Leonardo da Vinci - Prenos inovacij 2009 Uvajalni sestanek

1. Leonardo da Vinci - Prenos inovacij 2009 Uvajalni sestanek Ljubljana, 2.10.2009

2. Urnik 10:00 - 11:00 Dobrodošlica in predstavitev Nacionalne agencije Predstavitev NA in programa VŽU Osvežitev o programu LdV, akcija ToI Kratka predstavitev projektov (5 min) 11:00 - 13:00 Izvajanje projekta LdV-ToI Napotki in nasveti Predstavitev projekta IRCUO – e-Shoe (LdV-ToI-2007) Pogodba in aneksi Izvajanje projekta Mednarodno sodelovanje Poročanje (vmesno in končno) Zagotavljanje kvalitete - Evaluacija Valorizacija in trajnost 13:00 - 15.00 Administrativno in finančno vodenje projekta Vprašanja in odgovori ODMOR VKLJUČEN

3. VlogaNacionalneagencije Smo “naročnik, partner in nadzornik” Naš cilj je prispevati k čim višji ravni kakovosti: prijav, izvedbe izbranih projektov, vključevanju rezultatov, prepoznavnost in učinek ... ... Programa vseživljenjsko učenje

4. VlogaNacionalneagencije Pred izvajanjem projekta promocija programa in razpisov podpora prijaviteljem izvajanje predpisanih postopkov Med izvajanjem projekta kick-off sestanki spremljanje svetovanje in pomoč pregled vmesnih poročil Po koncu projekta ocena rezultatov projekta (vs. pogodba in prijava) interna in zunanja evalvacija ocena finančnega in administrativnega vodenja projekta UPORABITE NAS!

5. Kdo smo? Aleš Vidmar: 01 5864 236 Neža Pajnič Sabina Benvenuti Topič: 01 5864 240 leonardo@cmepius.si ales.vidmar@cmepius.si sabina.benvenuti.topic@cmepius.si spletne strani: http://www.cmepius.si/

6. Vseživljenjsko učenje»od zibke do groba...« Družba in ekonomija temelječa na znanju, dobrih službah, trajnostni rasti in socialni koheziji: #1 (Lizbonska strategija, Marec 2000) Investirati v človeški kapital, prilagoditi sisteme izobraževanja in usposabljanja novim zahtevam (Pomladni svet 2007) … ne le transformacija evropskega gospodarska ampak tudi modernizacija socialne družbe in izobraževalnih sistemov... … pokriva vse sisteme in stopnje, dostopnost izobraževanja, fleksibilne učne poti, učinkoviti prehodi, partnerstvo z deležniki, povečana primerljivost kvalifikacij … [2007-2013, 7 milijard €] 2009 – Leto ustvarjalnosti in inovativnosti

7. Program Vseživljenjsko učenje Enoten program EU, skupen 31 državam (2007-2013) Mednarodna oz. evropska dimenzija Evropske politike: kakovost in privlačnost (Kebenhavn Maastricht, Helsinki in Bordeaux) Projekti so decentraliziran (prijava v Sloveniji) in centralizirani (Bruselj)

8. Struktura izvajanja programa VŽU Evropski parlament ustanovil program Evropska komisija upravlja program Nacionalna agencija upravlja program v Sloveniji Prijavitelj/izvajalec: Slediti lastnim in programskim ciljem Izziv: Navezava in izpeljava ciljev programa in organizacij prijaviteljic

9. Struktura programa VŽU

10. Leonardo da Vinci (2007-2013) Podprogram, namenjen razvoju kakovosti, uspešnosti, inovativnosti in privlačnosti poklicnega (in strokovnega) izobraževanja in usposabljanja,(ki se ne odvija na terciarni ravni). - p o s e b n i c i l j i - Podpiratiposameznike vključenev usposabljanjupri pridobivanju in uporabi znanja, veščin in kvalifikacij in tako olajšati njihov osebni razvoj,zaposljivost in vključenost vevropskem trgu dela; Podpora izboljšavam kakovosti in inovacij v sistemih,institucijah in praksi na področju poklicnega izobraževanjain usposabljanja; Povečanje privlačnosti poklicnega izobraževanja in usposabljanjater mobilnosti za delodajalce in posameznike terolajšati mobilnost udeležencev usposabljanja, ki so zaposleni.

