Внедрение территориально-распределенной системы документооборота в ОАО «Холдинг МРСК» на основе технологий EMC Documentu

1. Внедрение территориально-распределенной системыдокументооборота в ОАО «Холдинг МРСК»на основе технологий EMC Documentum ифедерации.Подходы и преимущества Волощенко Екатерина Руководитель Дирекции электронного бизнеса изаказных разработок Романов Алексей Директор департамента систем управления документами Docflow 2009, 20 мая 2009 г.

2. Сотрудничество TopS BI и EMC • Партнер Документум Сервисез с 1998 года • Партнер EMC c 2006 года • Партнерский статус: • EMC Velocity2 Content Management & Archiving (CMA) Signature Partner • Достижения: • Самое крупное в России внедрение Documentum для управленческого документооборота - Проект тиражирования АСУД в организациях РЭСК. • Награда от EMC по итогам 2007 года: «Наиболее интересный и успешный индустриальный проект 2007 года» • Награда от EMC по направлению EMC Content Management & Archiving по итогам 2008 года:  "Лучший партнер 2008 года по продажам решений для управления контентом и архивирования".

3. Общие сведения об АСУД Назначение системы Автоматизированная система управленческого документооборота(АСУД) разработана для оптимизации деятельности Компании и предназначена для комплексной автоматизации управленческого документооборота Компании и её филиалов Цели создания системы • Единая база всех управленческих документов Компании • Единый порядок документооборота в Компании • Система контроля поручений и исполнительской дисциплины • Отправление/доставка документов/поручений в режиме реальноговремени • Сокращение сроков согласования документов • Мониторинг состояния документооборота, возможность видеть «дерево» всех поручений • «Мобильная» работа руководителей с документами

4. Бизнес-процессы АСУД Входящие документы Исходящие документы Приказы Распоряжения Поручения Протоколы совещаний Регистрация и контроль исполнения документов Приказы о командировании Доверенности Указания Договоры Проектная документация

5. Функции работы с документами в АСУД • Создание документов с нуля, при помощишаблоновили импорта документов • Коллективная разработка и рецензирование документов • Проверка оформления • Согласование • Утверждение / Подписание • Регистрация • Выдача поручений (резолюций) • Исполнение поручений, отчеты об исполнении • Контроль исполнения поручений (резолюций) • Рассылка внутренних исходящих документов • Электронный архив документов

6. Сервисные функции АСУД • Поиск документов • Статистические отчеты • Механизм личных папок • Конкурентная версионность • Формирование задач иуведомлений • Механизм предпочтений • Аудит • Интеграция со смежными системами

7. Проекты внедрения АСУД Статистика по документам, обработанным в АСУД (на 06.05.2009г.)

8. Статистика работы в АСУДИА Холдинг МРСКНачало промышленной эксплуатации: 02.03.09 Входящие документы Исходящие документы ОРД Резолюции/Поручения

9. Статистика работы в АСУДДЗО Холдинг МРСКНачало промышленной эксплуатации: июль 2008 Входящие документы Исходящие документы ОРД Резолюции/Поручения

10. Подходы к внедрению Использование единых процедур внедрения и обучения Использование дистрибутива ТПР АСУД Использование технологии «Федерация» Создание в ОАО «Холдинг МРСК» единого проектного офиса, управляющего всей программой в комплексе Создание параллельно работающих команд внедрения Использование смешанного подхода к обучению пользователей: очного обучения и дистанционного обучения пользователей Создание службы «горячей линии» по внедрению Создание проектного портала для обеспечения всех участников проекта актуальной информацией Использование смешанной архитектуры и внедрение системы в ограниченном числе выделенных ЦОД

11. Этапы внедрения АСУД в ИА ОАО «Холдинг МРСК» Этап 1 Этап 2 Этап 3.1 Этап 4 Технорабочее проектирование Настройка репозитория Мастер Федерация Передача в опытно- промышленную эксплуатацию Опытно- промышленная эксплуатация Заключение договора Установка мастер Федерации Подготовка Программы и методики испытаний Консультации пользователей в ходе ОПЭ Сбор анкетных данных Подключение АСУД Холдинга к АСУД РЭСК Проведение испытаний Подготовка инфраструктуры Подготовка отчета об ОПЭ Установка и настройка АСУД Этап 3.2 Обучение пользователей Обучение пользователей и подготовка отчета Период выполнения работ по проекту: декабрь 2008г. – март 2009г. 11

