.A. Les indicateurs qualité • Délais globaux de règlement sur 8 mois • Délai global d’Août en baisse à 25,08 jours – Moyenne de 25,46 jours contre 25,40 jours sur l’année 2007, 27,81 jours sur 2006 – Objectif 08 : 26 jours tenus. • Mais attention au délai de septembre traditionnellement plus long. • Pour les services qui traitent un nombre important de factures : • Direction des Sports et de la Jeunesse : 22,54 jours moyenne 2008 sur 8 mois. • Urbanisme : 36,63 jours en moyenne 2008 sur 8 mois. • 2. Délais globaux d’encaissement Délai d’encaissement global 70 jours soit le plus élevé depuis 2004. • Délais d’encaissement pour les titres émis en 2008 : 27 jours avec un objectif 2008 de 31 jours ( 30,03 jours réalisés sur toute l’année 2007 ). Pour les titres 2008 : • Loyers Ville 41 j., Repas PA 30 j., Loyers PA 26 j., Crèches de 38j. • 3. Délais de traitement par les services • De 18 jours en 2001 à 8,81 en 2006 et 6,65 jours en 2007 et 7,20 sur 2008. • Objectif 2007 : 9 jours - Objectif 2008 : 7 jours 3

4. 1.B. Les indicateurs qualité ( suite ) 4. Suspensions du Trésor Public Taux de suspension 2007 des mandats : 0,59 % et 7 Mois 2008 0,40 % - Objectif 2008 0,70 %. Taux de suspension 2007 des titres : 1,53 % et 7 Mois 2008 2,22 % - Objectif 2008 1,50 %. Taux moyen global 2007 : 0,88 % et 7 Mois 2008 0,98 % - Objectif 2007 0,90 %. 5. Les factures anciennes arrivées dans nos services Délai moyen d’arrivée sur 7 Mois 2008 14,25 jours contre 13,46 jours en 2007, 13,39 en 2006 et 20,26 en 2002 - Objectif 2008 12 Jours. Chaque mois, 102 factures sur 7 Mois 2008 ont déjà plus de 15 jours d’existence quand elles arrivent aux Finances ( 92 en 2007, 87 en 2006, 109 en 2005 ). Chaque mois, 24 factures sur 7 Mois 2008 sont datées de deux mois précédant celui de l’enregistrement aux Finances ( 32 en 2007, 28 en 2006, 28 en 2005 ) En Août : 4 factures Documentation, 4 factures Citélum, 3 factures BMI. En Juillet : 3 Bâtiments 2 Zozik 1 Sicovad, 3 BMI, 3 Evènementiel. 4

5. 2. Bilan de l’audit externe du 1er Juillet 08 • Manque de contrôle dans les livraisons : il est accepté des factures supérieures à la commande initiale sans preuve de l’acceptation de cette commande supplémentaire. • Les bons de commandes émis à partir du logiciel doivent être le plus détaillés possible. • Mise en place de l’accès aux rubriques de suivi des marchés sur le logiciel de comptabilité ( mis en place cet été ) Sous SIME – Boîte à outils. http://172.25.9.8/spip%201.9.2/IMG/pdf/VISUALISATION_DES_MARCHES_PAR_LES_SERVICES.pdf • Chaque comptable doit être en mesure de justifier à tout moment le niveau d’exécution de tous les MAPA et marchés formalisés de son service. • Attention ! Les numéros de marchés – surtout les MAPA – ne sont pas renseignés sur la fiche de suivi des factures. • La preuve du contrôle du visa de la commande doit figurer dans les dossiers de traitement des factures chez chaque correspondant comptable. 5

6. 3. Planning des audits du second semestre 2008 • Enjeu : préparer le prochain audit externe du 04-02-09 • Suivi des actions en cours : • nouvelles procédures CCEG, Scènes Vosges. • Suivi des remarques issues de l’audit de Juillet 2008, en particulier la gestion des marchés. • Services particulièrement concernés en plus des secteurs habituels: DRH, Arrivée des factures, gestion des achats informatiques, sports et jeunesse. 6

