会议费、活动费报销业务讲解

会议费、活动费 报销业务讲解会议费、活动费报销业务讲解

三个方面 一、用维持性经费承办会议的总要求二、承办会议的实例三、注意事项

会议(活动)费涵盖的内容 一、用维持性经费承办会议的总要求会议费：是指学校各部处、单位、各学院（系）单独或联合主办、举办或承办的各类工作、业务会议以及组织的各类活动（以下简称会议）所发生的费用，具体包括：会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费；按规定开支的房租费、伙食费；会议聘请专家发生的咨询费、劳务费及其他相关费用。

一、用维持性经费承办会议的总要求 国家政策会议费综合定额标准为：一类会议每人每天600元二类会议每人每天500元三类会议每人每天400元 —摘自《关于调整中央国家机关会议费管理办法》(国管财[2008]331号) 会议费的政策依据学校承办的会议一般属于三类会议

一、用维持性经费承办会议的总要求 学校制度—《上海大学会议经费使用管理办法》（上大内[2010]69号）主要原则 1、按照“精简会议、缩短会期、控制人员、节约经费、提高效率”的原则安排会议和会议经费 2、对能在校内或市内召开的会议，不到外埠召开凡必须到外埠召开会议的，必须经校党政主要领导批准 3、各单位每年会议经费应列入年度预算会议费的政策依据

一、用维持性经费承办会议的总要求 1、既收取会务费，又使用单位的维持性经费举办会议 2、只用单位的维持性经费举办会议 3、只用收取的会务费举办会议承办会议的几种形式

一、用维持性经费承办会议的总要求 1、编制会议预算 2、设立账户、领用票据（第二类会议无需） 3、收取费用，进账（第二类会议无需） 4、举办会议，获取票据 5、分类整理票据，填写相应支款单 6、预约、到财务处报销承办会议的基本流程

二、承办会议的案例 某部处于2013年6月12日至13日举办了一次研讨会，共有15人参加会议，其中邀请2名外省市专家、1名本市外校专家参加会议，地点：学校乐乎新楼。参会人员每人收取500元会务费。因此，该会议的总费用不应超过12000元（400元/人/天*15人*2天）。预计产生的费用为：住宿费2000元（内转），交通费2200元，场地租赁费1500元（内转），资料费1000元，纪念品2000元，餐费1500元（内转），专家咨询费1800元。　　　如何申请办理对外收取会务费经费卡，以及怎样报销？举办研讨会

二、承办会议的案例 住宿费2000元（10人，人均200元）交通费2200元场地租赁费1500元资料费1000元纪念品2000元餐费1500元专家咨询费1800元（3人，人均600元） 1、编制预算

财务处“下载中心”下载 二、承办会议的案例 1、编制预算

二、承办会议的案例 会议承办人员携带会议通知及会议活动预算申请表到财务处办理设立“代管会议经费卡”手续 2、建卡和领票据

财务处 “下载中心”下载 开具内容 “代收会务费”、“会议费” 二、承办会议的案例同时，填写《资金往来结算票据》领用申请表，部门负责人批准后，到财务处领票据 2、建卡和领票据

二、承办会议的案例 承办会议的工作人员，将对外开具的往来票据收取的会务费（现金）全部缴入财务处，不可以把收来的现金直接用于费用支出。若通过银行转账收取的会务费，也需来财务处办理入账手续。注意：如果承办的会议不收取会务费，则可跳过流程2(建卡，领票据）和流程3（收费入账） 3、收费入账

二、承办会议的案例 承办会议的工作人员，在办会期间，依据会议的进程支付相关费用，并及时获取真实票据 4、举办会议获取票据

二、承办会议的案例 接着，根据实际支出的费用进行分类整理： 1、劳务性费用：专家咨询费1800元 2、校内转账费用：住宿费2000元，场地租赁费1500元，餐费1500元 3、已经垫支、获得票据的：交通费2200元，资料费1000元，纪念品2000元下面分别介绍 5、整理票据填写支款单

财务处“下载中心”下载 签字填写会议的议程、会议的结论或成果等相关内容。二、承办会议的案例首先，按实际发生的费用填写“会议决算总结表”，如下： 5、整理票据填写支款单

二、承办会议的案例 1、劳务性费用：专家咨询费1800元对于专家咨询费需要通过“薪酬发放申报系统”获取“上海大学经费发放明细表”，填写相应的支款单， 5、整理票据填写支款单

专家咨询费 二、承办会议的案例 5、整理票据填写支款单

二、承办会议的案例 2、校内转账费用：住宿费2000元，场地租赁费1500元，餐费1500元对于校内内转费用，需要获取相关明细清单，再填写相应的支款单 5、整理票据填写支款单

住宿、会场租用、餐费 二、承办会议的案例 5、整理票据填写支款单

二、承办会议的案例 3、已经垫支、获得票据的：交通费2200元，资料费1000元，纪念品2000元对于已经垫支的相关支出，需要获取真实的发票，再填写相应的支款单 5、整理票据填写支款单

交通、文件资料等 二、承办会议的案例 5、整理票据填写支款单

二、承办会议的案例 1、进入信息门户网进行网上报销预约 2、请将报销支款单、发票及相关材料用信封装好，于预约报销日前的对外办公时间内，携经费卡、预约单，将报销信封交到预约所在校区财务处报销大厅 3、财务处会在您预约的报销日处理您的业务 6、预约报销

三、注意事项 1、需要携带的其他必要材料：会议(活动)具体议程、参会名单、会议签到表。 2、对于收取会务费的会议，应先使用收取的会务费。若所收会务费不够承担会议费用时再使用维持经费。 3、会议经费原则上应集中一次性结算。 4、会议(活动)着重强调:自己在本市组织承办,一般情况下不允许交给旅行社承办。注意事项

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