GERENCIA DE PROCESOS

1. GERENCIA DE PROCESOS Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

2. INFRAESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN, RECURSOS HUMANOS, EQUIPO, INSUMOS, GERENCIA, SISTEMAS DE APOYO, FINANZAS. SEGÚN LOS EXPERTOS LA CALIDAD DEPENDE DE TODOS LOS FACTORES INVOLUCRADOS. CALIDAD Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

3. Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

4. Ser integral…………. Ser de Calidad!!!!! Piensa Hace Dice Siente Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

5. ¿Qué es un proceso? • Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto. (Bien o Servicio) Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

6. Antecedentes de su empresa….. • ¿Cómo es la estructura organizacional en su empresa?........... • ¿Cómo se formó esa estructura?........ Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

7. Será que es esta?...... • Ejercito Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

8. Estructura organizacional por procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

9. ¿Por qué por procesos? • Porque las empresas y/o organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La mayoría de organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia. Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

10. Estructura organizacional por procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

11. Empresas funcionales vs Empresas por procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

12. Estructura organizacional por procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

13. Ciclo Deming PHVA ACTUAR PLANEAR SATISFACCION DEL CLIENTE VERIFICAR HACER Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

14. Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

15. Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

16. Entonces, ¿Qué es un proceso? Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

17. Elementos de un proceso Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

18. Materiales Información Clientes Recursos Transformados Productos y servicios OUTPUT INPUT Empleados Equipos / Facilidades Proceso Productivo Recursos que ayudan a la transformación El modelo de la transformación • Toda operación produce servicios y/o productos. Esto se hace por medio del proceso de transformación. • Transformación: es el uso de recursos para modificar un estado o condición de algo para obtener un servicio o producto • Transformación física • Cambio de Dueño • Cambio de Lugar • Acomodación/Almacenamiento Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

19. Actividades Macroproceso Tareas Procesos Hay que entender los procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

20. PRODUCTOS Proceso 2 Proceso 4 Proceso 1 Proceso 3 INPUT OUTPUT RECURSOS MACROPROCESO • Mapear y entender el macroproceso • Dividir el macroproceso en procesos • Definir el inicio y fin de cada proceso • Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

21. Despresado Pollo Vivo Despacho Productos Recepción Faenamiento Empaque Ejemplos de macroprocesos MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

22. Pedido del Servicio Proceso de Conexión Facturación Recaudaciones Macroproceso de comercialización eléctrica Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

23. Actividades dentro del proceso Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

24. COMUNICACIONES DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO COMUNICACIONES Planeación Estratégica Planificación del S. G. C Revisión por la Dirección P-H-V-A P-H-V-A S A T I S F A C C I O N N E C E S I D A D E S C L I E N T E Procesos Operativos C L I E N T E GESTIÓN COMERCIAL GESTION PLANEACIÓN DEL PRODUCTO BODEGA PRODUCTO TERMINADO DISTRIBUCIÓN Ventas Servicio al Cliente Cotizaciones Pedidos Facturación Programación Cocina GESTION FINANCIERA GESTION HUMANA GESTION LOGISTICA GESTIÓN DE MEJORAMIENTO • Cartera • Contabilidad • Facturación • Costos • Selección del Personal • Capacitación • Evaluación de Gestión de desempeño. • Competencias • Compras • Selección y evaluación de proveedores. • Almacenamiento • Mantenimiento • Transporte • Control de Documentos. • Control de los Registros • Audiotorias Internas • Control del Producto No Conforme . • Acciones Correctiva y Prentivas Esta Gestión no es Auditable Procesos de Apoyo P-H-V-A Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad P-H-V-A

25. Técnicas de Diagramación de Procesos • Diagrama de Bloques • Diagrama de Flujo de Procesos • Diagrama de Flujo Funcional • Diagrama de Recorrido o de Flujo Geográfico Diagramación de procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

26. Cadena de valor (Michael Porter) • La metodología del análisis de la cadena de valor para crear y sostener la ventaja competitiva de una firma fue desarrollado por Michael Porter. • Se basa en la premisa que la ventaja competitiva se la obtiene al optimizar los principales procesos de la empresa, es decir, aquellos procesos que forman parte de la cadena de valor de la empresa. • El concepto de la cadena de valor es un modelo que clasifica y organiza los procesos del negocio con el propósito de organizar y enfocar los programas de mejoramiento. • Los procesos que forman parte de la cadena de valor impactan directamente en los productos y/o servicios que el cliente consume. • Los procesos que forman parte de los procesos de apoyo tienen un efecto indirecto en los clientes. Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