7. 4. Organisation Financière CCEG – Scènes Vosges. CCEG Principes : Accélération et simplification du traitement des factures. Mise en place de la numérotation des marchés et de l’inventaire du Patrimoine. SCENES VOSGES Suivi par Finances en l’absence de l’Administrateur Changement à venir : un seul budget assujetti à la TVA, pas avant Novembre 2008. Prévoir les refacturations conformément à la convention. 7

8. 5. Calendrier Budgétaire 1. Les BS – DM à venir BS 2007 Validé Ville + CCAS BS 2007 EPIC 30-09 et DM CCEG 29-09 DM Scènes Vosges 07-11 2. Les BP 2009 Lettres de cadrage – Tableaux de saisie – Notes de Synthèse. Le 21-10 Adoption Budgets SSAD et Magnolias Budget Fonctionnement, enjeux : Contrôle des imputations, ventilation par activité tout en limitant la multiplication des lignes budgétaires. Réunions de services sur le fonctionnement du 26-09 au 06-10 Réunions Adjoints 20 et 21-10 – Et Maire du 30-10 au 06-11 8

9. 5. Calendrier Budgétaire Le contexte : Des ressources financières plus limitées et des budgets dépenses plus serrés. La qualité et la précision apportée dans la présentation de vos budgets vont faciliter le suivi de l’exécution : l’agent comptable du service est au cœur de l’exécution et doit être parfaitement informé de la construction du budget. Grande rigueur sur les imputations budgétaires, notamment en vue du passage à Hélios annoncé en avril 2009 par le Trésor Public. Le Bouclage du BP 2008 doit être anticipé par les services : 1. Comité de Pilotage Mi Novembre 2008 2. Fin des engagements le lundi 1er Décembre au soir 3. Basculement sur 2009, le jeudi 18 Décembre. 9

10. 6. La gestion des marchés MAPA : attention au respect des règles de la commande publique et au contrôle de l’exécution ( Anomalies détectées depuis Mai 08 aux Sports, Bâtiments, Techniques, Education, Informatique … ) Dépassements sans justificatifs, L’imprévu ne justifie le non respect des règles, Absence de marchés, d’avenants ( notification, modifications ), manque devis, bordereau de prix …, De plus, le référencement des marchés devient obligatoire pour le contrôle efficace du Trésor Public dans le cadre du CHD ( Contrôle hiérarchisé de la dépense ) 10

11. 6. La gestion des marchés ( suite ) Rappel : Qui attribue les n° de marchés ? Jurisprudence très favorable aux Collectivités : DGD : ils doivent être signés et notifiés par Ordre de Service. Sinon, l’entreprise doit saisir le juge pour faire respecter ce formalisme dans les délais légaux. DGD et réclamations du titulaire : si l’entreprise ne formule pas un mémoire de réclamations au moment de la notification du DGD, le DGD, devenu définitif, est alors non contestable. Pas de DGD :la responsabilité des entreprises pour les dommages peut être recherchée sans limite de durée (10 ans si le DGD existe). Il appartient à l’entreprise de mettre en demeure le maître d’ouvrage de le produire. 11

12. 6. La gestion des marchés ( suite ) La Transaction : Objet : mettre fin à une contestation ou un litige, doit éteindre une dette réelle. Nécessite un délibération et un contrat signé par les deux parties. Doit fixer une indemnité pour un montant précis en rapport avec le préjudice subi mais pas pour un simple « manque à gagner », minimum non atteint sur un MBC par exemple, Ne doit pas être contraire aux dispositions légales ou à une décision d’un juge ( pas de transaction sur les intérêts moratoires, ou d’annuler une annulation d’un marché … ) Exige des concessions réciproques des deux parties. 12

13. 7. Points divers • Modification du Plan comptable M49 Eau et Assainissement • Consignes pièces à joindre aux mandats • Nouvelle fiche de suivi des recettes ( bien renseigner quand il s’agit d’une subvention ou d’une annulation toujours à justifier ) • Attention aux pseudo contrats dit gratuits sur internet : cas de NOVA CHANEL • Engagement des régies : une procédure à généraliser pour un meilleur suivi des recettes 13