11. VET? Education and training which aims to equip people withskills and competences that can be used on the labormarket. Izobraževanje in usposabljanje, ki omogoča pridobivanje veščin in kompetenc, ki se lahko uporabljajo na trgu delovne sile. http://europass.cedefop.europa.eu/img/dynamic/c313/cv-1_en_US_glossary_4030_6k.pdf Za posameznike [ciljna skupina], da pridobijo veščine in kompetence, ki jih lahko uporabijo na trgu dela. Za podjetja, izobraževalne in druge organizacije, okolje, … Sektorski oziroma panožni pristop, stroka [deležniki]…

12. Cilji podprograma • več kakovostnih mednarodnih usposabljanj • povečati zaposljivost, vključevanje v trg dela EU • pridobivanje znanja, spretnosti in kvalifikacij za opravljanje poklica • razvoj “evropske dimenzije” v PIU • povezovanje izobraževanja in dela • kakovost in inovacije v PIU • povečati privlačnosti PIU • dostopdo PIU in trga dela

13. Namen projektov LdV-ToI je ... razvoj poklicnega izobraževanja in usposabljanja Nove prakse, nove metode, povezovanje partnerjev, IKT metode razvoj “evropske dimenzije” v pokl. izob. in usposabljanju preglednost in primerljivost kvalifikacij, kompetenc in kreditov povezovanje evropskih organizacij, različnih deležnikov in socialnih partnerjev povečanje privlačnostipoklicnega izobraževanja in usposabljanja dostopdo poklicnega izobraževanja in usposabljanja (tudi kot pomoč do vstopa ali participiranja na trgu dela) pomagati posameznikom pri poklicnem razvoju (in hkrati) izobraževalnim ustanovam, gospodarstvu oziroma drugim organizacijam pri izboljšanju delovanja

14. Metode/Akcije • mobilnost, ki podpira mednarodno usposabljanje dijakov, oseb na trgu dela in izmenjave izkušenj strokovnih delavcev v poklicnem izobraževanju. • partnerstva, manj obsežni projektih z določljivimi in/ali oprijemljivimi rezultati, (trajnejše oblike sodelovanje, izdelava skupnih izdelkov, skupni programi, priprava zahtevnejših podvigov, izdelava študij, itd.) • prenos inovacij, ki prispeva h kakovosti in privlačnosti poklicnega izobraževanja in usposabljanja, podpira prenos inovativnih rešitev ter razvoj evropske dimenzije v poklicnem izobraževanju in usposabljanju.

15. Prioritete LdV 2009

16. Nacionalne prioritete • Prenašali, prevzemali in razvijali kratke programe usposabljanja (in relevantnih pripomočkov) za potrebe delovnih procesov • Vzpostavljali partnerstvo med podjetji (oz. drugimi relevantnimi organizacijami) in organizacijami, ki izvajajo izobraževanja in usposabljanja • Imeli močno evropsko dimenzijo in bodo prenašali inovativne prakse ali rešitve v več kot eno državo.

