Projektikirjutamine ja juhendamine. ( Teooria ja praktika )

1. Projektikirjutamine jajuhendamine.(Teooria ja praktika) II Koolitus / Sillamäe Vabatahtlike klubi 09.02.2013 Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

2. SEMINARI KAVA • 1. Projektid, programmid ja projektitaotlused (mõiste) • 2. Millest saab alguse hea projektitaotlus • 3. Probleemi kirjeldamine • 4. Sihtgruppide ja kasusaajate määratlemine • 5. Tegevuskava koostamine • 6. Projekti juhtimisstruktuuri kavandamine • 7. Projekti eelarve koostamine • 8. Projekti eeldatavate tulemuste kirjeldamine • 9.Projekti tulemuste hindamist võimaldavate indikaatorite määratlemin • 10. Ohtlikud vead projektitaotluste koostamisel ja milliseid projekte ei rahastata Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

3. Projekt – Mis see on? Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

4. Projekti mõiste • • Uudne • • Ühekordne • • Ajaline piiritletus • •erakorraliste ressursside vajadus • • Interdistsiplinaarne • • Keeruline plaanida • • Keeruline juhtida • • Riskiohud • • Konfliktsus • • Tähendus • Ajutine ühekordne ülesanne, millel on selgelt määratletud tulemuslikud, kulutuslikud ja kestuseesmärgid. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

5. Projekt - mõiste Projekt - (mittetulundusliku/avaliku sektori projekti puhul) on dokument, mis käsitleb järgmisi teemasid: taotleja, eesmärk, sihtrühm, põhjendus, seos arengukavadega, tegevuste kirjeldus, meetod, jätkusuutlikkus, eelarve, seletuskiri, partnerlus, piiriülene koostöö, juhtimisstruktuur, tehnilised/tehnoloogilised aspektid, juriidiline alus, avalikustamine, riskid (SWOT), hindamine jne. Mahult on projekt tavaliselt paarkümmend lehekülge. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

6. Programmi mõiste • Programm on – kogum projekte, mis on omavahel seotud läbi ühise strateegilise eesmärgi. Või – ühte või mitut tugevat, selgelt eristuvat teemat (n. ühine tehnoloogia, ressursibaas või kliendibaas) omavate projektide kogum, mis eeldab ühendatud juhtimisstruktuuri. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

7. Programmi mõiste Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

8. Projektitaotlus mõiste • Sõltumata rahastavast institutsioonist sisaldab projektitaotlus alati järgmist: • Probleemi või hetkesituatsiooni kirjeldust • Eesmärki • Tegevuskava • Eelarvet • Projekti meeskonna ja juhtimissüsteemi kirjeldust • Eeldatavate tulemuste kirjeldust Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

9. Miks, Kuidas ja Millal on vaja kirjutada projekte? • Miks? – Projekt see on reaalne tegevus mille eesmärgiks on lahendada/muuta olukorda. • Kuidas? – Projekti kirjutamine sõltub tingimustest mis on ettenähtud konkursil/programmis • Millal? – Soovitav projekti kirjutada 1 kuu jooksul enne tähtaega lõppes. Suure projektiga on soovitav alustada 6/12 kuud enne tähtaja lõppu. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

10. Projekti planeerimise täiustamiseks • P.A.R.C (P+3T) • Planning – Planeering • Action – Tegevus • Reflection – Tagasivaatev hinnang • Celebration – Tähistamine • S.M.A.R.T. eesmärgid (S.M.S.R.T.) • Specific – Spetsiigilised • Measurable – Määdetavad • Achievable – Saavutatavad • Realistic – Realistlikud • Time – bound – Tähtaegadest kinnipidamine Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

11. Projekti juhtimine • Projektijuhtimine on teadmiste, oskuste, vahendite ja tehnika rakendamine nii, et oleks võimalik teostada projekti eesmärgi saavutamiseks vajalikud tegevused. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

12. PROJEKTI JUHTIMISE 10 PÕHIPRINTSIIPI • Vajaduste hindamine • Vajaduste prioritiseerimine • Meeskonna kokkupanek ja meeskonnaliikmete oskuste ülevaade • Ajurünnak ja projekti valik • Eelarve ja ajakava koostamine ja rahaallikate ülevaatamine • Partnerlussuhete ehitamine – juhendaja valik • Rahaliste vahendite ja ressursside kogumine • Projekti elluviimine – projekti juhtimine = personali, aja, raha, ja efektiivsuse juhtimine • Väline projektimonitooring ja hindamine • Aruande koostamine –läbimõtlemine ja ülevaade nin tähistamine Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

13. S.M.E.A.C. (S.M.E.A.K) • Situation – situatsioon kirjelda oma kogukonna spetiifilisi vajadusi • Mission – mida me peaks tegema, et vajadusi täita • Execution – kuidas te projekti ellu viite (Millal? Kus? Kuidas? Mis materjalid? jne?) • Administratsion – kes teeb mida? Iga meeskonnaliikme roll? • Communication – kuidas edastada infot projekti kohta kogukonnas. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

14. HEA PROJEKTI STRUKTIUUR Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

15. Probleemi kirjelduse koostamine • Ükskõik, millise nurga alt me seda teeme, igal juhul peab siit selguma see, miks see projekt käivitatakse. • Mida rohkem on võimalik projekti vajaduse põhjenduses välja tuua numbrilisi näitajaid, seda parem. • Kui vajadust põhjendab mingi uuring on see väga tugev argument ja projekti seda alalõiku hinnatakse kindlasti kõrge hindega. • NB! Kõik väited peavad olema tõesed ja tõestatavad. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

16. Sihtgruppi ja kasusaajate määramine • Kasusaajad Asutus, organisatsioon või inimrühm, kelle huvides projekti teostatakse või kes saab projekti tulemusest mingit kasu. • Sihtrühm Sihtrühmaks on need asutused, organisatsioonid või INIMESED, kes hakkavad projekti väljundeid kasutama Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

17. Tellija Kasusaja Teostaja Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

18. Põhilised osapoled projektides Tellija Teostaja INFO Probkeemi omanik Raha Omanik Lahenduste pakkuja • Tulemus • Aeg • Hind Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

19. Kasusaajad ja sihtrühmad • Kes on projekti algatanud? • Kellele on projekt suunatud? • Kas projekti sihtrühm on projektist huvitatud? • Kes on kasusaaja? • Kas kasu jõuab ka sihtrühmani? • Kas partner on kasusaaja? JNE. Üks olulisemaid punkte hindamisel • NB! Kes teeb projekti ja kellele • Kes saab kasu-projekti taotleja, partnerid, sihtrühm või ühiskond • Sidusrühmad Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

20. Tegevuskava koostamine • Tegevuskava on projekti A ja O • Tegevuskava peab olema selgem, konkreetne ja ühilduv kõigi teiste projekti osadega kaasa arvatud eelarvega! • Tegevuskava võiks välja tuua tegevuste pakkettidena tabelite kujul • Tegevuskava näita ära tegevuste läbiviimise aeg, tegevuse läbivija/vastutaja. • Tegevused viivad eesmärgini. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

21. Projekti juhtimissstukruur • Projektgrupi liige • Isik, kes on valitud projekti messkondi tema erialaste oskuste pärast ning kellel ülesandeks on konkreetsete tööde teostamine projekti käigus. • Projekti juhtimisstuktuur • Näitab seda, kuidas on projektgrupi liikmed grupeerunud, millised on vastutusvaldkonnad ja alluvussuhted Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

22. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

23. Projekti juhtimissstukruur • Projektijuhist sõltub projekti edukus otsi kogemustega inimest! • Projektijuht peab olema kaasatud projekti ja eelarve väljatöötamisse • Ära tee projekti juhtimist keeruliseks ja kohmakaks, ekspert peaks ka asjast aru saama! • Ära administreeri üle! Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

24. Projekti eelarve koostamine • Kulude plaani olemasolu on oluline eelkõige: • projekti rahastajale • organisatsiooni juhtkonnale • projekti juhile • Kulude plaanimine annab projekti rahastajale võimaluse tagada õigeaegne rahaliste vahendite olemasolu. • Organisatsiooni juhtkonnale või rahastajale on kulude plaan üheks vastuvõetavate otsuste aluseks. • Projekti juhile on kulueelarve projekti järelvalve ja kontrolli instrumendiks Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

25. Projekti eelarve koostamine • Iga tegevus projektis võib olla seotud: • Töö teostajate palgakuluga • Töö teostamiseks vajalike materjalide kuluga • Tegevuse läbiviimiseks kasutatavate vahendite kuluga • Sisseostetavate teenuste kuluga (allhangete kulu) • Kapitalikuluga jt. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

26. Projekti eelarve koostamise kululiiged • Tööjõukulu • Tellitud tööd ja teenused • Kontorikulud • Üritused • Lähetused • Teavitamine • Investeeringud • Muud otsesed kulud • Organisatsiooni tegevus-ja/või arenduskulud (KÜSKi eelarve vorm) Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

27. EELARVE: Otse- ja kaudsed kulud • OTSEKULUD on need kulutused, mida saab dokumnetaalselt tõestada ja mis on projekti teostamiseks otseselt vajalikud. • KAUDSED KULUD on need, mida ei ole võimalik täpselt fikseerida, tihti neid nimetakse üldkuludeks. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

28. Eelarve koostamine • Tegevused peavad olema seotud eelarvega • Eelarve peab olema sellise detailsusega, et sellest saab aru ka tavaline inimene. • Eelarve peab vastama nõutele: • Projekti juhtimisega seotud kulutused • Lubatud ja MITTELUBATUD kulud • Oma ja kaasfinantseerimise osakaal • Rahalise ja mitterahalise finantsererimise osakaal • Ja muud tingimused, kirjutatud projektijuhendis. • Maksmus peab olema põhjendatud/realistlik • Hinnapakkumised peavad olema kooskõlas eelarvega. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

29. Põhilised vead eelarve koostamisel • Töötasus unustatakse ära maksud • Mitterahaline ja rahaline osa näidatakse eelarves valesti • Eelarvesse pumbatakse nn “õhku” ja mittevajalikud kulud • Näidatakse kulutusi, mis on tehtud enne õiget aega • Eelarvesse kirjutatakse projektiga mitte seotud kulutusi • Koonerdatakse Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

30. Projekti eelarve koostamisene NB! Projekti eelarve koostamisel: • Alusta eelarve tegemist varakult, ole põhjalik • Võta pakkumisi, arvesta nendega! • Tee reaalne eelarve! Ära pane õhku sisse ega koonerda! • Pikaajalise projekti korral arvesta inflatsiooniga! • Jälgi mitteabikõlblike kulutuste loetelu! • Planeeri omafinansereinmist täpselt, vastavalt projektijuhise infole! Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

31. Eeldatavate tulemuste kirjeldamine Kvantitativsed ja Kvalitatiivsed tulemused (võimalik ainnult teostades uuringuid) Turvatunde kasv Rahuolu suurenemine Teadlikkuse tõus Jms. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks! (kirjeldav mõõdetavates suurusted) Osalejate arv Trükkiste tiraaž Lehekülgede arv Kilogrammid, meetrid jne

32. Eeldatavate tulemuste kirjeldamine • Igal projektil on olemas kvantitatiivsed tulemused, ja neid tuleb välja tuua konkreetsete numbritena. • (Osales 400 in, prinditud 500 käsiraamatuid, jne) • Mida rohkem võimalik neid väljatuua, seda parem. • Kvalitatiivsete tulemuste korral, peab ette näha nii projekti tegevuskavas kui eelarves eel-ja järeluuringut. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

33. Eeldatavate tulemuste kirjeldamine • Hindamis komisjoon või ekspert võrdleb saavutatud ja lubatud tulemused projekti taotlusvormiga. • Oodatavat tulemust tuleb kirjeldada.Komisjon ega ekspert ei tee ise järeldusi. • Tulemus ei ole tegevus! Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

34. Tulemuste levitamine • Projekti tulemuste levitamise eesmärk on: • et tulemusi kasutaksid võimalikult paljud huvigrupid, kes projektiga seotud informatsioonist kasu saavad; • kellele võiks tuua mingit kasu projektiga seotud informatsioon; • kuidas see info võiks nendeni jõuda (poster,uudiskiri, brožüür, veebileht, infoseminar jms); • milline peaks olema huvilistele edastatav põhisõnum; • millal oleks parim aeg sõnumi edastamiseks. Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

35. Jätkusuutlikkus • Projekti otsene jätkusuutlikkus • elluviimisele järgnevate taotleja ja partnerite poolt läbiviidavate/organiseeritavate tegevuste kirjeldus, planeeritav maksumus, finantseerimise allikad, rahaline kaetus (nt. jooksvate kulude katmine pärast projekti lõppemist), otsese jätkusuutlikkuse tõestatus. • Projekti kaudne jätkusuutlikkus • projekti elluviimisega loodud eeldused edasiseks arenguks, prognoosid (nt. projekt loob teatud eeldused erainvestoritele, prognoositakse töökoha loomist teatava perioodi jooksul). Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

36. KONTROLLKÜSIMUSED • Miks kirjutada projekte? • Mis on S.M.A.R.T eesmärgid? • Kes on kasusaaja ja kes on sihtrühm? • Mis vahe on otsestel kuludel ja kaudsetel kuludel? • Mis on kvantitatiivsed ja kvalitatiivsed tulemused? Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!