27. Cadena de valor de una industria Cadena de Valor: Mercadeo Desarrollo de Productos y Servicios Producción de Productos y Servicios Administración De la distribución y la logística Ventas y Servicio al cliente Procesos de Soporte: Mejoramiento de Procesos Administración Financiera Administración Ambiental Administración de los Recursos Humanos Administración de Relaciones Externas Administración de los servicios legales Administración de Servicios Corporativos Compras Planificación Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

28. Cadena de valor de un banco Cadena de Valor: 1. Préstamos / Administración de Riesgo Crediticio Mercadeo y Venta (MV) Generación y Monitoreo de Créditos (GC) Mantenimiento y Procesesamiento de Cuentas (MP) Servicios al Cliente (SC) Recuperaciones (RP) 2. Administración de Inversiones y Activos Administración de Inversiones (AI) 3. Mercados de Capitales 4. Servicios Transaccionales y Pagos Procesos de Soporte: (AR) Administración de Riesgo / Análisis de Portafolio (RH)Administración de Recursos Humanos (MN) Mejoramiento Continuo del Negocio (AL) Administración de los Servicios Legales (RE) Administración de Relaciones Externas (PD) Planificación Estratégica (AI) Administración de las Instalaciones y Servicios Corporativos (CP) Compras / Proveeduría (AF) Administración Financiera (ST) Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas y Tecnología Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

29. Captación de Nuevos Recursos Contabilidad Bodegas Recursos Humanos Sistemas Actualización de Apadrinados Cadena de valor de una ong Recepción de donaciones Distribución de materiales, donaciones, regalos, etc. Comunicación a C.I. y a Padrinos REGALOS Compras Elaboración y Aprobación del Workplan Identificación de Beneficiarios ASISTENCIA FAMILIAR EDUCACIÓN Planificación de Actividades Realización de Actividades JÓVENES Planificación de Consultas Atención Médica / Odontológica Entrega de medicinas y vitaminas SALUD Atención Médica Especializada Procesos de Soporte: Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

30. Mapa de procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

31. Herramientas para el análisis de procesos • Para el análisis y mejoramiento de los procesos actuales se deben de utilizar las siguientes herramientas: • Eliminación de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios. • Eliminación de la duplicación. • Evaluación del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor • Simplificación. Eliminación de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

32. Herramientas para el análisis de procesos - Reducción del tiempo de ciclo del proceso - Prueba de errores - Eficiencia en la utilización de equipos y sistemas - Lenguaje simple. Compresión sencilla en los documentos - Estandarización - Alianzas con los proveedores - Mejoramiento de situaciones importantes - Automatización y/o mecanización - Identificación de los principales problemas y riesgos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

33. Actividad Si ¿Necesaria para generar el output? No No ¿Contribuye a los requerimientos del cliente? ¿Contribuye a las funciones de la empresa? Actividades discrecionales Si Si No Valor Agregado real Valor agregado para la empresa Sin valor agregado • Registrar la orden • Completar la póliza • Investigar los datos • Registrar la fecha de recibo • Formato de pedidos • Preparar informes financieros • Revisión y aprobación • Transporte y movimiento • Archivo y almacenamiento • Repetición de trabajo • Demoras Análisis del valor agregado Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

34. Herramientas para reducir el tiempo • Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son: • Actividades en serie vs. actividades en paralelo • Cambiar la secuencia de las actividades • Reducir el número de interrupciones • Mejorar políticas de tiempo de procesamiento • Reducir el movimiento del output • Analizar la localización • Establecer prioridades Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

35. Recepcion de Materiales Compra de Material Despacho del Material Recepcion de Materiales Pago a Proveedores Requerimiento de Materiales Verificacion de Material en Bodega Aprobacion para compra del Material Análisis de procesos PROCESO DE COMPRAS Caraterísticas Generales del Proceso Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

36. Macroproceso de Crédito Solicitud de Crédito Análisis de Riesgo Aprobación de Crédito Administración y Desembolso Análisis de procesos CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO: Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

37. La arquitectura de la Gerencia de Procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

38. “Dentro de 20 años la gran organización tradicional no tendrá más de la mitad de los niveles gerenciales que tiene hoy y no mas de la tercera parte de los “gerentes”. .........Será una organización basada en Información “Requerirá la modificación de: • Sus procesos de toma de decisiones • Su estructura gerencial • Su manera de hace negocios” Peter Drucker Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

39. Gracias por su asistencia Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad E-mail: lewis@une.net.co Celular: 315 507 99 26 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad