Pilotage économique d’un établissement du CNEAP

1. Pilotage économique d’un établissement du CNEAP

2. Objectifs de l’atelier • Comment assurer le PILOTAGE SECURISE d’un établissement agricole ? • Informer sur les OUTILS COMMUNS et les EXPERIENCES REUSSIES

3. Contenu de l’atelier I Axes pour une gestion saine II Comptabilité analytique CREAP Midi Pyrénées et Languedoc Roussillon III Tableaux de bordEtablissement de Coulogne

4. I - Axes pour une gestion saine

5. Axes pour une gestion saine • 4 grandes règles de gestion • Gérer, c’est d’abord prévoir • Prévoir à partir des historiques et du contexte • Prévoir à partir de la comptabilité analytique • Des tableaux de bord simples, fiables et pertinents • Les outils communs mis en place par le CNEAP pour tous les établissements • Un plan comptable • Des guides • Un Observatoire économique et financier • Des tableaux d’indicateurs : Tisec

6. Règle 1 : Gérer, c’est d’abord prévoir • Outils de prévision • Budget de fonctionnement • Budget d’investissement • Trésorerie prévisionnelle mensuelle Prévoir c’est AVANT, et pas APRES le début de l’exercice comptable

7. Approche gestion Anticipative Estimative Approche comptable Rétrospective Précise Elaboration budgets en novembre décembre pour l’année en cours Elaboration budgets en mai juin juillet pour la rentrée suivante Règle 1 : Gérer, c’est d’abord prévoir

8. Exemple de calendrier comptable et financier

9. Règle 2 : Prévoir à partir des historiques et du contexte • Pour les données clés • Fonder les hypothèses budgétaires à partir constats passés et du contexte actuel • Exemple • Tableau des rendez vous de pré-inscription

10. Règle 3 : Prévoir à partir de la comptabilité analytique • Pour une structure multi-activités • Construction de chaque budget analytique à partir des balances analytiques • Budget global de l’association = Somme des budgets analytiques

11. Règle 4 : Des tableaux de bord simples, fiables et pertinents • Présentation des tableaux de bord • Constante • En comparaison avec les états passés • Des commentaires écrits • Des graphes sur les évolutions des données clés

12. Mise à disposition par le CNEAP d’outils communs • Plan comptable du CNEAP • actualisé (à paraître en juin-juillet) • Guides de comptabilité et de gestion • Comptabilité générale • Comptabilité analytique • Guide du contrôle interne • Observatoire économique et financier • TISEC

13. TISEC - Onglet financier

14. II - La comptabilité analytique Un vrai outil d’aide à la décision

15. Témoignages sur l’expérience des CREAP Midi Pyrénées et Languedoc Roussillon • Pourquoi ou quel était le besoin ? • Comment, a-t-on procédé ? Formation IFEAP et Suivi du DREAP • Quels apports ? CREAP , Présidents, Administrateurs, Chefs d’établissement • Les conditions de réussites Une réelle volonté, une formation, un suivi en CREAP par une personne ressource

16. Pourquoi une comptabilité analytique ? • Les 5 bonnes raisons pour s’y mettre • La valorisation pour un lycée • Les principaux ratio partagés • Comment ça marche ?

17. 5 bonnes raisons pour s’y mettre(1) Raison 1 : réglementaire • Loi 84/185 du 31 décembre 1984 : contrat entre l’État et l’Association. • Ce contrat : obligation de remettre au TPG (copie SRFD) des comptes spécifiquement associés à la Formation initiale (tableau CNEAP) • Identification claire des activités d’apprentissage et formation continue .

18. 5 bonnes raisons pour s’y mettre(1bis)

19. 5 bonnes raisons pour s’y mettre(2) Raison 2 : clarification • Une Association mène en général plusieurs activités. Sa comptabilité générale est comme un lac alimenté (comptes consolidés) par des ruisseaux (sections analytiques). Autant bien connaître comment ce lac est alimenté.

20. 5 bonnes raisons pour s’y mettre(3) Raison 3 : simplification • En l’absence de comptabilité analytique le comptable a tendance à créer des sous-comptes afin de commencer à distinguer les activités. Exercice inutile si la comptabilité analytique est en place.

21. 5 bonnes raisons pour s’y mettre(4) Raison 4 : gestion • La comptabilité analytique permet d’identifier des coûts unitaires : • formation initiale / élève (éventuellement / site) • repas • Nuitée • entretien des locaux/m² • etc.

22. 5 bonnes raisons pour s’y mettre(5) Raison 5 : comparaison (étalonnage) • Les lycées qui le souhaitent peuvent se comparer à d’autres en matière de coûts et engager selon les situations des actions en matière de : • Productivité • Qualité • Etc.

