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Dokumentenmanagement Systeme

Dokumentenmanagement Systeme. (DMS). DMS Literatur. Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus / Strack-Zimmermann, Hans, [1999]: Dokumentenmanagement - Vom Imaging zum Business-Dokument, 2. Auflage, Springer, Berlin. Klingelhöller, H. [2001]: Dokumenten-managementsysteme, Springer, Berlin.

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Dokumentenmanagement Systeme

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Presentation Transcript

  1. Dokumentenmanagement Systeme (DMS)

  2. DMS Literatur • Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus / Strack-Zimmermann, Hans, [1999]: Dokumentenmanagement - Vom Imaging zum Business-Dokument, 2. Auflage, Springer, Berlin. • Klingelhöller, H. [2001]: Dokumenten-managementsysteme, Springer, Berlin. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  3. DMS Anbieter • Livelink (Opentext) • http://www.opentext.com/ • Panagon (Filenet) • http://www.filenet.com/Deutsch/ • Docuware • http://www.docuware.de/ • IXOS • http://www.ixos.de/de/ • Documentum • http://www.documentum.de/ • ONDemand (IBM) http://www-3.ibm.com/software/data/cm/ Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  4. Lernziele DMS • Wichtiges Basis- und Hintergrundwissen kennen lernen • Entscheidungswissen für Systemauswahl von DMS und Infrastrukturgestaltung erwerben • Relevante Aspekte / Möglichkeiten / Grenzen von DMS kennen lernen • nicht Realisierung und Betrieb beherrschen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  5. Inhalt • DMS im Kontext • DMS-Typen • DMS Anforderungen • Vorteile gegenüber Papierachiven • GDPdU (rechtliche Aspekte) • Lebensdauer / Zugriffshäufigkeit / Speicherform von Dokumenten • DMS-Architektur • DMS wichtige Begriffe • Archivierungsprozess Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  6. Inhalt • Erfassung / Scanner • Archivierungsszenarien • Erfassung / Nachbearbeitung • Integration • Standardsierung • DMS und SAP R/3 • DMS und Lotus Notes • DMS Kosten • DMS Nutzen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  7. DMS im Kontext Content-Management CMS Datenbanken IR XML DMS WCMS Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  8. DMS Definition DMS sind Systeme, die Dokumente verwalten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  9. DMS-Typen

  10. DMS Typen • Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne: • Dokumentenmanagement-Systeme im weiteren Sinne: Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  11. DMS Typen Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne: • Speicherung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Ablagehierarchie auf der Festplatte. • Mechanismen zur kontrollierten und konsistenten Datenhaltung bzw. Bearbeitung von Dokumenten, wie z.B. Check- in / -out, und Versionsverwaltung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  12. DMS Typen Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne: • Einfachste Variante ist Dateiverwaltung mit BS (z.B. MS Windows Explorer) bietet • Suchmöglichkeit über Dateinamen, Datum, Dateiinhalte etc. • Hierarchische Ordnerstruktur • Checkin/Checkout Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  13. DMS Typen Dokumentenmanagement Systeme im weiteren Sinn • Scanning, Speicherung und Texterkennung, in direktem Zusammenhang mit Archivierung von Inhalten, die auf längere Zeit unverändert gespeichert werden sollen. • COLD(Computer Output on Laser Disk) • Jukeboxen, WORM(Write Once Read Many) • Magnetbänder • Verwaltung der Archivierungs- Module wird i.d.R. von einem, oder mehreren Archivservern übernommen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  14. DMS Typen (Speicherarten) Non Coded Information (NCI)nicht codierte Information, kann nicht direkt weiterverarbeitet werden, z.B.: Rastergrafik, Bilder, Video und Ton. Coded Information (CI)codierte Information • Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen, ASCII, EBCDIC etc. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  15. Anforderungen Wann macht es Sinn bzw. ist es unverzichtbar DMS einzusetzen