12. Размещение узлов (серверных групп) системы

13. Назначение модуля «Федерация» Модуль «Федерация» позволяет организовать информационный обмен между территориально-распределенными площадками АСУД и предоставляет пользователям возможность участвовать во взаимосвязанных бизнес-процессах в части обработки документов в единой системе электронного документооборота в режиме реального времени

14. Преимущества федеративной структуры • Снижение нагрузки, технологических и организационных рисков на одну серверную группу • Повышение быстродействия и скорости отклика системы для пользователей • Обеспечение информационной безопасности базы данных АСУД филиала • Повышение масштабируемости системы в целом, снижение риска деградации производительности системы на больших объемах данных • Оптимизация требований к оборудованию центрального офиса • Возможность адаптации Системы к требованиям по функциональности конкретного филиала

15. Техническая архитектура построения федеративной Системы

16. Схема работы модуля «Федерация» АСУД ОАО «Холдинг МРСК» АРМ пользователя АСУД Транспортный обмен (рассылка) Транспортный обмен (рассылка) Входящая корреспонденция Исходящая корреспонденция АРМ пользователя АСУД АРМ пользователя АСУД Транспортный обмен (рассылка) АСУД РЭСК АСУД РЭСК

17. Перспективы развития модуля «Федерация» АСУД • Возможности нового функционала: • Сокращение временных и материальных издержек по подготовке совместных документов • Сквозные бизнес-процессы: согласование, подписание, исполнение, рассылка • Мониторинг документооборота в ДЗО • Отслеживание исполнения поручений, выданных ОАО «Холдинг МРСК» в ДЗО (на каком этапе и у кого находится) • Формирование отчетов в режиме реального времени по исполнению документов/поручений в МРСК • Формирование единого корпоративного хранилища электронных документов ОАО «Холдинг МРСК» и ДЗО Технология сквозных бизнес-процессов • Существующий функционал: • Ведение переписки входящей-исходящей корреспонденции в единой системе электронного документооборота • Использование единых справочников Ведение официальной переписки

18. Достигнутые результаты • Реализованы все основные бизнес-процессы в области делопроизводства и ОРД • Реализована работа в территориально-распределенной федеративной модели • Система прошла отладку в условиях работы 24x7 и нагрузки свыше 5000пользователей • В Федерацию объединены 12 серверных групп АСУД готова к внедрению в других компаниях

19. Мнение Заказчика Мищенко Алексей Михайлович, Директор по ИТ и телекоммуникациям ОАО «Холдинг МРСК»: «Перед ОАО «ТопС Бизнес Интегратор» ставились следующие цели: • максимально быстро внедрить АСУД в ОАО «Холдинг МРСК; • настроить в ОАО «Холдинг МРСК» интеграционный модуль распределенной работы со всеми РЭСК (модуль «Федерация»). ОАО «ТопС Бизнес Интегратор» успешно справилась с поставленной задачей, показав высокий уровень профессионализма. Большой опыт компании позволил выполнить работы по внедрению оперативно и качественно»

20. Опыт внедрения В рамках ведения проекта внедрения и тиражирования АСУД в ОАО «Холдинг МРСК» и РЭСК компанией TopS Business Integrator получен опыт по ведению крупных территориально-распределенных проектов: • Сформирована профессиональная команда специалистов • Разработана и апробирована методика ведения проектов тиражирования • Разработан и внедрен модуль «Федерация» • Ведется активное изучение новых возможностей платформы Documentumс целью дальнейшего развития системы Команда профессионалов «TopS Business Integrator» готова к разработке и успешному внедрению решений на платформе Documentum

21. Спасибо за внимание! Буду рада ответить на Ваши вопросы Волощенко Екатерина Руководитель Дирекции электронного бизнеса изаказных разработок KVolochtchenko@topsbi.ru Романов Алексей Директор департамента систем управления документами ANRomanov@topsbi.ru Тел. +7 (495) 797 99 69 www.topsbi.ru