23. La valorisation pour un Lycée PRIX DE REVIENT : charges affectées Charges indirectes TARIFS et évolution : subventions Contribution des familles

24. La valorisation pour un Lycée Exemple LE PRIX d’un REPAS - 1 CHARGES AFFECTÉES: • matières 1aires • prestataire • personnel • autres • amortissements PRIX DE REVIENT : charges affectées Charges indirectes RECETTES : subventions contribution des familles CHARGES INDIRECTES: • entretien locaux • loyer estimé • admin générale

25. La valorisation pour un Lycée Exemple LE PRIX d’un REPAS - 2 CHARGES AFFECTÉES: • matières 1aires • prestataire • personnel • autres • amortissements PRIX DE REVIENT : charges affectées Charges indirectes COMPARATIF d’un exercice à l’autre CHARGES INDIRECTES: • entretien locaux • loyer estimé • admin générale

26. Les principaux ratios partagés avec d’autres lycées FORMATION INITIALE ENTRETIEN LOCAUX REPAS NUITÉE INTERNAT PRIX DE REVIENT : charges affectées Charges indirectes

27. ATTENTION à BIEN COMPARER CE QUI EST COMPARABLE! • Les effectifs par classe, les plateaux techniques ne sont pas les mêmes! • EXEMPLE CHOISI sur des lycées « mixtes » : • Ayant dans leur structure une ou plusieurs • > Filière professionnelle • > Filière générale ou technologique • > Filière SERVICES • ATTENTION à veiller au mieux disant (rapport QUALITÉ/PRIX) et non toujours au moins disant

28. FORMATION INITIALE : CHARGES DIRECTES AFFECTÈES LES ACHATS : 348€ TOTAL AFFECTÉ : 1.205€ IMPOTS & TAXES : 27€ PERSONNEL AFFECTÉ : 689€

29. FORMATION INITIALE : CHARGES DU LYCÉE TOTAL CHARGES / élève : 2.440€ ADMIN Générale : 580€ TOTAL AFFECTÈ : 1.205€ LOYER GESTION PROPRE : 364€ ENTRETIEN LOCAUX : 290€ 9,0m²/élève 32,3€ / m²

30. FORMATION INITIALE : CHARGES D’ENSEMBLE TOTAL CHARGES LYCÉE : 2.440€ CONSOLIDÉ CHARGES / élève : 8.212€ Valorisation salariale enseignants droit public : 5.772€ LOLF 2009 : 44.000€/ETP

31. COÛT D’UN REPAS CONSOLIDÉ / REPAS : 4,62€ CHARGES INDIRECTES : 0,84€ CHARGES DIRECTES : 3,78€ Calcul sur 335.000 repas

32. COÛT D’UNE NUITÉE CONSOLIDÉ / NUITÉE : 13,27€ CHARGES INDIRECTES : 7,21€ CHARGES DIRECTES : 6,06€ Calcul sur 111.000 nuitées

33. Comment ça marche ? • La comptabilité analytique va comporter 2 types de sections • Les sections principales • Celles qui correspondent aux métiers de l’association et qui resteront après déversement des sections secondaires • Les sections secondaires • Ce sont les sections de MOYENSet de SERVICES qui accompagnent la réalisation du cœur des métiers de l’association

34. FI sous contrat Appren-tissage Formation Continue Accueil Groupes Production ex : ferme Gestion propre • C’est la section de l’ASSOCIATION • Comme propriétaire ou se comportant comme tel (LOYER) • Comme communauté d’engagements partagés. • C’est donc la section du Président • C’est la section liée au CONTRAT • FORMATION INITIALE dont • ½ pensionnaires et internes pour ce qui est des recettes (subventions et contribution des familles) Les sections principales

35. Les sections secondaires (1) Installations et entretien des locaux Atelier pédagogique & autres Administration générale RESTAURATION INTERNAT poids économique nombre repas nombre nuitées M² Déversées par étapes successives dans les autres sections secondaires et les sections principales

36. FI sous contrat Appren-tissage Formation Continue Accueil Groupes Production ex : ferme Gestion propre Les sections secondaires (2) TABLEAU CNEAP C’est ce qu’il restera après déversement des sections secondaires

37. Tout au long de l’année • Les factures (dépenses et recettes) sont affectées à une ou plusieurs sections analytiques lors de la saisie comptable • En fin d’exercice • Extraction des données comptables dans un tableur (maquette comptabilité analytique) puis déversements progressifs après saisie des unités d’œuvre

38. III - Tableaux de bord Cas concret :LEAP de Coulogne

39. Présentation du lycée(1) • 400 élèves de la 4ème au Bac + 3 • 120 apprentis du CAPA au BTSA • 30 000 heures en formations continue • 70 personnes • 1 internat de 210 lits

40. Présentation du lycée(2) • Des ateliers pédagogiques taxables (horticulture, aquaculture) et non taxables (aménagement de l’espace, jardinerie, animalerie) • Une équipe de direction de 6 personnes • Des responsables de filières • Un conseil d’administration composé pour partie de professionnels

41. La base : le budget prévisionnel (1) • Incontournable • Voté en juillet, si possible équilibré • Le fil rouge de l’année de lui découle …

42. La base : le budget prévisionnel (2) de lui découle … Rassemblement de la FFNEAP - Tours5 & 6 mai 2011

43. Les indicateurs de gestion « comptables » &« incontournables »

44. Trésorerie

45. Salaires

46. Repas

47. Ateliers(1)

48. Ateliers(2) - Budgets prévisionnels

49. Comptes 60 - 61 - 62

50. Mais aussi d’autres indicateurs (non comptables) Les effectifs