17. Koordinatorji 2009

18. Izvajanje projekta Na splošno o projektih Izvajanje projekta Pogodba Poročanje (vmesno in končno)

19. Kaj je to projekt? Projekt lahko definiramo kot delo z namenom ustvariti novo situacijo ali nov produkt(v širšem pomenu besede). Z drugimi besedami – projekt je časovno omejen/določljiv podvig ali sistematična dejavnost – npr.razviti nov produkt, ko je produkt dokončan, cilji doseženi - se projekt konča. Ključni elementi projekta: cilji (obseg, aktivnosti), viri (človeški, finančni), čas in … kakovost. Evropski projekt

20. Vključevanje kvalitete! Kvaliteta je ena najpomembnejših a pogosto prezrtih dimenzij projekta. Načrtujte mehanizme zagotavljanja in preverjanja kvalitete (povratna informacija, evalvacija vmesnih produktov, zunanji strokovnjaki, koordinator) Dobro določite cilje, predvidite vire (človeške in finančne) ter predvidite koliko časa potrebujete za izvedbo projekta. ! Omejitve projekta so medsebojno povezane in povečanje ali zmanjšanje ene od njih ima posledice na drugih: npr. zamujanje vodi do povečanja stroškov. Povečanje obsega/ciljev projekta vodi do povečanja stroškov, podaljšanja izvedbe projekta, lahko pa tudi slabšanje kvalitete. Pomanjšanje sredstev projekta lahko vodi do slabšanja kvalitete in zamujanje pri izvedbi, itd. 20

21. Namen LdV projektov je ... ... s prenosom in razvojem inovacij podpirati • razvoj poklicnega izobraževanja in usposabljanja • nove prakse, nove metode, nove ciljne skupine, povezovanje socialnih partnerjev, IKT metode • razvoj “evropske dimenzije” v pokl. in strok. izob. in usposabljanju • preglednost in primerljivost kvalifikacij, kompetenc in kreditov • povezovanje evropskih organizacij in socialnih partnerjev • povečanje privlačnostipoklicnega izobraževanja in usposabljanja • dostop do poklicnega izobraževanja in usposabljanja (tudi kot pomoč do vstopa ali participiranja na trgu dela) • dosegati uspeh

22. Dober LdV projekt? Ima dobro idejo, ki izhaja iz potreb/izzivov ciljne skupine in ima jasen cilj in pravilne rezultate, ki ponujajo rešitev ali izboljšanje. Povezuje/vključuje: • stroko • ciljno skupino

23. Dober LdV projekt? Ima dobro vsebino: • skladna s cilji razpisom • inovativni in realistično zastavljeni cilji in rezultati Ima dober načrt izvedbe cenovno učinkovit projekt z dobro načrtovanimi in izvedenimi aktivnostmi – delovni paketi Ima evropsko dimenzijo in ustrezno mednarodno partnerstvo

24. “Value for money” Stroški projekta so realni in zmerni Rezultati projekta so uporabni/uporabljani tudi po koncu projekta (možna tudi komercialna raba) Evropski projekt

25. Izvajanje projekta • Projekt mora biti naravnan k dosegi ciljev in rezultatov • Predvidite kako bo projekt voden (kdo bo “urednik”) • Dorecite sodelovanje partnerjev (roki, definicija aktivnosti, pomenov, …) - Predvidite možnosti tveganja - Držati se načrta v prijavi, a smiselno zasledovati cilje! - Valorizacija (vključitev, raba, uporabnost, koristnost, vključenost ciljnih skupin, obveščanje, …)

26. Implementacija • Ali bodo projekti prispevali k razvoju VET? • Ali so skladni s prioritetami, operativnimi cilji in filozofijo programa LdV in VŽU? • Ali so izvajalci kompetentni za izvedbo takega projekta (z VET in s projektnega vidika)? • Ali bodo imeli stik oz. ali bodo dosegli ciljno publiko? • Kakšne metode in oblike bodo razvijali? • Ali bodo rezultati projekta obstali tudi po koncu financiranja projekta? Kvalitetna izpeljava je pomembna – vodi k uspešnosti programa