  16. DMS - Anforderungen • Erfüllung der rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von Geschäftsdokumenten. • Bewältigung grosser Dokumentmengen • effiziente und systematische Erfassung grosser Datenmengen (Scanning / COLD) • effiziente und systematische Speicherung grosser Datenmengen (WORM, Jukebox) • Zukunftsfähigkeit der Infrastruktur und der verwendeten Dokumentformate hinsichtlich der geforderten Aufbewahrungsfristen • Verknüpfung mit Anwendungen / Prozessen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  17. DMS - Anforderungen • Sicherheitsanforderungen (Datenschutz, Zugriffsrechte, Verschlüsselung) • Kosten-Nutzen-AspektRessourcenschonende Erzeugung, Speicherung, Suche, Übermittlung und Anzeige der abgelegten Dokumente • Schneller Informationszugriff (Suche / finden) • hohe Auskunftsbereitschaft (Verfügbarkeit) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  18. DMS Anforderungen • Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders (Portal) • Integration in IT-Infrastruktur (EAI) • Redundanzfreie und einfache Integration in alle Informationsräume Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  19. DMS Anforderungen • Revisionssicherheit • Versionierung • Check-in-Check-out Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  20. technische Anforderungen • Skalierbarkeit • gute Performance, • einfaches Handling • graphische Oberflächen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  21. Vorteile DMS gegenüber Papierarchiven • Kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten • kürzere Transportzeiten • Reduzierung des Platzbedarfs • dezentraler paralleler Zugriff (raumunabhängig) • Möglichkeit der integrierten Verarbeitung • einfache Sicherung • schnelle Verteilung (zeitunabhängig) • höhere Konsistenz durch Vermeidung von Redundanz Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  22. GDPdUneue rechtliche SituationGDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)http://www.bundesfinanzministerium.de/Anlage8440/BMF-Schreiben-vom-16.07.01.pdf

  23. Wesentliche Inhalte der GDPdU • Gültig ab dem 01.01.2002 • Regelung betrifft alle Unternehmen (unabhängig von der Grösse) • alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen müssen archiviert werden und recherchierfähig sein. • Dies gilt insbesondere alle digital abgewickelten Geschäfte ohne Papierbelege • Ablage muss revisionssicher sein. Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein (WORM) • Digitale Rechnungen mit elektronischer Unterschrift werden anerkannt • Elektronische Geschäftsprozesse müssen nachvollziehbar sein Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  24. Wesentliche Inhalte der GDPdU • Ab dem 01.01.2002 hat das Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen. • Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  25. Wesentliche Inhalte der GDPdU • Dies betrifft insbesondere auch digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege, die entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden müssen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  26. Wesentliche Inhalte der GDPdU • Des weiteren werden mit der Verankerung der digitalen Signatur innerhalb der GDPdU digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift anerkannt und sind somit ab dem 01.01.2002 zum Vorsteuerabzug zu verwenden. • Dies hat zukünftig die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge. • Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise ein DMS einführen müssen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  27. Wesentliche Inhalte der GDPdU • Die elektronische Signatur für originär digitale Dokumente wird verbindlich. • Hintergrund ist die Tatsache, daß durch die offizielle Einführung der elektronischen Signatur zukünftig rechtskräftige Dokumente und Transaktionen entstehen, die nicht mehr physisch in Papier dokumentiert werden können. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  28. Wesentliche Inhalte der GDPdU Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen Daten und Dokumente Pflicht. • Für Daten aus Buchhaltungssystemen und anderen kaufmännischen Lösungen sowie für originär digital erhaltene kaufmännische Dokumente mit Vertrags- und Belegcharakter gilt die recherchierfähige Aufbewahrung in digitaler Form. • Wird ein elektronisches Archivsystem genutzt, so ist sowohl über den Index als auch über die Inhalte der im COLD-Verfahren (Computer Output on LaserDisk) gespeicherten Inhalte eine Suche zu ermöglichen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  29. Wesentliche Inhalte der GDPdU • Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transkationen und Dokumente müssen maschinell auswertbar und recherchierfähig gehalten werden.Die COM-Verfilmung (Computer Output on Microfilm) wird explizit als nicht mehr ausreichend und zulässig definiert. • Dies bedingt, daß kaufmännische Daten und Dokumente entweder im originären Verwaltungssystem vorgehalten werden oder aber in einem über eine Index-Datenbank recherchierfähigen Archivsystem gespeichert werden. • Gescannte Eingangspost kann weiterhin als PDF oder TIF gespeichert werden oder aber wie bisher in Papier geordnet aufbewahrt werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  30. Wesentliche Inhalte der GDPdU • Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein. • Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD. • Inwieweit die Definition auf magnetische Speichersysteme, die speziell abgesichert sind, zutreffen kann, ist abzuwarten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  31. Wesentliche Inhalte der GDPdU • Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden Zugriff und verlangen maschinell auswertbare Daten und Dokumente. Hierfür sind drei Arten des Zugriffs vorgesehen: • a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen vor Ort (der ursprünglich vorgesehene Online-Zugriff wurde ausgeschlossen), • b) die Recherche mit Unterstützung durch Personal des Steuerpflichtigen • c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt. • Für a) und b) wird erwartet, daß die Informationen indiziert und recherchierfähig sind. Speziell für c) ist festzustellen, daß es derzeit nur sehr wenige Anbieter gibt, die den Anspruch der Recherchierbarkeit auf Offline-Medien realisiert haben. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  32. Wesentliche Inhalte der GDPdU • Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht. Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen. • Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist nur sehr vage definiert. Es ist jedoch klargestellt, daß Daten seitens der Finanzbehörden nach der Prüfung wieder zurückgegeben bzw. gelöscht werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  33. Wesentliche Inhalte der GDPdU • Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus.Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein. • Die Transformation schließt auch die Migration bei Systemwechseln ein. • Neben Journalen und Protokollen macht dies eine Verfahrensdokumentation (wie in der GoBS beschrieben) erforderlich. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  34. Lebensdauer Zugriffshäufigkeit Speicherform von Dokumenten

  35. Lebensdauer Ist abhängig von Anforderungen • Kurzfristig benötigte Dokumente (bis einen Monat) • mittlere Lebensdauer (bis ein Jahr) • Langfristige Lebensdauer (über ein Jahr) • Rechtliche geforderten Aufbewahrungsfristen(10 Jahre) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  36. Lebensdauer Ziel: optimale Speicherform hinsichtlich Kosten/Nutzen wählen Trends: • Elektronischer Speicherplatz wird zunehmend billiger • Rechtliche Anforderungen GDPdU erfordern weitgehend elektronische Archivierung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  37. Speicherform Langlebige Dokumente Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gering: Papier- oder Mikrofilmarchiv Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gross: DMS optisches Archiv, Band Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist sehr gross: Festplatte Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  38. Zugriffshäufigkeit in der Zeit Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  39. Langlebige Dokumente Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gering: Beispiele • Buchungs- und Geschäftsbelege für spätere Buch- und Finanzprüfung • Rentenbelege • Ergebnisse medizinischer Untersuchungen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  40. Langlebige Dokumente Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gross: Beispiele • Buchungsvorgänge • Konstruktionsdaten, Betriebsanleitungen • Patentunterlagen • Manuale, Reparaturanleitungen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  41. DMS-Architektur

  42. DMS Kern-Architektur Scanner Attributier- Arbeitsplatz Qualitätskontrolle Attributierung Archiv Ablage Index Archiv-Server COLD Index- DB Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  43. Server • Archiv-Server • Workflow-Server • Druck-Server • COLD-Server • OCR-Server • Fax-Server • Retrieval-Server • Scan-Server Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  44. DMS Architektur Baukastenprinzip Bildschirm- interface Bildschirm- interface Benutzer- masken Bearbeitungs- menü Print- Spooler Scanner- Bedienung Formular- verarbeitung Text- Editor Retrieval- System Workflow- Server Druck- server Scan- Server Ablagesystem Ablageorgansisation Zugriffsrechte Caching WORM- Dateisystem Jukebox- Verwaltung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  45. Archiv-Server Aufgaben • Ablage der zu archivierenden Dokumente • Organisation der Dokumente auf den optischen Platten • Ansteuerung der Juke-Box • transparenter Zugriff auf die Dokumente Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  46. COLD Computer Output on Laser Disk (COLD) • Ausgabe von im Rechner erstellter Dokumente auf ein optisches Speichermedium • Meist Druckdokumente, die gleichzeitig archiviert werden sollen (z.B. Post an Kunden, Briefe, Rechnungen, E-Mails, Listen) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  47. COLD Aufgaben/Funktionen • Transfer der Daten vom Applikations-Server zum COLD-System • Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten • automatisches Extrahieren von Indexinformationen • Ablegen der Indizes in der Recherche-DB und der Dokumente im Archiv inklusive entsprechender Verknüpfung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  48. Begriffe

  49. Begriffe • Archivsystem • Rechnergestütze Archivierung • Elektronisches Archiv • Optisches Archiv • IMS (Image Management System) • EDMS (Engineering Document Management System) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

  50. Archivsystem Ein Archivsystem ist ein System, das die Ablage und die Suche bzw. Wiederbeschaffung von Dokumenten organisiert. Rechnergestütze Archivierung • Organisation erfolgt mittels Rechner • Dokumente können sich in Papier- oder Mikrofilmarchiv befinden Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

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