27. Partnerstvo • Ali ima projekt stabilno partnerstvo? • Na čem temelji partnerstvo? Interes ali posledica naključij? • Ali vključuje (oziroma ima dostop do) ključnih deležnikov, predstavnikov sprejmalcev odločitev in strokovnjakov na področju? • Ali vključuje organizacije, ki bi vključile rezultate v svojo prakso, ki bi bila na nacionalni, regionalni ali sektorski/panožni ravni? • Ali lahko partnerji prikažejo njihovo sposobnost in pripravljenost, da bodo rezultati zaživeli po zaključku projekta • Ali imajo partnerji strokovne izkušnje v diseminaciji /pripravi publikacij, izdajanju / komunikaciji / marketingu? • Ali so se partnerji dogovorili za intelektualne lastniške pravice? valorizacija

28. Obvezne vsebine LdV – Prenos inovacij • Identifikacija in analiza potreb končnih uporabnikov • Izbor, analiza, prenos inovativnih vsebin • Prilagoditev okolju, kulturi, jeziku, potrebam končnih uporabnikov in/ali prenos v nov sektor ali novo ciljno skupino, pilotska izvedba • Uporaba: Integracija oz. certifikacija Vir: http://ec.europa.eu/education/programmes/llp/structure/fiches/leonardo5_en.pdf

29. Skica projekta PROJEKT LAHKO REŠUJE TUDI PROBLEME OKOLJA ŠIRŠA JAVNOST OKOLJE PROBLEM 1* **OBMOČJE TVEGANJA IZOBR. INSTITUCIJE PROBLEM 2* REZULTATI JAVNE USTANOVE (ZZ) PROBLEM 3* evalvacija evalvacija CILJNA SKUPINA TEST PODJETJA POTREBE CILJNE SKUPINE* PROJEKT TUJI STROKOVNJAKI IN PARTNERJI INOVATIVNA VSEBINA NOSILEC PROJEKTA *KAKO LAHKO TO PODKREPIM ** MOŽNI PROBLEMI PRI IZVAJANJU VALORIZACIJA

30. IRCUO - E-Shoe learning, ToI 2007

31. V kaj se spuščate? Nosilci projekta: Izpolnijo prijavo / vodijo projektoziroma: Pripravijo projekt – najdejo inovativno vsebino in koordinirajo njen prenos v novo okolje Podpišejo pogodbo z Nacionalno agencijo in so prejemniki sredstev “Ustanovijo” in koordinirajo partnerstvo, pripravijo in podpišejo pogodbe s partnerji in poročajo za celotno partnerstvo So odgovorni za doseganje in promocijo rezultatov, ki so jih definirali v prijavnici in v aneksih So odgovorni za pravilnost finančno administrativnega poslovanja (Administrativna finančna pravila) So spremljani/preverjani (monitoring/revizija) So odgovorni za diseminacijo (valorizacijo projekta) in objavo spletnih strani 31

32. Priporočila ob začenjanju projekta Začnite s koncem (ciljem) v mislih ... Če je začetek napačen, je kasneje to zelo težko popraviti ... Dobro preučite pogodbo in prijavnico ter ostale pogodbene dokumente! (Bolje prej kot nikoli) Prerešetajte delovni načrt, splošne izraze konkretizirajte! Domislite podrobnosti projekta, da ne bo ob partnerskih sestankih razpadal in se nato na novo sestavil = imejte vajeti v rokah, hkrati pa pustite partnerstvu, da razvije svoj polni potencial. Pridobite podporo ključnih akterjev na področju Vključite ciljno skupino / panogo na začetku Pridobite podporo svoje organizacije in vodstva – tj. projekt organizacije ne le posameznikov! 32

33. Pogoste napake pri izvedbi projektov Premalo poudarka na: razumevanju projekta: projekciji rezultatov, aktivnosti, vsebini vključevanju ciljnih skupin in deležnikov ob začetku projekta učinkovitem projektnem in administrativnem vodenju sodelovanju (uravnotežena delitev nalog partnerjev) premalo perspektive – kako bo oz. bi lahko projekt prispeval k razvoju dela naše organizacije? 33

34. Pogoste napake pri izvedbi projektov Poudarek na aktivnostih in ne na rezultatih (ki so namen aktivnosti …) Zanemari se kakovost izvajanja in zagotavljanja kakovosti in uporabnosti rezultatov Izpuščanje rezultatov, ki bi lahko bili del projekta (zamujene priložnosti) Izdelava priponk končnemu poročilu Izdelava učbenikov in priročnikov brez bralcev Brezplačna objava in dostop - brez haska 34

35. V izogib Pogoste napake pri izvedbi projektov Preberite prijavo Preberite pogodbo Upoštevajte navodila NA preglejte obstoječe pobude in projekte! Povezite se z deležniki Dobro uporabite Kick off – prvi sestanek (razjasnite, razčistite, opredelite!) Razmislite o priložnostih projekta – Kako ga lahko kakovostno vključite v slovensko okolje 35

36. Priporočila: Mednarodno sodelovanje • Natančno opredelite naloge in izdelke, ki jih bo partner pripravil. • Del prvega predplačila nakažite ob začetku projekta, nadaljnja izplačila vežite na izvajanje aktivnosti, posredovanju vmesnih in končnih rezultatov, posredovanju časovnic in računov. • Imejte dobre mehanizme internega poročanja • Od partnerjev pridobite imena oseb, ki bodo z vami sodelovale ter morebitnih namestnikov (se lahko vpiše v pogodbo). • Razdelitev dela • Posvetite posebno pozornost usklajevanju interesov v projektu • Uskladite izrazoslovje (mednarodno in slovensko) • Nič ne teče samo - priganjanje partnerjev, usmerjanje • Čim prej določite termine srečanj, komunikacija, spoznavanje

37. Neznanska lahkotnost poti do pogodbe Preverjanje upravičenosti, dopolnjevanje prijav Razpis Prijava Ocenjevanje – vsebinsko in ovrednotenje izvedbe projekta Izbor Evropska komisija Evropski parlament Zmanjšanje financ, spremenjene okoliščine (mine čas, drugi ljudje, drugi roki%) Potrjevanje izbora Nacionalna komisija Potrjevanje sprejetega projekta – projektni izvajalec odbor programa VŽU Medagencijsko usklajevanje Vnovičen pregled ciljev in prilagoditev izvedbe glede na časovne, finančne in ostale okvirje Koraki k pogodbi Pogodba Tu se pa šele zares začne .... Vnovičen pregled/prilagoditev proračuna 37 Usklajevanje s partnerji

38. Pogodbeni paket  Sporazum Pogodba med nacionalno agencijo in izvajalcem projekta! Special conditions – Posebne določbe General conditions – Splošne določbe Annex 1.1. Opis projekta/akcije Annex 1.2. Contracting form Annex 2. Consolidated budget Annex 3. Administrativno finančna navodila in poročila (www.CMEPIUS) Annex 4. Seznam partnerjev in proračun po partnerjih Pogodba s partnerji

39. Začetek – pred sporazumom • Predpogodbeni paket – usklajevanje • Začetek in konec projekta • Morebitne spremembe (partnerstvo, finance, drugo) • Opis rezultatov • Obrazložitev stroškov in kategorije dela

40. Vsa pisma o nameri • Sledi poziv po originalnih pismih o nameri • s spremenjenimi zneski vseh partnerjev • originalna pisma o nameri partnerjev, ki so bila poslana skenirano ob vlogi • odstop partnerjev mora biti dokumentiran (prostovoljnost!)

41. Pošiljanje sporazuma - Datumi • začetka, konca projekta • vmesna in končna poročila - Zneski • Dotacije • Prvega predplačila, dinamika izplačevanja • Po kategorijah in po partnerjih • Podatki (o organizaciji) • odgovorna oseba podpiše, 2x kopija poslati na CMEPIUS

42. Faze po sporazumu • Začetki – podpis pogodbe koordinator-NA • Kick-off srečanje – povabite NA • Vzpostavitev pravil v projektu s partnerji • Delo, roki, vsebine, cilji • Način komunikacije • Način poročanja • Način plačevanja

43. Projektni razpored Pogodba Aktivnosti projekta (obdobje upravičenosti) Prvo predplačilo 40 % Drugo Predplačilo 40% Zadnje plačilo do 20% Vmesno poročilo Končno poročilo do 12 mes. 70% predplačila + 2 mes. cca. 24 mes. 100% porabe + 2 mes. 90 dni 90 dni Hranjenje dokumentacije + 5 let po zadnjem nakazilu Datum konca aktivnosti: 31.3.2012 Možno je podaljšanje trajanja aktivnosti projekta (do 30 dni pred datumom zaključkom obdobja upravičenosti). Vloge za spremembe pogodbe morajo biti podane pisno (na predpisani način, ki bodo objavljeni na spletni strani NA) preden se sprememba zgodi in vsekakor 30 dni pred zaključkom obdobja upravičenosti.

44. Obveznosti iz sporazuma Člen I.1.2 – S podpisom sprejemate dotacijo (Aneks 2 [€ po kategorijah] in Aneks 4 [€ po partnerjih]) in se zavežete k izvedbi vašega projekta (Aneks 1.1 [prijava] in 1.2 [contracting form]). Upoštevanje določenih rokov za izvedbo aktivnosti projekta ter rokov in načina za vsebinsko in finančno poročanje.

45. Opozorilo! NA ocenjuje projektne rezultate in poteke in lahko zadrži izplačevanje ob neustreznem izvajanju ali neustreznem poročanju o projektu. Vmesno poročilo in končno poročilo ocenjuje nacionalna agencija ter zunanji ocenjevalec. Če projekt ni izveden, oziroma je izveden slabo, delno oziroma pozno se lahko (ob obravnavanju končnega poročila) dotacija zmanjša.

46. Obveznosti iz sporazuma “Projektna obveznost”: Pripraviti je potrebno pogodbo s partnerji (in jo nam posredovati najkasneje do vmesnega poročila) Diseminacija (definirani so minimalni pogoji) NA ima pravico, da objavlja podatke o projektu Lastništvo rezultatov – last pogodbenika Pogodbenik se mora odzivati na vabila NA k prispevanju ključnih podatkov za podatkovne baze, evalvacije programa in sestanke

47. Spreminjanje izvedbe • Vsaka sprememba mora biti utemeljena in dobro obrazložena • Sprememba mora biti dokumentirana in potrjena pred spremembo in ne po spremembi (pisno, veza oz. sklic) • Ažurno nas obveščajte o poteku projekta, če se le da, pred zapleti

48. Vsebinsko in finančno poročanje • Poroča koordinator za celotno partnerstvo na predpisanih obrazcih • Pred rokom za poročanje se organizira srečanje za prijavljanje • Obrazci bodo posredovani in objavljeni, takoj ko jih dobimo • Vsebujejo izvajanje delovnih paketov, poročila s srečanj, drugih aktivnosti, diseminacijo, finančno porabo

49. Vsebinsko in finančno poročanje • Zbirajte – zapisnike sestankov, liste o prisotnosti s podpisi, povratno informacijo o kvaliteti izvedenega, pregled nad aktivnostmi • Interno poročanje pred rokom za poročanje na NA, opominjajte sodelavce ... • Primeri dobrega poročanja • Izvedli smo 3 usposabljanja, ki so trajala 16 ur, z 20 udeleženci, ki so vsi uspešno zaključili usposabljanje • Informacijo o projektu smo posredovali preko 200 organizacijam, odzvalo se jih je 15 ...

50. Vsebinsko in finančno poročanje Časovnice • Ime delavca, datum, čas dela, vsebina dela, sklic na WP, izračun stroškov Stroški • po delovnih paketih – zahteva se v vmesnem poročilu (poraba na delovnih paketih, kot tudi že v prijavnici) • Po partnerjih – zbirajte informacije o porabi partnerjev, z dobrim spremljanjem • Po kategorijah Informirati o spremembah sproti – posvetovanja!